Die Digitalisierung im HR Management

Frank Mittag

Wandel ist stetig - dies zeigt sich seit einigen Jahrhunderten in der Wirtschaft und der Industrie - und ist kein branchenspezifisches Phänomen. Auch die vergangenen Jahre sind geprägt von einem strategischen und einem technologischen Umbruch - der Digitalisierung.

Da es sich um die insgesamt vierte industrielle Revolution handelt, wurde diese schnell unter dem Namen Industrie 4.0 bekannt. Rückwirkend wurden auch die Vorgänger zu Industrie 1.0, 2.0 und 3.0 umgetauft, da jede der vier industriellen Wandel seinerzeit beträchtliche Änderungen und immensen Fortschritt mit sich brachte.

In diesem Artikel möchte ich Ihnen kurz aufzeigen, welche revolutionären Entwicklungen sich den Namen Industrie 1.0 - 4.0 verdient haben und welche Möglichkeiten die aktuellen Entwicklungen und die Digitalisierung für Sie - und vor allem das HR Management  - mit sich bringt.

Was ist die Industrie 1.0?

Rückblickend betrachtet ist die Industrie 1.0 der Beginn der Massenproduktionen durch Maschinen um das Jahr 1800 und steht in keinem Zusammenhang mit HR Management.

Es entstanden mechanische Produktionsanlagen und Maschinen wurden primär durch Wasser- und Dampfkraft angetrieben.

Eisenbahnen, Kohleabbau oder die Schwerindustrie gelten als die größten Erfolge dieser frühen Industrialisierung.

Schon damals wurde den Menschen klar, dass Entwicklungen dieser Art neue Arbeitsplätze in den neuen Fabrikhallen mit sich brachten.

Was ist die Industrie 2.0?

Was war der Grund für eine weitere revolutionäre Entwicklung durch den Erfindergeist der Menschen Ende des 19. Jahrhunderts? Die Einführung von Elektrizität als Antriebskraft.

Als Legionär dieser Zeit kann wohl Henry Ford genannt werden, der die ersten Automobile am Fließband produzieren ließ.

Auch erste Anfänge der Digitalisierung im HR Management und bei weiteren Büroarbeiten haben während der sogenannten Industrie 2.0 ihren Ursprung. Kommunikation wurde durch Telefon und Telegramm vereinfacht und verbessert.

Ebenfalls werden dieser Zeit die Anfänge der Globalisierung gutgeschrieben. Luftfahrt wurde populär und es war kein Hindernis mehr die Ozeane zu überqueren um Wirtschaftsgüter zu transportieren und anzubieten, die zuvor durch optimierte Produktion in vielfacher Stückzahl produziert werden konnten.

Was ist die Industrie 3.0?

Die Mikroelektronik führt zur dritten industriellen Revolution Mitte der Siebzigerjahre. Nach großen Rechenmaschinen und den Anfängen der funktionsfähigen Computer - dem deutschen Bauingenieur Konrad Ernst Otto Zuse gelingt mit der „Z3“ 1941 die Entwicklung des ersten funktionsfähigen Computers - beginnt das Zeitalter der Elektronik und IT.

Der Personalcomputer in Büro und Haushalt leitet die Digitalisierung ein und ist Grundlage für die Industrie 4.0, die die größten Auswirkungen auf das HR Management hat.

Was ist die Industrie 4.0?

Derzeit befinden wir uns mitten in der vierten industriellen Revolution. Die Digitalisierung nimmt neue Gestalt an. Statt Arbeitsvereinfachung für den Menschen durch Maschinen heißt es nun: Hand in Hand arbeiten mit Robotern, intelligente Algorithmen, zum Teil komplette Automatisierung und smarte Softwares.

Industrie 4.0 beschreibt die sich wandelnde Produktions- und Arbeitswelt des globalen Zeitalters und beeinflusst mit verschiedenen Lösungen alle Unternehmensbereiche und somit auch das HR Management.

Die Digitalisierung des HR Managements

Die Industrie 4.0 - auch Informatisierung genannt - dient zur weiteren Digitalisierung verschiedener Industriezweige und weiterer Branchen - unter anderem profitiert auch das HR Management davon.

Für die Verwendung von Software und der Digitalisierung Ihres HR Managements spricht die hohe Sicherheit Ihrer Daten und die zunehmende Mobilität, da man für die Verwendung der Softwares meist nur einen funktionierenden Browser benötigt. Zudem fallen keine zusätzlichen Ressourcen für die Wartung oder die Administration der Softwares an. Außerdem fallen keine Wartungskosten für Unternehmen an. Die einfache Bedienung ausgewählter Softwares führt zu weiterer Zeitersparnis für das HR Management und bietet einfache Handhabung von HR Prozessen auf allen Endgeräten.

Längst gibt es derartige Softwares nicht mehr nur für größere oder internationale Unternehmen. Die Digitalisierung im Bereich HR Management erreicht mehr und mehr die kleinen und mittleren Unternehmen.

Eine im Jahr 2016 durchgeführte Studie von Deloitte zeigt, dass 73% der Befragten Unternehmen der Digitalisierung im Mittelstand eine hohe, oder sehr hohe Aktualität und Wichtigkeit zuordnen.

Abb. 1 – Derzeitige Aktualität der Digitalisierung im Mittelstand

Besonders bei Unternehmen mit geringer Mitarbeiterzahl ist es oft der Fall, dass es kein eigenes HR Management gibt. Das bedeutet, dass ein Mitarbeiter - oftmals der Führungsebene - einen Teil seiner Arbeitszeit für die teilweise aufwändigen und komplexen Personalprozesse verwenden muss. Ein Ziel dieser Unternehmen sollte sein, die Arbeitslast, die für das HR Management anfällt möglichst gering zu halten und Prozesse zu optimieren.

Dieser Wunsch spiegelt sich in Abbildung 2 wieder, die interne Motivationsgründe zeigt, warum die Digitalisierung auch für KMU als wichtig erachtet wird.

Abb. 2 - Interne Antreiber der Digitalisierung im Mittelstand

Verantwortliche des Bereichs HR Management sehen als interne Antreiber der Digitalisierung im Mittelstand exakt die Punkte, die von führenden Softwares ideal erfüllt werden.

Softwares können nicht nur im HR Management Prozesse optimieren, Arbeitsschritte verkürzen und Kosten sparen. Zudem kann zunehmendes Datenvolumen extern verwaltet werden, was wiederum interne Prozesse und Kosten optimiert und gegebenenfalls sogar Lagerraum sparen kann.

Abbildung 3. zeigt, welche externen Beweggründe KMU-Verantwortliche nennen, die sie dazu bewegen, die Digitalisierung im eigenen Betrieb zu nutzen und voranzutreiben.

Abb. 3 - Externe Antreiber der Digitalisierung im Mittelstand

Geänderte Bedürfnisse der Kunden stehen hier im Vordergrund. Da „der Kunde ist König“ ein weitverbreitetes Kredo von Unternehmen ist, ist es nicht verwunderlich, dass Unternehmen sich unter Druck gesetzt fühlen, den geänderten Ansprüchen von Kunden gerecht zu werden. 

Das Sprichwort „gehe mit der Zeit, sonst gehst Du mit der Zeit“ findet hier seine perfekte Anwendung.

 

Digitalisierung Ihres HR Managements durch kiwiHR

Unsere Software kiwiHR bietet Ihnen und Ihrem HR Management alle oben genannten Vorteile zu einem kostengünstigen Preis, ohne unnötige Einrichtungs- oder wiederkehrende Wartungskosten.

Durch die Zentralisierung von HR-Prozessen, wie z.B. Genehmigungsprozessen bei Beantragungen von Abwesenheiten (Urlaub, Schulung, Homeoffice, etc) kann täglich wertvolle Arbeitszeit gespart werden. 

Zudem reduziert die digitale Personalakte den Papierverbrauch und optimiert Ihr Dokumentenmanagement im HR Management. Mit dem übersichtlichen Verwalten aller Mitarbeiterinformationen, gehört es mit kiwiHR der Vergangenheit an bestimmte Akten zu suchen und zu sichten. Der sogenannte Employee Self-Service garantiert Ihnen stets aktualisierte und korrekte Daten, ohne regelmäßige Rückfragen durchzuführen.

Ein derzeit brisantes Thema im HR Management ist seit dem EuGH-Urteil vom 14.5.2019 die Arbeitszeiterfassung. Demnach müssen Arbeitgeber innerhalb der EU ein System zur Zeiterfassung der Mitarbeiter anbieten. Mit kiwiHR können Sie dies erreichen und erhalten außerdem ein automatisches Überstundenkonto für noch mehr Transparenz dazu.

Sehr wichtig für erfolgreiches HR Management ist ein durchdachter Onboarding Prozess. Dadurch gelingt frühe und langfristige Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit. Durch Onboarding Prozesse können zudem die Kosten des HR Management gesenkt werden, da Kosten die durch Mitarbeiterfluktuation entstehen reduziert werden.

Bei möglichen Fragen bezüglich der Digitalisierung im HR Management freuen wir uns sehr auf Ihre Nachricht unter hello@kiwihr.com

 

 Weitere Informationen zur Studie von Deloitte finden Sie hier.

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