La gestion des absences en entreprise : une mission complexe

La gestion des absences et congés recouvre toutes les absences qui éloignent un salarié de son entreprise physique. Celles-ci sont relativement nombreuses : vacances, congés maladie, formations, repos compensateur, RTT, congés anticipés, déplacement en clientèle, télétravail, congé paternité, congé maternité, etc. La gestion des absences inclut donc également le travail en-dehors de l'entreprise. kiwiHR fait le point avec vous sur comment bien gérer les absences en entreprise.

Tout savoir sur la gestion des absences en entreprise

Différents types d'absences en entreprise

Les salariés disposent de différents types de congés par an, dont les entreprises doivent tenir compte, et ce, dans le cadre légal qui leur est imposé. Mais cela ne signifie pas que la gestion des absences soit réglementée. Les absences imprévisibles telles que maladie, deuil, congé spécial, formation continue etc. doivent également être répertoriées par les ressources humaines. 

De plus, le télétravail et le déplacement en clientèle deviennent de plus en plus courants. Si ces absences de l'entreprise ne sont pas gérées clairement et simplement, les entreprises risquent, à terme, de perdre le contrôle. Elles peuvent alors faire l'expérience de pénuries de personnel et de pertes de production, dangereuses et coûteuses.

Pourquoi une gestion structurée des absences est-elle importante?

Les responsables des ressources humaines et les collaborateurs vous confirmeront que les tableaux Excel et les tableaux d'affichage atteignent rapidement leurs limites. Il ne s'agit pas là, à proprement parler, de gestion des absences. Quant à la gestion manuelle, par les ressources humaines, des absences, elle peut parfois également être très opaque. 

Une application dédiée ou un logiciel RH sont des solutions intéressantes pour structurer la gestion des congés et absences en entreprise. On s’aperçoit en effet que la plupart des contrats habituels (à temps plein, à temps partiel, etc.) peuvent être gérés par les employés eux-mêmes en ce qui concerne leurs droits respectifs à diverses absences, comme les congés, le télétravail, la formation…

La gestion structurée des absences en entreprise : pour quoi faire ?

77% des salariés interrogés souhaitent des modalités simples et rapides pour poser leurs vacances ou enregistrer leurs heures de travail. Cela montre à quel point les salariés attachent de l'importance au fait de trouver des solutions efficaces et modernes à des problèmes récurrents.

Pour l'entreprise, la gestion administrative des absences ne devrait pas être une activité chronophage. Les RH devraient mettre l'accent sur des sujets tels que recruter des nouveaux talents, l'onboarding RH ou promouvoir les activités de team-building. Le fait est que les responsables des ressources humaines consacrent trop de temps à traiter des processus qui ne sont pas leur coeur de métier. Au fond, l'introduction d'une gestion des absences structurée est un pas en avant vers la digitalisation et sert à soulager les collaborateurs.

Les avantages de la gestion moderne des absences 

Gain de temps et réduction des erreurs

Etre moderne c’est se passer des formulaires de demandes d'absence. Plus besoin de les imprimer. Plus besoin de les faire approuver par les ressources humaines avant de les envoyer aux supérieurs hiérarchiques. L’efficacité passe par un simple clic en beaucoup moins de temps qu'auparavant.

Le faible taux d'erreur constitue un avantage supplémentaire en faveur de l'utilisation de logiciels ou d’applications spéciales pour la gestion des absences. 

Si les tableaux d'affichage étaient rapidement encombrés, on peut, à l’aide d’une gestion structurée des absences, suivre les absences des salariés en un coup d'œil.

Par ailleurs, les tableaux Excel traditionnels, encore souvent utilisés pour la gestion des absences, peuvent toujours générer des erreurs, plus que les solutions logicielles. Or, selon une étude réalisée par Microsoft, 88% des tableaux Excel utilisés en interne contiennent des erreurs, tel qu’un nombre inversé ou une formule non repérée. Au bout du compte, le résultat peut être dévastateur, rendant inutilisable une  liste complète sans même s'en rendre compte.

Un logiciel RH de gestion des absences en entreprise calcule automatiquement le solde des jours d'absence pour chaque demande confirmée. Cela facilite beaucoup la planification des vacances et la réduction des heures supplémentaires d'un salarié, en la rendant plus transparente et plus sûre. 

Le taux d'erreur des solutions sophistiquées pour la gestion des absences est bien inférieur à celui de toutes les options conventionnelles. 

Transparence et efficacité

L’application calcule le nombre de jours restants sur la base des jours d'absence dus (par exemple, le droit aux vacances, calcul des congés payés) et les présente clairement. De plus, les jours fériés régionaux et nationaux sont automatiquement pris en compte afin de réduire à nouveau le taux d'erreur. 

Dans le même temps, plus besoin de clarifier pendant de longues discussions avec les salariés les questions concernant les congés restants.

Grâce au planning des congés du personnel qui affiche les absences palnifiées des salariés, les éventuelles pénuries de personnel sont identifiées à l’avance et peuvent donc être évitées.

En utilisant un logiciel de gestion des congés dédié, vous pouvez créer de la transparence, réduire les erreurs, réduire les coûts, permettre un travail efficace et soulager vos collaborateurs.

Tous les avantages de la gestion des absences en un seul coup d'œil 

• Gain de temps pour toutes les personnes concernées 
• Information transparente sur la présence et l'absence des équipes
• Limitation du risque de pénurie d'employés
• Risque d'erreurs plus faible qu'avec une gestion conventionnelle
• Simplification du processus administratif 
• Plus grande satisfaction des salariés 
• Gain de temps pour des sujets RH plus stratégiques
• Mise en place de comptes d'absences par salarié
• Prise en compte automatique des congés légaux
• Réduction de discussions ouvertes sur le solde des congés etc.
• Calcul automatique des taux d'absentéisme au travail

La gestion des absences avec kiwiHR est claire et transparente. Les demandes sont soumises d'un simple clic et transmises immédiatement au responsable hiérarchique, qui valide tout aussi rapidement. Dès lors, les ressources humaines n'entrent plus dans la boucle et peuvent se consacrer à d’autres activités. 

Passez à la digitalisation des processus avec kiwiHR et vos ressources humaines vous remercieront pour ce travail efficace fait à leur place. Essayez pendant 14 jours gratuitement.