Zu wissen, welche personenbezogenen Daten in einer Personalakte enthalten sein dürfen, ist für Unternehmen zum Schutz vor Bußgeldern sehr wichtig.
Das Ziel einer Personalakte ist es, alle relevanten Informationen einer angestellten Person gesammelt darzustellen. Auf diese Weise werden andere Abteilungen in ihrer Arbeit unterstützt. Das beste Beispiel ist die Lohnbuchhaltung, die sich stets auf aktuelle Informationen für die monatlichen Zahlungen verlassen muss.
1. Was gehört in die digitale Personalakte?
- Wichtige Informationen wie Personalstammdaten (Name, Adresse oder E-Mail)
- Informationen für die Gehaltsabrechnung (Vergütung, Rhythmus der Auszahlung und Bankverbindung)
- Arbeitsvertrag und weitere Vereinbarungen wie zur Geheimhaltung, Wettbewerbsverzicht und Bonuszahlungen
- Relevante Steuerunterlagen
- Unterlagen zu Abwesenheiten (Urlaubstage, Krankheitstage, Schulungen, Home Office)
- Weitere Dokumente zu Weiterbildungen und Zertifikaten, Verträge für Dienstwagen und -telefon, Inventar (Rechner, Laptop, Tastatur. etc.
2. Was gehört nicht in die digitale Personalakte?
- Alle nicht DSGVO konformen Unterlagen und Informationen wie politische Ausrichtung oder ärztliche und psychologische Unterlagen
3. Aufbewahrungsfristen
Personalakten sollten noch für etwa drei Jahre nach Ende der Beschäftigung aufbewahrt werden. Weitere Fristen beschreibt die DSGVO.
Alle oben genannten Unterlagen unterliegen Ihrem örtlichen Arbeitsrecht. Der erste Schritt bei der Verwaltung von Personalakten besteht in einem Gespräch mit einem*r Expert*in. Dabei muss geklärt werden, ob die gespeicherten Informationen den örtlichen Arbeitsgesetzen sowie der DSGVO entsprechen. Nicht benötigte und sensible Daten sollten in einer Personalakte demnach nicht geführt werden.
4. Probleme mit Papierakten
1. Probleme mit der Sicherheit
Während in vielen Unternehmen Aktenarchive noch völlig normal sind, sind Probleme mit der Sicherheit mittlerweile klar ersichtlich. Einmal falsch abgelegt, sind Personalakten - je nach Größe des Unternehmens - kaum mehr zu finden. Weitere Probleme entstehen, wenn auch nur einmal das Abschließen des Archivs vergessen wird. In dem Fall wäre es ein Leichtes für Mitarbeiter*innen sensible Informationen einzusehen.
2. Private Netzwerke sind keine Option
Viele Unternehmen sind der Meinung, dass das Speichern von Personaldaten in einem internen Netzwerk eine Verbesserung der Sicherheit wäre. Aktuelle Untersuchungen zeigen das Gegenteil.
Im Jahr 2018 allein wurden 43% der Unternehmen in Großbritannien Opfer von Cyberkriminalität. KMU bleiben das Hauptziel für diese Attacken. Die Kosten dieser Cyberattacken belaufen sich laut Schätzungen auf knapp 30 Mrd. Euro.
Auch in anderen Ländern sind die Zahlen alarmierend hoch. Die Sicherheit privater Netzwerke sollte also nicht überschätzt werden. Eher sollten Unternehmen darüber nachdenken, die Sicherheit ihrer wichtigen Daten externen Dienstleistern zu überlassen.
3. Fehlende Zugangskontrollen
Selbstverständlich verursachen Sicherheitslücken durch Cyberattacken von außen großen Schaden. Doch auch interne Sicherheitsverletzungen stellen ein großes Problem für Unternehmen dar.
Ohne Zugangskontrollen können z.B. auch Mitarbeiter*innen mit einem Schlüssel für das Archiv ohne Befugnis Zugang zu Akten erhalten. Zusätzlich gibt es noch immer Kolleg*innen, die Passwörter und Login-Daten auf Haftnotizen schreiben und diese an ihren Bildschirm kleben.
4. Limitierter Zugang zu Dateien
Im digitalen Zeitalter ist der sofortige Zugriff auf Daten unerlässlich. Das Festhalten an einer Papierakte schränkt den Zugriff der Mitarbeiter*innen ein und kann Probleme verursachen. Besonders wenn einige Mitarbeiter*innen aus dem Home Office arbeiten. Zudem öffnet es auch die Tür für potenzielle Sicherheitsverletzungen, wenn sich Mitarbeiter*innen über ungesicherte Netzwerke Zugang verschaffen.
5. Personalakten in Papierform sind teuer
Jeder Aktenordner und jede gedruckte Personalakte kostet Unternehmen Geld. Hinzu kommen Anschaffungskosten von Drucker, Papier, Tinte sowie Stromrechnungen und sogar Lager- sowie Verwaltungskosten. All diese Kosten sind nur deshalb zu entrichten, weil auf veraltete Prozesse zurückgegriffen wird.
6. Papierakten schaden der Umwelt
Das Erstellen einer Personalakte aus Papier führt zu negativen Umweltfolgen, die durch digitale Prozesse leicht vermieden werden könnten. Die Produktion von Papier stellt eine große Bedrohung für die Umwelt dar. Jeder Versuch, den Verbrauch von Papier zu reduzieren, sollte also genutzt werden.
5. Die Vorteile einer digitalen Personalakte im Zusammenspiel mit einer HR Software
In Anbetracht akueller Entwicklungen wie Klimawandel, wachsendem ökologischen Bewusstsein und Faktoren wie Employee Branding wird schnell klar, dass Papierakten nicht mehr zeitgemäß sind. Die Digitalisierung feiert seit Jahren ihren Einzug in die Businesswelt und auch das Personalwesen ist hier keine Ausnahme. Wir verraten Ihnen vier Vorteile der digitalen Personalakte gegenüber der Papierakte.
1. Zugangsberechtigungen selbst festlegen
Bei digitalen Personalakten können Zugriffsberechtigungen in der Regel von den Administrator*innen selbst zugewiesen werden. Auf diese Weise wird beispielsweise geregelt, dass Teammanager lediglich Zugriff auf die Informationen ihrer eigenen Teammitglieder haben. Ziel ist es, unbefugte Zugriffe zu verhindern. Dadurch ist der Datenschutz einer digitalen Personalakte deutlich höher als der von Papierakten.
2. Höhere Sicherheit und garantiert DSGVO konform
Durch festgelegte Zugriffskontrollen erhöht sich automatisch die Sicherheit der gespeicherten Mitarbeiterinformationen. Zusätzlich dazu arbeiten HR Softwares in der Regel stets DSGVO konform, was bei selbsterstellten Ordnerstrukturen nicht der Fall ist. Verwenden Sie eine digitale Personalakte, reduzieren Sie also auch das Risiko einer möglichen Strafe durch unsachgemäße Verwaltung.
3. Die digitale Personalakte: Eine umweltfreundliche Alternative
Das Ersetzen von Papierakten durch digitale Personalakten verringert nicht nur den CO2-Ausstoß Ihres Unternehmens, sondern verbessert auch Ihr Unternehmensimage. Entscheiden Sie sich für weniger Papierverbrauch, vermitteln Sie das Bild eines sozial verantwortlichen Unternehmens, was sich positiv auf die Wahrnehmung Ihrer Kund*innen und Mitarbeiter*innen auswirkt.
4. Produktiveres Arbeiten
Die Pflege und Verwaltung von Personalakten beansprucht bis zu 20% der Arbeitszeit von HR Verantwortlichen. Durch das Bearbeiten solcher Akten in der Cloud können Sie Ressourcen Ihres Unternehmens produktiver nutzen.
Denken Sie an die gesteigerte Produktivität, die mit einer digitalen Personalakte einhergeht. Auf sie kann rund um die Uhr zugegriffen werden und die Bearbeitungszeiten werden immens reduziert. Ihre Digitalisierung entlastet HR Verantwortliche und Mitarbeiter*innen, die regelmäßig mit Personalinformationen arbeiten müssen.