Offboarding Checkliste für Unternehmen

    Frank Mittag

    Offboarding bedeutet Professionalität bis zum Schluss

    Mit dem Austritt eines Mitarbeiters beginnt der Offboarding Prozess. Einen Mitarbeiter zu verlieren bringt einige Herausforderungen und neue Aufgaben mit sich. Besonders wichtig ist hier jedoch zu jedem Zeitpunkt die Professionalität zu wahren und strukturiert an die Aufgaben heranzutreten. 

    Mit den kiwiHR Checkliste für gelungenes Offboarding bereiten Sie dem Mitarbeiter einen reibungslosen Abschied aus dem Unternehmen und bereiten sich gleichzeitig den Bewerbungsprozess des Nachfolgers vor.

    Für alle Offboarding Checklisten setzen wir voraus, dass eine rechtskräftige Kündigung vorliegt und diese nicht hinterfragt werden muss.

    Des Weiteren gibt es zu berücksichtigen, dass es drei verschiedene Arten eines Unternehmensaustrittes gibt, die unterschiedlich betrachtet und handgehabt werden müssen.

    1. Kündigung des Mitarbeiters: Der Mitarbeiter verlässt das Unternehmen auf eigenen Wunsch. 
    2. Kündigung von Unternehmensseite: Der Arbeitgeber löst das Angestelltenverhältnis aufgrund von Differenzen/Fehltritten oder gleichen auf.
    3. Pensionierung: Der Mitarbeiter beendet altersbedingt seine aktive geschäftliche Laufbahn im Unternehmen und geht in Rente.

    Die Vorteile von gelungenem Offboarding

    • Optimaler Abschied der Mitarbeiter
    • Zeitsparende Prozesse sich wiederholender Aufgaben
    • Eindeutige Zuständigkeiten der Kollegen
    • Übergabe aller relevanten Unternehmensgüter
    • Wertschätzung der Mitarbeiter
    • Zeitnahe Neubesetzung und Überbückung
    • Positives Employer Branding

    Die Checklisten, die Ihr Offboarding strukturieren

    1. Austrittsgespräch
    2. Vorbereiten Arbeitszeugnis / Referenzen 
    3. Übergangslösung und Neubesetzung
    4. Rückgabe Arbeitsmittel und Löschung persönlicher Daten
    5. Offizielle Verabschiedung
    Offboarding Checkliste

    Offboarding-Checkliste: So gelingen Mitarbeiteraustritte

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    Mitarbeiter Offboarding: Das Austrittsgespräch

    Jeder aus einem Unternehmen ausscheidende Mitarbeiter tut dies aus einem bestimmten Grund. Hinterfragen Sie diesen in einem wohlwollenden Austrittsgespräch und ziehen Sie wenn möglich Rückschlüsse für die Zukunft. Achten Sie zu jedem Zeitpunkt auf einen sachlichen Gesprächsstil.

    1.1 Termin mit Ansprechpartnern finden

    Versuchen Sie einen gemeinsamen Termin mit beispielsweise der Teamleitung und dem Personalzuständigen zu finden. Wenn kein gemeinsamer Termin gefunden werden kann, sollten wenn nötig mehrere Termine vereinbart werden, um alle offenen Themen klären zu können. 

    1.2 Beweggründe des Austritts hinterfragen/klären

    Bei Kündigung des Mitarbeiters sollte geklärt werden, ob diese aufgrund eines sich verändernden Lebensumstandes wie beispielsweise einen Umzug handelt. Andere Gründe können als konstruktive Kritik gesehen werden, um in Zukunft auf diese Punkte einzugehen und betrieblich zu verändern. Ehrlichere Worte bezüglich dem eigenen Unternehmen werden Mitarbeiter an wohl keiner anderen Stelle äußern. 

    Eine Kündigung von Unternehmensseite bedarf einer Erläuterung für den Angestellten um die Entscheidungsgründe zu erfahren. 

    1.3 Klären Sie die Übergangsphase bis zum Unternehmensaustritt

    Zwischen Kündigung und Unternehmensaustritt liegen im Normalfall zwischen 2 Wochen und einigen Monaten. Klären Sie, ob der Mitarbeiter für eine Einarbeitung eines Kollegen zur Verfügung steht, oder lassen Sie eine Übergabeliste an den Nachfolger erarbeiten, sollte es keine Übergangslösung geben.

    1.4 Besprechen Sie mögliche offene Forderungen

    Das Auflösen des Arbeitsverhältnisses bedeutet auch, dass Überstunden, ausstehende Bonuszahlungen oder zustehender Resturlaub nun fällig und beglichen werden müssen. 

    1.5 Klären Sie die Kommunikation des Unternehmensaustritts

    Manche Mitarbeiter möchten ihren Kollegen ab dem Kündigungszeitpunkts offen kommunizieren, dass sie das Unternehmen verlassen. Andere möchten dies erst kurze Zeit vor dem Ausscheiden tun. In jedem Fall sollte geklärt werden, wer die Kommunikation zu welchem Zeitpunkt übernimmt, um die Wünsche des Mitarbeiters zu berücksichtigen und ihn/sie nicht in eine unangenehme Lage zu bringen.

    Mitarbeiter Offboarding: Vorbereiten Arbeitszeugnis / Referenzen 

    Das Erstellen eines Arbeitszeugnisses ist für gelungenes Offboarding und ausscheidende Angestellte in der heutigen Zeit äußerst wichtig. Es unterstützt bei der zukünftigen Jobsuche als Referenz und gibt möglichen späteren Arbeitgebern Aufschluss über Erfahrungen, Kenntnisse, Ergebnisse und Wesensmerkmale wie Arbeitseinstellung.

    2.1 Arbeitszeugnis zeitnah ausstellen

    Bei einer Kündigung eines Mitarbeiters muss die Erstellung eines Arbeitszeugnisses auf Wunsch innerhalb möglicher vertraglich festgelegter Ausschlussfristen erfolgen. Sind keine Ausschlussfristen festgelegt, so hat der (ehemalige) Mitarbeiter auch nach Jahren noch Anspruch auf das Zeugnis.

    Bei einer Kündigung des Arbeitgebers kann ein Arbeitszeugnis bereits angefertigt werden, bevor dem Mitarbeiter diese überhaupt ausgehändigt wird.

    2.2 Arbeitszeugnis wohlwollend verfassen

    In jedem Fall ist es von großer Bedeutung, dass das Arbeitszeugnis wohlwollend ausfällt und der Person das berufliche Fortkommen nicht ungerechtfertigt erschwert. Negative Zeugnisse dürfen in dieser Form nur erstellt werden, wenn die negativen Kriterien charakteristisch für die komplette Dauer der Anstellung waren. In unklaren Fällen liegt hierfür die Beweislast beim Arbeitgeber. 

    2.3 Bieten Sie sich als Referenz an (optional)

    Als Arbeitgeber haben Sie die Möglichkeit sich als Referenz im Lebenslauf der Mitarbeiter auflisten zu lassen. In diesem Fall können mögliche spätere Arbeitgeber auf Sie zukommen und Ihnen einige Fragen zu Ihren ehemaligen Mitarbeitern stellen. Wenn Sie einem Mitarbeiter also für seine tolle Arbeit in Ihrem Unternehmen danken möchten, ist dies eine gute Möglichkeit. Dieser Schritt ist rein optional und hat mit Offboarding nur bedingt zu tun. Es ist ein persönliches Entgegenkommen Ihrerseits.

    Mitarbeiter Offboarding: Übergangslösung und Neubesetzung

    Im ersten Schritt des Offboarding Prozesses (Austrittsgespräch) klären Sie bereits, ob der ausscheidende Mitarbeiter einen Nachfolger persönlich einlernen wird, oder ob lediglich eine Übergabeliste zur Hand sein wird. Mit dem Beginn des Rekrutierungsprozess sollten Sie ebenfalls nicht allzu lange warten um die offene Stelle schnellstmöglich und hochkarätig neu zu besetzen.   

    3.1 Einarbeitung der Vertretung / Übergangslösung

    Wenn Sie einen Vertreter für den ausscheidenden Mitarbeiter im Unternehmen definiert haben, macht es Sinn diesen als Übergangslösung einzusetzen, sofern dies zeitlich zu vereinen ist. Die wichtigsten oder täglichen Aufgaben sollten zumindest weiterhin erledigt werden können - auch wenn noch kein langfristiger Nachfolger für die Stelle gefunden wurde.

    3.2 Start des Bewerbermanagements

    Sollte sich im Unternehmen niemand befinden, der die Aufgaben des ausscheidenden Mitarbeiters langfristig übernehmen kann, sollte keine Zeit verloren werden. Die Ausschreibung der freigewordenen Position auf Stellenportalen sollte direkt eingestellt werden. Im Idealfall kann der ausscheidende Mitarbeiter bei der Beschreibung unterstützen, denn niemand weiß besser was den oder die Nachfolger(in) im Job erwartet. Dieser Schritt des Offboardings ist gleichzeitig einer der ersten Schritte eines Onboarding Prozesses.

    Mitarbeiter Offboarding: Rückgabe Arbeitsmittel und Löschung persönlicher Daten

    Bevor Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, sollten Sie sichergehen, dass Sie Ihr ausgehändigtes Unternehmensinventar zurückerhalten, sodass Sie an den Nachfolger oder andere Mitarbeiter weitergegeben werden können. Auch Zugänge, Email Adressen und dergleichen sollten abgemeldet, umgeleitet oder weitergegeben werden.

    4.1 Entzug der Zugriffs und Zugangsrechte auf Hardware, Software und Laufwerks

    Stellen Sie sicher, dass ausscheidende Mitarbeiter keinen Zugriff mehr auf personenbezogene Daten, Programme oder Dokumente haben. 

    4.2 Entzug von Zutrittsrechten

    Schlüssel für Büroräume, sowie gegebenenfalls für Tiefgaragen oder ähnliches müssen ebenfalls an das Unternehmen zurückgegeben werden.

    4.3 Rückgabe von Hardware

    Unternehmensgüter wie Rechner, Laptop, Tastatur, Maus usw. sind an den Nachfolger weiterzugeben, oder bei Austritt abzugeben und gegebenenfalls. auch Funktionalität zu prüfen. 

    4.4 Abmeldung / Weiterleitung der Email-Adresse 

    Die Emailadresse sollte im Idealfall umgestellt werden, sodass die Übergangslösung oder der Nachfolger wichtige Mails des Vorgängers erhalten kann. 

    4.5 Rückgabe Dienstwagen / Diensthandy

    Wenn vorhanden sind auch Dienstwagen, sowie Diensthandy vor dem Ausscheiden aus dem Unternehmen zurückzugeben und gegebenenfalls zu prüfen. 

    4.6 Löschung persönlicher Daten

    Gemäß DSGVO sind im Unternehmen persönliche Daten zu löschen, die nicht mehr benötigt werden. Natürlich müssen gesetzlich geltende Aufbewahrungsrechte berücksichtigt werden.

    Mitarbeiter Offboarding: Offizielle Verabschiedung

    Um einen letzten positiven Eindruck zu vermitteln und etwas für das eigene Employer Branding zu tun, sollten Mitarbeiter offiziell verabschiedet werden. Dies kann sich auch positiv auf Bewertungsportalen, wie kununu oder ähnlichen auswirken. 

    5.1 Positive Abschiedsworte finden

    Die Teamleitung (natürlich gerne auch die Geschäftsführung) sollte den letzte Tag nutzen, um den Mitarbeitern für die Zukunft Glück und Erfolg zu wünschen - auch wenn die Kündigung möglicherweise nicht optimal verlief. 

    5.2 Für die erbrachte Arbeit bedanken

    Ebenfalls sollte für das Geleistete im Unternehmen ein Dank ausgesprochen werden und sich für die Zusammenarbeit bedankt werden.

    5.3 Abschieds-Email der Geschäftsführung 

    Es zählen auch die kleinen Gesten. Die Geschäftsführung sollte zum Abschied die Zeit finden eine Abschieds-Email abzuschicken. Eine persönliche Verabschiedung wirkt natürlich noch positiver.

    Wenn Sie diese Schritte des Offboarding in Ihrem Unternehmen zu gegebenem Anlass zur Hilfe nehmen, werden Sie keine wichtigen Aufgaben mehr vergessen. Offboarding unterstützt den Mitarbeiter und das gesamte Unternehmen, die Zusammenarbeit erfolgreich und stressfrei zu beenden. Des Weiteren sind Mitarbeiter, die keinen Offboarding Prozess durchlaufen haben eher dazu geneigt, Arbeitgeber negativ auf Portalen wie kununu und dergleichen zu bewerten. 

    Offboarding Checkliste

    Offboarding-Checkliste: So gelingen Mitarbeiteraustritte

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