Personalakte digital oder auf Papier? Es gibt auch im Jahr 2021 noch Unternehmen, die diese Frage zugunsten der Papierakte entscheiden. Neben „Das haben wir doch immer schon so gemacht.” wird gerne der Datenschutz ins Feld geführt. Mit dieser Einschätzung liegen sie aber falsch.
Sowohl eine Personalakte auf Papier als auch eine digitale Personalakte müssen vor dem Zugriff unberechtigter Dritter geschützt werden. Das bezeichnet man im Datenschutz als Sicherstellung der Vertraulichkeit von Daten. Selbstverständlich sind die digitalen Schutzmaßnahmen für digitale Personalakten stets auf dem neuesten Level zu halten und an die steigenden Sicherheitserfordernisse anzupassen.
Anders sieht es aber bei der Papierakte auch nicht aus: Unternehmen werden häufig Opfer von Einbrüchen. Da Einbrecher immer professioneller vorgehen, müssen Unternehmen auch die physischen Sicherheitsvorkehrungen stets anpassen. Typischerweise ist aber gerade das Archiv, in dem die Akten lagern, eher schlecht gesichert. Wenn Unternehmen ihre digitale Personalakte bei einem sicheren Cloud-Anbieter speichern, müssen sie nicht selbst darum sorgen, dass Eingriffe in die Vertraulichkeit der Akte unterbunden werden. Das kann letztlich sogar Kosten sparen.
Neben der Vertraulichkeit von Daten ist auch ihre Integrität wichtig. Dabei geht es um die Richtigkeit und Vollständigkeit von Daten. Auch hier schneidet die digitale Personalakte wesentlich besser ab als ihre analoge Schwester.
Beispielsweise können Daten in einer Papierakte leicht manipuliert werden, indem Seiten ausgetauscht werden. In einer digitalen Personalakte verhindern dies mehrere Mechanismen: Zunächst können Unternehmen den Zugriff zu einer digitalen Personalakte effektiver einschränken als zu einer Papierakte. Außerdem zeigen Log-Daten an, welcher Benutzer wann welche Veränderungen vorgenommen hat. Im Übrigen helfen Verknüpfungen zu anderen Anwendungen, digitale Daten aktueller zu halten, als das bei Papierdaten möglich ist.
Schließlich ist die digitale Personalakte auch besser gegen Verlust geschützt als eine Papierakte. Unternehmen sind nach datenschutzrechtlichen Vorgaben dazu verpflichtet, personenbezogene Daten verfügbar zu halten und nach etwaigen Zwischenfällen rasch wiederherzustellen.
Papierakten sind Gefahren wie Wasser- und Feuerschäden ausgesetzt. Entsprechende Schäden führen häufig zum unwiederbringlichen Verlust der in den Akten gehaltenen Daten.
Die Daten in digitalen Personalakten sind dagegen durch Backups gegen dauerhaften Verlust geschützt.
Gleichzeitig sind auch die personenbezogenen Daten in einer Personalakte nicht ewig aufzubewahren, sondern unterliegen Löschfristen, z.B. nach dem Ausscheiden von Mitarbeitern. Nicht nur das Aufbewahren, sondern auch das Löschen ist einfacher in einer digitalen Personalakte zu bewerkstelligen als in Papierakten.
Die Daten in einer digitalen Papierakte sind in einer festen Ordnung abgelegt und an einer festen Stelle gespeichert. Über Suchfunktionen kann überprüft werden, ob Daten, die einer Löschpflicht unterliegen, entgegen der Ordnung noch an anderer Stelle gespeichert sind. Papierakten haben zwar eine Ordnung, die jedoch über die Zeit Änderungen unterliegt und deshalb uneinheitlich sein kann. Unternehmen können deshalb ihren Löschfristen in digitalen Personalakten besser nachkommen.
Martin Bastius ist Rechtsanwalt und Chief Legal Officer von heyData. Er hat Jura an der renommierten Bucerius Law School und an der Tel Aviv University studiert. Bastius ist auf Datenschutz spezialisiert und bringt langjährige Erfahrung als Rechtsanwalt in dem Bereich mit. In seiner aktuellen Funktion berät er mit seinem Juristen-Team täglich Unternehmen bei allen Praxis-Fragen zum Datenschutz.