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Die digitale Personalakte

Jazmin Lopez

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Die digitale Personalakte und ihr Nutzen für Unternehmen

In Großkonzernen ist die Digitalisierung des HR Bereichs längst selbstverständlich. Der Aufwand zur Erstellung von Schichtplänen oder Urlaubsplänen wäre ansonsten einfach zu hoch, vom Bewerbermanagement gar nicht zu sprechen. Auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen skalierbare Softwarelösungen für die Personalverwaltung zur Verfügung, die in den meisten Fällen auch eine digitale Personalakte enthalten. Festzustellen ist allerdings, dass die Personalverwaltung hier auf Vorbehalte stößt. Dabei können insbesondere kleine Betriebe, in denen der Chef die Personalverwaltung quasi nebenher erledigt, stark von einer Digitalisierung und Optimierung in diesem Bereich profitieren.

In einem Großteil deutscher KMU werden Mitarbeiterinformationen noch in einer angelegten Ordnerstrutkur abgelegt. Teils auf dem Rechner, teils in Ordnerschränken. Somit obliegt es allein bei der Personalabteilung diese Informationen im gegebenen Fall zu aktualisieren beziehungsweise diese freizugeben.

Die digitale Personalakte hingegen gewährt dem jeweiligen Mitarbeiter Zugang, wann immer es gewünscht oder benötigt ist. Ändert sich beispielsweise die Anschrift eines Teammitglieds, muss nicht erst das HR Wesen kontaktiert werden, sondern die Änderung kann direkt selbst vorgenommen werden. Dieser Prozess spart also bereits mehreren Mitarbeitern Zeit und erhöht die Datenaktualität in Ihrem Unternehmen merklich.

Digitale Personalakten und die Datenschutzgrundverordnung

Warum die digitale Personalakte sich bei kleineren mittelständischen Unternehmen noch nicht hat durchsetzen können, mag auch mit Datenschutzbedenken zusammenhängen. Im HR Bereich geht es naturgemäß immer um personenbezogene Daten. Und gerade hier herrscht eine große Verunsicherung vor, was genau erlaubt und was verboten ist. Das war auch schon vor dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung der Fall. Diese Skepsis gegenüber der digitalen Personalakte mag damit zusammenhängen, dass in nahezu jedem der bekannt gewordenen Datenschutzskandale eben diese „persönlichen Daten“ oder „personenbezogenen Daten“ eine zentrale Rolle spielten. Aber gerade dies ist ein zentrales Argument für eine professionelle Personalverwaltungssoftware und die Verwendung von digitalen Personalakten. Keinesfalls ein Argument dagegen. Es ist schließlich kaum anzunehmen, dass Sie Ihre Personaldaten bisher in Schiefertafeln ritzen und in einem tiefen Kellerverlies vergraben. Irgendwo werden die Daten also schon gespeichert sein, und sei es lokal auf der Festplatte des Personalverantwortlichen. Was aber könnte dafür sprechen, dass eine solche selbst gemachte Lösung einen besseren Datenschutz gewährleistet als eine digitale Personalakte? Immerhin müssen die Programmierer solcher HR Systeme sich professionell mit dem Thema Datenschutz auseinandersetzen. In vielen dieser Softwarelösungen werden die Daten zentral auf einem Server gespeichert, der oft nicht im Unternehmen steht, sondern in einem externen und gesicherten Rechenzentrum. Idealerweise sollte sich dieses Rechenzentrum in Deutschland befinden und damit dem deutschen Datenschutz unterliegen. Die Speicherung der Daten sowie die Übertragung erfolgen verschlüsselt. 

Gute HR Softwares beinhalten auch ein DS-GVO konformes Rechte- und Verwaltungsmanagement. So können personenbezogene Daten lediglich vom Mitarbeiter selbst, Personalverantwortlichen und Team- oder Geschäftsleitung eingesehen werden. Zugriffsrechte können in HR Softwares meist noch manuell bearbeitet und zusätzlich verschärft werden, sollte dies gewünscht sein. 

Sollten Sie also an der Anschaffung einer smarten HR Software interessiert sein, sollte eine kurze Schulung der Mitarbeiter nicht fehlen. Hier sollte darüber informiert werden, dass dieser Schritt ein wichtiger in Sachen Datensicherheit ist. Zudem wird es Mitarbeiter freuen zu hören, dass mit der neuen Softwarelösung die Effizienz gesteigert werden kann und dies als kleiner Schritt in Richtung Digitalisierung betrachtet werden kann.

Digitalisierung steigert die Effizienz

Warum gerade die Personalverwaltung durch eine konsequente Digitalisierung deutlich effizienter gestaltet werden kann, lässt sich leicht begründen. Die hier anfallenden Daten, die in digitalen Personalakten enthalten sind, werden an zahlreichen Stellen im Unternehmen benötigt. Eine wichtige Grundregel lautet, dass jede Information nur einmal in elektronischer Form vorliegen und nicht an mehreren Stellen gespeichert werden sollte. Wer diese Information benötigt, greift direkt darauf zu. 

Mitarbeiter profitieren von dieser Form in gleichen Maßen wie Personalmanager. Einmal erstellt, liefern digitiale Personalakten akkurate Informationen und können durch sogenannten "Employee Self-Service" stets von dem jeweiligen Mitarbeiter aktualisiert werden. Dies resultiert in weniger Aufwand für den Personaler und garantiert stets die neusten Informationen im System. 

Ein Weg zur Digitalisierung im Personalbereich führt meistens über die Anschaffung einer smarten HR Software, die die Personalverwaltung in mehreren Belangen unterstützt.

Digitalisierung in Form von HR Software

Eine professionelle Software für die Personalverwaltung und eine digitale Personalakte bieten an erster Stelle das, was jede Digitalisierung leisten sollte: Prozesse werden beschleunigt und personelle Ressourcen können für andere Aufgaben eingesetzt werden. Darüber hinaus leistet sie einen Beitrag zur Mitarbeiterzufriedenheit, da verschiedene Prozesse schneller bearbeitet werden können. Außerdem können mit digitaler Unterstützung oft Lösungen gefunden werden, die (fast) allen Wünschen gerecht werden. Auch hinsichtlich des Datenschutzes weisen professionelle Softwarelösungen deutliche Vorteile auf. Der Spagat, einerseits immer und überall auf Daten zugreifen zu können und andererseits für höchste Sicherheit der personenbezogenen Daten zu sorgen, ist nur mithilfe moderner Technologien zu bewältigen.

Wenn eine Software zur Personalverwaltung erst einmal perfekt konfiguriert ist, führt sie nicht nur viele Standardaufgaben selbständig aus, sondern reduziert auch den Arbeitsaufwand für die Schritte, die noch manuell erledigt werden müssen. Damit setzen Sie durch die Einführung smarter HR Softwares und digitaler Personalakten Ressourcen im HR Bereich frei, die sich sicher sinnvoller einsetzen lassen als für Routineaufgaben. Als angenehmer Nebeneffekt wird dadurch zugleich ein großer Schritt in Richtung des papierlosen Büros unternommen. Dadurch werden nicht nur die Kosten für Verbrauchsmaterial deutlich gesenkt, sondern auch die Umweltbilanz des Unternehmens wird spürbar verbessert. Ein gesunkener Papier- und damit Rohstoffverbrauch aufgrund der digitalen Personalakte hinterlässt übrigens nicht nur in Ihren Unternehmensbroschüren und auf Ihrer Homepage einen guten Eindruck, sondern oft auch in Anträgen auf Fördermittel aus Mittelstandsprogrammen des Bundes und der Länder, sofern diese für Sie in Betracht kommen.

Weitere Vorteile smarter HR Software

Natürlich muss die digtiale Personalakte nicht der einzige Grund sein, warum  Unternehmen auf HR Softwares zurück greifen möchten um diesen Bereich zu optimieren.

Smarter Urlaubsplaner

Nehmen wir zum Beispiel die Urlaubsplanung und den damit einhergehenden Antrags- und Genehmigungsprozess. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise eine Woche Urlaub beantragt, sollte jeder automatisch darüber informiert werden, der seine Zustimmung zum Urlaubsantrag geben muss. Dazu zählt im Normalfall nicht nur der Personalbereich, sondern auch die zuständigen Abteilungs- und Teamleiter. Wenn dazu erst Telefonate geführt oder Mails herumgeschickt werden müssen, bestehen offenbar erhebliche Optimierungspotenziale.

An dieser Stelle noch ein kurzer Einschub, wie sich Digitalisierung definiert. Digitalisierung bedeutet erheblich mehr, als nur das Abspeichern von Daten in digitaler Form, den sogenannten digitalen Personalakten. Ob die zuständige Person in der Personalabteilung den Urlaubswunsch auf einem Zettel notiert oder in eine Excel Tabelle einträgt, ist in diesem Zusammenhang ebenfalls eher unwichtig. Auch das Eintragen in die Excel Tabelle setzt die erforderlichen Prozesse nicht automatisch in Gang. Ein wenig überspitz formuliert könnte man sagen, eine Excel Tabelle hat mit Digitalisierung ungefähr so viel zu tun wie eine Kaffeemaschine mit Automatisierung. Digitalisierung bedeutet am Beispiel des Urlaubsantrag viel mehr, dass alle Betroffenen automatisch informiert werden und ihre Zustimmung oder Ablehnung des Antrags mit einem Mausklick vornehmen können.

Eine wirklich gute Personalverwaltungssoftware geht sogar noch einen Schritt weiter. Die Beschäftigten können hier ihre Urlaubswünsche selbst mit wenigen Mausklicks eintragen und bekommen auf demselben Weg auch die erforderliche Rückmeldung. Wenn alles perfekt funktioniert, werden einige Standardprüfungen dabei sofort automatisch vorgenommen. Geprüft wird beispielsweise, ob der Urlaubsantrag mit denen anderer Mitarbeitern kollidiert, die aufgrund bestehender Vertretungsregeln nicht gleichzeitig Urlaub nehmen dürfen. Selbstverständlich sollte die HR Software auch die erforderliche Flexibilität aufweisen, um hausinterne Regelungen für eine automatische Prüfung hinterlegen zu können. Ein Beispiel wäre etwa, Urlaub während der Schulferien vorrangig Mitarbeitern mit schulpflichtigen Kindern zu gewähren.

Transparente Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiterfassung ist in einer Vielzahl von Unternehmen noch Teil des Arbeitsalltags. Gibt es in manchen Betrieben noch Stechuhren, die es Mitarbeitern erlauben ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Andere Unternehmen, deren Mitarbeiter alle Zugang zu einem Computer haben, können auch hier auf die Hilfe von HR Software vertrauen.

Mit wenigen Klicks können Mitarbeiter Ihren Arbeitsbeginn und Ihren Feierabend, sowie die genommene Pausenzeit mühelos festhalten. Dies geht in jedem Fall schneller als das Schlange stehen vor den oben erwähnten Stechuhren. 

Sich aus den festgehaltenen Arbeitszeiten ergebende Überstunden werden im Idealfall automatisch erfasst. Dies gibt zum Einen den Mitarbeitern eine übersichtlichere und Lösung und zudem kann es Teamleitern zeigen, wer sich zu lange im Büro aufhält - denn in vielen Unternehmen ist der Aufbau einer Vielzahl von Überstunden nicht gerne gesehen.

Arbeitszeiterfassung kann zudem als erste Instanz der Lohnabrechnung gesehen werden. Arbeiten Mitarbeiter beispielsweise projektbezogen ist ein zuverlässliches Zeiterfassungssystem unbedingt notwendig.


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