Pourquoi digitaliser les dossiers du personnel ?

    Jazmin Lopez

    La digitalisation des dossiers du personnel est une grande étape à franchir pour les sociétés, notamment pour les PME. Outre le gain de temps manifeste, la numérisation est aussi le meilleur moyen de stocker les données en toute sécurité.

    Que contient le dossier du personnel ? 

    Le dossier du personnel contient les données personnelles et professionnelles des salariés. C’est un dossier confidentiel, accessible aux responsables RH de l’entreprise. 

    Données personnelles

    • Nom, prénom, genre
    • Lieu et date de naissance
    • Adresse, téléphone privé
    • Numéro de sécurité sociale de l’employé
    • Permis de conduire 
    • Contact à prévenir en cas d’urgence 

    Données professionnelles

    • Protocole de recrutement (CV, copie des diplômes, tests, entretiens d’embauche…)
    • Contrat de travail avec l’entreprise
    • Les rapports d’entretiens de performance ou bilans annuels
    • Certificats de formation
    • Avenants au contrat de travail, évolution de carrière du salarié
    • Dossier disciplinaire (lettre d’avertissements)
    • Entretien et lettre de sortie (démission, licenciement)

    Les dossiers du personnel vit tout au long de la période passée par le collaborateur dans l'entreprise. Il s'enrichit au fur et à mesure et permet d'avoir une vue complète sur la vie du salarié dans la société.

    Dossier du salarié et RGPD : règles à respecter

    Le dossier du personnel comporte donc des données personnelles et confidentielles. D'après le CNIL, chaque salarié a le droit de consulter son dossier. Il peut en faire la demande auprès de son service de ressources humaines ou si l’entreprise utilise un logiciel SIRH, le salarié peut se connecter directement avec ses codes d’accès. Mise à part les personnes en charge de la gestion RH, aucun autre salarié de l’entreprise n’a accès aux dossiers d’autres collaborateurs. A noter que la nouvelle réglementation relative au RGPD demande de supprimer les données personnelles après le départ du salarié.

    Attention à la discrimination !

    Le dossier du personnel contient des données importantes, dont des informations personnelles. Le service RH doit cependant faire attention à ne pas faire figurer certaines informations non autorisées par la loi. Toutes les informations qui pourraient faire l’objet de discrimination au sein de l’entreprise ne doivent surtout pas être mentionnées dans le dossier du salarié. Par exemple : l’appartenance syndicale, les origines ethniques ou raciales, la religion, les opinions politiques, les orientations sexuelles, le type de logement...

    Bien gérer les données personnelles et confidentielles 

    Le digital pour faciliter le stockage des données

    Le département des ressources humaines doit stocker de plus en plus d’informations. En terme d’organisation, les documents papiers qui s’accumulent ne facilitent pas la gestion ni la recherche rapide d’information. Les logiciels SIRH permettent de digitaliser en toute sécurité les informations contenues dans le dossier du personnel.

    Informations en accès direct

    Réunions, déplacements, télétravail… le monde bouge. Responsables RH et chefs d’entreprises ont besoin de consulter les informations du personnel à tout moment et de n’importe où sans passer par le bureau physique des RH. Un logiciel RH permet d’avoir toutes les informations sur une même plateforme accessible avec un code de sécurité uniquement par les personnes autorisées.

    Pourquoi digitaliser le dossier du personnel ?

    La digitalisation des RH inclut la dématérialisation du dossier du personnel et simplifie sans aucun doute la gestion RH des PME et TPE. 

    • Accès instantané aux dossiers des collaborateurs 
    • Mise à jour des informations centralisée et simplifiée
    • Téléchargement de documents (contrat de travail, suivi des entretiens annuels, arrêts maladie...)
    • Suivi clair du parcours des salariés
    • Réduction des documents papiers 
    • Accès aux informations limité et sécurisé via des autorisations d’accès
    • Système encadré et conforme au RGPD

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