Termes et conditions générales d'utilisation du logiciel kiwiHR de YooniQ solutions

Mars 2018

Conditions générales d'utilisation du logiciel kiwiHR de YooniQ solutions

Mars 2018

1. Champ d'application, objet de l'accord et droit de modification  

1.1. Généralités

YooniQ solutions ("YooniQ") propose à ses "CLIENTS" l'utilisation du logiciel kiwiHR ("LOGICIEL") pour la gestion numérique des employés via Internet.

1.2. Champ d'application

Sauf accord spécifique contraire, ces conditions générales s'appliquent exclusivement aux contrats entre YooniQ et le CLIENT concernant l'utilisation du LOGICIEL et d'autres services fournis par YooniQ. Les autres conditions générales ne peuvent faire partie intégrante du contrat, même si YooniQ ne s'y oppose pas expressément. Ces conditions générales ne s'appliquent qu'aux entrepreneurs, aux personnes morales de droit public ou aux entités spéciales de droit public.

1.3. Droit de modification des conditions générales

YooniQ se réserve le droit de modifier ou de compléter ses conditions générales si cela est nécessaire, soit pour des raisons juridiques, soit si ces modifications ou ajouts ont un impact raisonnable sur le CLIENT en tenant compte des intérêts de YooniQ. Dans ce cas, YooniQ s'engage à notifier au CLIENT, par écrit ou par e-mail, les conditions générales modifiées, en insistant sur les modifications ou les ajouts, au moins quatre (4) semaines avant leur entrée en vigueur ("notification de modification"). Le CLIENT peut, en cas de modification ou d'ajout, s'opposer par écrit aux nouvelles conditions, et ce dans un délai de quatre (4) semaines suivant la réception de la notification de modification à YooniQ par courrier électronique à l'adresse suivante : hello@kiwihr.com. En l'absence d'opposition, les modifications ou les ajouts prendront effet dans le délai.  Les conséquences juridiques d'un défaut d'opposition doivent être spécifiquement signalées par YooniQ au sein de la notification de modification. En cas d'opposition faite par un CLIENT dans le temps demandé, les conditions générales antérieures restent en vigueur pour ce dernier, sans modification ni ajout.

2. Conclusion de l'accord, période d'essai gratuite

2.1. Exécution d'un accord de licence / non exécution contractuelle avec les consommateurs

L'utilisation du LOGICIEL est toujours subordonnée à l'exécution d'un accord de licence entre le CLIENT et YooniQ. YooniQ n'exécute pas ses obligations contractuelles directement auprès des utilisateurs, mais exclusivement dans le cadre des ses activités professionnelles commerciales ou indépendantes liées à son CLIENT.

2.2. Accord de licence relative à une utilisation gratuite du logiciel pour une période d'essai lors de l'enregistrement initial

Lors de l'enregistrement initial du CLIENT, l'utilisation du LOGICIEL est gratuite pendant toute la période d'essai spécifiée sur le site web de YooniQ, dès lors que ce dernier propose explicitement une telle période d'essai à cette période. Cette période d'essai gratuite est de 14 jours en l'absence de disposition contraire sur le site web de YooniQ. L'utilisation de la période d'essai n'est possible qu'une fois par CLIENT, à moins que YooniQ n'accorde explicitement au CLIENT une période d'essai supplémentaire. Un accord de licence pour l'utilisation gratuite limitée à 14 jours du LOGICIEL sera exécuté après l'enregistrement réussi du CLIENT sur le site web YooniQ -  www.kiwihr.com. L'enregistrement du CLIENT est subordonné à la création d'un compte utilisateur. Pour la création d'un compte utilisateur, les données requises (telles que nom et prénom, adresse e-mail, nom de l'entreprise) doivent être renseignées. Un mot de passe devra également être créé. Le fait, pour le client, de cliquer sur le bouton "Enregistrer", constitue une offre ferme de conclure un accord de licence pour l'utilisation gratuite du LOGICIEL pour une durée de 14 jours. YooniQ dispose de la possibilité d'accepter cette offre en créant et en donnant accès au compte ou en envoyant une notification via l'adresse e-mail fournie lors de la création du compte.

2.3. Résiliation de l'accord de licence gratuit

Si le CLIENT conclut un contrat avec YooniQ pour l'utilisation gratuite du LOGICIEL, l'accord de licence gratuit prendra fin automatiquement à l'expiration de la période d'essai convenue, sans que le CLIENT n'ait à présenter de préavis de résiliation. Si le CLIENT souhaite mettre fin à l'accord de licence avant l'expiration de la période d'essai convenue, le CLIENT peut le faire à tout moment en supprimant son compte. Le CLIENT peut uniquement résilier son accord de licence via son compte professionnel en activant le paramètre "suppression de compte". Les données enregistrées par YooniQ relative à l'utilisation du LOGICIEL YooniQ et l'URL attribuée au CLIENT par YooniQ seront supprimées dans les trente (30) jours suivant la résiliation du contrat de licence gratuit. 

2.4. Activation d'un accord de licence payant après la période d'essai gratuite 

Si, à l'issue de la période d'essai gratuite, le CLIENT souhaite continuer à utiliser le LOGICIEL, un accord de licence payant devra être conclu entre le CLIENT et YooniQ. Un accord de licence payant est conclu dès lors que le CLIENT saisit ses informations de moyen de paiement (ex. carte de crédit ou mandat SEPA) via son compte utilisateur.

3. Les services de YooniQ

3.1. Accès au LOGICIEL et étendue des services du LOGICIEL

YooniQ fournit au CLIENT l'accès au LOGICIEL via Internet pendant l'ensemble de la durée de l'accord de licence. L'étendue des services du LOGICIEL peut être vérifiée dans l’aperçu des fonctionnalités

3.2. Point de transfert de services

Le point de transfert de services de YooniQ est la sortie du routeur du centre de traitement des données utilisé par YooniQ pour accéder à l'internet. Le CLIENT est responsable de sa connexion Internet, de la provision ou du maintien d'une connexion réseau au centre de traitement des données et de l'acquisition et de la fourniture de composants d'accès au réseau Internet. Ces prestations sont exclues des services fournis par YooniQ.

3.3. Octroi de droits de licence pour le LOGICIEL, modèle de licence

YooniQ accorde au CLIENT un accord de licence LOGICIEL simple, excluant toute sous-licence et transfert. Ce droit est limité à la durée de l'accord de licence et est accordé conformément aux stipulations suivantes. Le LOGICIEL ne peut être utilisé que par le nombre maximum de personnes physiques correspondant aux licences acquises par le CLIENT. Sauf accord spécifique, le CLIENT doit disposer d'une licence pour chaque utilisateur du LOGICIEL (soit une licence par compte d'utilisateur).

3.4. Activités interdites des utilisateurs

Lors de l'utilisation du LOGICIEL, il est interdit au CLIENT de faire l'une des choses suivantes : (1) la copie, la traduction, le désassemblage, la décompilation, le redéveloppement ou toute autre modification de toute partie du LOGICIEL, (2) le transfert de contenu, de données ou d'informations illégales, préjudiciables, menaçantes, blessantes, harcelantes, non autorisées ou insultantes, qui ne tiennent pas compte de la vie privée ou des droits des parties tierces, qui lancent des propos haineux ou discriminatoires à l'égard de certaines races ou de certains groupes ethniques ou qui sont inacceptables pour toute autre raison, (3) la violation des droits d'une personne physique ou morale inhérents à la propriété intellectuelle, (4) l'interférence ou l'interruption du LOGICIEL ou des systèmes par lesquels les services logiciels offerts par YooniQ sont hébergés ou d'autres dispositifs ou réseaux liés aux services logiciels offerts ou la non-conformité aux exigences, processus, directives ou politiques pour les réseaux liés aux services logiciels, (5) le contournement des authentifications des utilisateurs ou des fonctions de sécurité des services logiciels ou de tout hôte, réseau ou compte lié, (6) si elle n'est pas autorisée par YooniQ, l'utilisation de toute autre interface de programmation d'application afin d'accéder au LOGICIEL ou au service logiciel autre que celui fourni, (7) l'utilisation du LOGICIEL ou des services logiciels en violation des lois applicables ou (8) l'autorisation d'une tierce partie, quels que soient les droits de l'utilisateur défini conformément au présent accord, pour l'utilisation de l'identification de l'utilisateur, des codes, mots de passe, procédures ou clés d'utilisateur qui ont été délivrés au CLIENT ou sélectionnés par celui-ci pour accéder au LOGICIEL et au service logiciel.

3. Les droits de YooniQ

4.1. Droits inhérents au LOGICIEL

YooniQ bénéficie de l'ensemble des droits inhérents au logiciel, en particulier les droits d'auteur, les droits liés aux inventions ainsi que les droits techniques de propriété individuelle. Cette clause s'applique également aux droits inhérents à la documentation fournie.

4.2. Absence de transfert des droits de propriété intellectuelle

Le CLIENT se voit accorder exclusivement les droits de licence énumérés aux dispositions de l'article 3.2. Les droits de propriété intellectuelle, en particulier, ne sont pas cédés au CLIENT.

5. Disponibilité du logiciel, support et sécurité

5.1. Disponibilité

Sur une base annuelle, YooniQ garantit une disponibilité du LOGICIEL à 99%. Lors du calcul de la disponibilité effectivement atteinte, les fenêtres de maintenance, les pannes dues à des cas de force majeure (par exemple, grève, troubles, catastrophes naturelles, épidémies) ne sont pas prises en compte. En outre, les blocages occasionnés par YooniQ que ce dernier pourrait juger nécessaires pour des raisons de sécurité ne sont également pas pris en compte.

5.2. Assistance

YooniQ fournit une assistance gratuite en cas de problèmes techniques liés à l'utilisation du LOGICIEL. Les services d'assistance sont fournis par YooniQ les jours ouvrables, du lundi au vendredi de 9 heures à 17 heures (HEC). Les jours fériés nationaux ainsi que les 24 et 31 décembre de chaque année sont exclus. Le délai de réponse aux demandes de renseignements faites par e-mail peut varier en fonction du taux d'occupation du service client. Toutefois, YooniQ s'efforce de toujours répondre dans un délai raisonnable. Les demandes reçues en dehors des heures d'assistances sont considérées comme reçues le jour ouvrable suivant. Le service d'assistance ne comprend pas : la formation, les ajustements de formulaires, les installations, les affectations sur place, les adaptations ou extensions personnalisées.

5.3. Sécurité

Les parties s'engagent à utiliser le logiciel en utilisant des technologies de sécurités, généralement considérées comme étant de pointe, (telles que le cryptage, la protection des mots de passe) lors de la fourniture du LOGICIEL et en relation avec les services connexes ainsi que lors de l'utilisation du LOGICIEL et des services connexes, et ce de manière financièrement raisonnable.

6. Modifications de services pour motifs importants

YooniQ se réserve le droit de modifier ses services. Yooniq ne peut mettre en œuvre ces modifications que pour des raisons importantes, notamment en raison de nouveaux développements techniques, de modifications législatives ou autres raisons équivalentes. Si jamais le changement devait altérer de manière significative l'équilibre contractuel entre les parties, ces changements ne pourront prendre effet. Par ailleurs, toutes modifications seront soumises à l'accord du CLIENT.

7. Participation du client, configurations requises

7.1. Participation du CLIENT

Le CLIENT s'engage à fournir des informations vraies ainsi qu'à apporter rapidement l'ensemble des modifications nécessaires via son compte d'utilisateur dans la rubrique 'Entreprise'.

7.2. Configurations requises

Sauf accord de la part de YooniQ, le CLIENT doit utiliser une version de navigateur à jour d'Apple Safari, Google Chrome ou encore Firefox. Les autres configurations requises peuvent être déduites de la description service.

8. Durée contractuelle et résiliation

8.1. Durée contractuelle

Sauf stipulation contraire, le contrat de licence gratuit aux fins de test du LOGICIEL commence à compter de la création et l'octroi à l'accès au compte ou une fois la notification envoyée à l'adresse e-mail fournie comprenant les données d'accès au compte d'utilisateur créé conformément à la section 2.1. En règle générale, ce contrat reste en vigueur pour une durée de 14 jours. Le contrat de licence payant commence dès l'enregistrement d'un moyen de paiement du compte d'entreprise (ex. carte de crédit ou mandat SEPA) dans la rubrique facturation. Il reste en vigueur pour une durée indéterminée.

8.2. Résiliation

Chaque partie au contrat dispose du droit de résilier l'accord de licence payant à la fin de la période contractuelle. La durée de la période contractuelle est d'un (1) mois en cas de paiement mensuel et d'un (1) an en cas de paiement annuel. L'accord de licence gratuite peut être résilié à tout moment par l'une ou l'autre des parties. Cette stipulation ne porte pas atteinte au droit de chaque partie de résilier l'accord à tout moment avec effet immédiat pour cas de force majeure. Toute résiliation par le CLIENT se fait exclusivement via le compte société de ce dernier par confirmation du paramètre "Résilier l'abonnement". L'avis de résiliation par YooniQ est envoyé par courrier électronique.

8.3. Conséquences liées à la résiliation

Le CLIENT n'a plus le droit d'utiliser le LOGICIEL. Les données enregistrées par YooniQ jusqu'à la résiliation du contrat de licence gratuit en rapport avec l'utilisation du LOGICIEL YooniQ et l'URL attribuée au CLIENT par YooniQ seront supprimées dans un délai de trente (30) jours suivant la résiliation.

9. Droit du client à la désactivation temporaire de son compte utilisateur

9.1. Désactivation des comptes d'utilisateurs.

Sans avoir à annuler l'accord de licence, YooniQ accorde au CLIENT le droit de désactiver temporairement les comptes utilisateurs non-utilisés. Le compte utilisateur "propriétaire" ne peut pas faire l'objet d'une désactivation. Le CLIENT peut désactiver les comptes d'autres utilisateurs exclusivement par le biais de son compte utilisateur via l’onglet  "Désactiver le compte".

9.2. Conséquences de la désactivation

Il n'est pas possible d'accéder et d'utiliser le LOGICIEL par le biais d'un compte utilisateur désactivé. En outre, les autres utilisateurs (par exemple : propriétaire, administrateur ou chef d'équipe) ne peuvent apporter aucune modification au compte, ni prendre des mesures (telles que le traitement des données, la compilation des demandes d'absence). Au cours de la période de désactivation d'un ou plusieurs comptes utilisateurs, le CLIENT n'est pas tenu de payer de frais.

9.3. Fin de la période de désactivation

Le CLIENT dispose à tout moment de la possibilité de réactiver un compte utilisateur désactivé  en cliquant sur le paramètre "Activer le compte" au sein du compte utilisateur concerné. Toute réactivation entraîne la reprise des frais liés.

10. Frais, date d'échéance, conditions de paiement, augmentation des prix et retards de paiement

10.1. Tarification

Sauf accord contraire entre les parties, le montant des redevances dues pour les services rendus par YooniQ se réfère aux tarifs en cours de validité affichés par YooniQ.

10.2. Exigibilité des frais

Sauf accord contraire entre les parties, les factures émises par YooniQ sont payables sous 14 jours suivant la date de facturation.

10.3. Conditions de paiement

Le paiement des frais dus à YooniQ doit être effectué par carte de crédit ou mandat SEPA. Le CLIENT s'engage à fournir des informations aux fins de traitement des paiements. Les paiements sont traités après la date d'émission de la facture. Les paiements sont traités par un fournisseur de services indépendant, conforme aux normes PC Stripe (www.stripe.com).

10.4. Retard de paiement par le CLIENT

En cas de défaut de paiement de la part du CLIENT, YooniQ se réserve le droit de facturer un intérêt de 8 % supérieur au taux d'intérêt préférentiel légal en vigueur à compter de la date du défaut de paiement. Cette clause s'applique sans préjudice d'autres dommages éventuels. Tant que le CLIENT reste en défaut de paiement, YooniQ se réserve  le droit de bloquer son compte utilisateur. En cas de défaut de paiement pendant deux mois consécutifs par le CLIENT ou dès lors que le montant de la redevance due n'est pas négligeable ou s'étend sur une période de plus de deux mois de sorte que le montant de la redevance due atteint un montant équivalent à la redevance de deux mois, YooniQ se réserve le droit de résilier unilatéralement le contrat de licence avec effet immédiat.

10.5. Augmentation des prix

YooniQ se réserve le droit de modifier sa liste de prix au maximum une fois par an afin de tenir compte des changements de conditions du marché, des changements importants des coûts d'approvisionnement, des modifications des taxes applicables sur les ventes ou des changements des prix d'achat. En cas d'augmentation des prix sensiblement supérieure à l'augmentation régulière du coût de la vie, le CLIENT dispose du droit de résilier unilatéralement le contrat. Dans les cas cas, YooniQ s'engage à communiquer les changements de prix par écrit.

10.6 Réductions

Les réductions ne peuvent pas être combinées à d'autres bons ou offres promotionnelles. Un remboursement en espèces n'est pas possible.

11. Obligations de non-divulgation et de confidentialité

11.1. Confidentialité

Les informations confidentielles ne sont utilisées qu'aux fins de l'exécution de l'accord de licence. Les parties contractantes s'engagent à traiter les informations de manière strictement confidentielle et à prendre l'ensemble des précautions nécessaires afin d'empêcher l'accès à des informations confidentielles par des tiers non autorisés. Les parties contractantes s'engagent à ne mettre à disposition ces informations confidentielles qu'uniquement à des tiers qui doivent en avoir connaissance (employés affectés, sous-traitants, auditeurs et conseillers juridiques, organismes de réglementation). La partie contractante concernée doit s'assurer que les tiers disposant de ces informations confidentielles se sont engagés préalablement à respecter la confidentialité des informations avant d'en partager les données.

11.2. Exceptions

Les  stipulations de la section 11.1 ne sont pas applicables aux informations pour lesquelles l'autre partie contractante peut rapporter la preuve :

  • que l'information a été obtenue de plein droit avant d'avoir été reçue par l'autre partie et était donc déjà en possession de cette information à ce moment-là, sans aucune restrictions de confidentialité.
  • que les informations ont été fournies par un tiers disposant du droit de rendre ces informations accessibles à cette partie sans aucune restriction de confidentialité.
  • qu'au moment de leur réception, ces informations étaient déjà dans le domaine public, c'est-à-dire, publiées ou accessibles à tous.
  • que ces informations doivent être divulguées en raison d'une loi, d'un acte administratif, d'une décision de justice, ou alors qu'elles doivent être communiquées conformément aux stipulations de cet accord.

12. Protection des données

Les deux parties contractantes s'engagent à respecter les dispositions légales en matière de protection des données et engagent leur employés à respecter la confidentialité.

13. Responsabilité contractuelle de YooniQ

13.1. Absence de responsabilité

YooniQ n'engage pas sa responsabilité pour les dommages ou autres problèmes résultant des erreurs ou de l’incompatibilité des logiciels ou du matériel du CLIENT, ainsi que pour les dommages résultant du manque de connexion internet.

13.2. Responsabilité de YooniQ en cas de faute intentionnelle et de négligence grave pour ses services gratuits

YooniQ n'engage pas sa responsabilité pour les dommages ou autres problèmes résultant des erreurs ou de l’incompatibilité des logiciels ou du matériel du CLIENT, ainsi que pour les dommages résultant du manque de connexion internet.

13.3. Responsabilité de YooniQ pour ses services payants

YooniQ engage sa responsabilité contractuelle pour les dommages causés par une mauvaise exécution contractuelle de ses services payants dans le cadre du dispositif législatif en vigueur et pour un montant conformément aux dispositions suivantes:

13.3.1. Faute intentionnelle et négligence grave

La responsabilité de YooniQ est engagée sans limitation pour les dommages causés intentionnellement par son fait ou celui de l'un de ses agents ou représentants légaux ou bien par négligence grave.

13.3.2. Dommage corporels

En cas de dommage résultant de la perte de vies humaines, de blessures ou de dommages à la santé, la responsabilité de YooniQ est également engagée sans limitation, et ce quel que soit le degré de responsabilité.

13.3.3. Responsabilité et garantie structurelle

La responsabilité pour les dommages résultant d'une grave faute organisationnelle de la part de YooniQ est également illimitée dans son montant. Cela s'applique également aux dommages causés par l'absence d'une garantie qualité.

13.3.4. Non-respect des obligations contractuelles essentielles

En cas de non-respect des obligations contractuelles essentielles à la bonne exécution de cet accord par YooniQ, dont la non-exécution mettrait en péril la réalisation de l'objectif de l'accord et auxquelles le CLIENT fait régulièrement confiance, YooniQ engage sa responsabilité dans la limite des dommages directement prévisibles en vertu de l'accord, à l'exception des cas prévus aux articles  13.3.1. à 13.3.3.

13.3.5. Clauses de non-responsabilité

YooniQ n'engage en aucun cas sa responsabilité en dehors des cas susmentionnés. En particulier, en l'absence de faute contractuelle. 

13.4. Responsabilité du produit

Ceci est sans préjudice de la prise en charge de la responsabilité conformément aux dispositions de la loi sur la responsabilité du fait des produits (LRFP).

13.5. Responsabilité partagée

En cas de dommages devant être attribués à la responsabilité partagée de YooniQ et du CLIENT, ce dernier est tenu d'accepter des déductions pour la responsabilité partagée du CLIENT.

13.6. Perte de données

Dans le cadre des dispositions susmentionnées, YooniQ n'assume la responsabilité des pertes de données que pour le montant qui aurait également été encouru si les données avaient été correctement et régulièrement sauvegardées par le CLIENT.

14. Dispositions finales

14.1. Lieu de réalisation

Le lieu de réalisation est le siège de YooniQ.

14.2. Droit applicable

Cet accord de licence est régi par le droit en vigeur au siège de YooniQ, à l'exclusion de la convention des Nations Unies sur la vente international de marchandises (CVIM) et des dispositions relatives aux droits de propriété intellectuelle.

14.3. Compétence juridictionnelle

Le tribunal compétent territorialement est le tribunal du siège de YooniQ.

14.4. Nullité d'une clause contractuelle

Si une ou plusieurs des clauses contractuelles sont partiellement ou complètement nulles ou inefficaces pour toute autre raison ou ne pas être exécutoires ou devenir inapplicables, cela n'affectera en rien la validité ou le caractère exécutoire des autres stipulations de ce contrat. Dans ce cas, les parties s'engagent d'ores et déjà à convenir d'une clause de remplacement juridiquement efficace qui réponde le mieux possible aux intentions commerciales initiales.

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