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Comment bien gérer les congés de ses salariés ?

Aude Creveau

Saviez-vous que la gestion des tâches administratives RH pouvaient atteindre jusqu'à 700 heures par an ? Parmi celles-ci, le suivi des temps de travail et la gestion des absences et congés des salariés ont la part belle. Des heures nécessaires mais non optimisées car elle ne sont pas dédiées à des missions stratégiques dans la gestion de vos ressources humaines.

Pourquoi les PME ont tout à gagner à automatiser la gestion des absences et congés ?

La planification des vacances à l'aide de feuilles de calcul, de calendriers XXL ou même de calendrier mural est souvent confuse et source d'erreurs. Les entreprises le savent et pourtant la plupart d'entre elles persistent dans ces processus non efficaces. Aujourd'hui il existe des solutions RH ou SIRH très simples et peu coûteuses qui automatisent la gestion des congés et absences. 

Avantage n°1 : Gestion des absences en temps réel

Quoi de plus confortable pour un chef d'entreprise ou un responsable RH que de voir en un coup d'oeil le tableau des absences de ses collaborateurs ? Que les salariés soient en congé, en RTT, malades ou encore en formation, les modules de gestion des absences des logiciels RH affichent le tableau de présence de vos collaborateurs en temps réel pour que vous soyez toujours à jour. 

Avantage n°2 : Validation des vacances en un clic

Finis les post-it et emails qui se perdent ! Oubliés les formulaires de congés sur papier qui génèrent de la confusion et des dépenses. Avec ce logiciel RH, toutes les demandes et validations sont automatisées. Les allers-retours disparaissent, ce qui procure un énorme gain de temps, à la fois pour l'employeur mais aussi pour le salarié.

Avantage n°3 : Meilleure coordination des équipes

En plus d'être compliqué, la mise à jour du calendrier de congé sur lequel on raye et on réécrit sans cesse de nouvelles dates, est une source de malentendus, susceptibles de créer de la confusion et de la désorganisation dans les équipes. Avec un logiciel de gestion des absences et congés, tous ces écueils disparaissent, même pour les TPE/PME n'ayant pas de personne dédiée à la gestion RH. 

Avantage n°4 : Précision sur la fiche de paie

Il faut également savoir que la numérisation de ces données, et leur calcul automatique, améliore la précision des fiches de paie et réduit à néant le stress occasionné par les erreurs.

Avantage n°5 : La fin des processus obsolètes

La gestion digitale des congés et absences donne donc à l’ensemble des collaborateurs de l'entreprise une vision immédiate du calendrier des présences. Et tout cela en temps réel. Avec un logiciel de gestion des absences et congés, les salariés peuvent, en accord avec leur manager, décider des dates de leurs congés et absences en un seul clic, la mise à jour se faisant instantanément pour chaque employé.

kiwiHR : logiciel de gestion des absences en entreprise

kiwiHR est une application web de type SAAS (Software as a Service) qui ne nécessite aucune installation ou configuration compliquée. Grâce à une interface utilisateur très intuitive, la demande et la validation des absences de tout type se fait en quelques secondes seulement via son ordinateur et son smartphone. Passé cette étape, le logiciel se charge de calculer le soldes des vacances, RTT ou autres absences.