Sowohl Mitarbeiter*innen als auch Manager können in ihrer digitalen Personalakte Dokumente hochladen. Auf diese Dokumente hat ausschließlich der Manager und der*die Mitarbeiter*in Zugriff. Unterstützt werden alle geläufigen Dateiformate wie z. B. .pdf, .png, .doc.
Digitale Personalakte
Schluss mit Papierchaos dank digitaler Personalakte
Greifen Sie jederzeit auf alle Daten und Dokumente zu. Mit der Employee Self Service Funktion sparen Sie wertvolle Arbeitszeit und erhöhen die Datenqualität.
Alle Daten an einem Ort
Finden Sie alle Personaldaten und Dokumente in Sekundenschnelle.
- Egal ob Homeoffice oder Büro, Sie können jederzeit auf alle Informationen zugreifen
- Die Suche nach Dokumenten, Verträgen oder sonstigen Dateien hat dank integriertem Dokumentenmanagement ein Ende.
- Ihre Mitarbeiter können ihre Daten selbst eintragen. Das bedeutet: eine bessere Datenqualität und mehr Zeit für Sie.
Compliance und Sicherheit
Wir wissen, wie wichtig es ist, dass sensible Personaldaten sicher gespeichert werden. Unsere HR-Software sorgt dafür, dass Sie nachts wieder besser schlafen.
- Klare Zugriffsrechte stellen sicher, dass nur befugte Personen auf sensible Daten zugreifen können.
- Daten werden DSGVO-konform gepeichert.
- Industriestandard in Bezug auf Datenschutz-Richtlinien und Zwei-Faktor-Authentifizierung
Verbessern Sie die Employee Experience
Mit den passenden Daten können Sie strategische Lösungen entwickeln. Verbessern Sie die Mitarbeiterbindung und erhöhen Sie damit die Produktivität im Unternehmen.
- Egal ob Geburtstage, Mitarbeiterstart, Probezeit- und Beschäftigungsende - wir erinnern Sie rechtzeitig daran, damit Sie Ihre Aktivitäten problemlos planen können.
- Wichtige Dokumente und Notizen können direkt im Profil hinterlegt werden. So sind Sie bestens für das nächste Mitarbeitergespräch vorbereitet.
- Der Umstieg auf ein papierloses Büro reduziert Ihren CO2-Fußabdruck.
Treffen Sie bessere Entscheidungen
Unsere Reportings zeigen Ihnen, wo Probleme entstehen können und helfen Ihnen Mitarbeiterengpässe zu vermeiden.
- Berichte zu Unternehmenszugehörigkeit, Mitarbeiteranzahl und eine Übersicht über neue Mitarbeiter können mit einem Klick exportiert werden.
- Die Abrechungshistorie liefert Ihnen die nötigen Informationen, um Lohnunterschiede im Unternehmen auszugleichen und gute Leistungen zu belohnen.
- Entdecken Sie direkt fehlende Daten und sorgen Sie für DSGVO-Konformität.
Schützen Sie sensible Mitarbeiterdaten mit einer sicheren HR-Software
Über 1.000 Teams sparen bereits dank unserer benutzerfreundlichen Software Zeit. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die nötige Transparenz und Autonomie über ihre Daten.
- Digitale Personalakte
- Mitarbeiterverzeichnis
- Employee Self-Service
- HR-Datenbank
- Klare Organisationsstruktur
- DSGVO-konform
- Mitarbeiterprofil
- Zugriffsrechte
- Datenimport und -export
Entdecken Sie jetzt alle Vorteile einer online Spesenmanagement Software
Mehr Transparenz für Ihr Unternehmen
Häufig gestellte Fragen
Mitarbeiter*innen können mithilfe ihrer digitalen Personalakte ihre persönlichen Daten selbstständig angeben und aktualisieren. Dank dieser Employee Self-Service Funktion können Manager die Datenpflege anderen überlassen und sich auf mehr Aufgaben mit Mehrwert konzentrieren.
Auf jeden Fall! Daten können selbst während der kostenlosen Testphase importiert werden, um die Einrichtung und Datenübernahme in kiwiHR bei einer Support-Anfrage einfacher und schneller zu gestalten. Außerdem können Sie Personaldaten einfach exportieren und teilen.
Alle Mitarbeiter*innen des Unternehmens haben Zugriff auf das Mitarbeiter*innenverzeichnis. Dies ermöglicht ihnen sich mit anderen in Verbindung zu setzen oder die richtige Person zu finden und diese schnell per E-Mail oder Telefon über kiwiHR zu kontaktieren.
Mithilfe von Personaldatenberichten können Manager schnell feststellen, ob Personaldaten fehlen und Mitarbeiter*innen darum bitten, ihre Personaldaten zu vervollständigen. So stellen sie sicher, dass für die HR-Compliance nichts fehlt.
kiwiHR nutzt Amazon Web Services (AWS) Infrastruktur mit Standort in Frankfurt. Wir speichern die Daten nur bei sorgsam ausgewählten und verlässlichen Partnern. Mit kiwiHR können Zugriffsberechtigungen zugewiesen werden, um den Zugriff auf sensible Daten auszuweiten oder zu beschränken und so Unterlagen vertraulich zu behandeln. Erfahren Sie hier mehr zu Sicherheit und DSGVO Konformität.
Wir sammeln und speichern nur die notwendigen Informationen, um Ihren kiwiHR Account einzurichten und Personal- und Unternehmensprozesse zu verwalten. Sobald die Testphase ausläuft und Sie nicht zur Vollversion gewechselt sind, werden alle gespeicherten Daten innerhalb von 30 Tagen dauerhaft gelöscht.
Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte unterscheidet sich inhaltlich nicht von der klassischen Personalakte in Papierform. Allerdings werden die Mitarbeiterdaten in digitaler Form zentral gespeichert und verwaltet. Dadurch werden Prozesse effizienter gestaltet und die Datenqualität erhöht. kiwiHR bietet eine digitalisierte Personalakte an. Mit der Employee Self-Service Funktion können Mitarbeiter alle Informationen gemäß der DSGVO zentral und sicher bearbeiten und speichern.
Was beinhaltet die digitale Personalakte?
Die elektronische Personalakte enthält einige personenbezogene Daten wie:
- Personalstammdaten
- Informationen für die Gehaltsabrechnung
- Arbeitsvertrag
- Ausbildungsnachweise
- Offboarding-Dokumente
- Arbeitsnachweise
- Steuerunterlagen
- Unterlagen zu Abwesenheiten
- Etc.
Die Personalakte enthält daher alle Informationen zu Personal und Entgelt. Sie sparen sich viel Arbeit, wenn Sie auf alle Informationen an einem Ort zugreifen können.
Warum sollten Sie sich von Papierakten verabschieden?
Sicherheitsprobleme: Personalakten in Papierform können im Gegensatz zu elektronische Dokumenten von Unbefugten eingesehen werden, wenn Sie falsch abgelegt werden oder das Archiv nicht richtig gesichert ist. Man kann in der Regel nicht nachvollziehen, wer sich die Unterlagen wann angesehen hat.
Eingeschränkter Zugang: Der Zugriff auf Papierakten ist ortsgebunden und dadurch nachteilhaft. Wenn sich Ihre Mitarbeiter im Home Office befinden, ist die Einsicht ihrer Personalakte mit großem Aufwand verbunden. Durch die Einführung der digitalen Personalakte lassen sich Prozesse für Mitarbeiter und Führungskräfte deutlich vereinfachen.
Kostennachteile: Für Papierakten werden Ordner, Papier, Drucker, Tinte und ein Aufbewahrungsort benötigt. All diese Kosten entfallen bei der Verwendung der digitalen Variante bzw. bei HR Systemen.
Umweltschädlich: Papierakten können große Mengen an Papier verschlingen. Insbesondere, wenn Sie regelmäßig aktualisiert und ausgetauscht werden müssen. Die negativen Umweltfolgen können Sie durch die Digitalisierung der Dokumente einfach umgehen.
Welche Vorteile bietet die digitale Personalakte?
Erhöhte Produktivität: Personalverantwortliche verwenden bis zu 20 % ihrer Arbeitszeit mit der Pflege und Verwaltung von Personalakten. Diese Zeit können Sie - danke digitaler Lösung - für sinnvollere Aufgaben nutzen, wenn sie sich nicht darum kümmern müssen, Daten zu aktualisieren und Mitarbeitern Einsicht zu gewähren.
Zugänglichkeit: Mitarbeiter können jederzeit und von überall auf ihre eigene digitale Personalakte zugreifen und über den Employee Self Service Änderungen daran vornehmen. Ändert sich beispielsweise die Anschrift eines Teammitglieds, muss nicht erst die Personalabteilung kontaktiert werden. Außerdem können Informationen und Dokumente einfach eingescannt und hochgeladen werden.
Aktualität: Da sich Mitarbeiter selbst darum kümmern können, ihre Daten zu aktualisieren, können Sie sicherstellen, dass Ihnen sämtliche Dokumente immer aktuell und korrekt in elektronischer Form vorliegen.
Sicherheit: Im Gegensatz zu Papierakten können digitale Personalakten sicher in der Cloud gespeichert und mit individuellen Zugriffsberechtigungen versehen werden.
Ein Weg zur Digitalisierung im Personalbereich führt meistens über die Anschaffung einer smarten HR Software, die die Personalverwaltung in mehreren Bereichen unterstützt. kiwiHR lässt sich schnell und einfach einrichten.
Wie werden die Daten meiner Mitarbeiter geschützt?
Die Datenspeicherung bei kiwiHR entspricht den DSGVO Grundlinien von 2018.
Jeder Mitarbeiter, den Sie zu kiwiHR hinzufügen, erhält einen eigenen Login und kann seine Informationen in der digitalen Akte selbst vervollständigen und jederzeit bearbeiten. Vom Notfallkontakt bis zum Geburtstag - Sie können kiwiHR alles anvertrauen.
Auch die Zugriffsrechte können Sie individuell festlegen, um unbefugte Zugriffe auf die sensiblen Daten Ihrer Mitarbeiter zu verhindern. Nur berechtigte Personen erhalten Zugriff.
Transformieren Sie Ihre HR Prozesse
kiwiHR erfordert keine Installation, know how oder komplizierte Einrichtung.
Die einfache Konfiguration erfolgt innerhalb weniger Schritte und kiwiHR ist sofort einsatzbereit. Die benutzerfreundliche Benutzeroberfläche ist selbsterklärend, wodurch kiwiHR schnell zum neuen besten Freund ihrer Mitarbeiter wird.
Starten Sie Ihre digitale Transformation noch heute.