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Self-service RH : quelles informations les collaborateurs peuvent-ils saisir dans un logiciel RH ?

Monika Slawinska

Le self-service RH consiste à laisser les employés avoir la main sur certaines tâches relatives à la gestion des ressources humaines en leur donnant un accès direct au portail RH de l’entreprise. Ce système basé sur la confiance envers les collaborateurs permet d’alléger la charge de travail des managers RH et des gérants d’entreprise. Il est donc de plus en plus sollicité dans les PME qui visent à simplifier les processus internes. 

Comment fonctionne le self-service RH ?

Accessibles et intuitifs, les nouveaux systèmes de self-service RH permettent aux salariés de se connecter au portail RH de l’entreprise en les laissant eux-mêmes saisir des informations sans aucun risque et en toute confidentialité par rapport aux autres salariés. 

Sur quels types d'informations les employés ont-ils la main ?

Informations personnelles 

Avec le self-service RH, la mise à jour du dossier du personnel devient ultra-simple. En se connectant au logiciel RH, le responsable des ressources humaines peut voir d’un coup d’oeil si certaines informations personnelles sont manquantes dans le profil d’un collaborateur. Afin d’éviter les allers-retours d’emails inutiles et les doubles saisies de données, on demande à l’employé de compléter ses informations dans le logiciel. Muni d’un compte privé et d’un mot de passe unique, chaque salarié peut ainsi mettre à jour ses données personnelles. 

Temps de présence dans l’entreprise

Le self-service RH permet aux employés de saisir eux-mêmes leurs heures travaillées dans le SIRH. Différents systèmes sont possibles : minuteur entrée-sortie qui assure un suivi des temps à la minute près; remplissage automatique au jour le jour par le logiciel en fonction des horaires de travail configurées dans le logiciel; saisie journalière des temps de travail dans la feuille de temps par le salarié. Ce système basé sur la confiance valorise les collaborateurs qui se sentent moins contrôlés qu’avec la pointeuse classique. 

Congés et absences

Le self-service RH permet aussi d’éviter les allers-retours d’emails lors des demandes de congés. Ces dernières sont faites par le salarié via le logiciel RH et approuvées par le responsable en un clic de retour. Les congés maladies n’ont plus à être saisis par le responsable RH puisque c’est l’employé qui peut le faire lui-même. Toutes les informations relatives aux absences (prise de RTT, formation, congés sans solde, congés anticipés…) sont ainsi notifiées dans le système par le salarié en personne. L’autre avantage c’est qu’ensuite, le logiciel RH calcule automatiquement le soldes des absences du personnel en temps réel. Une façon de bien gérer les congés du personnel. Le self-service RH permet aussi aux employés de numériser des documents tels que les attestations maladie qui se retrouveront ainsi directement dans le SIRH (Système d'Information Ressources Humaines). 

Un service plus efficace grâce au self-service RH

Les activités administratives représentent une moyenne de 60% du temps de travail dans les services RH. Cela signifie que le self-service RH des employés offre la possibilité de réduire cette charge de travail de 40%. Si la charge de travail du service des ressources humaines peut être réduite en déléguant certaines tâches, la gestion des ressources humaines pourra consacrer plus de temps aux problèmes clés et assurer le succès à long terme de l'entreprise. Le self-service RH des employés est un bon exemple de la raison pour laquelle 3 professionnels RH sur 4 considèrent la digitalisation des RH comme essentielle pour la réussite de l'entreprise.

Une méthode moderne qui répond aux mode de vie des collaborateurs

Habitués à valider des services en ligne d’un simple clic depuis n'importe quel appareil mobile, les collaborateurs s’attendent à avoir plus de processus digitaux dans l’entreprise. Le self-service RH est un moyen de répondre à ce besoin d’instantanéité et de mobilité. 

Résumé des avantages  :

Avec le self-service RH, les entreprises font un grand pas vers une gestion digitale d’une partie de la fonction RH et soulagent à la fois les managers et les employés. Pourquoi passer au self-service RH ?

  • Processus optimisés et rapides
  • Accès à l'information 24/7
  • Allègement de la fonction RH
  • Employés valorisés
  • Données RH mises à jour
  • Espace de travail digital adapté aux besoins des collaborateurs  

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5 bonnes raisons de passer au self-service RH


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