Onboarding

Schneller produktiv mit einem strukturierten Onboarding Prozess

Sorgen Sie mit einem reibungslosen Onboarding dafür, dass Mitarbeiter sich schnell im Unternehmen wohlfühlen und in ihr Team und ihren Aufgabenbereich integriert werden.

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Onboarding Checkliste

Binden Sie Mitarbeiter von Anfang an ans Unternehmen

Eine positive Employee-Experience verbessert die Mitarbeiterbindung. Wir helfen Ihnen dabei, die ersten Tage so positiv wie möglich für alle Beteiligten zu gestalten.

  • Automatisierte Onboarding Checklisten
  • Verbessern Sie die Zusammenarbeit mit klaren Zuständigkeiten und Prozessen
  • Speichern Sie alle Dokumente an einem Ort und teilen Sie sie mit wenigen Klicks
  • Mitarbeiter können Ihre Daten dank Employee-Self-Service Funktion selbst eintragen. So verringern Sie den Verwaltungsaufwand.
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Reibungsloser Prozess

Der Onboarding Prozess startet schon lange vor dem ersten Tag. Mit kiwiHR denken Sie rechtzeitig an alles.

  • Das Startdatum neuer Mitarbeiter wird übersichtllich im Dashboard angezeigt. So wissen auch andere Abteilungen über die neuen Kollegen Bescheid.
  • Teilen Sie wichtige Unternehmensdokumente mit den neuen Mitarbeitern für ein effizienteres Onboarding.
  • kiwiHR informiert Sie rechtzeitig über das Ende der Probezeit. So haben Sie genug Zeit, das Mitarbeitergespräch vorzubereiten.
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Sparen Sie Zeit dank Automatisierungen

Wie viel Zeit verbringen Sie mit manuellen Aufgaben? Automatisieren Sie sich mit unseren Checklisten und vereinfachen Sie gleichzeitig Ihre HR-Prozesse.

  • Individualisieren Sie den Prozess für einzelne Standorte oder remote Stellen.
  • Wählen Sie aus einer Vielzahl an Vorlagen von Checklisten die passende - egal ob Offboarding oder Event-Planung
  • Ergänzen Sie weitere Checklisten ganz nach Ihren Bedürfnissen
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Verbessern Sie mit einem strukturierten Prozess die Mitarbeiterbindung

Onboarding muss nicht zeitaufwendig sein.

  • Strukturiertes Onboarding
  • Vorlagen für Checklisten
  • Erstellen Sie Deadlines und Verantwortliche
  • Teilen Sie Aufgaben zu
  • Dokumente einfach teilen
  • Individuelle Vorlagen
  • Mitarbeiter Onboarding
  • Mitarbeiter Offboarding
  • Automatisierte interne Prozesse

Automatisieren Sie Ihren Onboarding Prozess mit einer modernen HR Software

Produktiv von Anfang an

Wie Checklisten den Onboarding Prozess vereinfachen

Ein Onboarding Prozess bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Checklisten sind die einfachste Art, wiederkehrende Prozesse zu handhaben und den damit verbundenen Zeitaufwand zu verringern. Diese können einfach in der Software hinterlegt werden und entsprechenden Mitarbeitern zugeteilt werden.

Der Prozess für neue Mitarbeiter, um ihnen einen funktionierenden Arbeitsplatz zu gewährleisten, sollte standardisiert werden. Es müssen sowohl Hardware als auch benötigte Software zur Verfügung gestellt werden. Dazu gehören ebenfalls regelmäßiges Feedback. Je nach Unternehmen kann der Prozess bereits nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags beginnen.

Diese Aufgaben werden üblicherweise von einem IT-Mitarbeiter erledigt. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sollte im Idealfall von einem Teamkollegen durchgeführt werden.

Zuständigkeiten sind in den meisten Fällen klar verteilt. Mit Checklisten können Mitarbeitern Aufgaben zugewiesen werden, die es bis zu einer Deadline zu erledigen gilt. Es gibt eine Reihe von Vorlagen, die in kiwiHR bereits vorgefertigt zur Verfügung stehen, wie beispielsweise:

Onboarding Checkliste:

  • Vor dem Start neuer Mitarbeiter
  • Erster Arbeitstag neuer Mitarbeiter
  • Erste Aufgaben für Neuzugänge
  • Die ersten 4 Wochen

Offboarding Checkliste :

  • Kündigung eines Mitarbeiters
  • Entlassung eines Mitarbeiters
  • Pensionierung eines Mitarbeiters

Diese Checklisten können noch bearbeitet werden, bevor sie Mitarbeitern zugeordnet werden, um sie besser an Ihre internen Prozessen anzupassen. Teilen Sie Aufgaben auf mehrere Mitarbeiter auf, um Zeit zu sparen. So muss der HR Verantwortliche nicht alle Vorbereitungen selbst treffen. Für eigene Zwecke können natürlich auch Checklisten selbst erstellt und zugewiesen werden.

Wie Sie Mitarbeiterfluktuation effektiv entgegenwirken

Mittlerweile verlässt jeder vierte Arbeitnehmer noch im ersten Jahr der Anstellung das Unternehmen. 20 % davon sogar während der ersten 45 Tage im Unternehmen.

Neue Mitarbeiter verstehen also sehr schnell, ob der neue Arbeitgeber der richtige für sie ist. Viele sind dazu bereit, schnell einen Schlussstrich zu ziehen, sollte ihr Eindruck negativ ausfallen.

Mitarbeiter können durch einen strukturierten Prozess jedoch sehr früh gebunden werden. So wächst die Mitarbeiterbindung um 25 %, wenn Mitarbeiter frühzeitig ins Unternehmen integriert werden. Es geht hierbei auch um die soziale Integration. Statistiken zeigen, dass es 69 % wahrscheinlicher ist, einen Mitarbeiter drei Jahre lang an das Unternehmen zu binden, wenn es einen durchdachten Onboarding Prozess gab.

Diese Zahlen sind teilweise erschreckend hoch und für Unternehmen jeder Größe schwer zu ignorieren, da sie mit hohen Kosten einhergehen.

Wie Sie mit einem Onboarding Prozess Kosten senken

Fachkräftemangel, eine gute Konjunktur und allgemein niedrige Arbeitslosigkeit führen zu einer hohen Nachfrage nach geeigneten Mitarbeitern auf dem Arbeitsmarkt. Besonders in Ballungsräumen und Regionen mit ausgeprägtem Dienstleistungssektor ist die Mitarbeiterfluktuation hoch.

Mit einem strukturierten Onboarding Prozess kann neuen Mitarbeitern viel Wertschätzung entgegengebracht werden, was die Mitarbeiterbindung schnell steigen lässt. Immerhin 15 % der ausscheidenden Mitarbeiter geben an, dass ein fehlendes Onboarding den Entschluss zur Kündigung unterstützt hat.

Eine Kündigung führt für Unternehmen unausweichlich zu hohen Kosten - sowohl finanziell als auch in Bezug auf die Arbeitszeit. Von der Erstellung von Stellenanzeigen, der Durchsicht der Bewerbungen, das Führen von Bewerbungsgesprächen bis zur Vorbereitung darauf.

Neue Mitarbeiter brauchen laut Statistiken 8-12 Monate, bis sie auf dem Level des ehemaligen Kollegen sind. Die Produktivität steigt also im Laufe der Zeit. Außerdem müssen neue Mitarbeiter angelernt und in Unternehmensprozesse eingeführt werden.

Unternehmen sollten daher versuchen, den Onboarding-Prozess dafür zu nutzen, neue Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen zu binden.

Wie Sie die Produktivität im Team um über 10 % steigern können

Wer kennt das nicht: Man kommt voller Tatendrang am ersten Arbeitstag in das neue Unternehmen, um dann festzustellen, dass noch nicht alles vorbereitet wurde. Der Computer ist noch nicht da, Hardware fehlt, Softwares wurden noch nicht installiert oder das eigene Team oder der zugewiesene Ansprechpartner ist heute nicht im Haus.

Situationen dieser Art sind sowohl für die Motivation neuer Mitarbeiter sehr schädlich, als auch sehr peinlich für Unternehmen. Dennoch können über 40 % neuer Mitarbeiter erst nach über einer Woche auf einen voll ausgestatteten Arbeitsplatz zurückgreifen.

Durch einen Onboarding Prozess gehen Sie sicher, dass unter Einhaltung gesetzter Fristen ein erster Arbeitstag gewährleistet wird, der neue Mitarbeiter zufriedenstellt. Eine gute Einarbeitung in verwendete Tools, sowie klar definierte Zuständigkeiten lassen die Performance bereits am Anfang um 11 % steigern.

Wieso ist ein strukturierter Offboarding Prozesses so wichtig?

Unternehmen sollten nicht die möglichen Auswirkungen eines schlechten Offboarding Prozesses unterschätzen. Mitarbeiter, die sich nicht wertgeschätzt fühlen, wenn sie ein Unternehmen verlassen, könnten dem Unternehmen noch nachhaltig schaden.

Dabei spielt es kaum eine Rolle, ob dem Mitarbeiter gekündigt wird, oder ob er das Unternehmen freiwillig verlässt. Portale wie kununu haben einen großen Einfluss auf mögliche neue Bewerber. Mitarbeitern sollte daher kein Grund gegeben werden, aufgrund eines fehlenden Offboarding Prozesses negative Äußerungen zu hinterlassen.

Reduzieren Sie Ihre Arbeitszeit für Personalprozesse um 40%

kiwiHR vereinfacht administrative HR Prozesse wie die Urlaubsplanung, Arbeitszeiterfassung, sowie die Pflege von Mitarbeiterdaten in Form der digitalen Personalakte und anderen Dokumenten. 

Mit einer smarten HR Software sparen Sie knapp 10 Stunden, die Sie sonst für manuelle Aufgaben verwendet hätten. Neben der beträchtlichen Zeitersparnis, werden Daten zudem DSGVO konform in einem einzigen zentralen System erfasst und sicher verwaltet.

Falls Sie davor mit Tabellen gearbeitet haben, können alle Prozesse von einer HR-Software übernommen werden, ohne Dokumente manuell abzugleichen.

Ihre Vorteile mit kiwiHR

Mitarbeiter können die kiwiHR Web-App immer und von jedem Endgerät aus verwenden.

Die Konfiguration ist in wenigen Minuten abgeschlossen und kiwiHR ist einsatzbereit. Somit umgehen Sie eine lange und möglicherweise teure Einrichtung. Profitieren Sie von kiwiHR auf Deutsch, Englisch oder Französisch und optimieren Sie Ihre Personalverwaltung.

Starten Sie noch heute und profitieren Sie von dem stets wachsenden Funktionsumfang von kiwiHR.

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