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Fehlzeitenmanagement im Unternehmen

Frank Mittag

Fehlzeitenmanagement im Kalender

 

Modernes Fehlzeitenmanagement - Urlaubsverwaltung die Lust auf Meer macht

Für die meisten Deutschen ist der Urlaub immer noch die schönste Zeit des Jahres. Etwa zwei Drittel der Bundesbürger packen jährlich die Koffer und verreisen mindestens für fünf Tage, um sich zu erholen und neue Kraft zu schöpfen. Eine der wichtigsten Voraussetzungen ist dabei ein flexibler und gut organisierter Arbeitgeber, der Urlaubstage lange im Voraus, unter Umständen aber auch spontan gewähren kann. Dies ermöglicht Paaren und Familien problemlos gemeinsam in die Ferien fahren können.
Das klingt auf den ersten Blick nicht allzu schwierig, stellt das Personalwesen von Unternehmen jedoch häufig vor große Herausforderungen: Gerade für die Ferienzeit stellen viele Angestellte einen Urlaubsantrag, um mit ihren Kindern zu verreisen. Das HR Management kann diesen Wünschen aber nicht unbegrenzt stattgeben. Es muss darauf achten, dass stets ausreichend Personal verfügbar ist,Fristen eingehalten werden können und das Unternehmen in der Ferienzeit trotzdem zuverlässig und effizient arbeiten kann. Eine transparente und übersichtliche Form des Fehlzeitenmanagement unterstützt bei dieser Aufgabe.

 

 

Umständliches, manuelles Fehlzeitenmanagement gehört der Vergangenheit an

Bestimmt kennen Sie noch die großen Wandkalender, die früher in jedem Personalbüro oder der Kaffeeküche hingen und in denen Abwesenheiten mit verschiedenfarbigen Stiften und Pfeilen markiert wurden. Von Fehlzeitenmanagement war damals meist noch nicht die Rede, trotzdem handelte es sich genau darum. Spätestens bei mehr als fünf Mitarbeitern werden solche Übersichten aber schnell chaotisch und es fällt schwer, den Überblick zu behalten. Auch nachträgliche Änderungen oder Korrekturen sind hier nur schwerlich möglich. Viele Unternehmen digitalisierten daher mit der Zeit ihr Fehlzeitenmanagement und übertrugen ihre Abwesenheiten in Exceltabellen oder Kalenderprogramme. Das Problem: jeder Urlaubsantrag gelangt zunächst zum HR Manager, der ihn händisch prüfen, weiterleiten, gegebenenfalls genehmigen und eintragen muss. Dieses Vorgehen erhöht nicht nur die Arbeitslast in der HR Abteilung, sondern verlängert auch den Planungsprozess für die Angestellten. Umständlich wird das Fehlzeitenmangement vor allem dann, wenn Kollisionen in der Urlaubs- und Abwesenheitsplanung festgestellt werden und Anträge zurückgewiesen werden müssen oder nicht mehr klar ist, wessen Antrag Vorrang hat. Unter Umständen führen Fehler im Fehlzeitenmanagement dann sogar zu Streitigkeiten und Verwerfungen im Unternehmen.

 

 

5 Vorteile von modernem Fehlzeitenmanagement

Modernes Fehlzeitenmanagement funktioniert nicht mehr mit unausgereiften Behelfslösungen, sondern mit smarter HR Software wie kiwiHR. Das eigens für den Bereich Human Ressources entwickelte Tool bietet alle Funktionen, die nötig sind, um die Arbeitsabläufe in der Personalabteilung zu optimieren, dabei Transparenz zu schaffen und Fehler in der Planung zu vermeiden. Knapp 80 % der Verantwortlichen im Bereich HR und Zuständige für Fehlzeitenmanagement geben an, dass ihnen smarte HR Software dabei hilft, ihre Aufgaben nicht nur schneller, sondern auch besser zu erledigen und sie ihren Einsatz daher sehr wichtig finden – ein Grund mehr, sich die Vorteile solcher Online Tools einmal genauer anzusehen.

 

1. Entlastung der HR Abteilung

Die Aufgaben in der Personalabteilung sind nicht nur von größter Wichtigkeit, sondern auch außerordentlich vielfältig: Neben dem Fehlzeitenmanagement, dem Recruiting neuer Mitarbeiter, der Verwaltung bereits angestellter Arbeitnehmer, gehört auch die Aus- und Fortbildung der Fachkräfte zu ihren Tätigkeitsbereichen. Mitarbeiterberichte erstellen, Dokumente verwalten, Mitarbeiteronboarding, sowie -Offboarding und Zeiterfassung sind weitere Arbeitsbereiche. Das Fehlzeitenmanagement ist nur ein kleiner Teilbereich, der dementsprechend auch nicht zu viel Aufwand bedeuten sollte. Durch den Aufbau einer Infrastruktur mitsamt Automatisierung und Vernetzung nimmt die Prüfung von Urlaubsanträgen und anderes Fehlzeitenmangement künftig nur noch einen Bruchteil der Zeit ein, der für die manuelle Verwaltung anfällt. 

 

2. Einfachere Prozesse für Mitarbeiter

Was wäre, wenn Mitarbeiter mit einem einfachen Mausklick einen Urlaubsantrag stellen und noch am gleichen Tag die Zusage oder Ablehnung aus der HR Abteilung bekommen würden? Auch kurzfristige Erholungszeiten können dank digitalem Fehlzeitenmanagement genehmigt werden. Arbeitnehmer werden dadurch flexibler in ihrer Urlaubsplanung, was auch die Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit am Arbeitsplatz langfristig erhöhen kann.

 

 

3. Mehr Transparenz für Arbeitgeber und -nehmer

Sowohl Arbeitgeber als auch Abteilungsleiter und die Mitarbeiter selbst haben mit einem zentralen Fehlzeitenmanagement direkten Zugriff auf die Übersicht ihres eigenen Urlaubskontingents, beziehungsweise auf zu erwartende Abwesenheiten im eigenen Team. Missverständnisse oder Nachfragen in der Personalabteilung zum Fehlzeitenmanagement werden somit überflüssig. Vorgesetzte haben die Möglichkeit, ihre Mitarbeiter frühzeitig auf deren Resturlaub hinzuweisen, damit dieser nicht verfällt oder zu einem ungünstigen Zeitpunkt genommen werden muss. Eine ausgewogene Verteilung der Urlaubstage sorgt nämlich dafür, dass die Leistungsfähigkeit das ganze Jahr über so gut wie möglich erhalten bleibt.

 

4. Einfache Verwaltung großer Datenmengen

Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen hat, desto schwieriger wird es für die Personalabteilung, die Übersicht über die unterschiedlichen Konditionen und Rahmenbedingungen der verschiedenen Angestellten zu behalten. Modernes Fehlzeitenmanagement speichert diese Daten und zieht sie automatisch zur Berechnung wichtiger Kennzahlen wie Resturlaub etc. heran. Dies reduziert manuelles Arbeiten individueller Daten und reduziert das Fehlerpotential im Fehlzeitenmanagement. 

 

5. Automatisierung verringert den Arbeitsaufwand

Weitere Daten, die in spezieller Software zum Fehlzeitenmanagement bereits enthalten sind, sind beispielsweise die gesetzlichen Feiertage in unterschiedlichen Bundesländern. Vor allem bei national agierenden Unternehmen müssen oft die Arbeitspläne unterschiedlicher Standorte miteinander vereinbart werden. Auch Schulferien, die besonders für die Eltern und Auszubildenden unter den Arbeitnehmern von großer Bedeutung sind, solltne übersichtlich dargestellt werden. Indem solche externen Faktoren beim Fehlzeitenmanagement berücksichtigt werden, lassen sich Kollisionen und Personalengpässe meist im Vorfeld vermeiden und die gesamte Urlaubsplanung und -koordination geht geschmeidiger und eleganter von der Hand.


Modernes Fehlzeitenmanagement mit kiwiHR

Das Fehlzeitenmanagement von kiwiHR ermöglicht all diese Punkte. Ein transparenter und übersichtlicher Unternehmenskalender gibt Aufschluss über Abwesenheiten von Teamkollegen. Je nach Bundesland, werden die geltenden Feiertage angezeigt und bei der Abwesenheitsplanung mit einbezogen. Unternehmen, die noch nicht auf smarte HR Software für das Fehlzeitenmanagement zurückgreifen sollten einen Wechsel in Betracht ziehen. Einfacher kann die betriebliche Urlaubsplanung nicht mehr werden.
Zudem bietet kiwiHR noch weitere Funktionen, die das Personalwesen kleiner und mittlerer Unternehmen erheblich entlasten können.
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