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Vorteile des modernen Fehlzeitenmanagements

Frank Mittag

Die Fehlzeitenmanagement im Unternehmen umfasst alle Arten von Abwesenheiten, aufgrund dessen ein Mitarbeiter dem eigentlichen Arbeitsplatz fern bleibt. Dies kann aus Gründen der Krankheit, Urlaub, Fortbildungen, Außendienst, Home Office etc. der Fall sein. Fehlzeitenmanagement kann also auch das Arbeiten fern des Arbeitsplatzes beinhalten. Lokale, nationale und internationale Gepflogenheiten sowie Mindestansprüche müssen hierbei in jedem Fall berücksichtigt werden. 

Verschiedene Arten der Fehlzeiten im Unternehmen

Mitarbeitern stehen jährlich eine bestimmte Anzahl von Urlaubstagen zu. Hier müssen Unternehmen natürlich die national geltenden Mindestansprüche berücksichtigen. Doch damit ist das Fehlzeitenmanagement längst nicht geregelt. Unvorhersehbare Fehlzeiten wie Krankheit, Trauerfälle, Sonderurlaub, Fortbildungen etc. müssen ebenfalls im Personalbüro erfasst werden. Hinzu kommen mittlerweile immer häufiger das Arbeiten im Home Office oder das Arbeiten im Außendienst.

Werden diese Fehlzeiten nicht übersichtlich und einfach verwaltet, laufen Unternehmen auf Dauer Gefahr, die Übersicht zu verlieren was schnell zu Mitarbeiterengpässen und teuren Produktionsausfällen führen kann. 

Warum strukturiertes Fehlzeitenmanagement wichtig ist

Personalmanager und andere Mitarbeiter werden bestätigen, dass Excel-Tabellen und Wandkalender schnell an ihre Grenzen stoßen. Von Fehlzeitenmanagement kann hier nicht gesprochen werden. Ebenso undurchsichtig ist das manuelle Verwalten von Fehlzeiten, die allesamt vom Personalbüro bearbeitet werden müssen. 

Strukturiertes Fehlzeitenmanagement erfolgt in den meisten Unternehmen anhand einer extra dafür erstellten online Lösung oder Software. Üblicherweise können verschiedene Vertragstypen von Mitarbeitern (Vollzeit, Teilzeit etc.) festgehalten werden, die den jeweiligen Anspruch auf verschiedene Fehlzeiten wie Urlaub, Home Office, Fortbildungen usw. beschreiben. 

77% befragter Mitarbeiter, wünschen sich einfache und zeitsparende Möglichkeiten um Urlaubsanträge zu stellen, oder auch Arbeitszeiten zu erfassen. Dies zeigt, wie wichtig es Mitarbeitern ist, zeitsparende und moderne Lösungen für wiederkehrende Probleme zu finden. 

Das Fehlzeitenmanagement als administrativer Prozess, sollte im Unternehmen keine Tätigkeit sein, die viel Bearbeitungszeit verlangt. Das Personalwesen hat wichtigere Aufgaben, als Fehlzeiten von Mitarbeitern strukturiert und transparent darzustellen beziehungsweise zu bearbeiten. Im Fokus sollten hier eher Themen, wie z.B. Rekrutierung neuer Talente sowie Teambuilding-Aktivitäten stehen. Fakt ist, dass Personalmanager sich deutlich zu lange mit Prozessen auseinandersetzen (müssen), die nicht zu ihren Kerntätigkeiten zählen, statt dass sie ausreichend Unterstützung in Form von Softwares erhalten. Grundsätzlich ist das Einführen von strukturiertem Fehlzeitenmanagement ein Schritt hin zur Digitalisierung und dient dazu, Mitarbeiter zu entlasten. 

Die Vorteile von modernem Fehlzeitenmanagement

Der Schritt weg von veralteten, manuellen Lösungen, wie Excel-Tabellen oder Wandkalendern sollte an dieser Stelle nicht weiter erläutert werden müssen.

Bei modernem Fehlzeitenmanagement müssen Anträge nicht mehr gedruckt und über das Personalbüro an Vorgesetzte verschickt werden. Prozesse dieser Art lassen sich in den richtigen Lösungen auf Knopfdruck erledigen und kosten alle Beteiligten nur noch einen Bruchteil der zuvor dafür benötigten Arbeitszeit. 

Ein weiterer Vorteil, der für die Verwendung von smarter HR Software, oder speziellen Lösungen für die Fehlzeitenmanagement sprechen, ist die geringe Fehlerquote. Im Gegensatz zu Wandkalendern, die schnell unübersichtlich werden, kann strukturierte Fehlzeitenmanagement die Abwesenheiten von Mitarbeitern auf einen Blick erkenntlich machen. 

Im Gegensatz von herkömmlichen Excel-Tabellen, die noch immer gerne für das Verwalten von Fehlzeiten herangezogen werden, ist die Fehlerquelle von spezialisierten Lösungen für dieses Thema wesentlich geringer. Laut einer Studie von Microsoft enthalten 88% intern verwendeter Excel-Tabellen Fehler. Diese können sich einschleichen, indem sich beispielsweise ein Zahlendreher eingetippt wird, oder unbemerkt eine Formel überschrieben wird. Das Resultat ist unter Umständen jedoch verheerend, da die Möglichkeit besteht, die gesamte Liste unbrauchbar zu machen, ohne dies überhaupt zu merken. 

Smartes Fehlzeitenmanagement berechnet automatisch mit jedem bestätigtem Antrag die verbleibenden zustehenden Tage der Abwesenheitsart. Dies macht besonders die Urlaubsplanung, sowie den Überstundenabbau eines Mitarbeiters erheblich einfacher, transparenter und sicherer. Die Fehlerquote ausgereifter Lösungen von Fehlzeitenmanagement liegt dabei weit unter der aller herkömmlichen Möglichkeiten. Die (Software-) Lösung berechnet anhand zustehender Fehltage (z.B. Urlaubsanspruch), die Verbleibenden aus und stellt diese übersichtlich dar. Im Idealfall, werden noch regionale und nationale Feiertage automatisch berücksichtigt, um die Fehlerquote erneut zu senken. Dies reduziert auch gleichzeitig den Bedarf der Klärung offener Fragen von Mitarbeiter, wie beispielsweise die Frage nach dem Resturlaub.

Durch eine transparente Darstellung der zu erwarteten Abwesenheiten von Mitarbeitern, zeichnen sich mögliche Mitarbeiterengpässe früh ab und können somit vermieden werden. 

Durch die Verwendung einer speziellen Software für Fehlzeitenmanagement, können Sie also Transparenz schaffen, Fehler reduzieren, Kosten senken, effizientes Arbeiten ermöglichen und Mitarbeiter entlasten. 

Alle Vorteile von moderner Fehlzeitenmanagement auf einen Blick

  • Zeitsparende Prozesse für alle Beteiligten
  • Transparente Informationen zu An- und Abwesenheit von Teamkollegen
  • Weniger Risiko eines Mitarbeiterengpasses
  • Niedrigeres Fehlerpotential als bei herkömmlicher Fehlzeitenmanagement
  • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch die Vereinfachung administrativer Prozesse
  • Mehr Zeit für “wichtigere” Themen im Personalwesen
  • Mitarbeiterspezifische Abwesenheitskonten
  • Automatische Berücksichtigung relevanter Feiertage
  • Weniger offene Fragen zu Themen wie Resturlaub, Urlaubsmitnahme usw.

Fehlzeitenmanagement mit kiwiHR

Das Fehlzeitenmanagement mit kiwiHR erfolgt übersichtlich und transparent. Per Knopfdruck werden Anträge gestellt und an zuständige Vorgesetzte weitergeleitet. Diese können die Anträge ebenso schnell validieren. Das Personalbüro wird in derartige Tätigkeiten nicht mehr mit einbezogen und kann anderen Tätigkeiten nachgehen. Digitalisieren Sie mit kiwiHR und durchdachten Prozessen Ihr Personalwesen und ermöglichen Sie effizientes Arbeiten. Jetzt 14 Tage kostenlos testen oder eine unverbindliche 30-minütige Online Demo mit einem Produktexperten vereinbaren.

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