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Inhalte einer digitalen Personalakte

Aude Creveau

Was ist eine Personalakte

Eine Personalakte ist eine vom Unternehmen geführte Akte, die alle für das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer relevanten Mitarbeiterinformationen darstellt. Durch die fortschreitende Digitalisierung der Arbeitswelt, geht der Trend weg von Personalakten in Papierform hin zur digitalen Personalakte.

Der Inhalt einer digitalen Personalakte

Ziel einer Personalakte - ob digital oder in Papierform - ist es, alle wichtigen Mitarbeiterinformationen zu sammeln. Dies sind vor Allem:

1. Personenbezogene Unterlagen 

    1. Bewerbungsunterlagen
    2. Arbeitsvertrag
    3. Persönliche Daten wie Geburtstag, -ort, Anschrift, Notfallkontakt etc.

2. Steuer- sowie Sozialversicherungsunterlagen

    1. Sozialversicherungsnummer
    2. Krankenkasse
    3. Lohn- und Gehaltsbescheinigungen

3. Weitere Unterlagen

    1. Mitarbeiterbeurteilungen
    2. Personalentwicklungsplan
    3. Fortbildungszertifikate oder Unterlagen

Welche Informationen in einer (digitalen) Personalakte sind, ist nicht gesetzlich festgelegt und können daher vom Arbeitgeber bestimmt werden. Krankheitsgründe, sowie Unterlagen eines Betriebsarztes dürfen jedoch nicht in der Akte enthalten sein, da diese Informationen der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen.

Vorteile der digitalen Personalakte für Unternehmen

Die Personalakte in Papierform hat in der heutigen digitalen Arbeitswelt ausgedient. Die digitale Personalakte ermöglicht das Speichern von Mitarbeiterinformationen übersichtlicher, platzsparender, sicherer und günstiger als es die Papierakte kann. Zudem ermöglicht die digitale Personalakte, wenn richtig eingesetzt, zudem den Vorteil der cleveren Arbeitsteilung. 

Auf Wiedersehen Papierchaos

Die digitale Personalakte unterstützt Unternehmen in vielerlei Hinsicht. Der Schritt hin zu digitalen Prozessen und Strukturen ist hier dennoch besonders hervorzuheben. 

Durch die digitale Personalakte kann der Papierverbrauch im Unternehmen massiv gesenkt werden. Dadurch reduzieren sich die Kosten der Papierverwaltung enorm. Doch nicht nur der Papierverbrauch wird gesenkt, auch die Kosten für Druckerpatronen, da diese nicht mehr so häufig gewechselt werden müssen. Dies hat ebenfalls positive Auswirkungen auf den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens. 

Gleichzeitig werden für die Dokumentenverwaltung keine Aktenschränke oder Archiv benötigt. Die Informationen werden in einem sicheren System gelagert und sind 24/7 zugänglich. 

Mehr Effizienz dank Arbeitsteilung

Digitale Personalakten erhöhen nicht nur die Effizienz von HR Managern, die ab sofort für das Finden von Mitarbeiterinformationen keine Papierakten mehr durchsuchen müssen. Mit der digitalen Personalakte geht im Normalfall auch der sogenannte Employee Self Service einher. Dieser hat die Funktion, dass Mitarbeiter Zugang zu ihren Informationen haben und diese selbst bearbeiten und aktualisieren können. Dies erhöht zusätzlich die Datenaktualität im Unternehmen, denn Änderungen von Informationen wie Anschrift, Telefonnummer usw. können innerhalb weniger Klicks selbst vorgenommen werden. HR Manager werden dadurch noch weiter entlastet, da die Überprüfung von Datensätzen nicht mehr ausschließlich in ihrer Zuständigkeit liegt.

Hohe Sicherheit der digitalen Personalakte

Die Sicherheit der digitalen Personalakte ist für Unternehmen besonders zu Zeiten der DSGVO wichtig. Die digitale Personalakte bietet Ihnen sichere und transparente Zugriffsverwaltung der Informationen. Beantragte ein Mitarbeiter oder ein Vorgesetzter Akteneinsicht unter Verwendung von Papierakten, bedeutete dies stets Arbeitsaufwand für das Personalwesen. Termine mussten vereinbart, Zugangsrechte überprüft und Akten vorbereitet werden. Die digitale Personalakte ist im Idealfall durch den Employee Self-Service stets auf dem aktuellsten Stand und muss nicht aktualisiert werden. Zugriffsrechte sind einfach geregelt. Der Mitarbeiter selbst darf die Akte ohnehin zu jedem Anlass einsehen oder bearbeiten. Direkte Vorgesetzte, sowie das Personalwesen haben ebenfalls Ansichtsrechte, ohne dass Akten zuerst freigegeben werden müssen.

Alle Vorteile auf einen Blick

Mit der Einführung der digitalen Personalakte ermöglichen sich Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, die mit der Verwendung einer Mitarbeiterakte in Papierform nicht wahrnehmen konnten. 

  • Sinkender Papierverbrauch resultiert in sinkende Unternehmenskosten
  • Abrufbarkeit der digitalen Personalakte rund um die Uhr
  • Möglichkeit der Mitarbeiter selbst die Akten zu bearbeiten
  • Verbesserter ökologischer Fußabdruck des Unternehmens
  • DSGVO konformes Arbeiten dank sicherem Rechtemanagement
  • Platzsparendes Ablagesystem, da die digitale Personalakte meist online oder in einer Cloud zur Verfügung steht
  • Zugriff auf die Informationen rund um die Uhr

Die digitale Personalakte mit kiwiHR

Die digitale Personalakte von kiwiHR ermöglicht in Kombination mit dem Employee Self-Service die Entlastung der HR Verantwortlichen. Das Erstellen und Bearbeiten erfolgt mühelos mit ein paar Mausklicks und auch alle weiteren genannten Vorteile werden durch den Einsatz von kiwiHR ermöglicht.

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