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Abwesenheitsmanagement

Einfache Urlaubsverwaltung für KMU

Mit kiwiHR beantragen und genehmigen Sie Urlaub mit nur einem Klick. Urlaubssalden werden automatisch berechnet und ein gemeinsamer Kalender erleichtert die Planung. Vergessen Sie aufwendige Excel-Tabellen! Mit kiwiHR, sparen Sie Zeit und Nerven durch die Optimierung Ihrer HR-Prozesse. Heute testen – morgen zufrieden sein!

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Das ideale Abwesenheitsmanagement, um Ihr HR auf das nächste Level zu heben

Dank unserer Employee Self Service Funktion, erhalten Ihre Mitarbeiter mehr Kontrolle über Ihre Daten. Das bedeutet: mehr Zeit für Sie und eine bessere Datenqualität.

  • Urlaub in Sekundenschnelle beantragen und genehmigen
  • Automatische Genehmigung von Abwesenheiten
  • Übersichtlicher Unternehmenskalender
  • Anpassbare Abwesenheitsarten
  • Regionale und individuelle Feiertage
  • Export von Jahresurlaubsdaten
  • Zugriff auch über Smartphone
  • Automatische Berechnung der Urlaubsansprüche
  • Personalisierbare Abwesenheitsrichtlinien

Lieben Sie Ihren Urlaubsplaner ebenso wie Ihren Urlaub

Testen Sie kiwiHR kostenlos und sparen Sie wertvolle Arbeitszeit

Urlaubsverwaltung war noch nie so einfach

Verabschieden Sie sich von Tabellen, E-Mails und wiederkehrenden Fragen dank des einfachen Employee Self Services (ESS).

  • Abwesenheitsanträge sind für jeden Mitarbeiter immer und überall zugänglich.
  • Schneller Genehmigungsprozess
  • Dank unseres schnellen und intuitiven Benachrichtigungssystems sind alle Beteiligten immer auf dem neusten Stand
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Verwalten Sie Abwesenheiten nach Ihren Bedürfnissen

Sie können kiwiHR einfach individuell konfigurieren.

  • Personalisierbare Abwesenheitsarten (Home Office, Schulung, Elternzeit)
  • Egal ob Urlaubsrückstellungen, Resturlaub oder Freizeitausgleich, wir kümmern uns darum.
  • Regionale Feiertage werden automatisch in den Urlaubsanspruch mit eingerechnet
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Alle Urlaube im Blick

Verhindern Sie Personalmangel und erkennen Sie auf Anhieb, ob es Überschneidungen mit anderen Kollegen gibt.

  • Mehr Transparenz dank geteilter Unternehmenskalender
  • Übersicht über Abwesenheiten, kommende Urlaube und ausstehende Anfragen
  • Behalten Sie immer den Überblick über die Urlaubssalden der einzelnen Mitarbeiter
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Alle Informationen an einem Ort

Egal, welcher Aufgabe Sie gerade nachgehen - kiwiHR ist Ihre go-to Plattform, um alle Daten schnell zu finden und zu teilen.

  • Abwesenheiten werden übersichtlich im Lohnabrechnungs-Modul angezeigt
  • Mit unseren Berichten sehen Sie auf einen Blick, ob Ihre Mitarbeiter den ihnen zustehenden Urlaub nutzen
  • Exportieren Sie Urlaubssalden mit einem Klick
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Haben Sie noch Fragen zu unserem Abwenseheitsmanagement?

Unser Experte erklärt Ihnen alles Wissenswerte zum Tool in nur 30 Minuten

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Häufig gestellte Fragen

Effektive Urlaubsverwaltung im Unternehmen

Urlaubsverwaltung ist ein wichtiger Aspekt in jeder Organisation. Durch eine effektive Urlaubsplanung wird sichergestellt, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Auszeiten in Anspruch nehmen können und gleichzeitig der Betrieb reibungslos weiterläuft.

Warum Urlaubsverwaltung wichtig ist

In einem Arbeitsumfeld, in dem jeder Mitarbeiter für seine spezifischen Aufgaben verantwortlich ist, kann eine fehlende oder ineffektive Urlaubsverwaltung zu komplizierten und ärgerlichen Situationen führen. In vielen Fällen werden Urlaubswünsche überschneidend eingegeben und es kann schwierig sein, die Interessen aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unter einen Hut zu bringen.

Diese unorganisierte Vorgehensweise führt oft zu Unzufriedenheit, Frustration und Verärgerung auf Seiten der Mitarbeiter, weil Sie das Gefühl haben, dass ihre Auszeit nicht wertgeschätzt wird. Und das wiederum kann zu schlechteren Arbeitsergebnissen und einer allgemein schlechten Stimmung im Team führen.

Es gibt jedoch eine Lösung für dieses Problem: Eine effektive Urlaubsverwaltung durch HR Software. Eine solche digitale Urlaubsverwaltung mit Hilfe einer HR Software kann dazu beitragen, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fair behandelt werden und dass es zu keinen Überschneidungen bei den Urlaubswünschen kommt.

Die Urlaubsverwaltung kann auch dazu beitragen, dass die Arbeitsbelastung im Team besser verteilt wird. Wenn bestimmte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beispielsweise zu bestimmten Zeiten im Jahr Urlaub nehmen, kann die Arbeit besser auf die anderen Teammitglieder verteilt werden, um sicherzustellen, dass die Aufgaben trotzdem erledigt werden.

Ein weiterer Vorteil einer effektiven Urlaubsverwaltung ist, dass sie dazu beitragen kann, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich besser erholen können. Wenn sie wissen, dass ihre Urlaubswünsche berücksichtigt werden und dass sie ihre Auszeit genießen können, werden sie sich wahrscheinlich besser erholen und mit mehr Energie und Motivation zur Arbeit zurückkehren.

Insgesamt ist eine effektive Urlaubsverwaltung ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Arbeitsumfelds. Sie hilft dabei, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fair zu behandeln, die Arbeitsbelastung besser zu verteilen und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder die Möglichkeit haben, sich zu erholen und mit neuer Energie zur Arbeit zurückzukehren.

Vorteile einer digitalen Urlaubsverwaltung

Der Einsatz digitaler Tools zur Verwaltung von Urlaub hat viele Vorteile gegenüber älteren Systemen auf Papier oder per E-Mail. Einer der größten Vorteile ist die Möglichkeit, von überall aus auf die Plattform zuzugreifen - egal ob vom Handy, Tablet, aus dem Homeoffice oder aus dem Ausland. Dies bedeutet, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbständig Urlaub einreichen und verwalten können, ohne ihre Vorgesetzten oder Personalabteilungen kontaktieren zu müssen.

Durch die Verwendung von digitaler Urlaubsverwaltung können auch HR-Abteilungen die Verarbeitung von Anträgen beschleunigen, indem sie auf ein Dashboard zugreifen und Anträge schnell bearbeiten können. Und letztendlich bietet eine digitale Urlaubsverwaltung auch eine sicherere und dauerhafte Speicherung von Urlaubsanträgen.

Außerdem ist die Urlaubsverwaltungssoftware oftmals mit einer Zeiterfassung verbunden, was dazu führt, dass die Arbeitszeiten immer korrekt sind. Die Arbeitszeit während des Urlaubs wird automatisch in der Zeiterfassung ergänzt, was zu weniger Papierchaos und einer enormen Zeitersparnis für HR Manager führt.

Die Vorteile einer digitalen Urlaubsverwaltung sind jedoch nicht auf die Mitarbeiter und HR-Abteilungen beschränkt. Auch die Geschäftsführung kann von diesem System profitieren. Eine digitale Urlaubsverwaltung ermöglicht es, Urlaubsanträge und -bewilligungen in Echtzeit zu verfolgen. Dies gibt der Geschäftsführung einen besseren Überblick über die Verfügbarkeit von Mitarbeitern und hilft bei der Planung von Projekten und Aufgaben.

Darüber hinaus können digitale Urlaubsverwaltungssoftware auch die Genauigkeit von Urlaubsdaten verbessern. Durch die Verwendung von automatisierten Prozessen können Fehler minimiert werden, die bei der manuellen Eingabe von Daten auftreten können. Dies bedeutet, dass die Urlaubsverwaltung genauer und zuverlässiger wird, was wiederum zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit beitragen kann.

Eine digitale Urlaubsverwaltung kann auch dazu beitragen, die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten zu verbessern. Da alle Informationen in einem zentralen System gespeichert werden, können Mitarbeiter schnell und einfach auf ihre Urlaubsdaten zugreifen und Änderungen vornehmen. Dies kann dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.

Insgesamt bietet eine digitale Urlaubsverwaltung viele Vorteile gegenüber älteren Systemen. Es kann dazu beitragen, die Effizienz und Genauigkeit der Urlaubsverwaltung zu verbessern, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten zu verbessern. Wenn Sie noch kein digitales Urlaubsverwaltungssystem verwenden, sollten Sie es in Betracht ziehen, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren.

Wie kann man mit einer HR-Software die Kontrolle über hybride Modelle behalten?

Ihrer Fantasie sind bezogen auf die Urlaubsarten und Abwesenheiten keine Grenzen gesetzt. Behalten Sie die Übersicht darüber, welche Mitarbeiter beispielsweise in Mutterschutz, Vaterschaftsurlaub, Zwangsurlaub oder Sonderurlaub befinden. Auch welche Mitarbeiter regelmäßig im Homeoffice oder Außendienst arbeiten und welche derzeit aus anderen Gründen abwesend sind. Mitarbeiter können durch den Employee Self-Service personenbezogene Informationen in Form der digitalen Personalakte abspeichern und jederzeit aktualisieren.

Individualisieren Sie Ihre Abwesenheitsregelungen ganz nach Ihren Bedürfnissen

In den Abwesenheits-Arten können Sie ebenfalls einstellen, wie viele Urlaubstage einem Mitarbeiter generell zur Verfügung stehen. Entscheiden Sie ob der Urlaubsanspruch monatsgenau zum Ende des Monats, oder komplett am Jahresbeginn zur Verfügung gestellt wird. Zustehender Resturlaub wird Mitarbeitern zu jedem Zeitpunkt übersichtlich angezeigt und Urlaubsanträge können per Knopfdruck beantragt und vom Vorgesetzten validiert werden. Schluss mit Excel Urlaubsplanern, die nicht richtig funktionieren.

Alle Abwesenheiten im Blick

Die Kalenderfunktion hilft Mitarbeitern dabei die Übersicht über eigene Anträge zu behalten und informiert darüber, wann andere Teamkollegen sich im Urlaub befinden oder allgemein abwesend sind. Mögliche Mitarbeiterengpässe können dank dem smarten Urlaubsplaner für Mitarbeiter vermieden werden. Der smarte Kalender kennt regionale und nationale Feiertage und berücksichtigt diese bei allen gestellten Anträgen automatisch. Hier orientiert sich die Anrechnung an dem zugeteilten Standort des Mitarbeiters. 

Abwesenheitsverwaltung mit einem Klick

Durch ein digitales Abwesenheitsmanagement verlieren weder Teammitglieder, noch deren Vorgesetzte die Übersicht über ihre Abwesenheiten und sparen mit jedem gestellten Antrag Arbeitszeit. Urlaubsanträge und andere Fehlzeiten können von Mitarbeitern von allen Endgeräten beantragt werden und ebenso mühelos vom jeweiligen Führungspersonal bearbeitet werden. Auf diese Weise wird die Administration der Abwesenheitsverwaltung immens verbessert und transparenter gestaltet.

Fazit

Die effektive Verwaltung von Urlaub ist ein wichtiger Faktor für die Zufriedenheit und das Wohlbefinden von Mitarbeitern in einer Organisation. Durch die Auswahl der richtigen Tools und die Verwendung von digitalen Lösungen kann dieser Prozess effizienter und automatisiert werden, was sowohl den Mitarbeitern als auch der Personalabteilung Vorteile bringt. Eine effektive Urlaubsverwaltung schafft ein positives Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motiviert und produktiv arbeiten können.

Urlaub ist nicht nur eine Pause vom Arbeitsleben, sondern auch eine wichtige Zeit für Erholung und Entspannung. Eine effektive Urlaubsverwaltung ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Urlaubszeit optimal zu nutzen und ihre Batterien aufzuladen. Dies kann sich positiv auf ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden auswirken und somit auch zu einer höheren Arbeitszufriedenheit beitragen.

Digitales Personalwesen dank kiwiHR

Ermöglichen Sie Ihrem Unternehmen mit kiwiHR Vorteile in nur einem einzigen sicheren System. Durch den Wechsel zum digitalen Abwesenheitsmanagement verstärken Sie Ihr Personalmanagement indem Prozesse und Unternehmenskommunikation optimiert werden. Sehen Sie kiwiHR als zusätzlichen Mitarbeiter im Bereich Human Resources an, der zahlreiche administrative Aufgaben übernimmt und die Kommunikation zwischen Ihren Personalverantwortlichen und Ihren Mitarbeitern vereinfacht. 

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