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Vorteile digitaler Arbeitszeiterfassung

Sabrina Fiorin

Die aktuelle Situation hat unsere Arbeitsweise stark verändert. Statt von Montag bis Freitag im Büro zu sein und am Wochenende frei zu haben, wird das 3-2-2 Modell immer beliebter: drei Tage Büro, zwei Tage Home Office, zwei Tage frei.

Viele Unternehmen haben vor der Covid-Krise die Arbeitszeiten der Mitarbeiter klassisch per Stempeluhr, Excel-Liste oder gar nicht erfasst. Die Veränderung der Arbeitswelt und das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung zwingen immer mehr Unternehmen dazu, auf eine digitale Methode umzusteigen.

Aber auch flexible Beschäftigungsmodelle, wie Homeoffice, Jobsharing, Minijobs, Freelancer oder Verträge mit Vertrauensarbeitszeit lassen sich durch eine elektronische Arbeitszeiterfassung einfacher abbilden.

Wir haben übrigens 500 Arbeitnehmer in Deutschland zu Themen wie Überstunden und Zeiterfassung befragt. Unsere Umfrage zum Thema Arbeitszeit finden Sie hier.

Welche Vorteile hat die Zeiterfassung für Mitarbeiter?

Eine lückenlose Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden ist nicht nur für Unternehmen, sondern auch für deren Mitarbeiter von grundlegender Bedeutung. Dabei steht nicht, wie oft vermutet, die Kontrolle des Mitarbeiters im Vordergrund. Vielmehr geht es um Transparenz, eine faire Abrechnung der Entgelte und eine flexible Abwesenheitsplanung, die sowohl für das Unternehmen als auch für den Mitarbeiter Vorteile bringt und schlussendlich die Arbeitszufriedenheit steigert.

Transparenz

Besonders in kleinen Unternehmen oder jungen Start-ups gibt es oftmals kein zentrales System, in welchem die Arbeitszeiten erfasst werden können. Die Mitarbeiter notieren ihre Arbeitsstunden vielfach in Excel-Listen und geben diese am Ende des Monats ab.

Je mehr Mitarbeiter das Unternehmen jedoch einstellt, desto unpraktikabler wird diese Lösung.

Mithilfe eines unternehmensweiten Zeiterfassungssystems können alle Wochenarbeitsstunden transparent und übersichtlich erfasst werden. Jeder Mitarbeiter ist so immer über seinen Zeitsaldo informiert und kann das Konto im besten Fall sogar online via Smartphone oder Tablet einsehen.

Überstunden und Sonderzahlungen

Eine zentrale Stundenerfassung schützt vor Streitigkeiten bei der Lohnabrechnung. Leistet ein Mitarbeiter Überstunden, so können diese je nach vertraglicher Vereinbarung ausbezahlt oder in Form von Freizeit konsumiert werden.

Sind die Aufzeichnungen in einem Tool, auf welches der Vorgesetzte und die Buchhaltung Zugriff haben, so vereinfacht sich die Handhabung angefallener Mehrarbeit ungemein.

Überstunden können so einfach in das nächste Geschäftsjahr mitgenommen werden, wobei oftmals automatische Berechnungen, wann die Überstunden verfallen, in der Software integriert sind.

Zudem können Zeitaufzeichnungen die Basis für mögliche Sonderzahlungen sein und zur Berechnung der Jahresprämie herangezogen werden.

Urlaubsplanung und Fehlzeiten

Eine Arbeitszeiterfassung App vereinfacht nicht nur die gewöhnliche Stundenaufzeichnung, sondern ermöglicht zudem eine umfassende Planung von Urlauben und Fehlzeiten. So werden mögliche Engpässe unter Mitarbeitern oftmals schon beim Stellen eines Urlaubsantrages aufgezeigt.

Verbleibende Urlaubskontingente sind jederzeit abrufbar. Der Mitarbeiter sieht auf einen Blick, welche Tage sich am besten zum Abbau von Überstunden eignen und in welchen Wochen ein Urlaub nur bedingt möglich ist. Zudem kann so schnell und flexibel auf unerwartete Fehlzeiten reagiert werden.

Flexibilität

Das klassische Büro, mit einem fixen Schreibtisch, Telefon und PC, hat als zentrale Arbeitsstelle längst ausgedient. Mitarbeiter arbeiten heutzutage flexibel in sogenannten Open Spaces, in den eigenen vier Wänden oder unterwegs.

Ein webbasiertes System, welches die Arbeitszeiterfassung online ermöglicht, ist unter diesen Bedingungen kein Luxus, sondern essenziell, um produktiv und effizient zu arbeiten. Nur wenn die Arbeitsstunden mobil und unkompliziert erfasst und automatisch synchronisiert werden, ist das System für Außendienstmitarbeiter oder Mitarbeiter auf Dienstreisen nutzbar, ohne später zusätzlichen Aufwand zu generieren.

Vorteile für HR-Manager

Daten der Arbeitszeiterfassung von Mitarbeitern sind sensibel und besonders schützenswert. Nur bestimmte Mitarbeiter eines Unternehmens dürfen zu diesen Zugriff haben. Stundenaufzeichnungen, die auf losen Blättern am Schreibtisch des Vorgesetzten liegen und so von anderen eingesehen werden können, sind aus Datenschutz-Sicht problematisch.

Eine sichere Softwarelösung zur Erfassung der Arbeitszeiten kann hierbei Abhilfe schaffen. Dabei sind exzellente Tools so aufgebaut, dass sie ohne IT-Experten einfach konfiguriert und administriert werden können. Für Unternehmen bieten diese Tools, neben dem Sicherheitsaspekt, aber noch eine Reihe weiterer Vorteile.

Einfache und nachvollziehbare Stundenkalkulation

Softwarelösungen zur Arbeitszeiterfassung stellen die geleisteten Arbeitsstunden, Fehlzeiten sowie die konsumierten und offenen Urlaubstage und Überstunden übersichtlich und nachvollziehbar dar.

Dabei funktioniert die Zeiterfassung mithilfe von HR Software wesentlich schneller als über Excellisten, wodurch wertvolle Zeit gespart werden kann. Zudem können verbleibende Urlaubstage und Überstunden meist vollkommen automatisch und ohne zusätzlichen Aufwand in das neue Geschäftsjahr übertragen werden.

Einfachere Lohnabrechnung

Die von den Mitarbeitern erfassten Daten können automatisch in die Lohnabrechnung übernommen werden. Dabei liefern die Spezialtools verlässlich alle notwendigen Informationen, die zur korrekten Lohnabrechnung und Urlaubsverwaltung benötigt werden.

Im Gegensatz zu aufwändigen Excel-Listen oder Aufzeichnungen auf Papier können so auch die täglichen Arbeitsstunden jederzeit abgerufen werden. Kommt es beispielsweise an mehreren Tagen zu Überstunden, so kann darauf in Echtzeit reagiert werden, sodass es zu keinen Verletzungen der gesetzlich erlaubten Arbeitszeiten kommt.

Prozessoptimierung und verbesserte Projektkalkulation

Ohne eine exakte Arbeitszeiterfassung ist es schwierig, die aufgewendete Zeit bestimmten Projekten zuzuordnen.

Lässt sich der Zeitaufwand nur schätzen oder grob zuordnen, kann die Abrechnung jedoch nicht exakt erfolgen.

Zudem können zukünftige Projekte ohne genaue Stundenaufzeichnungen ebenfalls nur ungenau geschätzt und geplant werden.

Eine Zeiterfassungs-Software kann diese Probleme lösen, wobei nach und nach eine Datenbasis mit historischen Daten geschaffen wird.

Diese Datenbasis kann dann als Grundlage für die zukünftige Projekt- und Kapazitätsplanung herangezogen werden. Zudem werden mithilfe der lückenlosen Arbeitszeiterfassung Leer- und Stehzeiten sichtbar, die so bei Bedarf optimiert werden können.

Rechtssicherheit

Es ist gesetzlich geregelt, dass bestimmte Gruppen von Mitarbeitern, wie beispielsweise Minijobber, sowohl ihren Arbeitsbeginn, ihr Arbeitsende als auch die Dauer ihrer täglichen Arbeitsstunden festhalten müssen.

Diese Arbeitszeiten lassen sich über HR Software wesentlich komfortabler erfassen als über klassische Stundenzettel, die einen hohen administrativen Aufwand nach sich ziehen.

Prozesse mit einer HR Software optimieren

Für Unternehmen, die ihr bestehendes Arbeitszeiterfassungs-System verbessern oder optimieren möchten, kann HR Software eine ideale Lösung sein.

Die Tools lassen sich für gewöhnlich intuitiv benutzen und ermöglichen sowohl Zeit- als auch Kostenersparnisse.

Der größte Vorteil ist jedoch die mobile Zeiterfassung, die von vielen cloudbasierten Systemen unterstützt wird. So können Mitarbeiter die Zeiterfassung online und ortsunabhängig, bequem vom Smartphone oder Tablet aus durchführen, ohne eine manuell geführte Liste im Nachgang im Büro in ein separates System übertragen zu müssen.

Dieser Ansatz ist für Unternehmen strategisch weitaus günstiger und führt zu spürbaren Produktivitätssteigerungen, da die Plattformen immer und überall einsatzbereit sind.

Zudem lässt sich HR Software einfach konfigurieren und in bestehende Systeme integrieren. Schlussendlich erleichtert die zentrale Arbeitszeiterfassung die Lohnabrechnung sowie die Mitarbeiter- und Projektplanung, wodurch langfristig gesehen nicht nur Prozessoptimierungen, sondern echte Wettbewerbsvorteile geschaffen werden können.


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