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So gelingt der Onboarding Prozess für neue Mitarbeiter

Jazmin Lopez

Unter dem Begriff Onboarding neuer Mitarbeiter versteht man die Einführung neuer Mitarbeiter ins Unternehmen. Neue Mitarbeiter werden quasi an Board geholt und ideal auf die bevorstehende Tätigkeit vorbereitet. Durch das Onboarding neuer Mitarbeiter profitieren die Unternehmensseite, sowie die Mitarbeiter gleichermaßen. Mitarbeiter erhalten die Chance auf einen produktiven Start ins Unternehmen und Arbeitgeber erhalten von Beginn an einen Mitarbeiter, der das Unternehmen tatkräftig unterstützen kann, ohne eine lange und unstrukturierte Einarbeitung zu durchlaufen.

Wie wichtig ist das Onboarding neuer Mitarbeiter

Ein funktionaler Onboarding Prozess hat das Ziel, neuen Mitarbeitern die Einarbeitung im Unternehmen so einfach wie möglich zu machen, damit sie produktiv starten könne, sich wohlfühlen und das Unternehmen nicht gleich wieder verlassen. Doch längst nicht allen Unternehmen gelingt der Onboarding Prozess.

Zahlreiche Unternehmen sind der Meinung, dass Mitarbeiterbindung und Engagement selbstverständlich sind. Nachdem neue Kollegen rekrutiert wurden, wäre das wichtigste im Mitarbeiterzyklus erledigt. Dies entspricht jedoch nicht der Wahrheit. Tatsache ist, dass effektives Onboarding neuer Mitarbeiter für eine erhöhte Mitarbeiterbindung von bis zu 25% verantwortlich ist und die Effizienz neuer Mitarbeiter um bis zu 11% steigern kann. Über 40% der Mitarbeiter, die keinen Onboarding Prozess durchlaufen, warten hingegen bis zu einer Woche darauf um produktiv arbeiten zu können. 

Das Onboarding hat ebenfalls einen direkten Einfluss auf die Mitarbeiterfluktuation. Unternehmen die strukturierte Onboarding Prozesse anbieten, können 90% ihrer Neuzugänge halten. Die Wahrscheinlichkeit diese Mitarbeiter 3 Jahre lang an das Unternehmen zu binden erhöht sich um satte 69%.

Unternehmen, die zu wenig Augenmerk auf gelungene Onboarding Prozesse legen, könnten das später bereuen. Denn ein fehlender oder mangelhafter Onboarding Prozess führt dazu, dass qualifizierte Mitarbeiter das Unternehmen frühzeitig verlassen.

Strukturiertes Onboarding neuer Mitarbeiter

Die oben aufgeführten Zahlen verdeutlichen die Wichtigkeit eines strukturierten Onboarding Prozesses. Das Onboarding neuer Mitarbeiter lässt sich hierbei in drei wichtige Phasen unterteilen.

  1. Preboarding / Vorbereitungsphase: Vor dem Start neuer Mitarbeiter 
  2. Orientierungsphase: Der erste Arbeitstag und die ersten Aufgaben für Neuzugänge
  3. Integrationsphase: 4 Wochen bis 3 Monate

1. Preboarding: Vor dem Start

Mehr als 80% der erfolgreichsten Unternehmen beginnen mit dem Onboarding Prozess vor dem ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeiter, denn sie wissen, wie wichtig es ist, gute Voraussetzungen für leichtes und effektives Arbeiten zu schaffen.

Vor dem ersten Arbeitstag muss ein Unternehmen alle Vorkehrungen treffen, um den Mitarbeiter willkommen zu heißen und einen produktiven Start zu ermöglichen.

Dies umfasst das Vorbereiten des Arbeitsplatzes, das Einrichten des Computers beziehungsweise Laptops, das Erstellen der Email-Adresse, sowie das Anlegen von Software Zugängen. Natürlich muss dem Team zu dem der neue Mitarbeiter stoßen wird über die Ankunft unterrichtet werden, sodass ein Einarbeitungsplan erstellt werden kann und die Zuständigkeiten zugewiesen werden können. Als letzter Schritt kann hier eine Willkommens-Mail der Geschäftsleitung verschickt werden um dem Mitarbeiter das Gefühl der Zugehörigkeit zu vermitteln.

2.1 Orientierungspahse: Der erste Tag neuer Mitarbeiter

Der erste Arbeitstag stellt die Weichen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Zeigen Sie dem neuen Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz und übergeben Sie ihm wichtige Dokumente, Zugänge und Unternehmensrichtlinien zum Einlesen, sowie einen Büroschlüssel. Auch ein Bürorundgang sowie eine Teamvorstellung sollte auf dem Tagesprogramm stehen. Im Idealfall lernt sich das neue Team bei einem gemeinsamen Mittagessen kennen.

2.2 Orientierungspahse: Erste Aufgaben für Neuzugänge

Nun ist es Zeit, sich mit den konkreten Aufgaben des eigenen Arbeitsplatzes vertraut zu machen. Hierfür ist ungefähr einer Woche zu veranschlagen. In der ersten Woche erhalten neue Kollegen mehr Überblick über die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens und eine umfassende Einweisung in die EDV. Nun finden auch Gespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter statt, welche die jeweiligen Erwartungen thematisieren, Prozesse darstellen und offene Fragen klären.

3.1 Integrationsphase: Die ersten vier Wochen

Nach ungefähr vier Wochen ist an der Zeit, den neuen Mitarbeiter um Feedback zu bitten und auch selbst erste Einschätzungen zu geben. Dabei sollte man immer im Hinterkopf haben, dass fast jeder fünfte Mitarbeiter, der das Unternehmen im ersten Jahr verlässt, dies innerhalb der ersten sechs Wochen tut. Um solche eventuell voreiligen Schritte zu verhindern, ist es wichtig, den neuen Kollegen klare Signale bezüglich Erwartungen, Arbeitsabläufe und Unternehmensrichtlinien zu geben. Achten Sie im Onboarding Prozess auf eine transparente Mitarbeiterintegration. Damit steigern Sie die Chance, dass der neue Kollege länger im Unternehmen bleibt.

3.2 Integrationsphase: Nach drei Monaten

Die Integrationsphase im Onboarding Prozess beginnt ab dem dritten Monat und kann bis zu einem Jahr dauern. Sie verläuft nach der Devise: fordern und fördern. Nun wird der neue Mitarbeiter immer stärker ins Unternehmen integriert, Vorgesetzte lassen ihm genügend Freiraum für Eigeninitiative, bieten Fortbildungen an, vermitteln Wissen und führen Feedback-Gespräche. Auch Möglichkeiten für berufliches Netzwerken werden gefördert.

Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter

Die Vorteile des Onboardings neuer Mitarbeiter liegen auf der Hand. Die Vorbereitung auf neue Mitarbeiter kann strukturiert und transparent umgesetzt werden. Unternehmen können anhand eines gleichbleibenden Onboarding Prozesses die wiederkehrenden Tätigkeiten an die am besten dafür geeigneten Mitarbeiter delegieren. Durch Arbeitsteilung kann der Onboarding Prozess schnell und durchdacht vorgenommen werden. Es obliegt nicht mehr einem Mitarbeiter, sich um die gesamte Vorbereitung eines neuen Mitarbeiters zu kümmern. Die Arbeitsteilung führt mehr Transparenz und Effizienz. Das Onboarding neuer Mitarbeiter an sich führt für Unternehmen zu einem produktiveren Start des neuen Mitarbeiters. Das Employer Branding wird gestärkt und die Mitarbeiterfluktuation kann dadurch gesenkt werden. 

Alle Vorteile auf einen Blick

Mit einem strukturierten Onboarding Prozess können Unternehmen neue Mitarbeiter angemessen willkommen heißen und sich dabei auf effiziente Arbeitsteilung verlassen. Die Produktivität der einzelnen Mitarbeiter, sowie des neuen Kollegen wird dabei auf ein höheres Niveau gehoben.

  • Optimale Voraussetzungen für neue Mitarbeiter
  • Produktiver Start der neuen Angestellten
  • Zeitsparende Prozesse für die Vorbereitung auf neue Kollegen
  • Eindeutige Zuständigkeiten bei der Vorbereitung ermöglicht zeitsparendes und effizientes Arbeiten
  • Schnelle Einarbeitung der Neuzugänge
  • Produktiver Start ins Unternehmen
  • Integrierung neuer Mitarbeiter
  • Sinkende Mitarbeiterfluktuation
  • Positives Employer Branding

Das Onboarding neuer Mitarbeiter senkt die Mitarbeiterfluktuation nachweislich, während die Mitarbeiterbindung aller Beteiligten steigt. Das Investieren in diesen Prozess sollte bei Unternehmen daher unbedingt Teil einer langfristigen Personalstrategie sein. 

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