SIRH : définition, fonctionnalités et mise en place

De plus en plus de responsable RH ou dirigeants utilisent un SIRH pour gérer plus efficacement leurs ressources humaines. Mais que fait un SIRH exactement ? Et quels avantages peut-il apporter à votre entreprise ? On fait le point pour vous.

1. Qu'est-ce qu'un SIRH ?
2. Quelles sont les fonctionnalités d'un outil de gestion SIRH ?
3. Pourquoi mettre en place un SIRH ?
4. Est-ce qu'un système RH remplace le manager RH ?
5. Comment choisir son logiciel RH ?
6. Combien coûte un SIRH ?

Qu'est-ce qu'un SIRH ?

Un SIRH (Système d'Information des Ressources humaines) est une solution digitale qui facilite au quotidien la gestion des ressources humaines (GRH) d’une entreprise, allant de la gestion des absences au recrutement de nouveaux employés. Ce type de plateforme RH est accessible en ligne et offre une interface employeur et employés (self-service RH).

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel SIRH ?

• Gestion des congés
• Gestion des absences 
• Gestion des temps de travail et heures supplémentaires
• Dossier du personnel
• Gestion de la paie
• Formations
• Onboarding / Offboarding des collaborateurs
• Recrutement et management des talents
• Tableaux de bord RH
• Etc.

Le SIRH est donc un véritable support pivot de la fonction RH et des équipes RH en général.

Pourquoi mettre en place un SIRH ?

Les avantages d'un SIRH : gain de temps, augmentation de la performance, respect de la réglementation, minimisation du risque d'erreur humaine et démarche environnementale. Chef d'entreprise, DRH ou responsable administratif, vous hésitez à mettre en place un logiciel RH dans votre entreprise pour optimiser vos processus RH ? 

On vous détaille les 5 bonnes raisons qui devraient vous convaincre à mettre en place une solution SIRH :

1. Gain de temps et risque d’erreur minimisé

La vie d'un responsable RH dans une entreprise est dense. Elle s'articule autour des différentes missions à accomplir, à d'éventuelles heures supplémentaires à gérer, mais aussi à des absences liées à des déplacements, à des arrêts de travail, aux congés... Tout ceci est source d'erreurs, notamment quand ces données RH sont envoyées par email pour ensuite être saisies dans des fichiers de type Excel ! Avec une plateforme RH, toute cette lourdeur administrative disparaît. Le système d'information automatise toutes les tâches : temps de travail, présences, absences, activités des équipes et réalise les mises à jour.

2. Augmentation naturelle de la productivité

La mise en place d'un outil de gestion RH va simplifier les tâches récurrentes, souvent fastidieuses, et en les automatisant, les responsables et dirigeants d’entreprise vont pouvoir réinvestir le temps gagné sur des tâches à plus fortes valeur ajoutée. Les collaborateurs vont également voir leur productivité croître dans la mesure où la saisie des données (heures effectuées, heures supplémentaires...) va être extrêmement simplifiée et plus rapide.

3. Une solution au service de votre comptabilité

Une fiche de paie sur trois comporterait des erreurs. Outre les erreurs dues à la saisie (RTT, heures supplémentaires, vacances...), on trouve également des inexactitudes dues au manque de communication entre le service des ressources humaines et le service de comptabilité, comme par exemple un changement d'adresse ou de statut. Une application de ressources humaines centralise toutes les informations sur vos collaborateurs nécessaires à la préparation de la paie et simplifie l'échange des données entre les services.

4. Dossier du personnel et RGPD

Aujourd'hui, tous les responsables RH sont soumis à une réglementation européenne très stricte dictée par le RGPD. Les logiciels RH répondent de façon très stricte à la législation et les informations confidentielles sont centralisées tout en étant parfaitement sécurisées et préservées. Les données concernant les collaborateurs de votre entreprise sont ainsi protégées dans un SIRH, véritable coffre fort numérique.

5. Une entreprise citoyenne proche des problèmes environnementaux

Outre tous les avantages liées à l'automatisation et à la simplification des tâches, l'utilisation d'un SIRH permet une totale dématérialisation et donc, une réduction considérable des déchets liés au papier, à leur impression... Aujourd'hui, les TPE et les PME ont pris le chemin de la digitalisation de leurs fonctions RH et les logiciels RH en ligne entrent pleinement dans cette logique.

Est-ce qu’un système RH remplace le manager RH ?

Le SIRH constitue une aide précieuse pour gérer la partie administrative du service des Ressources Humaines. Les responsables administratifs auront ainsi plus de temps pour des tâches stratégiques. Les missions du responsable RH s'en verront allégées.

La machine n'est donc pas encore sur le point de remplacer l’humain. Les services RH auront toujours besoin de responsables. Ce type de logiciels est simplement là pour faciliter leur quotidien, pour apporter du gain de temps, en ce qui concerne les cycles de paie ou le suivi des absences des collaborateurs par exemple.

Comment choisir son logiciel RH ?

Il n'est pas toujours aisé de choisir le logiciel de gestion administrative du personnel qui correspondra à la fois aux besoins de la fonction RH, aux attentes du N+1 et qui sera facilement adopté et utilisé par les salariés. Si le coût est bien entendu à prendre en considération, il n'est pas le seul critère sur lequel se baser. Notre aide au choix SIRH sous forme de check-list pourra sûrement vous aider.

Combien coûte un SIRH ?

En moyenne, une PME ne devrait pas payer plus de 3 à 5€ par employé par mois et par utilisateur pour avoir un outil en SaaS (pour Software as a Service) répondant à ses besoins. Un bon exemple de SIRH est le logiciel RH kiwiHR.

Le prix d’un logiciel SIRH varie en fonction du contenu demandé. Pour s'adapter aux besoins des entreprises, qui ne sont pas nécessairement les mêmes, il y a donc différents abonnements : prix unique, à la carte par module(s), par package, dégressifs en fonction du nombre d’employés… Les SIRH peuvent vite être coûteux, d’où la nécessité absolue pour l’entreprise d’établir un cahier des charges précis de ses besoins. Une PME n’aura pas les mêmes besoins qu’une grosse entreprise qui se tournera vers des solutions SIRH beaucoup plus complexes et donc, plus chères.