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Der Excel Urlaubsplaner in Unternehmen

Aude Creveau

Der Excel Urlaubsplaner

Die Vorfreude auf Sommerferien, Skiurlaub oder mit Brückentagen verlängerte Wochenenden beginnt oft schon mit der alljährlichen oder laufenden Urlaubsplanung im Betrieb. Häufig wird mit Schulferien jongliert, wer im letzten Jahr frei hatte und wer wen bei Abwesenheit vertreten kann. Der Chef muss dabei im Auge behalten, dass genügend Mitarbeiter für die erwartete Arbeitslast anwesend sein werden. Das kann die Planung der heiß ersehnten Ferien stark komplizieren. Machen Sie sich das Leben mit dem Excel Urlaubsplaner leichter, lösen Sie Konflikte schnell und sparen Sie Arbeitszeit.

 

Wie funktioniert der Excel Urlaubsplaner?

Der Excel Urlaubsplaner gibt eine tabellarische Übersicht über die Urlaubsverteilung in der Abteilung oder dem Betrieb. Er stellt ein cleveres Planungswerkzeug für einen wichtigen und doch manchmal lästigen Nebenprozess im Büro dar. Die Urlaubsplaner-Datei lässt sich mit MS Excel oder anderen üblichen Programmen wie Google Tabellen öffnen und bearbeiten. Seine Einfachheit motiviert die Mitarbeiter dazu, ihre Ferienpläne laufend und pünktlich einzutragen.

Laut einer Studie erwarten 77 Prozent der Mitarbeiter, dass einfache Wege für die Erledigung von Routineaufgaben zur Verfügung gestellt werden. Unkomplizierte, digitale Lösungen wirken sich auch auf die Produktivität Ihrer Mannschaft aus: Wer kleinere administrative Aufgaben wie die Urlaubsplanung rasch und unkompliziert lösen kann, hat mehr Zeit für seine Hauptbeschäftigung. Über die Ferientage hinaus können Sie mit dem Excel Urlaubsplaner alle anderen Abwesenheiten einheitlich und ohne Zettelwirtschaft registrieren. Krankheiten, Fortbildungen und Geschäftsreisen der verschiedenen Kollegen sind auf einen Blick ersichtlich. Damit erhöht der Excel Urlaubsplaner die Transparenz und gibt Vorgesetzten die Möglichkeit, Mitarbeiterengpässe zu vermeiden. 

 

  

Was beinhaltet der Excel Urlaubsplaner?

Unser gut durchdachter Excel Urlaubsplaner enthält monatliche Übersichten über die einzelnen Fehltage und deren Grund per Mitarbeiter. Damit können Vorgesetzte und Admins nicht nur die zukünftige Besetzung der Abteilung planen, sondern auch rückwirkend analysieren, wer, wann und aus welchem Grund abwesend war. Der statistische Überblick erlaubt Trends zu erkennen und kann beispielsweise auch bei der Entscheidung über die freien Tage zwischen Weihnachten und Neujahr helfen. Ein kurzer Blick reicht um zu erkennen, wer in den letzten Jahren zu Hause geblieben ist und wer im aktuellen Jahr in der beliebten Periode Urlaub bekommen darf. Außerdem bietet der Excel Urlaubsplaner einen Jahresüberblick über die Abwesenheiten der verschiedenen Kollegen. Wer beispielsweise ein Projekt plant, kann anhand der Übersichten im Excel Urlaubsplaner schnell sehen, wann die Teilnahme bestimmter Experten möglich ist und wann sie eventuell zu einem Engpass in der Abteilung führen könnte. Die elektronische Lösung des Excel Urlaubsplaners mit zentralem Zugriff für alle Beteiligten reduziert die Belastung von Führungskräften und Personalern. 78 Prozent der HR Verantwortlichen geben an, dass sie sich durch die Arbeitslast unter Druck gesetzt fühlen. Einfache und übersichtliche Lösungen wie der Excel Urlaubsplaner unterstützen und entlasten sie - sie können das fehlende Puzzlestück für ein besseres Personalwesen sein.

  

  

Die Vorteile des Excel Urlaubsplaners

  • Formatierung und Formeln sind vorbereitet. Der Excel Urlaubsplaner muss nur noch von den Anwendern ausgefüllt werden. Berechnungen und grafische Darstellungen aktualisieren sich von selbst. Da nun kein Mitarbeiter mehr Formeln verlinken muss, verringert der Excel Urlaubsplaner das Fehlerrisiko drastisch. Hiermit wird kein Urlaubstag mehr übersehen.
  • Einfache Anwendung für Mitarbeiter. Inputfelder sind grafisch hervorgehoben und bereits registrierte Abwesenheiten werden aktualisiert. Damit ist der Excel Urlaubsplaner ein intuitives und übersichtliches Werkzeug, das Mitarbeiter mühelos und intuitiv verwenden können.
  • Mehr Transparenz über eigene Abwesenheiten. Auf einen Blick verrät der Excel Urlaubsplaner, wie viel Resturlaub der einzelne Mitarbeiter noch nicht verplant hat und ob er diesen Sommer zwei oder drei Wochen im Urlaub war.
  • Zeitsparende Prozesse. Öffnen, eintragen, Überblick erhalten, schließen. Viel einfacher als mit dem Excel Urlaubsplaner kann das Management von Abwesenheiten nicht werden. Klebezettel am Monitor und E-Mails in der Inbox des Vorgesetzten werden durch eine zentral zugängliche Datei ersetzt. Damit haben Mitarbeiter, Vorgesetzte und HR Verantwortliche wieder mehr Zeit für ihre Hauptaufgaben.


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