Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte ist die elektronische Version der Mitarbeiterakte. Sie stellt für das Personalwesen eines Unternehmens einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung dar.

Während Stauraum für zuvor benötigte Aktenordner reduziert wird, erhöht die digitale Personalakte ebenfalls die Transparenz und Auffindbarkeit der Mitarbeiterinformationen. Gleichzeitig kann mit der digitalen Personalakte die Aktualität der Datensätze steigen, da sie in vielen Fällen von den Mitarbeitern selbst bearbeitet und aktualisiert werden können. Dies entlastet zuständige HR-Manager und erhöht die effiziente Arbeitsweise der Mitarbeiter.

Inhalt einer digitalen Personalakte

Die digitale Personalakte sammelt alle wichtigen Informationen über einen Mitarbeiter im Unternehmen:

1. Personenbezogene Unterlagen 

  • Bewerbungsunterlagen
  • Arbeitsvertrag
  • Persönliche Daten wie Familienstand, Geburtstag, -ort, Anschrift, Telefonnummer, Notfallkontakt, etc.

2. Informationen für die Gehaltsabrechnung

  • Sozialversicherungsnummer
  • Krankenkasse
  • Lohn- und Gehaltsbescheinigungen
  • Anzahl der Kinder
  • Bankverbindung

3. Zusätzliche Unterlagen

  • Mitarbeiterbeurteilungen
  • Personalentwicklungsplan
  • Fortbildungszertifikate oder Unterlagen

Welche Informationen in eine (digitalen) Personalakte gehören, ist gesetzlich nicht vorgegeben. Jedes Unternehmen kann selbst bestimmen, was es über die Mitarbeiter sammelt. Krankheitsgründe, sowie Unterlagen eines Betriebsarztes dürfen jedoch nicht in die Personalakte, da diese Informationen der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen.

Vorteile der digitalen Personalakte 

  • Sinkender Papierverbrauch resultiert in sinkende Unternehmenskosten
  • Abrufbarkeit der digitalen Personalakte rund um die Uhr
  • Möglichkeit der Mitarbeiter selbst die Akten zu bearbeiten
  • Verbesserter ökologischer Fußabdruck des Unternehmens
  • DSGVO konformes Arbeiten dank sicherem Rechtemanagement
  • Platzsparendes Ablagesystem, da die digitale Personalakte meist online oder in einer Cloud zur Verfügung steht
  • Zugriff auf die Informationen rund um die Uhr

A

  • Arbeitsproduktivität

D

E

F

K

O

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