Personalmanagement

Die drei Onboarding Phasen

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Schon der Unternehmer Alexander Graham Bell wusste: „Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg.“ Das trifft auch den Kern der Sache, wenn es um die Einarbeitung neuer Mitarbeiter geht. Sie benötigen für einen guten Start mehr als eine Jobbeschreibung und einen Arbeitsplatz. Für Neuankömmlinge kann ein Unternehmen wie ein Labyrinth wirken, zu dem ihnen der Schlüssel fehlt. Sie werden den Ausgang auch alleine finden – irgendwann. Doch schneller und reibungsloser geht es mit einer Karte, auf der alle wichtigen Wegmarken verzeichnet sind.

Damit neue Mitarbeiter ihr vorhandenes Fachwissen und Potenzial von Beginn an voll einbringen können, bereiten Unternehmen mit einem effizienten Onboarding-Prozess den Weg. Er unterteilt sich in drei einzelne Onboarding Phasen, die sofort nach Vertragsunterschrift beginnen und etwa bis zum Ende der Probezeit andauern. Für Sie als Arbeitgeber oder HR-Team bedeutet Onboarding: Den neuen Mitarbeiter mit allen notwendigen Informationen zu versorgen, ihm ein herzliches Willkommen zu bereiten und das notwendige Insiderwissen zu vermitteln.

Positiver Effekt der Onboarding Phasen

Zwischen der Vertragsunterschrift und dem Ende der Probezeit haben sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer Zeit, einander zu beschnuppern und ihre getroffene Entscheidung zu überdenken. Tut sich der Mitarbeiter mit dem Start in den neuen Job schwer, fühlt er sich als Außenseiter oder empfängt er widersprüchliche Signale vom Arbeitgeber, zweifelt er vielleicht schnell an seinem Jobwechsel. Da kommt es nicht selten vor, dass der neue Mitarbeiter wieder abspringt. Doch qualifizierte Fachkräfte sind rar und Recruiting sowie Einstellung kosten Ihr Unternehmen Zeit und Geld.

Gegen Ghosting und den Absprung in der Probezeit hilft in erster Linie eine zügige Mitarbeiterbindung. Ebnen Sie Ihren neuen Angestellten den Weg ins Team und integrieren Sie sie fachlich und sozial ins Unternehmen. Unterschätzen Sie als Arbeitgeber auch nie die emotionale Ebene. Wer sich willkommen und geschätzt fühlt, will nicht so schnell wieder gehen. Und ein erfreuliches Extra: Glückliche Angestellte sind eher bereit, sich engagiert und motiviert in die neue Arbeit zu stürzen. Das bedeutet für Ihr Unternehmen wiederum eine Steigerung der Produktivität.

So geht’s: Das 3 Phasen Modell in der Praxis

Für den Onboarding-Prozess ist viel Vorbereitung nötig. Das Personalmanagement arbeitet dabei eng mit der zukünftigen Führungskraft des Neulings zusammen und kann gewisse Aufgaben auch an Mitglieder der Abteilung oder des Teams delegieren. Besonders wichtig ist gute Koordination auch beim digitalen Onboarding. Damit Remote-Mitarbeiter eine Bindung zum Unternehmen und den Kollegen über die virtuelle Welt hinaus aufbauen und sich nicht als „fünftes Rad am Wagen“ fühlen, ist Fingerspitzengefühl erforderlich. Was in den einzelnen Phasen möglich ist und einige Ideen für die Umsetzung haben wir Ihnen zusammengestellt:

Phase 1: Preboarding

Beim sogenannten Preboarding halten Sie auch nach der Vertragsunterschrift den Kontakt zu Ihrem Kandidaten und erzeugen bei ihm das Gefühl, bereits zum Unternehmen zu gehören. Dadurch bauen Sie bei ihm Unsicherheiten ab. Warum ist das wichtig? Vom Vertragsabschluss bis zum tatsächlichen Arbeitsantritt können je nach Kündigungsdauer bis zu drei Monate vergehen. Hört er nichts mehr von Ihnen, wäre ausreichend Zeit, um an der Entscheidung zu zweifeln, nach einem aufmerksameren Arbeitgeber Ausschau zu halten oder das Vertrauen in Ihr Unternehmen zu verlieren. Mit welchen Maßnahmen zeigen Sie weiterhin Interesse am neuen Mitarbeiter?

Lassen Sie ihn wissen, wie er Sie bei Fragen erreichen kann. Einige Unternehmen bereiten auch ein Dokument mit FAQ für neue Angestellte vor, das sie bei Vertragsabschluss aushändigen.
Überreichen Sie eine Willkommensmappe mit Informationen zum Unternehmen, dem Team, den Arbeitszeiten, der Produktpalette und ersten wichtigen Terminen.
Falls möglich, können Sie ihm bereits ab Vertragsunterschrift Zugang zu einigen Benefits verschaffen.
Vernetzen Sie sich mit ihm über gängige Karriere-Plattformen und halten Sie Kontakt.
Er reicht noch fehlende Unterlagen nach? Schreiben Sie eine freundliche Empfangsbestätigung, damit er die Sicherheit hat, alles erledigt zu haben.
Erhält der Neue eine Parkberechtigung oder benötigt ein Jobticket? Bereiten Sie mit ihm rechtzeitig die notwendigen Unterlagen und Formulare dafür vor, damit er schon am ersten Tag eine mühelose Anfahrt hat.
Laden Sie ihn zu anstehenden Team- und Firmenevents ein oder ermöglichen Sie den Zugang zum Intranet.
Einige Zeit vor Arbeitsantritt schreiben Sie ihn an. Lassen Sie ihn wissen, dass Sie sich auf seinen Arbeitsantritt freuen und informieren Sie ihn über den Ablauf des ersten Arbeitstages.

Aufgaben im Hintergrund

In der ersten Onboarding Phase steht intern die Vorbereitung des Arbeitsbeginns an. Dazu gehört, das Team über den Neuzugang zu informieren und transparent dessen Aufgabenbereiche zu definieren. So bauen Sie Konkurrenzgeist ab und Akzeptanz auf. Außerdem muss der Arbeitsplatz des Neuankömmlings vorbereitet werden. Es macht einen guten Eindruck, wenn nicht nur Schreibtisch und PC bereitstehen, sondern auch die notwendigen Berechtigungen und Zugänge vorhanden sind. Und wer fühlt sich nicht geschätzt, wenn am ersten Arbeitstag bereits ein Büroschild mit dem eigenen Namen darauf an der Tür hängt?

Phase 2: Orientierung

In Phase 2 startet der Mitarbeiter in seine ersten Arbeitstage und lernt die Räumlichkeiten, Kollegen und sein Arbeitsumfeld kennen. Damit sowohl die soziale als auch die fachliche Eingewöhnung reibungslos abläuft, können sein Vorgesetzter und das Team einen Beitrag leisten.

Der erste Arbeitstag:

Nichts baut die Nervosität vor der neuen Stelle besser ab, als eine entspannte Begrüßung zum Arbeitsbeginn. Weiß der Empfang schon über den Neuen Bescheid? Kann ihn der Vorgesetzte selbst dort abholen? Als Chef nehmen Sie sich am besten erst einmal die Zeit für ein persönliches Gespräch. Sie können dem Mitarbeiter unter anderem erzählen, was so alles für seine nächsten Arbeitstage geplant ist. Danach begleiten Sie ihn zu seinem Arbeitsplatz und stellen ihn seinem Team vor.
Eine Führung hilft dem Neuling, sich im Gebäude zurechtzufinden, und er lernt Ansprechpartner in anderen Abteilungen kennen: Wo liegen zum Beispiel Pausenraum, Küchenecke und Toiletten? Bei wem erhält er Büromaterial oder erledigt Personalangelegenheiten? Wo lässt es sich mittags lecker essen?
Am Antrittstag ist auch ein gemeinsames Mittagessen mit dem gesamten Team eine hervorragende Gelegenheit, erste Kontakte zu knüpfen.

Die folgenden Tage:

Damit sich der Neue nicht überflüssig vorkommt, sollte er schon ab Beginn Schritt für Schritt in sein Aufgabengebiet eingewiesen werden und erste Arbeiten erledigen. Ein kleines Wort zur Vorsicht: Zu viel Input in den ersten Tagen kann für Verwirrung sorgen und wird beim neuen Mitarbeiter vermutlich nur teilweise hängen bleiben.
Um dem Mitarbeiter einen besseren Einblick in Arbeitsstrukturen zu geben und Schnittstellen zwischen Abteilungen zu schaffen, gehört bei einigen Unternehmen ein Durchlauf durch verschiedene Abteilungen zum Onboarding-Prozess.
Damit jeder weiß, wo er steht, ist persönliches Feedback unerlässlich. Als Vorgesetzter sollten Sie dabei nicht nur dem Mitarbeiter sinnvolle Rückmeldung zu seinen Leistungen geben, sondern auch nach dessen Eindrücken fragen: Fühlt er sich wohl? Erhält er zu viele Informationen oder würde er sich schon mehr zutrauen?
Teambuildingmaßnahmen und Einführungsveranstaltungen gehören bei vielen Betrieben mit zur Onboarding Phase.

Der Onboarding-Pate

Während der Onboarding Phasen hat sich die Einsetzung eines Paten bewährt. Dabei übernimmt meist ein Kollege aus dem Team die Rolle des Vermittlers und der direkten Ansprechperson für den Mitarbeiter. Natürlich tritt er nicht an die Stelle des Vorgesetzten, sondern kümmert sich eher um Fragen zu den Abläufen, der Unternehmenskultur und gewissen fachlichen Themen. Er ist für den Neuankömmling auch die Verbindung zum Team und hilft dabei, ihn dort zu integrieren, und vermittelt bei zwischenmenschlichen Schwierigkeiten.

Phase 3: Einarbeitung

Jedes Unternehmen hat seine Eigenheiten und Arbeitsplätze unterscheiden sich in ihren Aufgaben. Damit der neue Mitarbeiter tatsächlich sein Know-how vollständig entfalten kann, muss er vielleicht Wissenslücken füllen oder seine gewohnten Arbeitsabläufe ändern. Wie können Sie ihn dabei unterstützen?

Obligatorisch ist ein Einarbeitungsplan, der in dieser Phase Struktur gibt und dabei hilft, keinen Bereich zu übersehen.
Sehen Sie bereits in der Einarbeitungszeit individuell Weiterbildungen und Workshops vor.
Auch in der dritten Onboarding Phase bringen Feedbackgespräche den Mitarbeiter weiter und geben Ihnen Hinweise darauf, wie integriert er sich fühlt. Die Ergebnisse dieser Gespräche können auch als Entscheidungsgrundlage für Weiterbildungsmaßnahmen dienen.
Zur vollständigen Integration sollte der Neue an allen Teambesprechungen und -events teilnehmen.

Was enthält ein detaillierter Einarbeitungsplan?

Zu einem professionellen Einarbeitungsplan gehören Termine für Einführungsveranstaltungen, Weiterbildungsmaßnahmen, Feedbackgespräche und den Besuch anderer Abteilungen für das betriebsinterne Networking. Außerdem sollte er eine Aufstellung enthalten, in der die Arbeitsziele und Einarbeitungsthemen definiert sind. Legen Sie für jedes Ziel Fristen fest und bestimmen Sie, wer für die Einführung in diesen Arbeitsbereich verantwortlich ist.

Lohnt sich der ganze Aufwand?

Zugegeben – das 3 Phasen Modell erfordert zunächst einen enormen Aufwand und höhere Kosten für Ihr Unternehmen. Sie ermöglichen einem Kandidaten bereits im Preboarding Zugang zu Unternehmensveranstaltungen und gewissen Informationen. Und Sie investieren in Weiterbildungen für Mitarbeiter, die sich noch in der volatilen Probezeit befinden. Doch was wie ein Nachteil aussieht, zahlt sich meist in den folgenden Monaten aus. Welchen Nutzen hat Ihr Unternehmen durch die Onboarding Phasen?

Vorteile der Onboarding Phasen für Ihr Unternehmen

Mitarbeiter, die sich geschätzt fühlen, belohnen ihre Arbeitgeber mit mehr Motivation und Produktivität. Gleichzeitig verringert sich die Fluktuation in Ihrem Betrieb.
Neue Angestellte kommen mit dem Onboarding-Prozess schneller an und können früher selbstständig arbeiten. Zudem verhindern Sie mit einer gut organisierten Einführung Fehler aus Unwissenheit.
Zufriedene Arbeitnehmer betreiben kostenlose Mundpropaganda und feilen an Ihrem Arbeitgeberimage auf dem Arbeitsmarkt.
Mit dem abteilungsübergreifenden Onboarding und den Teambuildingmaßnahmen verbessern Sie zusätzlich die interne Zusammenarbeit.

Das 3 Phasen Modell optimieren

Das Onboarding Personal verursacht Ihrem Personalmanagement einiges an Vorbereitungsarbeit. Um den Aufwand zu reduzieren, lohnt es sich für Unternehmen mit einer hohen Zahl an Neueinstellungen, den Onboarding-Prozess zu vereinheitlichen. Dafür erstellen Sie Ablaufpläne, bereiten regelmäßige Einführungsveranstaltungen vor und verfassen Templates für die Einarbeitungspläne, die dann nur noch an die jeweilige Stelle angepasst werden. Damit die Onboarding Phasen für den einzelnen Mitarbeiter trotzdem ein positives und individuelles Erlebnis sind und nicht zum Einheitsbrei werden, können Sie neben den Führungskräften auch das zukünftige Team in die Vorbereitungen einbeziehen.

Vorbereiten. Planen. Onboarden.

Ein neuer Arbeitgeber ist wie ein Labyrinth. Es ist spannend, eine echte Herausforderung, alles zu erkunden. Doch ohne Karte wird der Weg schnell zum Irrgarten und ausbleibender Erfolg führt zu Entmutigung. Nehmen Sie Ihren neuen Mitarbeitern deshalb die Anspannung, in dem Sie beim Preboarding Fragen beantworten, Informationen preisgeben und den Kontakt halten. Bereiten Sie ihnen bei Arbeitsantritt ein herzliches Willkommen und führen Sie sie am Arbeitsplatz und ins Team ein. Geben Sie ihnen in den Onboarding Phasen Ansprechpersonen, Weiterbildungsmöglichkeiten und Werkzeuge an die Hand, um sich schnell einzuleben und wohlzufühlen. So erzeugen Sie angenehme Erinnerungen an den Jobwechsel und Ihr Unternehmen profitiert von produktiven Mitarbeitern.

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