Digitale Personalakte

Schluss mit Papierchaos dank digitaler Personalakte

Greifen Sie jederzeit auf alle Daten und Dokumente zu. Mit der Employee Self Service Funktion sparen Sie wertvolle Arbeitszeit und erhöhen die Datenqualität. Vergessen Sie aufwendige Excel-Tabellen oder Schränke voller Ordner!

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Über 7.000 Unternehmen weltweit vertrauen uns bereits:

Alle Daten an einem Ort: In Sekundenschnelle alles sehen

Finden Sie alle Personaldaten und Dokumente in Sekundenschnelle. Ob im Homeoffice oder Büro, Sie haben jederzeit Zugriff auf alle Informationen. Die integrierte Dokumentenmanagement-Funktion beendet die mühsame Suche nach Dokumenten, Verträgen und anderen Dateien. Ihre Mitarbeitenden können ihre Daten selbst eintragen, was zu besserer Datenqualität und mehr Zeit für Sie führt.

DE All essential data in one employee directory
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Employee Experience verbessern: Mit den richtigen Daten

Entwickeln Sie strategische Lösungen, die Mitarbeiterbindung verbessern und Produktivität steigern. Ganz gleich ob Geburtstage, Mitarbeiterstart, Probezeit oder Beschäftigungsende – erhalten Sie automatische Erinnerungen, damit Sie Ihre Aktivitäten problemlos planen können. Wichtige Dokumente und Notizen können direkt im Profil hinterlegt werden, sodass Sie bestens auf das nächste Mitarbeitergespräch vorbereitet sind.

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Für alle im Team: Individuelle Profile

Umfangreiche Profile für Mitarbeitende unterstützen Ihr HR-Team dabei, alle mitarbeiterbezogenen Daten zentral an einem Ort zu bündeln. Öffentliche Profile bieten einfache Einblicke in individuelle Beschreibungen, Job-Rollen und anstehende Urlaubstage. Vertrauliche Informationen wie Verträge und Reisedaten werden sicher im privaten Profil eines Mitarbeitenden gespeichert. Zudem können Sie die Zugriffsrechte verwalten, um Daten zu schützen und die volle Kontrolle zu behalten.

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Strategische Personalplanung: Den Überblick behalten

Der Einblick in Teamstrukturen und Verantwortlichkeiten unterstützt Sie bei der strategischen Personalplanung. Das Organigramm bietet einen klaren Überblick über alle Team-Strukturen. Alle Verantwortlichkeiten sind klar geregelt, sodass die Unternehmensstrukturen präzise abgebildet werden. Dank einfacher Filtermöglichkeiten finden Sie stets die richtigen Ansprechpartner*innen.

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Datenschutz und Sicherheit

Sensible Personaldaten brauchen vor allem eins: Sicherheit. Definieren Sie klare Zugriffsrechte, damit nur befugte Personen auf diese Daten zugreifen können. DSGVO-Konformität, Zwei-Faktor-Authentifizierung & Co. sind mit KiwiHR nicht wegzudenken.

DE Easily manage access and admin rights
DE Protect sensitive data to the dot with custom modules

Benutzerdefinierten Module für den Schutz sensibler Daten

Erstellen Sie benutzerdefinierte Datenstrukturen auf Mitarbeiter*innen- und Unternehmensebene: Managen Sie mit individuellen Modulen beispielsweise Zugangskarten oder Schulungen, und verfassen Sie jederzeit Dokumente wie Verträge und Zertifikate. Die Module können ganz einfach zu Ihrer KiwiHR-Oberfläche hinzugefügt werden.

Digitale Personalakten im Überblick

Geben Sie Ihrer Belegschaft die nötige Transparenz und Autonomie über ihre Daten.

  • Digitale Personalakte
  • HR-Datenbank
  • Mitarbeiterprofil
  • Mitarbeiterverzeichnis
  • Klare Organisationsstruktur
  • Zugriffsrechte
  • Employee Self-Service
  • DSGVO-konform
  • Datenimport und -export

Entdecken Sie jetzt alle Vorteile von digitalen Personalakten

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Häufig gestellte Fragen

Kann ich KiwiHR kostenlos testen?

Sie können KiwiHR 14 Tage kostenlos testen. In dieser Zeit können Sie Mitarbeiter*innen probeweise anlegen, das System einrichten und alle Funktionen ausprobieren. Bei Fragen steht Ihnen unser Support gerne zur Seite.

Ist KiwiHR einfach einzurichten?

Ja. KiwiHR ist eine SaaS-Lösung und Sie benötigen kein spezielles Know how für die Einrichtung. Die Implementierung kann in wenigen Stunden erfolgen und während der gesamten Zeit steht Ihnen ein Ansprechpartner*innen zur Verfügung. Außerdem ist die Implementierung komplett kostenlos für Sie. Das spart Ihnen mehrere Tausend Euro im Vergleich zu anderen Anbieter*innen.

Lassen sich Dokumente speichern und mit meinen Mitarbeiter*innen teilen?

Sowohl Mitarbeiter*innen als auch Manager*innen können in ihrer digitalen Personalakte Dokumente hochladen. Auf diese Dokumente hat ausschließlich der Manager und der*die Mitarbeiter*in Zugriff. Unterstützt werden alle geläufigen Dateiformate wie z. B. .pdf, .png, .doc.

Können Mitarbeiter*innen in ihrem Profil Daten hinzufügen oder bearbeiten?

Mitarbeiter*innen können mithilfe ihrer digitalen Personalakte ihre persönlichen Daten selbstständig angeben und aktualisieren. Dank dieser Employee Self-Service Funktion können Manager*innen die Datenpflege anderen überlassen und sich auf mehr Aufgaben mit Mehrwert konzentrieren.

Lassen sich Personaldaten importieren und exportieren?

Auf jeden Fall! Daten können selbst während der kostenlosen Testphase importiert werden, um die Einrichtung und Datenübernahme in kiwiHR bei einer Support-Anfrage einfacher und schneller zu gestalten. Außerdem können Sie Personaldaten einfach exportieren und teilen.

Wer hat Zugriff auf das Mitarbeiter*innenverzeichnis?

Alle Mitarbeiter*innen des Unternehmens haben Zugriff auf das Mitarbeiter*innenverzeichnis. Dies ermöglicht ihnen sich mit anderen in Verbindung zu setzen oder die richtige Person zu finden und diese schnell per E-Mail oder Telefon über kiwiHR zu kontaktieren.

Wie kann ich sicherstellen, dass die Daten in KiwiHR vollständig sind?

Mithilfe von Personaldatenberichten können Manager*innen schnell feststellen, ob Personaldaten fehlen und Mitarbeiter*innen darum bitten, ihre Personaldaten zu vervollständigen. So stellen sie sicher, dass für die HR-Compliance nichts fehlt.

Wo werden die Daten gespeichert? Ist KiwiHR DSGVO-konform?

KiwiHR nutzt Amazon Web Services (AWS) Infrastruktur mit Standort in Frankfurt. Wir speichern die Daten nur bei sorgsam ausgewählten und verlässlichen Partnern. Mit KiwiHR können Zugriffsberechtigungen zugewiesen werden, um den Zugriff auf sensible Daten auszuweiten oder zu beschränken und so Unterlagen vertraulich zu behandeln.

Was geschieht mit meinen Daten während und nach der Testphase?

Wir sammeln und speichern nur die notwendigen Informationen, um Ihren kiwiHR Account einzurichten und Personal- und Unternehmensprozesse zu verwalten. Sobald die Testphase ausläuft und Sie nicht zur Vollversion gewechselt sind, werden alle gespeicherten Daten innerhalb von 30 Tagen dauerhaft gelöscht.