Die digitale Personalakte unterscheidet sich inhaltlich nicht von der klassischen Personalakte in Papierform. Allerdings werden die Mitarbeiterdaten in digitaler Form zentral gespeichert und verwaltet. Dadurch werden Prozesse effizienter gestaltet und die Datenqualität erhöht. kiwiHR bietet eine digitalisierte Personalakte an. Mit der Employee Self-Service Funktion können Mitarbeiter alle Informationen gemäß der DSGVO zentral und sicher bearbeiten und speichern.
Was beinhaltet die digitale Personalakte?
Die elektronische Personalakte enthält einige personenbezogene Daten wie:
- Personalstammdaten
- Informationen für die Gehaltsabrechnung
- Arbeitsvertrag
- Ausbildungsnachweise
- Offboarding-Dokumente
- Arbeitsnachweise
- Steuerunterlagen
- Unterlagen zu Abwesenheiten
- Etc.
Die Personalakte enthält daher alle Informationen zu Personal und Entgelt. Sie sparen sich viel Arbeit, wenn Sie auf alle Informationen an einem Ort zugreifen können.
Warum sollten Sie sich von Papierakten verabschieden?
Sicherheitsprobleme: Personalakten in Papierform können im Gegensatz zu elektronische Dokumenten von Unbefugten eingesehen werden, wenn Sie falsch abgelegt werden oder das Archiv nicht richtig gesichert ist. Man kann in der Regel nicht nachvollziehen, wer sich die Unterlagen wann angesehen hat.
Eingeschränkter Zugang: Der Zugriff auf Papierakten ist ortsgebunden und dadurch nachteilhaft. Wenn sich Ihre Mitarbeiter im Home Office befinden, ist die Einsicht ihrer Personalakte mit großem Aufwand verbunden. Durch die Einführung der digitalen Personalakte lassen sich Prozesse für Mitarbeiter und Führungskräfte deutlich vereinfachen.
Kostennachteile: Für Papierakten werden Ordner, Papier, Drucker, Tinte und ein Aufbewahrungsort benötigt. All diese Kosten entfallen bei der Verwendung der digitalen Variante bzw. bei HR Systemen.
Umweltschädlich: Papierakten können große Mengen an Papier verschlingen. Insbesondere, wenn Sie regelmäßig aktualisiert und ausgetauscht werden müssen. Die negativen Umweltfolgen können Sie durch die Digitalisierung der Dokumente einfach umgehen.
Welche Vorteile bietet die digitale Personalakte?
Erhöhte Produktivität: Personalverantwortliche verwenden bis zu 20 % ihrer Arbeitszeit mit der Pflege und Verwaltung von Personalakten. Diese Zeit können Sie - danke digitaler Lösung - für sinnvollere Aufgaben nutzen, wenn sie sich nicht darum kümmern müssen, Daten zu aktualisieren und Mitarbeitern Einsicht zu gewähren.
Zugänglichkeit: Mitarbeiter können jederzeit und von überall auf ihre eigene digitale Personalakte zugreifen und über den Employee Self Service Änderungen daran vornehmen. Ändert sich beispielsweise die Anschrift eines Teammitglieds, muss nicht erst die Personalabteilung kontaktiert werden. Außerdem können Informationen und Dokumente einfach eingescannt und hochgeladen werden.
Aktualität: Da sich Mitarbeiter selbst darum kümmern können, ihre Daten zu aktualisieren, können Sie sicherstellen, dass Ihnen sämtliche Dokumente immer aktuell und korrekt in elektronischer Form vorliegen.
Sicherheit: Im Gegensatz zu Papierakten können digitale Personalakten sicher in der Cloud gespeichert und mit individuellen Zugriffsberechtigungen versehen werden.
Ein Weg zur Digitalisierung im Personalbereich führt meistens über die Anschaffung einer smarten HR Software, die die Personalverwaltung in mehreren Bereichen unterstützt. kiwiHR lässt sich schnell und einfach einrichten.
Wie werden die Daten meiner Mitarbeiter geschützt?
Die Datenspeicherung bei kiwiHR entspricht den DSGVO Grundlinien von 2018.
Jeder Mitarbeiter, den Sie zu kiwiHR hinzufügen, erhält einen eigenen Login und kann seine Informationen in der digitalen Akte selbst vervollständigen und jederzeit bearbeiten. Vom Notfallkontakt bis zum Geburtstag - Sie können kiwiHR alles anvertrauen.
Auch die Zugriffsrechte können Sie individuell festlegen, um unbefugte Zugriffe auf die sensiblen Daten Ihrer Mitarbeiter zu verhindern. Nur berechtigte Personen erhalten Zugriff.
Transformieren Sie Ihre HR Prozesse
kiwiHR erfordert keine Installation, know how oder komplizierte Einrichtung.
Die einfache Konfiguration erfolgt innerhalb weniger Schritte und kiwiHR ist sofort einsatzbereit. Die benutzerfreundliche Benutzeroberfläche ist selbsterklärend, wodurch kiwiHR schnell zum neuen besten Freund ihrer Mitarbeiter wird.
Starten Sie Ihre digitale Transformation noch heute.