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Warum KMU eine HR Software brauchen

Jazmin Lopez

Aufgaben aus dem Personalbereich nehmen in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), sowie Startups eine ebenso wichtige Rolle ein wie in großen Konzernen. Doch oft fallen sie so sporadisch oder dezentral an, dass es keinen entsprechenden Bereich dafür gibt. HR Aufgaben werden daher in einer Vielzahl der Fälle von Managern, oder sogar CEOS selbst “nebenher” erledigt. Für viele Führungskräfte stellen personalbezogene, administrative Aufgaben deshalb eine notwendige, aber unliebsame zusätzliche Belastung in einem ohnehin hektischen Arbeitsalltag dar. HR Software kann in vielen Fällen zeitlich entlasten, Fehlerquellen ausmerzen, sowie die Kommunikation und Kollaboration im gesamten Unternehmen verbessern.

Im geschäftigen Alltag für HR-Aufgaben Platz finden

Wer in KMU Personalverantwortung hat, Projekte fristgerecht fertigstellen und ständig wachsam die Kundenanforderungen im Auge behalten muss, jongliert mit vielen Bällen auf einmal. Kleine und mittelständische Unternehmen bieten als Arbeitgeber den großen Vorteil, Mitarbeitern Einblick in viele Bereiche zu geben und mitwirken zu lassen. Gleichzeitig bedeutet die funktionelle Breite aber auch, dass Tätigkeiten außerhalb der eigenen Kernkompetenzen ausgeführt werden müssen. Laut einer von ADP durchgeführten Studie zum Thema ad-hoc HR Management*, haben 70 Prozent der KMU, die bis zu 50 Mitarbeiter beschäftigen, keine fachlich ausgebildeten HR-Manager. Vielmehr sind es Führungskräfte, die anfallende HR-Aufgaben neben ihren Kernfunktionen erledigen. In 54 Prozent der Fälle kümmert sich der Unternehmensinhaber um Personalfragen, in zehn Prozent ist es sogar der CEO persönlich. Diese Mitarbeiter erleben häufig, dass sie bis zu 40% ihrer Arbeitszeit mit HR-relevanten Tätigkeiten verbringen. Darunter sind wertschöpfende Aktivitäten zur Mitarbeiter-Entwicklung und Personalpflege, aber eben auch administrative Prozesse wahre Zeitfresser. Von Aktivitäten “nebenher” zu erledigen kann hier jedoch keine Rede mehr sein. Vielmehr sind HR Aufgaben eine immense Doppelbelastung für Führungskräfte.

Personalbezogene Aufgaben nehmen oft eine hohe Priorität ein

Oftmals werden administrative HR-Aufgaben auf Grund Ihres Charakters oft abgetan und die Wichtigkeit dieser Prozesse unterschätzt. Denn wer möchte gern Fehler in der Gehaltsabrechnung finden? Wer spürt nicht schon beim Gedanken an fehlerhafte Arbeitszeiterfassung oder Überstundenkalkulation den heißen Atem der wütenden Belegschaft im Nacken? Unübersichtliche Urlaubsplanung für Mitarbeiter kann ebenfalls schnell nach hinten losgehen. Spätestens wenn während der Feriensaison ein Mitarbeiterengpass entsteht kann dies negativ ins Gewicht schlagen. Die Auswertung der Fehlzeiten auffälliger Mitarbeiter kann kaum ein Chef auf die lange Bank schieben und die zugesagte Fortbildung des vielversprechenden Kollegen kann auch nicht mehr warten. Ebenso wenig kann der Manager das Recruitment der bewilligten Fachkraft noch länger aussetzen – schließlich müssen die einzelnen Abteilungen reibungslos funktionieren und Ergebnisse erwirtschaften. Verzögerungen, Unterlassungen und Fehler bei solchen Tätigkeiten haben weitreichende Konsequenzen. Schließlich handelt es sich bei HR-bezogenen Aufgaben immer um menschliche Angelegenheiten. Und ein Unternehmen ist nur so gut wie seine Mitarbeiter und deren Arbeitskraft. Das kann Manager schnell unter Druck setzen und zusätzlichen Stress verursachen.

HR-Tätigkeiten belasten Führungskräfte

Laut der von ADP durchgeführten Studie haben 82% der in der Praxis Zuständigen, also die Führungskräfte, haben keine Erfahrung im Personalwesen. Nur 23% dieser Manager haben das Gefühl, mit den richtigen Lösungen und Softwares ausgestattet zu sein, um HR-Aufgaben zufriedenstellend und korrekt ausführen zu können. Es fehlt nicht nur an der nötigen Qualifikation, sondern auch an der Motivation. Nur einem von zehn mit HR-Aufgaben betrauten Angestellten machen diese Tätigkeiten tatsächlich Spaß. Knapp zwei Drittel der Befragten (65%) würde die HR-Zuständigkeit sofort abgeben, wenn sie die Wahl hätten. Diese Zahlen sind ein eindeutiges Zeichen für Frust in der Führungsetage. Denn wenn unliebsame Aufgaben einen zu großen Teil des Arbeitstages ausfüllen, leidet auch die allgemeine Zufriedenheit im Job. Die Umfragewerte bestätigen, dass HR-Aufgaben für 22 Prozent der Zuständigen die Freude im Job senken. Welche Tätigkeiten die Befragten am liebsten vermeiden würden, weil ihnen die nötige Expertise fehlt:

  • 78% befürchten, Gesetzesänderungen nicht zu befolgen oder umsetzen zu können
  • 60% fühlen sich mit dem Management von Mitarbeiterperformance und eventuellen Kündigungen allein gelassen
  • 60% sind sich unsicher über die Einhaltung (teilweise unbekannter) Gesetze oder Rechtsvorschriften
  • 59% wissen die Konfliktlösung nicht fachgerecht anzupacken
  • 49% wünschen sich Hilfe bei Mitarbeiterfortbildungen und Trainings
  • 46% fühlen sich von Aufgaben der Datensammlung und -pflege belastet

 

Alle diese Tätigkeiten kosten Arbeitszeit. Erledigt ein Fachfremder spezifische Tätigkeiten, kann das Einarbeiten, Nachlesen und langsamere Ausführen unter Umständen die Bearbeitungszeit administrativer Aufgaben vervielfachen. Da viele HR-Aufgaben „nebenbei“ im Tätigkeitsfeld einer Führungskraft angesiedelt sind, sinkt außerdem deren Produktivität aufgrund von Unterbrechungen und Frust darüber, einige Themen nicht zufriedenstellend bearbeiten zu können. ADP beziffert den Gesamtaufwand für HR-Aufgaben bei den personalverantwortlichen Managern mit 20 Prozent. Das entspricht bei einer 40-Stunden-Woche knapp 700 Arbeitsstunden pro Jahr je Unternehmen.

Wie kann Software bei der Personalarbeit unterstützen?

Die Ursache für die meisten der HR-bezogenen Herausforderungen von Managern liegt darin, dass das nötige Personalwissen und geregelte Arbeitsprozesse in kleinen und mittleren Unternehmen oft nicht gebündelt vorliegen. Diese Probleme lassen sich oft auch ohne die Einstellung eines HR Managers bewältigen. HR Software kann zuverlässig einen großen Teil der administrativen Aufgaben unter erhöhter Rechtssicherheit lösen. Es bietet sich an, Führungskräften in KMU eine HR Software zur Seite zu stellen, die einfach zu bedienen ist und den Arbeitsalltag bestmöglich erleichtern kann.

  • Zeitersparnis. Bis zu 40 Prozent der für HR-Aufgaben aufgewendeten Arbeitszeit besteht aus administrativen Tätigkeiten wie Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, Standardauswertungen oder Datenpflege. Mit einer HR Software lassen sich diese Tätigkeiten vereinfachen, zeitlich optimieren und teilweise automatisieren.
  • Kostenersparnis. Zentral und digital gesammelte Daten, die sinnvoll gesteuerten Zugangsrichtlinien unterliegen, erleichtern das Handtieren von bürokratischen Aufgaben und der sogenannten Zettelwirtschaft. Der unternehmerische Papierverbrauch sinkt und und die Datentransparenz steigt. Physische Archivierung fällt weg. Der größte Kostenvorteil von Personalsoftware in KMU besteht in der gesparten Arbeitszeit von gut bezahlten Führungskräften. Diese können nun mehr Ressourcen für Geschäftsentwicklung und die eigenen Aufgaben aufwenden.
  • Datensicherheit und -aktualität. Die sichere Steuerung von Zugriffsrechten auf (sensible) Daten und Informationen ist spätestens seit der DS-GVO 2019 ein Muss. HR Software kann den Zugang zu Mitarbeiterdaten einheitlich so einrichten, dass jeder nur das sieht, was er darf. Funktionen wie der Employee Self-Service und die digitale Personalakte machen den betroffenen Mitarbeiter selbst für die relevante Datenpflege verantwortlich und sichern damit die Datenaktualität. Diese einfache Rollenverteilung hilft darüber hinaus, die DS-GVO zu befolgen und reduziert Unsicherheiten bei der Belegschaft.

Erhöhte Transparenz bei geringerer Fehlerhäufigkeit. Eine HR Software folgt sinnvoll festgelegten Prozessen. Die einheitliche Definition beispielsweise von Fehlzeiten und der gleichartige Umgang mit Abrechnungen ermöglicht eine drastisch erhöhte Transparenz von HR-Kennzahlen. Gleichzeitig reduziert Software das Fehlerrisiko bei Tätigkeiten wir Urlaubsplanung, Arbeitszeiterfassung mit Überstundenerfassung, Mitarbeiterverwaltung, Dokumentenmanagement oder Mitarbeiter Onboarding. Diese Funktionen werden möglichst einfach und übersichtlich dargestellt und können in vielen Unternehmen Excel-Tabellen oder andere manuell produzierte Werkzeuge ersetzen. Diese können leicht unübersichtlich werden und stellen zudem eine Fehlerquelle bei dem Vorbereiten von Reportings dar.

Mit HR Software die Kommunikation verbessern und den Fokus auf Kernaufgaben ermöglichen

Durch zentrale und einfache Daten- und Prozesssteuerung vereinfacht HR Software die Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Führungskräften und einer gegebenenfalls vorhandenen Personalabteilung. Antworten auf HR-bezogene Fragen können schneller gefunden werden. Die Ergebnisse weisen zudem eine höhere Qualität auf. Sie verhindert durch standardisierte und optimierte Vorgehensweise Fehler, stellt Prozesse transparent dar und spart allen Beteiligten Zeit. Diese wertvolle Arbeitszeit kann nun in die Kernaufgaben innerhalb der Kompetenzen der Mitarbeiter investiert werden. Kurzum wird Sie HR Software dabei unterstützen das zu erreichen, was alle Unternehmen anstreben: Höhere Effizienz im Arbeitsalltag.  

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