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Digitale Personalakte

Alle Daten an einem Ort dank digitaler Personalakte

Unübersichtliche Excel-Tabellen gehören ab jetzt der Vergangeheit an. Alle Mitarbeiterdaten werden übersichtlich dargestellt und mit der Employee Self Service Funktion sparen Sie wertvolle Arbeitszeit - denn Ihre Mitarbeiter können ihre Daten selbst pflegen.

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Knapp 5000 Nutzer profitieren bereits vom Employee Self-Service

Wie digital sind Ihre HR-Prozesse?

Drei von vier Unternehmen arbeiten mit mehreren Insellösungen oder Excel-Tabellen um Mitarbeiterdaten zu verwalten, statt sie sicher und zentral mit Hilfe einer einzigen smarten HR Software zu hosten.

Schluss mit Papierakten und Archivschränken

Bis zu 25% der Arbeitszeit von Personalverantwortlichen wird genutzt, um Mitarbeiterinformationen und -daten zu verwalten.

Weniger ist mehr

Datenaktualisierungen können schnell im Chaos enden, da 75% der KMU Informationen in mehreren System verwalten.

Entlasten Sie Führungskräfte

Fast 80% der Entscheidungsträger wünschen sich Unterstützung in Form einer smarten HR Software und der elektronischen Personalakte.

Alle Mitarbeiterinformationen in einem sicheren System

Verwalten Sie sensible Mitarbeiterdaten sicher und zentral in einer einzigen Software. Verabschieden Sie sich von mühsam erstellten Excel-Listen und aufwendigen Einzellösungen.

Kein Suchen mehr

Aktuelle Mitarbeiterinformationen völlig papierlos in der Cloud in Form der digitalen Personalakte.

Smarte Arbeitsteilung

Jeder Mitarbeiter kann mit dem Employee Self-Service eigene Personaldaten ergänzen und somit Personalverantwortliche entlasten.

Zugriff von überall

Mitarbeiter können von jedem Endgerät zugreifen und relevante Informationen einsehen und ändern.

Sichere Daten für Alle

Mitarbeiter können nur Daten sehen und bearbeiten die für Sie gemäß DSGVO zugänglich sein sollten.

Die digitale Personalakte und Employee Self-Service - ein unschlagbares Team

Bringen Sie Ordnung in Ihre Mitarbeiterinformationen, indem die Datenpflege von den Kollegen selbst übernommen wird. Die Personalakte in elektronischer Form und der Employee Self-Service machen es möglich.

Minimieren Sie Verwaltungsaufwand

Verwalten Sie Mitarbeiterinformationen mit der digitalen Personalakte in einem einzigen System, statt in mehreren Lösungen und Dokumenten.

Entlastung von Führungskräften

Datenpflege und administrative Tätigkeiten können dank dem Employee Self-Service vom Mitarbeiter selbst erledigt werden.

Keine Sorge wegen Datenschutz

Je nach Rolle im Unternehmen, haben Mitarbeiter nur Zugriff auf für sie relevante Daten und elektronischen Dokumente. Alles DSGVO konform.

Worauf warten Sie noch?

Profitieren Sie von koordinierter Zusammenarbeit

Vereinfachen Sie zeitaufwendige HR Aufgaben mit kiwiHR

Administrative HR Tätigkeiten sind echte Zeitfresser. In kleinen und mittleren Unternehmen nehmen Sie jährlich bis zu 700 Arbeitsstunden der Zuständigen in Anspruch. Digitalisieren Sie jetzt Ihr HR!

  • Digitale Personalakte
  • Mitarbeiterverzeichnis
  • Employee Self-Service
  • Social Media Integration
  • Klare Unternehmensstruktur
  • DSGVO konforme Datenverwaltung
  • Einfache Profilerstellung
  • Individuelle Zugriffsrechte
  • Daten Im- und Export

Weitere zeitsparende Funktionen von kiwiHR

Übersichtliche Zeiterfassungsoftware

Arbeitszeiten in Sekunden erfassen

Urlaubsvorbereitung auf Knopfdruck

Urlaubsplaner für Mitarbeiter

Koordiniertes Onboarding

Produktivität ab Tag eins

Was ist eine digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ähnelt der klassischen in Papierform. Allerdings werden die Mitarbeiterdaten zentral gespeichert und verwaltet. Dadurch werden Prozesse effizienter gestaltet und die Datenqualität erhöht. Somit können Mitarbeiter jederzeit und von überall aus zugreifen - egal ob im Büro oder im Home Office.

kiwiHR bietet eine digitalisierte Personalakte an. Mit der Employee Self-Service Funktion können Mitarbeiter alle Informationen gemäß der DSGVO zentral und sicher bearbeiten und speichern.

Wie ist sie aufgebaut?

Die elektronische Personalakte enthält einige personenbezogene Daten wie:

  • Name
  • Geburtsdatum
  • Kontaktdaten
  • Notfallkontakt
  • Familienstand
  • Gehaltsinformationen
  • Arbeitsvertrag
  • Ausbildungsnachweise
  • Offboarding-Dokumente
  • Arbeitsnachweise
  • Sozialversicherungsnummer
  • und weitere wichtige Informationen, die für andere Abteilungen im Unternehmen wichtig sind.

Die Personalakte enthält daher alle Informationen zu Personal und Entgelt. Es erleichtert also Ihre Arbeit, den kompletten Inhalt der digitalen Personalakte übersichtlich an einem Ort zu finden.

Welche Vorteile bietet sie?

Digitalisierte Personalprozesse bieten viele Vorteile. Sie können zum Beispiel die Effizienz im Unternehmen steigern.

Die digitale Personalakte gewährt dem jeweiligen Mitarbeiter und Führungskräften Zugang, wann immer es gewünscht oder benötigt ist. Ändert sich beispielsweise die Anschrift eines Teammitglieds, muss nicht erst das HR Wesen kontaktiert werden, sondern die Änderung kann direkt selbst vorgenommen werden.

Außerdem können informationen und Dokumente eingescannt und hochgeladen werden.

Dieser Prozess spart also bereits mehreren Mitarbeitern Zeit und erhöht die Datenaktualität in Ihrem Unternehmen merklich.

Die hier anfallenden Daten, die in digitalen Personalakten enthalten sind, werden an zahlreichen Stellen im Unternehmen benötigt. Eine wichtige Grundregel lautet, dass jede Information nur einmal in elektronischer Form vorliegen und nicht an mehreren Stellen gespeichert werden sollte. Wer diese Information benötigt, greift direkt darauf zu. 

Mitarbeiter profitieren von dieser Form in gleichen Maßen wie Personalmanager. Einmal erstellt, liefern digitale Personalakten akkurate Informationen und können durch sogenannten "Employee Self-Service" stets von dem jeweiligen Mitarbeiter aktualisiert werden. Dies resultiert in weniger Aufwand für den Personaler und garantiert stets die neusten Informationen im System. 

Ein Weg zur Digitalisierung im Personalbereich führt meistens über die Anschaffung einer smarten HR Software, die die Personalverwaltung in mehreren Belangen unterstützt.

Wie werden die Daten meiner Mitarbeiter geschützt?

Die Datenspeicherung bei kiwiHR entspricht den DSGVO Grundlinien von 2018 und ermöglicht eine sichere Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen.

Jeder Mitarbeiter, den Sie zu kiwiHR hinzufügen erhält einen eigenen Login und kann seine Informationen in der digitalen Akte selbst vervollständigen und jederzeit bearbeiten. Vom Notfallkontakt bis zum Geburtstag - Sie können kiwiHR alles anvertrauen.

Transformieren Sie Ihre HR Prozesse

kiwiHR erfordert keine Installation oder komplizierte Einrichtung.

Die einfache Konfiguration erfolgt innerhalb weniger Schritte und kiwiHR ist sofort einsatzbereit. Die benutzerfreundliche Benutzeroberfläche ist selbsterklärend, wodurch kiwiHR schnell zum neuen besten Freund ihrer Mitarbeiter wird.

Durch den Wechsel zum digitalen Personalmanagement mit kiwiHR helfen Sie nicht nur Ihrem Unternehmen. Sie tun ebenfalls etwas Gutes für die Umwelt indem Sie den Papierverbrauch in Ihrer HR Abteilung um ein Vielfaches reduzieren.

Optimieren Sie jetzt Ihr HR-Management.

Testen Sie jetzt kiwiHR 14 Tage kostenlos oder vereinbaren Sie ihre kostenlose Online Demo. Starten Sie heute und optimieren Sie Ihr HR Management mit kiwiHR.

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