Self-service RH : avantages et guide d'utilisation

Qu'est-ce qu'un self-service RH ?

Le self-service RH permet aux employés de renseigner eux-mêmes et en toute autonomie, dans le SIRH de l'entreprise, certaines informations RH comme le suivi de leur temps de travail, leur demande de congés, leur arrêt de travail etc. par le biais d'un compte personnel dédié.

Ce système basé sur la confiance envers les collaborateurs permet d’alléger la charge de travail des managers RH et des gérants d’entreprise. Il est donc de plus en plus sollicité dans les PME qui visent à simplifier les processus internes. 

Comment fonctionne le self-service RH ?

Muni d’un compte privé et d’un mot de passe unique, chaque salarié peut se connecter au portail RH de l’entreprise. Chacun peut donc saisir ses informations sans aucun risque et en toute confidentialité. 

Sur quels types d'informations les employés ont-ils la main ?

Les informations personnelles 

Avec le self-service RH, la mise à jour du dossier du personnel devient ultra-simple. En se connectant au logiciel RH, le responsable des ressources humaines peut voir d’un coup d’oeil si certaines informations personnelles sont manquantes dans le profil d’un collaborateur. Afin d’éviter les allers-retours d’emails inutiles et les doubles saisies de données, on demande à l’employé de compléter ses informations dans le logiciel. 

Certains systèmes, tels que kiwiHR, fournissent des indicateurs RH avec une vue d'ensemble sur les données des employés, permettant ainsi de rappeler aux collaborateurs de compléter eux-mêmes leurs informations personnelles.

La saisie des heures travaillées

Le self-service RH permet aux employés de saisir eux-mêmes leurs heures travaillées dans le SIRH. Différents systèmes sont possibles : minuteur entrée-sortie qui assure un suivi des temps à la minute près; remplissage automatique au jour le jour par le logiciel en fonction des horaires de travail configurées dans le logiciel; saisie journalière des temps de travail dans la feuille de temps par le salarié. Ce système basé sur la confiance valorise les collaborateurs qui se sentent moins contrôlés qu’avec la pointeuse classique. 

Les demandes de congés

Le self-service RH permet aussi d’éviter les allers-retours d’emails lors des demandes de congés payés, RTT... Ces dernières sont faites par le salarié via le logiciel RH et approuvées par le responsable en un clic de retour. Les congés maladies n’ont plus à être saisis par le responsable RH, qui se voit ainsi soulagé de certaines missions, puisque c’est l’employé qui peut le faire lui-même. Toutes les informations relatives aux absences (prise de RTT, formation, congés sans solde, congés anticipés…) sont ainsi notifiées dans le système par le salarié en personne. L’autre avantage c’est qu’ensuite, le logiciel RH calcule automatiquement le soldes des absences du personnel en temps réel. Une façon de bien gérer les congés du personnel. Le self-service RH permet aussi aux employés de numériser des documents tels que les attestations maladie qui se retrouveront ainsi directement dans le SIRH (Système d'Information Ressources Humaines). 

Les notes de frais

Les salariés peuvent rentrer eux-mêmes leurs notes de frais de frais dans le système, télécharger leurs reçus et soumettre instantanément leurs dépenses pour validation. Le manager n'aura qu'à valider ou refuser la note de frais en un clic. Profitez du self-service RH et automatisez la gestion des notes de frais !

Quels sont les autres avantages du self-service RH ?

S'adapte aux habitudes numériques des collaborateurs

Habitués à valider des services en ligne d’un simple clic depuis n'importe quel appareil mobile, les collaborateurs s’attendent à avoir plus de processus digitaux dans l’entreprise. Le self-service RH est un moyen de répondre à ce besoin d’instantanéité et de mobilité.

Allège l'administration du personnel

Les activités administratives représentent une moyenne de 60% du temps de travail dans les services RH. Cela signifie que le self-service RH des employés offre la possibilité de réduire cette charge de travail de 40%. Si la charge de travail du service des ressources humaines peut être réduite en déléguant certaines tâches, la gestion des ressources humaines pourra consacrer plus de temps aux problèmes clés et assurer le succès à long terme de l'entreprise. Le self-service RH des employés est un bon exemple de la raison pour laquelle 3 professionnels RH sur 4 considèrent la digitalisation des RH comme essentielle pour la réussite de l'entreprise.

Favorise le processus de digitalisation RH de l'entreprise

Avec le self-service RH, les entreprises font un grand pas vers une gestion digitale d’une partie de la fonction RH et soulagent à la fois les managers et les employés.

• Processus optimisés et rapides
• Accès à l'information 24/7
• Données RH mises à jour en temps réel
• Espace de travail digital adapté aux besoins des collaborateurs  

Le self service RH aide les entreprises à se concentrer sur le développement de leurs collaborateurs et la croissance de leur entreprise au lieu de passer trop de temps sur les tâches administratives. Economisez du temps et des ressources en permettant à vos employés de saisir eux-mêmes leurs informations RH avec kiwiHR.