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So gelingt der Onboarding Prozess für neue Mitarbeiter

Aude Creveau

Ein funktionaler Onboarding Prozess hat das Ziel, neuen Mitarbeitern die Einarbeitung im Unternehmen so einfach wie möglich zu machen, damit sie produktiv starten könne, sich wohlfühlen und das Unternehmen nicht gleich wieder verlassen. Doch längst nicht allen Unternehmen gelingt der Onboarding Prozess. So fehlt es aktuellen Untersuchungen nach nicht nur an wichtigen Arbeitsutensilien, viele neue Kollegen fühlen sich wenig integriert und beanstanden mangelnde Transparenz. Unternehmen, die zu wenig Augenmerk auf gelungene Onboarding Prozesse legen, könnten das später bereuen. Denn ein fehlender oder mangelhafter Onboarding Prozess führt dazu, dass qualifizierte Mitarbeiter das Unternehmen frühzeitig verlassen.

Der Onboarding Prozess läuft in drei Phasen ab:

  1. Die Vorbereitungsphase (Preboarding)
  2. Die Orientierungsphase
  3. Die Integrationsphase

1. Das steht vor dem ersten Arbeitstag an

Mehr als 80 % der erfolgreichsten Unternehmen beginnen mit dem Onboarding Prozess vor dem ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeiter, denn sie wissen, wie wichtig es ist, gute Voraussetzungen für leichtes und effektives Arbeiten zu schaffen. Auch wenn die Vorbereitungsphase die neuen Kollegen nicht direkt betreffen, gehört sie zweifellos zum Onboarding Prozess dazu. Bevor der/die „Neue“ beginnen kann, muss einiges geplant werden. Je eher erforderliche Anträge und Formulare ausgefüllt sind, desto schneller können neue Kollegen mit ihrer eigentlichen Arbeit starten. Auch die Einrichtung eines Arbeitsplatzes gehört zum Onboarding Prozess dazu. Immerhin 45% befragter Arbeitnehmer gaben an, während der ersten Woche im Unternehmen aufgrund fehlender Utensilien nicht richtig arbeiten zu können. Ein fertig eingerichteter Rechner, erstellte Accounts für wichtige Softwares und Tools, sowie eine funktionierende IT sollte in jedem Fall beim ersten Tag zur Verfügung stehen.

2. Das steht am ersten Arbeitstag an

Üblicherweise wird der neue Kollege/die neue Kollegin am ersten Arbeitstag mit den Unternehmensrichtlinien und der Firmenkultur vertraut gemacht. Idealerweise sehen sich Vorgesetzte diese Unterlagen gemeinsam mit dem neuen Mitarbeiter an und machen mit ihm einem Rundgang durch den Betrieb. Bei dieser Gelegenheit wird ein erster Eindruck von den Räumlichkeiten vermittelt und andere Kollegen werden kennengelernt. 

3. Aufgaben für die erste Woche

Nun ist es Zeit, sich mit den konkreten Aufgaben des eigenen Arbeitsplatzes vertraut zu machen. Hierfür ist ungefähr einer Woche zu veranschlagen. In der ersten Woche erhalten neue Kollegen mehr Überblick über die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens und eine umfassende Einweisung in die EDV. Nun finden auch Gespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter statt, welche die jeweiligen Erwartungen thematisieren, Prozesse darstellen und offene Fragen klären.

4. Aufgaben innerhalb des ersten Monats

Nach ungefähr vier Wochen ist an der Zeit, den neuen Mitarbeiter um Feedback zu bitten und auch selbst erste Einschätzungen zu geben. Dabei sollte man immer im Hinterkopf haben, dass fast jeder fünfte Mitarbeiter, der das Unternehmen im ersten Jahr verlässt, dies innerhalb der ersten sechs Wochen tut. Um solche eventuell voreiligen Schritte zu verhindern, ist es wichtig, den neuen Kollegen klare Signale bezüglich Erwartungen, Arbeitsabläufe und Unternehmensrichtlinien zu geben. Achten Sie im Onboarding Prozess auf eine transparente Mitarbeiterintegration. Damit steigern Sie die Chance, dass der neue Kollege länger im Unternehmen bleibt.

5. Das sollte nach dem dritten Monat erfolgen

Die Integrationsphase im Onboarding Prozess beginnt ab dem dritten Monat und kann bis zu einem Jahr dauern. Sie verläuft nach der Devise: fordern und fördern. Nun wird der neue Mitarbeiter immer stärker ins Unternehmen integriert, Vorgesetzte lassen ihm genügend Freiraum für Eigeninitiative, bieten Fortbildungen an, vermitteln Wissen und führen Feedback-Gespräche. Auch Möglichkeiten für berufliches Netzwerken werden gefördert.

So gelingt der Onboarding Prozess

Wer einen vernünftigen Onboarding Prozess gestaltet, kann die Mitarbeiterfluktuation niedriger halten. Reduzieren Sie offensichtliche und innere Schranken. In der Einarbeitungszeit müssen neue Mitarbeiter nicht nur wichtige Informationen über das Unternehmen erhalten, die ersten Monate in der Firma sind auch mit viel Bürokratie verbunden. Ein gelungener Onboarding Prozess sorgt bereits im Vorfeld dafür, dass diese Hürden vor dem ersten Arbeitstag erfolgreich genommen werden können. Existierende Prozesse zur Vorbereitung auf neue Mitarbeiter können klar strukturiert und effizienter umgesetzt werden, wenn die richtigen Schritte genommen werden.


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