Mitarbeiterinnen während einer Mitarbeiterbeurteilung
  • HR Performance-Management

Wie Sie eine sinnvolle Mitarbeiterbeurteilung durchführen

Monika Slawinska

Definition 

Unter der Mitarbeiterbewertung oder Personalbeurteilung versteht man eine systematische und planmäßige Beurteilung eines einzelnen Mitarbeiters durch seinen Vorgesetzten. Sie ist ein wichtiges Instrument der Personalführung.

Diese Beurteilung findet regelmäßig statt - meist halbjährlich oder jährlich - und gehört zu den zentralen Aufgaben im Personalmanagement. Die zeitlichen Abstände hängen vom Anlass der Beurteilung ab.

Thematisiert wird einerseits die Arbeitsleistung und andererseits das persönliche Verhalten. Wichtig ist es, auf festgelegte Kriterien zurückzugreifen. So stellen Sie eine professionelle Einschätzung sicher und schaffen die passenden Rahmenbedingungen für das Gespräch.

Anlass

Am geläufigsten sind Mitarbeiterbeurteilungen im Rahmen eines jährlichen Mitarbeitergesprächs. Darüber hinaus gibt es konkrete Ursachen, die eine Mitarbeiterbeurteilung notwendig oder sinnvoll machen. Dazu zählen z. B. Beförderungsentscheidungen bei einzelnen Angestellten, Veränderungen von Arbeitsinhalten oder Projekten, Maßnahmen der Personalplanung sowie erforderliche Kündigungen oder Umstrukturierungsprozesse.

Kriterien 

Die Beurteilung der Mitarbeiter geht mit einigen Risiken bezüglich der Durchführung einher. Werden ungeeignete Beurteilungsverfahren eingesetzt, besteht die Möglichkeit, dass die Motivation der Mitarbeiter sinkt.

Auf subjektive Äußerungen sollte verzichtet werden und stattdessen objektive Kriterien angewendet werden. Es gibt hierzu erprobte Verfahren, die zielorientierte Beurteilungsmethoden nutzen. Sie sind aussagekräftig und verhindern, dass Persönlichkeitseigenschaften des Mitarbeiters bewertet werden.

Standardisiert oder individuell

Ob Sie die Beurteilung standardisiert oder frei und individuell durchführen, ist Ihnen selbst überlassen. Möchten Sie Vergleichbarkeit zwischen Mitarbeitern schaffen, kann ein standardisiertes Gespräch sinnvoll sein. Hat ihr Mitarbeiter eine Stelle mit speziellen Anforderungen, ist ein individuelles, auf seine Tätigkeit zugeschnittenes Gespräch vorzuziehen. Sie können jedoch auch auf standardisierte Fragebögen zurückgreifen und das Gespräch dennoch frei gestalten.

Diverses Team steht hintereinander

Checkliste der Kriterien

In der Praxis haben sich die folgenden Kriterien durchgesetzt. Sie orientieren sich an der Arbeit der Mitarbeiter sowie der Umsetzung von Projekten.

1. Qualität der Arbeit 

Welche Aufgaben übernimmt der Angestellte? In einem nächsten Schritt können Sie sich dann Fragen zur Qualität seiner Leistungen stellen: 

  • Wird die Arbeit korrekt und zufriedenstellend durchgeführt? 
  • Wie hoch ist die Fehlerquote? 
  • Welche Ergebnisse werden erzielt und wie hoch ist der Zeitaufwand? 

2. Eigenständigkeit bei den Arbeitsabläufen

Versuchen Sie zu verstehen, wie es um die Selbstständigkeit Ihres Angestellten steht:

  • Erfasst Ihr Mitarbeiter die ihm zugeteilten Aufgaben überwiegend ohne Hilfe durch andere? 
  • Bearbeitet der Mitarbeiter nur seine eigenen Aufgaben oder geht er darüber hinaus?
  • Zeichnet sich der Mitarbeiter durch ein hohes Maß an Eigeninitiative aus und erkennt er mögliche Probleme selbst und sucht nach Lösungen?

3. Produktivität und Effektivität bei der Durchführung

Erkennen Sie, wie Ihr Mitarbeiter in Hinblick auf Ziele, Produktivität und Effektivität seine Aufgaben bearbeitet:

  • Ist Ihr Angestellter in der Lage, seine Arbeitszeit produktiv zu gestalten und die Aufgaben effektiv zu erledigen?
  • Arbeitet der Angestellte zielorientiert?
  • Kann Ihr Mitarbeiter priorisieren?
  • Kann er die Arbeit zeitnah umsetzen oder benötigt er viele Pausen und eventuell Überstunden?
  • Werden Deadlines eingehalten?

4. Arbeitsinteresse und Leistungsbereitschaft

Hierbei geht es um Engagement und Motivation des Mitarbeiters für seine Arbeit:

  • Wirkt Ihr Mitarbeiter interessiert und motiviert bei der Arbeit oder erledigt er die Aufgaben „nach Vorschrift“? 
  • Engagiert er sich für das Unternehmen? 
  • Unterstützt er von sich aus Kollegen, die Hilfe benötigen? 
  • Besteht die Bereitschaft in Notsituationen einzuspringen und zusätzliche Stunden zu leisten? 

5. Team- und Kritikfähigkeit

Einzelgänger sind nicht förderlich für Ihre Unternehmensziele, sowie Personen, die sich bei jedem Hinweis oder Feedback angegriffen fühlen:

  • Ist Ihr Mitarbeiter grundsätzlich bereit, konstruktive Kritik und Verbesserungsvorschläge an anzunehmen und zu berücksichtigen?
  • Arbeitet er gerne und kollegial im Team?
  • Kann er zielorientiert in einer Gruppe agieren? 
  • Stellt er die Interessen des Unternehmens oder seine individuellen Bedürfnissen in den Fokus?

6. Belastbarkeit in arbeitsintensiven Zeitperioden

Finden Sie heraus, wie der Angestellte mit Phasen umgeht, die immer wieder stressig und belastend sein können:

  • Wie geht Ihr Angestellter mit Stress um? 
  • Bleibt er auch in problematischen Situationen belastbar und leistungsfähig? 
  • Ist er in Krisensituationen schnell überfordert? 

7. Flexibilität bei Änderungen im Arbeitsablauf

Ihr Mitarbeiter sollte offen gegenüber Veränderungen sein:

  • Wie reagiert Ihr Angestellter auf Abweichungen gewohnter Arbeitsprozesse? 
  • Stellt er sich schnell und flexibel auf neue Anforderungen, Kollegen oder Aufgabenbereiche ein?

8. Ressourcen- und Kostenbewusstsein

Geld- und Ressourcen spielen eine wichtige Rolle, um die Unternehmensziele zu erreichen. Ihr Angestellter sollte sich darüber im Klaren sein:

  • Wie umsichtig geht Ihr Mitarbeiter mit den Ressourcen des Unternehmens um? 
  • Setzt er das vorhandene Budget sinnvoll und effizient ein? 

9. Soft Skills 

Hier geht es um die persönlichen Fähigkeiten des Mitarbeiters:

  • Wie sind die persönlichen, sozialen und methodischen Kompetenzen Ihres Angestellten?
  • Zeigt er Selbstbewusstsein und Selbstvertrauen bei den Arbeitsabläufen? 
  • Interagiert er wertschätzend und souverän mit Kollegen und Vorgesetzten? 
  • Lässt er ein lösungsorientiertes und strukturiertes Verhalten bei der Arbeit erkennen?
Mitarbeiter schlägt die Hände über den Kopf

Mögliche Fehlerquellen

  • Kleine Teams: Führungskräften mit einem kleinen Team fällt es häufig schwer, eine unvoreingenommene, objektive Mitarbeiterbeurteilung vorzunehmen. Ein Vergleich zu anderen Angestellten in ähnlicher Position kann hier einen objektiven Blick ermöglichen.

  • Bewertungsextreme: Bei der Bewertung kann es vorkommen, dass entweder auf extrem positive oder negative Punkte eingegangen wird. Oft wird eine gute Fähigkeit oder eine problematische Arbeitsweise des Mitarbeiters in den Fokus gestellt. Hier kann durch eine aktive Thematisierung von Stärken und Schwächen Ausgewogenheit sichergestellt werden.

  • Entwicklungsaktualität: Achten Sie auf einen umfassenden zeitlichen Beurteilungsrahmen. Häufig fließen verstärkt jüngste Entwicklungen in die Mitarbeiterbeurteilung ein. Länger zurückliegende Leistungen oder Leistungsabfall, der auf persönlichen Problemen basiert, können dabei übersehen werden. Eine Beurteilung sollte immer den gesamten Zeitraum seit der letzten Mitarbeiterbeurteilung berücksichtigen.

  • Erwartungshaltung: Bei der Mitarbeiterbeurteilung sollten Ihre persönlichen Ansprüche nicht im Fokus stehen. Es ist legitim und wichtig, Erwartungen an den Angestellten zu formulieren. Diese basieren jedoch auf den Unternehmenszielen und der Stellenbeschreibung, nicht auf subjektiven Sichtweisen.

Beurteilung von Führungskräften

Auch für Führungskräfte sind regelmäßige Beurteilungen sinnvoll, sofern dabei das Anforderungsprofil und die Rahmenbedingungen dieses Tätigkeitsbereichs berücksichtigt werden. Die Beurteilung erfolgt hier entweder durch die Geschäftsführung oder durch die Mitarbeiter im Sinne einer umgekehrten Hierarchie

Eine Beurteilung von Führungskräften unterscheidet sich von der regulären Beurteilung anderer Mitarbeiter durch die Methode. Angestellte werden Ihnen ihre Sichtweise in einem persönlichen Austausch aufgrund der Hierarchie vermutlich nicht ehrlich mitteilen. Dementsprechend gibt es schriftliche Erhebungsmöglichkeiten, die eine anonyme Beurteilung ermöglichen. Ihre Mitarbeiter sind dadurch geschützt und haben die Möglichkeit, ihre ehrliche Meinung mitzuteilen.

Kriterien für die Beurteilung von Führungskräften

Bei der Beurteilung durch Ihre Mitarbeiter wird zunächst auf eine sachliche und möglichst objektive Beschreibung hingewiesen. Die thematischen Inhalte beziehen sich auf den konkreten Tätigkeitsbereich und das Führungsverhalten.

  • Unterstützung und Förderung
  • Vertrauensbasis und Handlungsspielraum
  • Kommunikation und Führungsstil
  • Umgang mit Kritik
  • Informationsweitergabe
  • Transparenz gegenüber den Angestellten
  • Offenheit für Mitarbeiterideen
  • Ansprechpartner für die Angestellten

Die Punkte werden in Form eines Fragebogens jährlich erhoben. Es können sowohl Beurteilungsskalen als auch offene Fragen verwendet werden.

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Fazit 

Mitarbeiterbeurteilungen bieten vielfältige Vorteile für Unternehmen. Es ist wesentlich, die Erhebungen auf einer neutralen und sachlichen Basis durchzuführen. Vorab festgelegte Kriterien einer Mitarbeiterbeurteilung helfen dabei, objektiv zu bleiben und Emotionen außer Acht zu lassen. Nachteile entstehen meist nur durch subjektive Erhebungsverfahren. 

Eine konstruktive Beurteilung trägt zur Motivation bei und wirkt sich positiv auf die Leistungen Ihrer Mitarbeiter aus. Sie ist zielorientiert, dient der Transparenz und erlaubt einen systematischen Entwicklungsprozess.


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