Intégration d'un nouveau collaborateur : pourquoi l'onboarding est-il primordial ?

Onboarding est un mot anglais qui se traduit littéralement en français par "embarquement". En pratique, ce sont toutes les mesures mises en place pour intégrer un nouvel employé dans l'entreprise. L'intégration d'un nouveau collaborateur concerne tout aussi bien les aspects techniques, que les notions de bien-être en entreprise.

Pourquoi l'onboarding est-il nécessaire ?

Les avantages de l'intégration d'un nouveau collaborateur sont évidents. Tous les acteurs ont ainsi le même niveau d'information lors de l'arrivée de nouvelles recrues. Un plan d'intégration cohérent permet de déléguer les activités récurrentes au personnel le plus approprié. De fait, ce n'est plus à un seul collaborateur de former son nouveau collègue. Grâce à cette délégation réfléchie, le processus d'onboarding peut se mettre en place rapidement, en toute transparence et avec efficacité. L'onboarding permet également de gagner en compétence, dès le début. Enfin, la marque employeur se trouve renforcée et le turnover réduit.

• Il profite aussi bien aux salariés qu'à l'entreprise.

Les nouvelles recrues y voient en effet une chance de vite démarrer dans l'entreprise et les employeurs apprécient d'avoir un collaborateur efficace rapidement. 

• Il permet d'augmenter de 25 % la fidélité des salariés.

Nombre d'entreprises estiment que l'attachement et l'engagement de leurs collaborateurs vont de soi. Que, dans leur mission de RH, le recrutement de nouveaux collaborateurs se suffit à lui-même. C'est faux. Et les chiffres le prouvent. 

• L'efficacité des nouveaux arrivants se voit augmenter jusqu'à 11 %.

En revanche, plus de 40 % des collaborateurs qui ne sont pas passés par un processus d'intégration structuré avouent qu'il leur a fallu au moins une semaine avant de commencer à être productifs.

• L'onboarding a un fort et positif impact sur la baisse du turnover du personnel.

Non seulement les entreprises qui proposent un onboarding RH structuré conservent 90 % de leurs nouveaux embauchés, mais la probabilité de retenir leurs nouveaux collaborateurs pendant trois ans augmente de 69 % ! 

On sait aussi que 45 % des démissions ont lieu la première année, et le coût d'intégration d'un employé représente 25 % de son salaire annuel. Étude Welcome to the Jungle, 2017.

Un plan d’onboarding structuré pour une meilleure intégration

Les chiffres ci-dessus démontrent bien l'importance d'un processus structuré pour réussir l'onboarding de nouveaux collaborateurs. Voici les quatre étapes essentielles de l'onboarding check-list :

1. Avant l'arrivée du nouveau collaborateur

2. Le premier jour de travail

3. Définition des attentes

4. Les 4 premières semaines

1. Avant l’arrivée du nouveau collaborateur

L'entreprise doit tout mettre en œuvre pour accueillir le nouvel arrivant dans les meilleures conditions et lui permettre de démarrer de manière productive le jour J. Cela passe par :

• Un poste de travail dédié et opérationnel : configuration de l'ordinateur, attribution d'une adresse mail et des mots de passe.

• Un plan d'intégration défini par le service d'accueil.

• Le livret d'accueil remis par les ressources humaines.

• Un mail de bienvenue personnalisé de la direction pourra aussi donner au nouveau collaborateur un signal fort de bienvenue lors de sa prise de poste.

2. Le premier jour de travail

C'est un fait : la première journée de travail jette les bases d'une coopération réussie. Accompagnez le nouveau jusqu'à son poste de travail. Transmettez-lui les documents à connaître, les règles propres à l'entreprise ainsi que la culture d'entreprise. Et bien sûr, remettez-lui la clef de son bureau - si bureau il y a. Pensez également à mettre à l'ordre du jour, avec lui, une visite du service et la présentation de l'équipe. Pour bien faire, le mieux serait même de prévoir un petit-déjeuner ou un déjeuner en commun avec tout le service.

Le processus d’onboarding avec kiwiHR est basé sur des check-listes pré-établies. Elles incluent tous les points permettant d’intégrer de la meilleure manière possible les nouveaux collaborateurs. Voyez avec vos équipes comment les répartir au mieux, fixez des délais si besoin et soyez prêts pour accueillir parfaitement vos nouveaux employés. 

3. Une définition des attentes claires

Savoir ce que l'on attend de nous est essentiel. Cela vaut aussi pour le jour J d'une nouvelle mission, valorisé par des indications claires plutôt que par un laissez faire propice à l'ennui. C'est pourquoi un plan d'intégration formel et des attentes définies à l'avance auront un impact efficace sur l'onboarding du nouveau collaborateur. 

4. Les 4 premières semaines

Il n'est pas rare de voir des salariés quitter leur nouvelle entreprise dès les premières semaines ! Mais on peut y remédier en encourageant et en stimulant les nouveaux collaborateurs. En plus des formations dispensées par les collègues, on aura intérêt à mettre en place des débriefs avec leur supérieur hiérarchique, un peu comme un mini entretien annuel d'évaluation. Cela encourage la motivation et donne aux nouveaux arrivants un sentiment d'appartenance non négligeable.

Quels sont les meilleurs outils pour une intégration collaborateur RH réussie ?

1. Logiciels de gestion de la formation pour planifier et organiser les programmes de formation pour les nouveaux salariés.

2. Logiciels de gestion des employés pour gérer les données collaborateurs, et suivre leur progression et les évaluer.

3. Plateformes de collaboration pour communiquer et travailler ensemble, même à distance.

4. Portails d'entreprise pour permettre aux employés d'accéder aux informations et aux outils nécessaires pour accomplir leur travail, comme les politiques de l'entreprise, les calendriers, les documents importants, etc.

5. Système de mentorat pour un transfert de compétences depuis les salariés les plus expérimentés vers les nouveaux arrivants.

6. Système de feedback pour permettre aux collaborateurs de donner et de recevoir des retours sur leur performance, afin de faciliter le développement professionnel.

7. Outils de gestion des missions et des activités pour planifier et de suivre les tâches quotidiennes, planifier des réunions et de partager des informations.

Bien intégrer un nouveau salarié : tout le monde y gagne !

Un processus d’onboarding structuré permet aux entreprises d’accueillir leurs nouveaux collaborateurs de manière appropriée en s’appuyant sur un partage du travail fiable. La productivité des collaborateurs s’en trouve augmentée non seulement au niveau individuel, pour les nouveaux arrivants, mais également au niveau des équipes en place.  

• Conditions de travail optimales pour les nouvelles recrues
• Démarrage efficace des arrivants
• Gain de temps dans l’acceptation des nouveaux collègues
• Responsabilités énoncées clairement, efficacité dans le travail
• Rapidité de la formation des nouveaux collaborateurs
• Intégration des nouveaux dans leur service
• Diminution du turnover
• Meilleure image de l’employeur

L’intégration de nouveaux collaborateurs réduit les fluctuations du personnel. Et c’est prouvé ! Parallèlement, on observe une plus grande fidélité des employés. Investir dans ce processus devrait faire partie d’une stratégie RH à long terme dans les entreprises.

À noter : un onboarding en télétravail peut être un peu différent d'un onboarding classique. Cependant, les grandes lignes principales resteront inchangées. Et n'oubliez pas, à l'instar de l'onboarding, l'offboarding est aussi très important !