SIRH : définition, fonctionnalités et mise en place

De plus en plus de responsable RH ou dirigeants utilisent un SIRH pour gérer plus efficacement leurs ressources humaines. Mais que fait un SIRH exactement ? Et quels avantages peut-il apporter à votre entreprise ? On fait le point pour vous.

1. Qu'est-ce qu'un SIRH ?
2. Quelle est la différence entre un SIRH, un logiciel RH, un HRMS et un HCM ?
3. Quelles sont les fonctionnalités d'un outil de gestion SIRH ?
4. Pourquoi mettre en place un SIRH ?
5. Quelle est la différence entre SIRH en SaaS et à télécharger ?
6. Est-ce qu'un système RH remplace le manager RH ?
7. Quels sont les principaux challenges pour l'entreprise ?
8. Comment choisir son logiciel RH ?
9. Combien coûte un SIRH ?

Qu'est-ce qu'un SIRH ?

Un SIRH (Système d'Information des Ressources humaines) est une solution digitale qui facilite au quotidien la gestion des ressources humaines (GRH) d’une entreprise, allant de la gestion des absences au recrutement de nouveaux employés. Ce type de plateforme RH est accessible en ligne et offre une interface employeur et employés (self-service RH).

Quelle est la différence entre un SIRH, un logiciel RH, un HRMS et un HCM ?

Les termes SIRH, logiciel RH, HRMS et HCM sont souvent confondus et se réfèrent tous à des systèmes utilisés pour gérer les ressources humaines au sein d'une entreprise. Ils présentent toutefois des différences subtiles.

• Un SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines) est une plateforme qui intègre l'ensemble des processus RH, y compris la gestion administrative, la paie, le recrutement, les entretiens professionels et la formation.
• Un logiciel RH est généralement un outil plus spécifique, axé sur la gestion (ce qu'on appelle parfois Core RH) d'un ou de quelques processus RH spécifiques.
• HRMS (Human Resource Management System) est souvent utilisé comme un synonyme de SIRH.
• Un HCM (Human Capital Management) se concentre davantage sur l'aspect stratégique de la gestion des talents et vise à optimiser la contribution des collaborateurs à la réussite globale de l'entreprise.

En résumé, le SIRH est complet, le logiciel RH est plus ciblé, le HRMS est similaire au SIRH, et le HCM met l'accent sur la gestion stratégique des talents.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel SIRH ?

• Gestion des congés
• Gestion des absences 
• Gestion des temps de travail et heures supplémentaires
• Dossier du personnel
• Gestion de la paie
• Formations
• Gestion des contrats de travail
• Onboarding / Offboarding des collaborateurs
• Recrutement et management des talents
• Tableaux de bord RH
• Gestion des entretiens
• Etc.

Le SIRH est donc un véritable support pivot de la fonction RH et des équipes RH en général.

Pourquoi mettre en place un SIRH ?

Les avantages d'un SIRH sont nombreux. Chef d'entreprise, DRH ou responsable administratif, vous hésitez à mettre en place un HRMS dans votre entreprise pour optimiser vos processus RH ? 

On vous détaille les 5 bonnes raisons qui devraient vous convaincre à mettre en place un SIRH :

1. Réduction du risque d'erreur

La vie d'un responsable RH dans une entreprise est dense. Elle s'articule autour des différentes missions à accomplir, à d'éventuelles heures supplémentaires à gérer, mais aussi à des absences liées à des déplacements, à des arrêts de travail, aux congés... Tout ceci est source d'erreurs, notamment quand ces données RH sont envoyées par email pour ensuite être saisies dans des fichiers de type Excel ! Avec une plateforme RH, toute cette lourdeur administrative disparaît. Le système d'information automatise toutes les tâches : temps de travail, présences, absences, activités des équipes et réalise les mises à jour.

2. Gain de temps et augmentation de la productivité

La mise en place d'un outil de gestion RH va simplifier les tâches récurrentes, souvent fastidieuses, et en les automatisant, les responsables et dirigeants d’entreprise vont pouvoir réinvestir le temps gagné sur des tâches à plus fortes valeur ajoutée. Les collaborateurs vont également voir leur productivité croître dans la mesure où la saisie des données (heures effectuées, heures supplémentaires...) va être extrêmement simplifiée et plus rapide.

3. Une préparation de la paie facilitée

Une fiche de paie sur trois comporterait des erreurs. Outre les erreurs dues à la saisie (RTT, heures supplémentaires, vacances...), on trouve également des inexactitudes dues au manque de communication entre le service des ressources humaines et le service de comptabilité, comme par exemple un changement d'adresse ou de statut. Un HRMS centralise toutes les informations sur vos collaborateurs nécessaires à la préparation de la paie et simplifie l'échange des données entre les services.

4. Données du personnel et RGPD

Aujourd'hui, tous les responsables RH sont soumis à une réglementation européenne très stricte dictée par le RGPD. Les logiciels de ressources humaines répondent de façon très stricte à la législation et les informations confidentielles sont centralisées tout en étant parfaitement sécurisées et préservées. Les données concernant les collaborateurs de votre entreprise sont ainsi protégées dans un SIRH, véritable coffre fort numérique.

5. Un pas de plus vers le 0 papier

Outre tous les avantages liées à l'automatisation et à la simplification des tâches, l'utilisation d'un SIRH permet une totale dématérialisation et donc, une réduction considérable des déchets liés au papier, à leur impression... Aujourd'hui, les TPE et les PME ont pris le chemin de la digitalisation de leurs fonctions RH et les solutions RH en ligne entrent pleinement dans cette logique.

Quelle est la différence entre un SIRH en SaaS et à télécharger ?

La différence entre un SIRH dans le cloud (SaaS) et un SIRH à télécharger réside dans leur mode de déploiement. Un HRMS dans le cloud est hébergé sur des serveurs distants accessibles via internet. Ainsi, les utilisateurs peuvent y accéder de nimporte où et à partir de n'importe quel appareil connecté, sans avoir besoin de télécharger ou d'installer un logiciel. Cela offre une grande flexibilité et facilite les mises à jour effectuées par le fournisseur.

En revanche, un logiciel RH à télécharger nécessite une installation locale sur les serveurs de l'entreprise, ce qui peut engendrer des coûts supplémentaires liés à la maintenance et aux mises à jour. De plus, les utilisateurs sont généralement limités à l'accès depuis les locaux de l'entreprise, ce qui peut restreindre la mobilité et l'accessibilité.

En résumé, un SIRH en SaaS (Software As a Service) offre une solution plus flexible et accessible, tandis qu'un SIRH à télécharger implique une installation locale avec des contraintes potentielles en termes de mobilité. Par ailleurs, certains pensent encore que l'installation d'un logiciel en local est garant d'une meilleure sécurité des données RH.

Est-ce qu’un système RH remplace le manager RH ?

Le SIRH constitue une aide précieuse pour gérer la partie administrative du service des Ressources Humaines. Les responsables administratifs auront ainsi plus de temps pour des tâches stratégiques. Les missions du responsable RH s'en verront allégées.

La machine n'est donc pas encore sur le point de remplacer l’humain. Les services RH auront toujours besoin de responsables. Ce type de logiciels est simplement là pour faciliter leur quotidien, pour apporter du gain de temps, en ce qui concerne les cycles de paie ou le suivi des absences des collaborateurs par exemple.

Quels sont les principaux challenges pour l'entreprise ?

La mise en place d'un Système d'Information des Ressources Humaines (SIRH) peut être un défi de taille pour les entreprises. Les deux principaux défis rencontrés sont les suivants:

• Garantir la confidentialité des données des employés tout en assurant leur accessibilité aux parties concernées,
• Adapter le SIRH aux besoins spécifiques de l'entreprise, notamment en termes de reporting et de gestion des processus RH.

Pour surmonter ces défis, il est essentiel de mener une analyse approfondie des besoins de l'entreprise et de travailler en étroite collaboration avec les équipes informatiques pour garantir la sécurité des données. Une formation adéquate des utilisateurs finaux peut également aider à garantir une utilisation efficace du système. Enfin, il est important de mettre en place une stratégie de gestion du changement pour aider les employés à s'adapter à l'utilisation du SIRH et à en tirer pleinement parti.

Comment choisir son logiciel RH ?

Comme énnoncé précédemment, il n'est pas toujours aisé de choisir le logiciel de gestion administrative du personnel qui correspondra à la fois aux besoins de la fonction RH, aux attentes du N+1 et qui sera facilement adopté et utilisé par les salariés. Si le coût est bien entendu à prendre en considération, il n'est pas le seul critère sur lequel se baser. Notre aide au choix SIRH sous forme de check-list pourra sûrement vous aider, ainsi que notre article sur les SIRH les plus utilisés.

Combien coûte un SIRH ?

En moyenne, une PME ne devrait pas payer plus de 3 à 5€ par employé par mois et par utilisateur pour avoir un outil en SaaS (pour Software as a Service) répondant à ses besoins. Un bon exemple de SIRH est le logiciel RH de kiwiHR.

Le prix d’un logiciel SIRH varie en fonction du contenu demandé. Pour s'adapter aux besoins des entreprises, qui ne sont pas nécessairement les mêmes, il y a donc différents abonnements : prix unique, à la carte par module(s), par package, dégressifs en fonction du nombre d’employés… Les SIRH peuvent vite être coûteux, d’où la nécessité absolue pour l’entreprise d’établir un cahier des charges précis de ses besoins. Une PME n’aura pas les mêmes besoins qu’une grosse entreprise qui se tournera vers des solutions SIRH beaucoup plus complexes et donc, plus chères.