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Mitarbeiterbeurteilung durchführen

Monika Slawinska

Definition Mitarbeiterbeurteilung 

Unter der Personalbeurteilung oder auch Mitarbeiterbeurteilung wird die systematische und planmäßige Beurteilung eines Angestellten innerhalb eines Unternehmens durch den jeweiligen Vorgesetzten verstanden. 

Diese Beurteilung findet in regelmäßigen Zeitabständen statt - meist halbjährlich oder jährlich - und gehört zu den zentralen Aufgaben im Personalmanagements. Die zeitlichen Abstände hängen vom Anlass der Beurteilung ab. Im Rahmen von regulären Personalentwicklungs-maßnahmen, die Mitarbeitergespräche regelmäßig vorsehen, ist ein jährlicher Abstand üblich. Darüber hinaus kann eine Personalbeurteilung auch zu konkreten Anlässen nach Bedarf durchgeführt werden. 

Thematisiert wird einerseits die Arbeitsleistung des Angestellten und andererseits das persönliche Verhalten. Festgelegte Kriterien der Mitarbeiterbeurteilung dienen der professionellen Einschätzung und schaffen die passenden Rahmenbedingungen für ein Gespräch.

Gründe für die Mitarbeiterbeurteilung

Die Anlässe für eine Beurteilung können sehr unterschiedlich sein. In den meisten Fällen nimmt ein Unternehmen jährlich eine Mitarbeiterbeurteilung im Rahmen der Mitarbeiter-Jahresgespräche vor. Sie dient der Leistungseinschätzung und der daraus resultierenden Motivation und Zielsetzung für das kommende Arbeitsjahr. Die bisherigen Leistungen werden hinsichtlich Effizienz und Qualität analysiert und mögliche Verbesserungen besprochen.

Darüber hinaus gibt es konkrete Ursachen, die eine Mitarbeiterbeurteilung für Ihren Bereich erforderlich beziehungsweise sinnvoll machen. Dazu zählen beispielsweise Beförderungsentscheidungen bei einzelnen Angestellten, Veränderungen von Arbeitsinhalten oder Projekten, Maßnahmen der Personalplanung sowie erforderliche Kündigungen oder Umstrukturierungsprozesse.

Ziele der Mitarbeiterbeurteilung

Die Mitarbeiterbeurteilung verfolgt unterschiedliche Ziele, die sich sowohl auf den Arbeitnehmer als auch auf den Arbeitgeber beziehen. Wesentlich ist als Basis eine Gleichbehandlung aller Angestellten. Darüber hinaus werden stets identische Beurteilungsmaßstäbe bei allen Beteiligten angewandt.

Ziele für den Arbeitgeber

Eine jede Zielsetzung legt den Fokus auf das Unternehmen und dessen Entwicklung. Personalbeurteilungen ermöglichen eine Anpassung der Tätigkeit des Mitarbeiters an die unternehmensspezifischen Erfordernisse. Personalwirtschaftliche Maßnahmen können effektiv entwickelt und angewandt werden. In Bezug auf leistungsgerechte Vergütungssysteme dient Ihnen die Beurteilung als Grundlage.

Ziele für den Arbeitnehmer

Primäres Ziel ist die Motivationssteigerung des Angestellten und die präzise Erfassung von Stärken und Schwächen. Jede Mitarbeiterbeurteilung ist dabei mit einer Vermittlung von Wertschätzung, der Anerkennung bestehender Leistungen und einer konkreten Zielplanung verbunden. Diese kann beispielsweise in der Erarbeitung neuer Arbeitsinhalte und der Vermittlung zusätzlicher fachlicher Kompetenzen bestehen. Weiterhin ist eine Förderung bei bestehenden Arbeitsprozessen sinnvoll, wie auch Maßnahmen zur Verbesserung von beruflichen und sozialen Kompetenzen. Sie vermitteln als Vorgesetzter Orientierung und Transparenz in Bezug auf die an den Mitarbeiter gerichteten Erwartungen. 

Kriterien einer Mitarbeiterbeurteilung 

Die Beurteilung der Mitarbeiter birgt einige Risiken in Hinblick auf die Durchführung, die unbedingt beachtet und vermieden werden müssen. Werden ungeeignete Beurteilungsverfahren eingesetzt, besteht die Möglichkeit einer Demotivierung des Angestellten und dadurch potenziell ungünstiger Folgen für das Unternehmen. 

Es gilt auf jegliche subjektiven und bewertenden Sichtweisen zu verzichten und stattdessen objektive Kriterien für die Mitarbeiterbeurteilung anzuwenden. Es gibt hierzu erprobte Verfahren, die zielorientierte Beurteilungsmethoden nutzen. Sie sind zielgruppenorientiert und aussagekräftig. Gleichzeitig vermeiden Sie damit auf die  Persönlichkeitseigenschaften des Mitarbeiters einzugehen und ihn durch subjektive Aussagen zu verletzen. Die Objektivität der Beurteilungskriterien basiert in erster Linie auf dem Verhalten des Angestellten, dass Sie selbst beobachtet haben.

Checkliste der Kriterien für Mitarbeiterbeurteilungen

In der Praxis haben sich übereinstimmend folgenden Kriterien zur Beurteilung durchgesetzt. Sie orientieren sich an der Arbeit der Mitarbeiter sowie der Umsetzung von Projekten durch die Angestellten.

1. Qualität der Arbeit 
Welche Aufgaben übernimmt der Angestellte überhaupt? In einem nächsten Schritt können Sie sich dann Fragen zur Qualität stellen: 

  • Wird die Arbeit korrekt und zufriedenstellend durchgeführt? 
  • Wie hoch ist die Fehlerquote? 
  • Welche Ergebnisse werden erzielt und wie ist der dafür erforderliche zeitliche Aufwand? 


2. Eigenständigkeit bei den Arbeitsabläufen

Versuchen Sie zu verstehen, wie es um die Selbstständigkeit Ihres Angestellten steht:

  • Erfasst Ihr Mitarbeiter die ihm zugeteilten Aufgaben überwiegend ohne Hilfe durch andere? 
  • Bearbeitet der Mitarbeiter nur im zugeteilte Aufgaben oder geht er darüber hinaus?
  • Zeichnet sich der Mitarbeiter durch ein hohes Maß an Eigeninitiative aus und erkennt er mögliche Probleme selbst und sucht nach Lösungen?


3. Produktivität und Effektivität bei der Durchführung
Erkennen Sie, wie Ihr Mitarbeiter in Hinsicht auf Ziele, Produktivität und Effektivität seine Aufgaben bearbeitet:

  • Ist Ihr Angestellter in der Lage, seine Arbeitszeit produktiv zu gestalten und die Aufgaben effektiv zu erledigen?
  • Arbeitet der Angestellte zielorientiert?
  • Kann Ihr Mitarbeiter priorisieren?
  • Kann er die Arbeit zeitnah umsetzen, oder benötigt er viele Pausen und eventuell Überstunden, um das Pensum zu bewältigen?
  • Werden Deadlines eingehalten?


4. Arbeitsinteresse und Leistungsbereitschaft
Hierbei geht es um die Motivation und Engagement des Mitarbeiters für seine Arbeit:

  • Wirkt Ihr Mitarbeiter interessiert und motiviert bei der Arbeit oder erledigt er die Aufgaben „nach Vorschrift“? 
  • Engagiert er sich für das Unternehmen und bringt sich intensiv ein? 
  • Unterstützt er von sich aus Kollegen, die Hilfe benötigen? 
  • Besteht die Bereitschaft in Notsituationen einzuspringen und zusätzliche Stunden zu leisten? 


5. Team- und Kritikfähigkeit
Einzelgänger sind nicht förderlich für Ihre Unternehmensziele, sowie Personen, die sich bei jedem Hinweis oder Feedback angegriffen fühlen:

  • Ist Ihr Mitarbeiter grundsätzlich bereit, sachlich geäußerte konstruktive Kritik und Verbesserungsvorschläge an seiner Arbeit anzunehmen und zu berücksichtigen?
  • Arbeitet er gerne und kollegial im Team?
  • Kann er zielorientiert in einer Gruppe agieren? 
  • Stellt er die Interessen des Unternehmens oder seine individuellen Bedürfnissen in den Fokus?


6. Belastbarkeit in arbeitsintensiven Zeitperioden
Finden Sie heraus, wie der Angestellte mit Phasen umgeht, die immer wieder stressig und belastend sein können:

  • Wie geht Ihr Angestellter mit Stress um? 
  • Bleibt er auch in problematischen Situationen belastbar und leistungsfähig? 
  • Ist er bei Krisensituationen schnell überfordert? 
  • Besitzt er die Fähigkeit sich abzugrenzen und dennoch ein Ansprechpartner zu bleiben?


7. Flexibilität bei Änderungen im Arbeitsablauf
Ihr Mitarbeiter sollte offen gegenüber Veränderungen sein:

  • Wie reagiert Ihr Angestellter auf Abweichungen gewohnter Arbeitsprozesse? 
  • Stellt er sich schnell und flexibel auf neue Anforderungen, Kollegen oder Aufgabenbereiche ein?


8. Ressourcen- und Kostenbewusstsein
Geld- und Ressourcen spielen eine wichtige Rolle um die Unternehmensziele zu erreichen. Ihr Angestellter sollte sich darüber im klaren sein:

  • Wie umsichtig geht Ihr Mitarbeiter mit den Ressourcen des Unternehmens um? 
  • Nutzt er das vorhandene Budget sinnvoll und effizient? 
  • Nimmt er zum Wohle der Firma Einsparmöglichkeiten wahr, sofern sie gegeben sind?


9. Soft Skills 
Hier geht es um die persönlichen Fähigkeiten des Mitarbeiters:

  • Wie sind die persönlichen, sozialen und methodischen Kompetenzen Ihres Angestellten?
  • Zeigt er Selbstbewusstsein und Selbstvertrauen bei den Arbeitsabläufen? 
  • Interagiert er wertschätzend und souverän mit Kollegen und Vorgesetzten? 
  • Lässt er ein problemlösendes und strukturiertes Verhalten bei seiner Arbeit erkennen?


Mögliche Probleme bei der Mitarbeiterbeurteilung

Richtig durchgeführt bietet die Beurteilung von Mitarbeitern eine immense Unterstützung für das gesamte Unternehmen. Die Rückmeldungen zum eigenen Arbeitsverhalten steigern Motivation und Leistungsniveau und erleichtern personelle Entscheidungen. Darüber hinaus werden Angestellte gefördert und können sich zielgerichtet weiterentwickeln. 

Bei der Durchführung der Beurteilung gibt es jedoch auch einige Fehlerquellen, die beachtet werden müssen:

  • Kleine Teams: Führungskräften, die für ein eher kleines Team verantwortlich sind, fällt es häufig schwer, eine unvoreingenommene, objektive Mitarbeiterbeurteilung vorzunehmen. Ein Vergleich zu anderen Angestellten in ähnlicher Position kann hier einen objektiven Blick ermöglichen.

  • Bewertungsextreme: Bei der Bewertung kann es vorkommen, dass entweder auf extrem positive oder negative Punkte eingegangen wird: Oft wird eine gute Fähigkeit oder eine problematische Arbeitsweise des Mitarbeiters in den Fokus gestellt. Hier kann durch eine aktive Thematisierung  von Stärken und Schwächen Ausgewogenheit in der Beurteilung gewährleistet werden.

  • Entwicklungsaktualität: Achten Sie auf einen umfassenden zeitlichen Beurteilungsrahmen. Häufig fließen verstärkt jüngste Entwicklungen in die Mitarbeiterbeurteilung ein. Länger zurückliegende Leistungen oder Leistungsabfall, der auf persönlichen Problemen basiert, können dabei übersehen werden. Eine Beurteilung sollte immer den gesamten Zeitraum seit der letzten Mitarbeiterbeurteilung berücksichtigen.

  • Erwartungshaltung: Bei der Mitarbeiterbeurteilung sollten Ihre persönlichen Ansprüche nicht im Fokus stehen. Es ist legitim und wichtig, Erwartungen an den Angestellten zu formulieren. Diese basieren jedoch auf den Unternehmenszielen und der Stellenbeschreibung, nicht auf subjektiven Sichtweisen als Führungsperson.

Beurteilung von Führungskräften

Auch für Führungskräfte sind regelmäßige Beurteilungen sinnvoll, sofern dabei das Anforderungsprofil und die Rahmenbedingungen dieses Tätigkeitsbereichs berücksichtigt werden. Die Beurteilung erfolgt hier entweder durch die Geschäftsführung oder durch die Mitarbeiter im Sinne einer umgekehrten Hierarchie. 

In der Regel sind es vor allem Verantwortliche aus der mittleren Führungsebene, die von einer Leistungsbeurteilung profitieren. Sie bekommen in den meisten Fällen selten ein Feedback zu ihrer Arbeitsweise und ihrem Führungsverhalten und sind demnach auf regelmäßige Rückmeldungen angewiesen.

Eine Beurteilung von Führungskräften unterscheidet sich von der regulären Beurteilung anderer Mitarbeiter durch die Methode. Angestellte werden Ihnen ihre Sichtweise in einem persönlichen Austausch aufgrund der Hierarchie vermutlich nicht ehrlich mitteilen. Dementsprechend gibt es schriftliche Erhebungsmöglichkeiten, die eine anonyme Beurteilung ermöglichen. Ihre Mitarbeiter sind dadurch geschützt und haben die Möglichkeit, ihre wahre Meinung mitzuteilen. 

Wichtige Punkte, die bei der Beurteilung der Führungskraft berücksichtigt werden sollten, sind die Führung und Förderung der Mitarbeiter, sowie die Delegation. Dabei geht es vor allem darum, ob die Führungskraft Aufgaben an die Mitarbeiter gleichmäßig und fair verteilt, oder ob sie die Aufgaben alleine erledigt.

Kriterien für die Beurteilung von Führungskräften

Bei der Beurteilung durch Ihre Mitarbeiter wird zunächst auf eine sachliche und möglichst objektive Beschreibung hingewiesen. Die thematischen Inhalte beziehen sich auf den konkreten Tätigkeitsbereich und das Führungsverhalten.

  • Unterstützung und Förderung
  • Vertrauensbasis und Handlungsspielraum
  • Kommunikation und Führungsstil
  • Umgang mit Kritik
  • Informationsweitergabe
  • Transparenz gegenüber den Angestellten
  • Offenheit für Mitarbeiterideen
  • Ansprechpartner für die Angestellten

Die Punkte werden in Form eines Fragebogens erhoben, der sowohl aus einer Beurteilungsskala abgefragt als auch als offene Fragen gestellt werden können. Die Leistungsbeurteilung von Führungskräften wird meist jährlich durchgeführt und ist wesentlich für eine offene Unternehmenskultur.

Fazit 

Mitarbeiterbeurteilungen bieten vielfältige Vorteile für Unternehmen. Es ist wesentlich, die Erhebungen auf einer neutralen und sachlichen Basis durchzuführen. Vorab festgelegte Kriterien einer Mitarbeiterbeurteilung helfen dabei, objektiv zu bleiben und Emotionen außer Acht zu lassen. Nachteile entstehen meist nur durch subjektive Erhebungsverfahren, die bewerten anstatt zu beurteilen. 

Eine konstruktive Beurteilung trägt zur Motivation bei und wirkt sich positiv auf die Leistungen Ihrer Mitarbeiter aus. Sie ist zielorientiert, dient der Transparenz und erlaubt einen systematischen Entwicklungsprozess.

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