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PME : 5 critères essentiels pour bien choisir son logiciel RH - SIRH

Aude Creveau

Outil incontournable pour toute entreprise, le SIRH - Système d’information Ressources Humaines - vous apportera de nombreux avantages : respect des délais légaux, gain de temps dans le traitement des tâches automatisées et fiabilité dans le traitement des données RH.

Le SIRH peut être proposé à l’achat et installé sur vos appareils informatiques, ou en mode SaaS (Software as a Service). Le Saas est un abonnement qui permet d’accéder à distance au logiciel RH hébergé dans un cloud sécurisé.

Les prestations proposées sont nombreuses et modulables, il est donc nécessaire de bien identifier ses besoins qui définissent souvent le prix et la complexité d’utilisation du SIRH. Les PME doivent tout particulièrement faire attention à cette analyse de besoins.

  • Gestion des temps et des activités
  • Gestion des congés et absences
  • Gestion de la paie
  • Recrutement 
  • Dossier du personnel
  • Onboarding RH 
  • Suivi des compétences
  • Gestion des notes de frais
  • Gestion documentaire
  • Indicateurs RH et rapports

Voici 5 critères essentiels pour vous aider à bien choisir votre SIRH.

Critère n°1 : L’analyse financière et géographique de votre entreprise

L’implantation d’un logiciel RH dans votre PME est un projet réfléchi : il est préférable que vos besoins soient répertoriés précisément afin de choisir le logiciel RH qui les comblera au mieux tout en maîtrisant les coûts.

Vous devez analyser votre entreprise sous les aspects suivants :

  • La situation financière de l’entreprise pour définir le budget que vous souhaitez allouer à la mise en place de ce système (prestations de formation et de support inclus).
  • L’analyse de votre implantation géographique : le secteur dans lequel est implantée votre entreprise détermine les aspects légaux auxquels vous êtes assujettis en matière de gestion du personnel. Chaque zone ayant ses propres règles, le logiciel RH ne sera pas le même selon que votre entreprise est présente en France uniquement ou possède d’autres sites à l’international. Que vous optiez pour un SIRH classique ou un logiciel RH en mode Saas il est important de contrôler la couverture géographique du logiciel et de paramétrer le plan de développement à l’international le cas échéant.

Critère n° 2 : Les processus de gestion des temps et de gestion des congés

L’enveloppe budgétaire dont vous disposez peut vous amener à faire des choix parmi les services proposés par les différents éditeurs de logiciel. L’objectif est d’obtenir un coût au plus près de votre budget, tout en conservant une prestation adaptée à votre besoin.

Dans tous les cas, vous ne pouvez pas faire l’impasse sur une prestation de gestion des temps et la gestion des congés performante, au risque de perdre beaucoup de temps en corrections et vérifications. Un logiciel RH qui maîtrise parfaitement ces fonctionnalités (calcul automatique des soldes des heures de travail, des heures supplémentaires, des congés payés, des RTT, des congés anticipés….) sera garant des bonnes informations transmises au service comptabilité ou de la paie.  Vous aurez également accès aux outils décisionnels RH comme les tableaux de bord, indicateurs RH et autres reportings pour faciliter le pilotage de votre activité.

Les prestations du type gestion des recrutements et des compétences sont adaptées aux entreprises de tailles intermédiaires ou aux grandes entreprises ayant des objectifs d’embauches à court et moyen terme, mais peuvent également apporter un support significatif aux PME.

Critère n°3 : La formation au SIRH

La formation à la prise en main de l’outil est indispensable pour éviter les erreurs de paramétrage et pertes de temps inutiles. Le coût et le temps investis seront très vite rentabilisés par une utilisation rapide et correcte du logiciel RH. Il est nécessaire que le ou les administrateurs du SIRH soient parfaitement à l’aise dans l’utilisation des fonctionnalités de celui-ci. 

Les SIRH complexes nécessitent une formation sur site à l’aide d’un technicien alors que les solutions SaaS de logiciel RH pour PME sont en général plus intuitives pour une prise en main rapide et facile dès la configuration de l’outil. En général ils sont précédés d’une démonstration en ligne avec un conseiller du logiciel qui vous aide pour la mise en route et à qui vous pouvez poser toutes vos questions en direct.

Il existe également des ressources gratuites sur Internet : forums ou tutoriels qui peuvent venir compléter la formation dispensée par l’éditeur de logiciel. Mais attention cependant à bien vérifier la source et la date des informations mises en ligne pour vous assurer d’avoir toujours des renseignements actualisés.

Pensez également aux employés qui ne sont pas administrateurs du logiciel RH, mais qui auront néanmoins à l’utiliser de manière quotidienne pour noter leurs heures de travail ou faire leurs demandes de congés par exemple. Un bon SIRH pour PME est un portail RH qui s’utilise facilement par l’ensemble des utilisateurs de l’entreprise. (Lire notre article sur le self-service RH). 

Critère n 4 : Le niveau de support technique et clientèle du logiciel RH

Les grandes entreprises disposent d’une Direction des Services Informatiques qui gère ce type de problèmes. Dans votre PME, il vous faudra analyser les ressources dont vous disposez en interne pour le dépannage informatique. Vous pourrez ensuite choisir la prestation de support et dépannage la plus adaptée à votre budget et à votre besoin.

L’analyse de vos ressources internes sur la compétence « support informatique » vous permettra également de choisir de façon éclairée la forme du SIRH : achat du logiciel RH à mettre en place en interne sur votre installation informatique, ou abonnement en mode Saas en ligne.

L’utilisation du SIRH en mode Saas a de nombreux avantages

  • Les données sont stockées en externe (réseau hyper sécurisé et conforme au RGPD) et ne peuvent donc pas être récupérées en cas de piratage du réseau interne de l’entreprise.
  • La mise à jour du logiciel se fait automatiquement par l'éditeur du logiciel sans même vous en apercevoir, vous n’avez aucune responsabilité, ni investissement à faire côté technique. 
  • Le portail RH est accessible pour tous les utilisateurs (avec des restrictions d’autorisation concernant les données RH confidentielles) depuis n’importe quel poste informatique connecté à Internet ou appareil mobile.
  • Le support client par messagerie instantanée.

Si vous utilisez d’autres ERP dans votre entreprise vous devez définir si ces outils seront en lien avec votre logiciel RH et vérifier que les interfaces des différents logiciels permettent un transfert de données fluide.

Critère n°5 : Définissez vos objectifs de croissance

L’analyse de la position actuelle de votre entreprise sur le marché, ses atouts et axes d’amélioration, ainsi que la définition de vos objectifs de croissance seront une base de décision.

Le choix de votre SIRH sera en effet directement impacté par la stratégie de votre entreprise : si vos perspectives de croissance sont élevées vous attendrez de votre SIRH qu’il s’adapte facilement à l’augmentation de votre masse salariale, avec une gestion des entrées rapide et intuitive, et un traitement efficace des réorganisations de services.

L’installation d’un SIRH est donc une étape importante dans la vie votre entreprise. Une fois vos critères et objectifs clairement définis, vous pourrez choisir la forme de logiciel RH que vous souhaitez installer et l’éditeur avec lequel vous souhaitez travailler.


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