Die Top 5 HRIS Software Vorteile

Wann hat Herr Müller nochmal die Lohnerhöhung bekommen und wurde der Urlaub von Frau Michels wieder storniert? Wenn Sie sich um das Personalwesen in Ihrem Unternehmen kümmern, ist Ihr Alltag wahrscheinlich von solchen Fragen geprägt. Die Personaldaten liegen in gefühlt hundert verschiedenen Excel-Tabellen oder einem von zehn Ordnern herum.

Dabei wünschen Sie sich Ordnung und Fokus, um sich auf Ihre eigentlichen Themen zu fokussieren. Wenn Sie sich hiermit identifizieren können, haben wir ein paar Tipps für Sie, wie Sie mit einer Personalverwaltungssoftware Ihr Leben vereinfachen können.

1. Was ist ein HRIS?
2. Welche Funktionen erfüllt ein HRIS?
3. Zeitersparnis - Schluss mit Routineaufgaben
4. Geringere Kosten dank besserer Prozesse
5. Binden Sie Mitarbeiter in die Datenpflege ein
6. Endlich alles im Blick
7. Alle Daten an einem Ort - ohne aufwendige Archivierung
8. Fazit

Was ist ein HRIS?

HRIS steht für Human Resources Information System - dabei handelt es sich um eine Software, die dazu dient, Personalabteilungen bei administrativen Aufgaben zu unterstützen. Beispiele für solche Aufgaben sind die Arbeitszeiterfassung, Urlaubsverwaltung oder die digitale Personalakte. HRIS Software wird entweder auf den Servern des Unternehmens betrieben oder ist in den meisten Fällen cloud-basiert.

Der Unterschied zum Human Resource Management System (HRMS) besteht darin, dass ein HRMS Module zur Überwachung und Verwaltung qualitativer Informationen wie der Mitarbeiterbindung umfasst. Eine Human Capital Management-Lösung (HCM) hingegen umfasst die Leistung und den Einsatz eines Mitarbeiters sowohl quantitativ als auch qualitativ.

Welche Funktionen erfüllt ein HRIS?

Ein HRIS bietet eine Vielzahl von Funktionen, die HR-Teams dabei unterstützen, ihre täglichen Aufgaben zu bewältigen. Eine der grundlegenden Funktionen eines HRIS ist die zentrale Verwaltung von personalbezogenen Daten. Durch die Erfassung und Speicherung aller relevanten Informationen zu Mitarbeitern, wie zum Beispiel Kontaktdaten, Gehaltsdaten und berufliche Historie, kann ein HRIS den Zugriff auf diese Informationen erleichtern und den Verwaltungsaufwand reduzieren.

Zeiterfassung

Die Zeiterfassung ist ein wesentlicher Bestandteil der HR-Arbeit und kann durch ein HRIS deutlich vereinfacht werden. Ein HRIS ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten digital zu erfassen, sei es über eine Zeiterfassungssoftware oder eine mobile App.

Urlaubsverwaltung

Die Verwaltung von Urlaubsanträgen gehört zu den klassischen HR Aufgaben, kann jedoch oft zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Mit einem HRIS können Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge online einreichen und HR-Teams können diese Anträge digital genehmigen oder ablehnen.

Ein HRIS ermöglicht es Unternehmen auch, Urlaubszeiten zu verfolgen und den Urlaubsanspruch der Mitarbeiter automatisch zu berechnen. Dadurch werden Konflikte oder Überschreitungen vermieden und ein reibungsloser Arbeitsablauf gewährleistet.

Onboarding

Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist einer der entscheidenden HR-Prozesse, um sicherzustellen, dass sie sich erfolgreich in das Unternehmen integrieren können. Ein HRIS kann diesen Prozess erleichtern, indem beispielsweise To Do Listen erstellt und den verantwortlichen Mitarbeitern zugeordnet werden.

HR-Analytics

Ein weiterer wichtiger Aspekt von HRIS ist die Unterstützung von HR-Analytics. Durch die Integration von Datenanalysetools können HR-Teams datenbasierte Erkenntnisse gewinnen und ihre Entscheidungsprozesse verbessern.

Ein HRIS ermöglicht es Unternehmen, verschiedene HR-Kennzahlen zu verfolgen, wie zum Beispiel Mitarbeiterfluktuation, Mitarbeiterzufriedenheit oder Leistungsstatistiken. Diese Informationen können dazu beitragen, Trends zu identifizieren, Engpässe zu erkennen und strategische Maßnahmen abzuleiten, um die Mitarbeiterbindung und -leistung zu verbessern.

Optional: Recruiting

Viele HRIS bieten auch Recruiting-Tools, die den gesamten Einstellungsprozess effizienter machen können. Diese Tools unterstützen HR-Teams bei der Veröffentlichung von Stellenanzeigen, der Bewerberverwaltung und der Durchführung von Vorstellungsgesprächen.

Welche Vorteile bieten diese HRIS Funktionen nun Ihrem Unternehmen?

1. Vorteil: Zeitersparnis – Schluss mit Routineaufgaben 

Von jetzt an aktualisiert das HRIS Personaldaten und es reicht ein Knopfdruck, um Urlaubsanträge zu bearbeiten. So haben Sie genug Zeit, sich um die Betreuung von Mitarbeitenden oder die Entwicklung neuer strategischer HR-Konzepte zu kümmern. Das Beste daran: Mit einem HRIS sparen Sie nicht nur Zeit, sondern haben auch eine geringere Fehlerquote, da manuelle Prozesse, bei denen es schnell zu Flüchtigkeitsfehlern kommen kann, wegfallen.

2. Vorteil: Geringere Kosten dank besserer Prozesse im HRIS

Es gibt unterschiedliche Human Resources Information Systeme, die sich auch preislich unterscheiden. Bei einigen entfallen die Einrichtungsgebühren. Darüber hinaus zahlen Sie oft nur eine geringe Pauschale pro Mitarbeiter*in.

Ihre Personalverantwortlichen können Aufgaben schneller, komfortabler und nicht zuletzt kostengünstiger erledigen. Wertvolle Arbeitszeit, für die Sie ansonsten über die Gehälter zahlen müssten, kann somit eingespart werden, und zwar dauerhaft. So ergibt sich ein vorteilhaftes Kosten-Nutzen-Verhältnis für Sie. Dank der Optimierung von Arbeitsprozessen in der Personalabteilung kommen Sie in den Genuss einer langfristigen Reduzierung von Arbeitskosten.

Vor allem KMU profitieren von einer solchen Lösung. Viele haben keine eigene Personalabteilung, weswegen einer der leitenden Mitarbeitenden die zum Teil aufwendigen und komplexen Aufgaben des Personalwesens erledigen muss. So sind Sie auch nicht dazu gezwungen, Ihre HR-Prozesse an einen externen Dienstleister auszulagern

Dies bindet wertvolle Arbeitszeit von Führungskräften und kann im Zweifelsfall dazu führen, dass die Konzentration auf den eigentlichen Arbeitsbereich darunter leidet. Mit der Optimierung der Arbeitsprozesse über ein modernes HRIS lässt sich jedoch eine spürbare Absenkung des Arbeitsaufwandes für die Personalverwaltung erreichen.

3. Vorteil: Binden Sie Mitarbeitende in die Datenpflege ein

Eine weitere Zeit- und Kostenersparnis für die Personalabteilung ergibt sich mit der Integration eines Portals für die Beschäftigten, das ihnen erlaubt, ihre eigenen Daten zu pflegen. Dieses sogenannte Employee Self Service Portal einschließlich digitaler Personalakte, welches in modernen HRIS integriert ist, eröffnet allen Mitarbeitenden des Unternehmens die Möglichkeit, etliche Personalprozesse selbst zu managen. Dabei entscheidet die Unternehmensführung natürlich, welchen Umfang die Zugriffsberechtigungen aufweisen sollen.

So kann ein*e Beschäftigte*r in seiner*ihrer digitalen Personalakte beispielsweise persönliche Daten selbst anlegen und aktualisieren (z.B. Änderungen von Anschriften oder Kontoverbindungen), einen Urlaubsantrag einreichen beziehungsweise den Genehmigungsprozess einleiten oder Informationen zu Weiterbildungsangeboten abrufen – früher klassische Aufgabenbereiche der HR-Abteilung.

Der Datenschutz einer digitalen Personalakte ist sogar höher als bei Papierakten. Eine DSGVO-konforme HR Software speichert ihre Daten und stellt sicher, dass genau festgelegt werden kann, wer auf welche Daten zugreifen darf. Dadurch können die Daten Ihrer Mitarbeiter*innen nicht in die falschen Hände geraten.

Höhere Transparenz: Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Die genannten Beispiele sind nur einige der vielen Möglichkeiten, Beschäftigte durch ein HRIS aktiv in die Personalverwaltung einzubinden und die Personalabteilung effektiv zu entlasten. Die Transparenz einer HR Software sorgt dafür, dass sich Mitarbeiter*innen stärker eingebunden fühlen und somit zufriedener sind.

4. Vorteil: Endlich alles im Blick 

HR-Digitalisierung spart also Zeit und verschafft einen besseren Überblick. So lässt sich beispielsweise in Sekundenschnelle überprüfen, ob Mitarbeitende abwesend oder anwesend sind, da alle im HR System hinterlegten Informationen abrufbar sind.

Das bedeutet konkret für den*die Mitarbeiter*in, dass er*sie Urlaubsanträge nicht mehr per E-Mail verschicken oder sogar in Papierform im Personalbüro abgeben muss - ein Mausklick im HRIS reicht dafür aus. Der*die Teamleiter*in kann den Eintrag direkt genehmigen, ablehnen oder zur Bearbeitung beispielsweise an die HR-Abteilung weiterleiten.

Hat der*die Mitarbeiter*in noch ausreichend Urlaubstage zur Verfügung? Kann jemand aus dem Team als Vertretung einspringen?

Dank eines übersichtlichen Dashboards im HRIS System hat die Personalabteilung oder Führungskräfte ständig alle Abwesenheiten im Blick. Sie sehen, wer krank ist, wer im Urlaub ist und wer aktuell im Homeoffice arbeitet. Eine Win-win-Situation für alle Beteiligten – mehr Zeit für die wirklich wesentlichen Dinge.

HR-Tipp: Gerade bei hybriden Arbeitsmodellen bietet es sich an, das Abwesenheitsmanagement über eine HR-Software zu managen. So wissen alle relevanten Personen, wer wann abwesend ist.

5. Vorteil: Alle Daten an einem Ort - ohne aufwendige Archivierung

Die Erstellung von Excel-Tabellen, um Mitarbeiterinformationen zu sammeln und zu archivieren, kostet viel Zeit. Werden die Daten Ihrer Mitarbeiter*innen noch in klassischen Ordnern archiviert?

Mit einer HR-Software werden relevante Daten elektronisch und automatisiert gespeichert. Damit haben Sie jederzeit gezielt Zugriff auf den aktuellen Datenstand. Alle Daten können vom Admin oder der HR-Abteilung gesichtet werden, ohne erst lange nach dem richtigen Ordner suchen zu müssen. Ganz nebenbei reduzieren Sie mit einem Human Resources Information System den Papierverbrauch Ihres Unternehmens, sparen somit auch Kosten ein und schonen natürliche Ressourcen.

Responsive Design – benutzerfreundlich und einfach

Responsive Design spielt bei vielen HRIS Systemen eine große Rolle, denn es sorgt dafür, dass alle Nutzer*innen sich dort einfacher zurechtfinden. So lassen sich HRIS Systeme von jedem Gerät aus bedienen, auch von mobilen Endgeräten wie etwa Tablets oder Smartphones.

Alle Mitarbeiter*innen können somit ortsunabhängig auf persönliche Accounts zugreifen und Daten im Employee Self Service aktualisieren. Leitende Angestellte, die sich auf Geschäftsreisen befinden und von unterwegs aus die Verfügbarkeit ihrer Teammitglieder sehen möchten, können das problemlos machen. Teamleiter*innen können sich einfach über ein Handy einloggen, um den neuesten Stand der Daten abzurufen.

Fazit

Ein intuitives HRIS oder eine All-in-one Lösung verbessert also die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern und steigert die Transparenz von Prozessen. Das spart Zeit und Kosten und sorgt für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit.

Der Einsatz eines HRIS bedeutet nicht allein Vorteile für die HR-Verantwortlichen, sondern für alle Beschäftigten. Jeder profitiert davon, effizienter arbeiten zu können und mehr Transparenz und Autonomie über die eigenen Daten zu gewinnen.

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