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    Fünf gute Gründe für den Einsatz einer Onboarding Checkliste

    Frank Mittag

    5 Prozent aller neueingestellten Fach- und Führungskräfte verlassen das Unternehmen bereits innerhalb der ersten 45 Tage wieder. Oft ist misslungenes Onboarding ein Hauptgrund dafür. Schon vor dem Arbeitsantritt des neuen Mitarbeiters entscheidet der Onboarding Prozess über den ersten Eindruck Ihres Unternehmens als Arbeitgeber. Strukturieren Sie Ihren Willkommensprozess sinnvoll. Mit einer durchdachten Onboarding Checkliste bereiten Sie Ihren Neuen einen guten Empfang und sparen selbst Zeit bei der Einarbeitung.

    Was ist Onboarding?

    Onboarding bedeutet wortwörtlich neue Mitarbeiter „an Bord“ des Unternehmens willkommen zu heißen. Die gewünschten Ergebnisse eines solchen Prozesses sind, dass:

    • Sich neue Mitarbeiter ab der Ankunft in der Firma wohl und integriert fühlen.
    • Sie sich schnell und gut zurechtfinden (eigener Arbeitsplatz, Toiletten, Kantine, Gebäudeaufteilung, Intranet usw.)
    • Sie über alle notwendigen Hilfsmittel wie Zugang zum PC und relevanten Programmen, Zutrittskarte, ggf. Kreditkarte oder Firmenwagen verfügen.
    • Sie möglichst schnell zu produktiven Kräften werden, die Aufgaben selbstständig ausführen können.
    • Glückliche Mitarbeiter möglichst langfristig an das eigene Unternehmen zu binden.

    Onboarding ist mitnichten nur die Teilnahme an einem zentral zusammengesetzten Programm, wo Neue erfahren, womit sich die verschiedenen Abteilungen im Unternehmen beschäftigen. Solche Trainingssitzungen sind eine sinnvolle Ergänzung zur individuellen Einarbeitung und erweitern den Horizont. Sie können jedoch nicht das detailliert geplante und sorgfältig ausgeführte, persönliche Onboarding für den spezifischen Job des neuen Kollegen ersetzen. Um den neuen Mitarbeiter so schnell wie möglich in die Lage zu versetzen, seinen vollen Einsatz zeigen zu können, bedarf es oft umfangreicher Vorbereitung. Daher braucht ein Onboarding Prozess auch durchdachte Abläufe, um alle Aspekte zu bedenken und diese möglichst ressourcenschonend auszuführen.

    Was bewirkt ein gelungener Onboarding Prozess?

    Wer sich gut aufgenommen fühlt, möchte gern bleiben und sein Bestes für den neuen Arbeitgeber geben. Die Qualität der Onboarding Phase ist ausschlaggebend für die Sicht des neuen Kollegen auf das Unternehmen. Eine Studie verrät, dass gelungenes Onboarding die Mitarbeiterperformance um elf Prozent erhöht und ihre Zufriedenheit sogar um 25 Prozent. Es verringert damit die Anzahl der Neuen, die innerhalb der ersten Monate die Firma wieder verlassen wollen. 15 Prozent der neu eingestellten Mitarbeiter geben an, dass fehlendes oder mangelhaftes Onboarding ihre Entscheidung unterstützt hat, das Unternehmen zu verlassen. Eine Kündigung nach kurzer Anstellungszeit ist teuer. Die Kosten, einen Mitarbeiter zu ersetzen, können bis zu dreimal so hoch sein wie das Jahresgehalt des Vorgängers. Denn Stellenanzeigen müssen erneut geschaltet, Interviews geführt und eine zeitmäßig belastende Einarbeitung des nächsten Kollegen absolviert werden. Daher kann man durchaus davon sprechen, dass ein gelungener Onboarding Prozess bares Geld spart.

    Was ist eine Onboarding Checkliste?

    Wie lässt sich der Onboarding Prozess in Ihrem Unternehmen nun gleichzeitig erfolgreich und effizient gestalten? Eine Onboarding Checkliste hilft Ihnen dabei, die diversen Aufgaben bei der Einarbeitung zu strukturieren, soweit möglich zu standardisieren und dabei die anfallenden Tätigkeiten klar zu verteilen. Bei einer Onboarding Checkliste handelt es sich um eine Auflistung von notwendigen Punkten für gute Mitarbeiterintegration. Dazu können vor dem ersten Arbeitstag des neuen Kollegen gehören, einen neuen PC zu bestellen oder seine Stammdaten im HR System anzulegen. Außerdem sollte ihm Zugriff auf wichtige Software-Programme gewährt und Termine mit Gesprächs- und Einarbeitungspartnern im Kalender geplant werden. Eine durchdachte Onboarding Checkliste enthält alle diese Punkte, deren Abarbeitungsfrist und den Namen des Verantwortlichen für die jeweilige Aufgabe. Damit steht außer Frage, ob der Vorgesetzte, die direkte Kollegin oder die Personalabteilung für die verschiedenen Schritte zuständig ist. Weiterhin begleitet die Onboarding Checkliste den neuen Kollegen durch seinen ersten Arbeitstag, die ersten eigenständig zu lösenden Aufgaben und einen Plan für den ersten Monat im Unternehmen. 

    Was beinhaltet die Onboarding Checkliste?

    Eine optimale Onboarding Checkliste ist sinnvollerweise in die verschiedenen Abschnitte oder Onboarding Phasen aufgeteilt. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick über den Status des neuen Mitarbeiters und welche Teile seiner Einarbeitung erfolgreich absolviert wurden. Das gilt sowohl für den neuen Kollegen selbst als auch für die Verantwortlichen der jeweiligen Aufgabe. Die empfohlene Aufteilung in die vier Teile einer Onboarding Checkliste sieht wie folgt aus:

    1. Onboarding Checkliste für Vorbereitungen vor dem ersten Arbeitstag: Anlegen des Mitarbeiters im HR System, Vorbereitung der Lohnbuchhaltung, Einrichtung des Arbeitsplatzes usw.
    2. Onboarding Checkliste für den ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters: Vorstellung in der Abteilung, Foto für die Zutrittskarte und das Intranet erstellen, mit dem Kollegen einen Rundgang über das Gelände machen usw.
    3. Onboarding Checkliste für die ersten Aufgaben des neuen Mitarbeiters: Definition von Aufgaben, die der Kollege nach seiner Einarbeitung selbst ausführen kann; klare Kommunikation darüber, wer für Rückfragen und Hilfe bereitsteht und wer eventuell längerfristig Mentor sein kann usw.
    4. Onboarding Checkliste für die ersten vier Wochen im Unternehmen: Planung regelmäßiger Gespräche mit dem neuen Kollegen, Status der Einarbeitung laufend überprüfen, über Perspektiven für kommende Aufgaben kommunizieren usw.

    Die fünf Vorteile einer Onboarding Checkliste

    Zuständigkeiten klar verteilen. Die Onboarding Checkliste sorgt dafür, dass kein Zweifel darüber besteht, wer für die verschiedenen Aufgaben verantwortlich ist. Damit sinkt das Risiko, dass Tätigkeiten einfach vergessen werden und der neue Kollege plötzlich keinen Arbeitsplatz hat oder ähnliche Pannen.

    Enttäuschungen vermeiden. Wer wochenlang auf seinen PC warten muss, der ist einerseits nicht selbstständig arbeitsfähig und kann sich auch nicht selbst im Intranet vertiefen und über das Unternehmen lernen. Andererseits enttäuscht ihn diese böse Überraschung und vermindert den Eindruck vom neuen Arbeitgeber als professionelles Unternehmen. Das verhindert eine Onboarding Checkliste.

    Durch sinnvolle Arbeitsteilung Zeit bei der Vorbereitung sparen. Eine clevere Onboarding Checkliste stellt sicher, dass der am besten geeignete Mitarbeiter den Neuen in ein Aufgabengebiet einarbeitet. Der Superuser eines IT-Programmes ist dieser Aufgabe besser gewachsen als der Vorgesetzte. Außerdem hilft die im Vorhinein klar festgelegte Arbeitsteilung dafür, dass die eigentliche Einarbeitung glatt ablaufen kann. Damit verhindert eine Onboarding Checkliste, dass immer wieder über den nächsten Schritt und dessen Verantwortlichkeit diskutiert werden muss.

    Die Produktivität der Mitarbeiter erhöhen. Eine gut durchdachte und sorgfältig befolgte Onboarding Checkliste hilft einem neuen Kollegen schneller zu seinem normalen Arbeitstempo. Wer in sinnvoller Reihenfolge, schnell und in hoher Qualität eingearbeitet wird, verliert keine Zeit beim Warten oder mit nicht notwendigen Wiederholungen und Nachfragen. Auch die Kollegen, die beim Onboarding helfen, sparen Zeit. Denn durch einer strukturierte Planung mit einer Onboarding Liste, können sie schnell wieder zu ihrer eigenen Arbeit zurückkommen.

    Die Mitarbeiterfluktuation und damit die Kosten senken. Von Anfang an zufriedene und gut aufgenommene Mitarbeiter bleiben. Das spart Kosten für den Recruiting Prozess und eine erneute Einarbeitung. Damit lohnt sich die Arbeit mit einer Onboarding Checkliste sowohl für das Unternehmen als auch für den Mitarbeiter.


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