Wie "We Edit Podcasts" Remote-Teams verwaltet

Interview mit Jaques van Heerden

Unser Kunde We Edit Podcasts ist ein Podcast-Dienstleister mit Sitz in Kanada, der 2015 von Carli van Heerden gegründet wurde. Was als einfaches Podcast-Bearbeitungsunternehmen begann, wurde schnell zu einer Drehscheibe für Podcast Creator auf der ganzen Welt. Heute ermöglicht We Edit Podcasts Podcaster*innen, qualitativ hochwertige Podcasts zu erstellen, indem es ihnen alles zur Verfügung stellt, was sie für den Erfolg brauchen – von der Audiobearbeitung bis hin zu Studios, Beratung, Strategien und vielem mehr.

Als We Edit Podcasts anfing, sein Dienstleistungsangebot zu erweitern, wurden auch mehr Mitarbeiter*innen eingestellt und die Personalverwaltung wurde für das Unternehmen schwieriger: von der Urlaubsverwaltung von Mitarbeitenden, die im Home Office sind, zu neuer Ausrüstung, Dokumentenmanagement, sensiblen Anfragen und vielem mehr. Wir haben COO Jacques van Heerden gefragt, wie das Unternehmen diese Herausforderung gemeistert hat.

Wie ist Ihre Belegschaft strukturiert und wer verwaltet den Personalbereich?

Unser Team besteht derzeit aus mehr als 65 Personen in verschiedenen Bereichen, die die We Edit Podcasts-Familie bilden. Egal, ob es sich um Produktion, Schreiben, Transkription, Design, Marketing oder einen anderen Bereich handelt, den wir bedienen: Wir müssen sicherstellen, dass wir die verschiedenen Personen und ihre Anfragen adäquat verfolgen können, wenn sie entstehen. Egal, ob es sich um Freistellungen, technische Fragen oder Anlagen handelt usw. Bis jetzt haben wir ohne eine*n HR-Manager*in gearbeitet, aber wir prüfen die Möglichkeit, jemanden in Vollzeit für diese Position einzustellen, wenn wir die Einstellungsprozesse in diesem Jahr skalieren.

Wie verlief der Entscheidungsprozess bei der Wahl der HR-Software?

Carli, die Geschäftsführerin, wickelte die Personalverwaltung über ein anderes Unternehmen ab, bis sie KiwiHR fand. Während des Prozesses der Auswahl der HR-Software erhielten wir gutes Kundenfeedback, Bewertungen und wir kannten auch ein anderes Unternehmen, mit dem wir zusammenarbeiteten, das KiwiHR verwendete. Es war ein Unterschied wie Tag und Nacht im Vergleich zu der vorherigen Software und es machte für sie einen großen Unterschied in der Leichtigkeit der Verwaltung von Mitarbeitenden, Dokumentation, Mitarbeiterinformationen, Asset-Tracking, etc.

Warum haben Sie sich für KiwiHR entschieden, um Ihr HR-Management zu unterstützen?

Der Kundensupport, der einfache und schnelle Einführungsprozess und die Einfachheit der Benutzeroberfläche haben Carli überzeugt und dazu geführt, dass sie alle Mitarbeitenden an Bord holte. Außerdem waren wir nicht verpflichtet zu sagen, wir müssen 50 oder 100 Lizenzen bezahlen. Es ist eine Gebühr pro Lizenz, und jedes Mal, wenn jemand anderes zum Team hinzukommt, ist es eine einfache Ergänzung der Lizenzstruktur. Wir müssen nicht in 50er, 100er oder 150er Schritten Lizenzen kaufen. Diese Zahlen ändern sich doch jedes Jahr, oder? ... Es ist einfacher für uns, die zusätzlichen Änderungen vorzunehmen und damit zu arbeiten, anstatt zu sagen: „Oh, wir haben diese Lizenzen bereits für die nächsten 12 Monate gekauft, was machen wir jetzt damit?”

Wie hat sich das Personalmanagement nach der Einführung von KiwiHR verändert?

In der Lage zu sein, verschiedene Urlaubsansprüche für die Mitarbeitenden festzulegen, je nachdem, wo sie sich in ihrer Entwicklung innerhalb des Unternehmens befinden; ob sie nun seit fünf Jahren oder seit sechs Monaten bei uns sind, KiwiHR kann individuell eingestellt werden und die Bedürfnisse aller Mitarbeiter*innen erfüllen, indem es flexibel ist. Es ermöglichte uns, Dinge spontan und in großem Maße für die Teams anzupassen, anstatt für jede einzelne Person individuell Anpassungen vornehmen zu müssen.

Wie hat KiwiHR Ihnen bei der Verwaltung von Remote-Teams geholfen?

Dazu in der Lage zu sein, Mitarbeitenden mit strukturierten Checklisten an Bord zu holen und alle Unterlagen, Notizen und Bewertungen über sie an einem Ort aufzubewahren, macht es für uns einfacher, HR aus der Ferne zu verwalten. Es ist wichtig, den Überblick über die Mitarbeitenden zu behalten, da die Arbeit an entfernten Standorten in einem dienstleistungsorientierten Unternehmen in gewisser Weise seine eigenen Probleme mit sich bringt, und ich denke, es ist wichtig, diese Dokumentationsprozesse festzuhalten, sodass sie bereits vorhanden sind, wenn alles ausgebaut wird.

Wie war die Akzeptanz von KiwiHR in Ihrem Unternehmen?

Wir stellen KiwiHR immer als unsere HRSoftware während des Onboarding-Prozesses vor und wir hatten bisher keine Probleme. Die Mitarbeitenden sind glücklich, die Daten zu verwalten, zu importieren und Anhänge direkt hochzuladen, egal ob es sich um Flüge, Arztbriefe oder alles, was mit Abwesenheiten zu tun hat, handelt.

Was wäre Ihre nächste Herausforderung im HR-Management?

Wir suchen eine*n HR-Spezialist*in, der sich in den kommenden Monaten unserem Team anschließt, da wir uns darauf vorbereiten, in diesem Jahr weitere 50+ Mitarbeiter*innen einzustellen. Wir möchten die Abläufe für neue Mitarbeitenden so reibungslos wie möglich gestalten, damit es keine Lücken im Prozess gibt, wenn man sich mit Zeitplänen, Informationspaketen, Ausrüstungsbedarf, Dokumentenverarbeitung usw. befassen muss. Mit sechs Jahren sind wir noch ein junges Unternehmen und die Branche ist noch jung, also freuen wir uns darauf, mit KiwiHR weiter zu wachsen.

Drei Worte, um We Edit Podcasts und KiwiHR zu beschreiben

We edit Podasts: Schnelle Podcast-Bearbeitung

KiwiHR: Für uns lebensnotwendig