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    Die Personalakte: Papierform oder digital?

    Jazmin Lopez

    Das Führen von Mitarbeiterinformationen im Unternehmen

    Eine Personalakte umfasst alle für ein Unternehmen relevanten Mitarbeiterinformationen und Gehaltsdokumente neuer, bestehender oder früherer Angestellter. Personalakten können sowohl in digitaler Form (digitale Personalakte) als auch in Papierform geführt werden und sollten neben den genannten Informationen unbedingt den nationalen Gesetzen, sowie der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) entsprechen.

    Zu wissen welche Informationen in einer Personalakte geführt werden dürfen ist für Unternehmen sehr wichtig, denn dies kann vor hohen Bußgeldern schützen. 

    Das Ziel einer Personalakte ist es alle relevanten Informationen eines Mitarbeiters gesammelt darzustellen. Auf diese Weise werden andere Abteilungen in ihrer Arbeit unterstützt. Das beste Beispiel ist die Lohnbuchhaltung, die sich stets auf aktuelle Informationen für die monatlichen Zahlungen verlassen muss. 

    Weitere Informationen zur digitalen Personalakte finden Sie hier:

    Alle oben genannten Mitarbeiterunterlagen unterliegen Ihrem örtlichen Arbeitsrecht. In der Tat besteht der erste Schritt bei der Verwaltung von Personalakten darin, mit einem Experten zu klären, ob die von Ihnen gespeicherten Informationen den örtlichen Arbeitsgesetzen sowie den entsprechenden Datenschutzgesetzen wie der DS-GVO entsprechen. Sensible und nicht benötigte Informationen sollten in einer Personalakte demnach nicht geführt werden.

    Die Probleme mit herkömmlichen Personalakten in Papierform 

    Aufgrund der Sensibilität der in einer Personalakte enthaltenen Informationen besteht kein Zweifel daran, dass diese vertraulich behandelt werden müssen. Hier sind 6 Gründe, warum eine Personalakte in Papierform eine Einladung zu Datenschutzverletzungen darstellt und auch noch weitere Nachteile mit sich bringt:

    1. Probleme mit der Sicherheit

    Während in vielen Unternehmen Akten-Archive noch völlig normal sind, sind einige Sicherheitsprobleme mittlerweile klar ersichtlich. Einmal falsch abgelegt, sind Personalakten - je nach Unternehmensgröße - kaum mehr zu finden. Weitere Probleme entstehen wenn auch nur einmal das Abschließen der Archivs vergessen wird. In dem Fall wäre es ein leichtes für Mitarbeiter sensible Informationen einzusehen, für die keine Freigabe vorliegt.

    2. Private Netzwerke sind keine Option

    Viele Unternehmen sind der Meinung, dass das Speichern von Mitarbeiterinformationen in einem Unternehmensnetzwerk eine Verbesserung der Sicherheit wäre. Aktuelle Untersuchungen zeigen, dass das Gegenteil der Wahrheit entspricht. Im Jahr 2018 allein wurden beispielsweise 43% der Unternehmen in Großbritannien Opfer von Cyberkriminalität und KMU bleiben das Hauptziel für diese Attacken. Die Kosten dieser Cyberattacken belaufen sich laut Schätzungen auf knapp 30 Mrd. Euro. Auch in anderen Ländern sind die Zahlen alarmierend hoch. Die Sicherheit privater Netzwerke sollte also nicht überschätzt werden. Eher sollten Unternehmen darüber nachdenken die Sicherheit ihrer wichtigen Daten externen Dienstleistern zu überlassen.

    3. Fehlende Zugangskontrollen

    Wie oben aufgezeigt, verursachen Sicherheitslücken durch Cyberattacken von außen großen Schaden. Doch auch interne Sicherheitsverletzungen stellen ein großes Problem für Unternehmen dar. Ohne Zugangskontrollen können auch Mitarbeiter, die beispielsweise einen Schlüssel für das Archiv haben Zugang zu Akten erhalten, die eigentlich nur für andere im Archiv gelagerte Unterlagen zugriffsberechtigt wären. Zusätzlich gibt es noch immer Kollegen, die Passwörter und Login-Daten auf Haftnotizen schreiben und diese an ihren Bildschirm kleben. Verhalten wie dieses stellt ebenfalls eine Sicherheitslücke dar.

    4. Limitierter Zugang zu Dateien

    Im digitalen Zeitalter ist der sofortige Zugriff auf Daten unerlässlich. Das Festhalten an einer papierbasierten Personalakte schränkt den Zugriff der Mitarbeiter ein und kann Probleme verursachen. Besonders, wenn einige Mitarbeiter beispielsweise aus dem Home Office arbeiten. Es ist für Mitarbeiter nicht nur schwierig ihrer Arbeit zu nachzugehen, es öffnet auch die Tür für potenzielle Sicherheitsverletzungen, wenn sich Mitarbeiter über ungesicherte Netzwerke Zugang verschaffen.

    5. Personalakten in Papierform sind teuer

    Jeder Aktenordner und jede gedruckte Personalakte kostet Unternehmen Geld. Hinzu kommen Anschaffungskosten von Drucker, Papier, Tinte sowie Stromrechnungen und sogar Lager- sowie Verwaltungskosten. All diese Kosten sind lediglich zu entrichten, weil noch auf veraltete Prozesse zurückgegriffen wird. 

    6. Papierakten schaden der Umwelt

    Das Erstellen einer Personalakte aus Papier führt zu negativen Effekten auf Kosten der Natur, die durch digitale Prozesse leicht vermieden werden könnten. Die Produktion von Papier stellt eine große Bedrohung für die Umwelt dar. Jeder Versuch, den Verbrauch von Papier zu reduzieren, sollte also genutzt werden. Inmitten des digitalen Zeitalters ist es nicht mehr erforderlich, auf Kosten der Natur zu produzieren und zu leben.

    Die Vorteile einer digitalen Personalakte im Zusammenspiel mit HR Software

    Die Personalakte in Papierform war lange Zeit die einzige Alternative für Unternehmen um Mitarbeiterinformationen zu verwalten. Von daher ist es ganz normal, dass einige Unternehmen noch an ihnen festhalten. Betrachtet man aktuelle Entwicklungen wie Klimawandel und mehr ökologisches Bewusstsein, sowie wichtige Faktoren für Unternehmen wie Employee Branding, sollte jedoch schnell klar werden, dass Papierakten nicht mehr zeitgemäß sind. Die Digitalisierung feiert seit Jahren ihren Einzug in die Business-Welt und auch das Personalwesen ist hier keine Ausnahme. Wir verraten Ihnen sechs Vorteile der digitalen Personalakte gegenüber der Papierakte.

    1. Arbeitszeit effizient genutzt

    Die Pflege und Verwaltung von Personalakten beansprucht bis zu 20% der Arbeitszeit eines Personalverantwortlichen. Durch einfache, digitale Prozesse, die sich aus der Verwendung von HR Software ergeben, können HR Manager ihre wertvolle Arbeitszeit anders, bzw. gewinnbringender einbringen.

    2. Zugangsberechtigungen selbst festlegen

    Wie bereits beschrieben ist die Zugriffskontrolle in Bezug auf Personalakten ein wichtiges Thema. Bei digitalen Personalakten, die oft innerhalb von HR Software verwaltet werden, können Zugriffsberechtigungen in der Regel vom Administrator selbst zugewiesen werden. Auf diese Weise wird beispielsweise geregelt, dass Teammanager lediglich Zugriff auf die Informationen ihrer eigenen Teammitglieder haben und vieles mehr. Das Risiko von unbefugten Zugriffen wird dadurch immens gesenkt.

    3. Nie wieder Ordner durchsuchen

    Digitale Personalakten werden mit Hilfe von Softwares stets korrekt und immer am gleichen Ort abgelegt. Das Finden der Informationen wird also um ein Vielfaches vereinfacht und nimmt weitaus weniger Zeit in Anspruch. Zudem werden die Informationen 24/7 zur Verfügung gestellt, was die Transparenz der Informationen weiter erhöht.

    4. Höhere Sicherheit und garantiert DS-GVO konform

    Durch festgelegte Zugriffskontrollen erhöht sich automatisch die Sicherheit der gespeicherten Mitarbeiterinformationen. Zusätzlich dazu arbeiten HR Softwares in der Regel stets DS-GVO konform, was bei selbsterstellten Ordnerstrukturen nicht der Fall ist. Durch das Verwenden der digitalen Personalakte reduzieren Sie also auch das Risiko einer möglichen Strafe durch unsachgemäße Verwaltung.

    5. Die digitale Personalakte: Eine umweltfreundliche Alternative

    Das Ersetzen von Papierakten durch digitale Personalakten verringert nicht nur den CO2-Ausstoß Ihres Unternehmens, sondern verbessert auch Ihr Unternehmensimage. Wenn Sie sich für weniger Papierverbrauch entscheiden, vermitteln Sie das Bild eines sozial verantwortlichen Unternehmens und verbessern somit die Wahrnehmung Ihrer Kunden und Mitarbeiter.

    6. Produktiveres Arbeiten

    Durch das Bearbeiten von Personalakten in der Cloud können Sie Ressourcen Ihres Unternehmens produktiver nutzen. Denken Sie an die gesteigerte Produktivität, die mit einer digitalen Personalakte einhergeht, auf die rund um die Uhr zugegriffen werden kann, und die die Bearbeitungszeiten immens reduziert. Jede digitale Personalakte entlastet HR Verantwortliche und Mitarbeiter, die regelmäßig mit Mitarbeiterinformationen arbeiten müssen.


    Bereit, Personalakten aus Papier zu ersetzen?

    Wir hoffen Ihnen gezeigt zu haben, dass das Verwenden von Personalakten in Papierform nicht mehr zeitgemäß ist. Steigen Sie auf die digitale Personalakte um und sparen Sie Arbeitszeit, Kosten, Stauraum und verbessern Sie gleichzeitig Ihr Unternehmensimage, sowie die Sicherheit Ihrer Daten.

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