Preboarding - Mitarbeiter vor dem ersten Tag überzeugen

Sicherlich haben die meisten Unternehmen schon einen Onboarding- bzw. einen Offboarding-Prozess eingeführt. Was ist jedoch mit der Zeit vor dem ersten Arbeitstag - dem Preboarding? 

In dieser Zeit wird oftmals die Chance verpasst, Mitarbeiter schon frühzeitig für das Unternehmen zu begeistern. Außerdem wird in dieser Phase das Risiko reduziert, dass Mitarbeiter während der Onboarding Phase kündigen. Deshalb ist gerade für kleine und mittlere Unternehmen die richtige Preboarding Strategie entscheidend. 

1. Was ist Preboarding?
2. Warum ist Preboarding wichtig?
3. Drei Preboarding Strategien für KMU
4. Fazit

Was ist Preboarding?

Als Preboarding (manchmal auch Pre Boarding) wird die Zeit zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag beschrieben. Das Preboarding ist Teil des Onboarding Prozesses und bildet das Fundament für die Mitarbeiterbindung. In dieser Phase ist es besonders wichtig, dass Unternehmen sich Zeit für neue Mitarbeiter nehmen. Nur wenn frühzeitig Kontakt aufgenommen und gehalten wird, kann eine Bindung zum Unternehmen aufgebaut werden.

Wie lange dauert das Preboarding?

Das Preboarding als Teil des Onboardings dauert die gesamte Zeit zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag an. Das Preboarding dauert in der Regel mindestens 4 Wochen (gesetzliche Kündigungfrist), oftmals aber drei bis sechs Monate.

Preboarding ist die erste Phase des Onboardings, danach folgen die Orientierung und die fachliche sowie kulturelle Integration.

Warum ist Preboarding wichtig?

Die Fluktuation während des Onboardings stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Laut Haufe haben 36 % der befragten Unternehmen schon Kündigungen während des Onboardings erlebt. 

Welche Gründe hat frühe Fluktuation?

• Fehlende Kommunikation und Wertschätzung
• Eine unklare Rollenbeschreibung während des Recruitings
• Schlechtes Management
• Nicht eingehaltene Versprechungen
• Begrenzte Möglichkeiten der Weiterentwicklung

81 % der von Haufe befragten Unternehmen glauben, dass durch besseres Onboarding diese frühe Fluktuation minimiert werden kann. Ein Beispiel zeigt auf, was Unternehmen im Preboarding tun können, um Mitarbeiter von Anfang an emotional zu binden. 

Es wird schnell klar, dass Anna's neuer Arbeitgeber das Preboarding besser nutzt und Anna somit ans Unternehmen bindet. Durch den persönlichen Kontakt und die im Vorfeld erhaltenen Informationen, ist Anna vor dem ersten Tag besser vorbereitet und weniger nervös als Stefan.

Auch nach dem ersten Arbeitstag, während des Onboardings, müssen Mitarbeiter emotional gebunden werden. Dabei helfen kleine und große Veranstaltungen, Feedbackrunden oder Aufmerksamkeiten.

Drei Preboarding Strategien für KMU

Hier werden drei Strategien vorgestellt, wie das Preboarding genutzt werden kann, um den Eintritt ins Unternehmen zu erleichtern. Diese Strategien können einzeln oder in Kombination angewandt werden. Auch kleine und mittlere Unternehmen ohne großes Budget können durch diese einfachen Ansätze Preboarding perfekt umsetzen. 

Verwaltungsaufgaben erledigen und Planungssicherheit geben

Indem Mitarbeiter ab der Vertragsunterschrift in die Kommunikation eingebunden werden, vereinfachen sich viele Prozesse der Personalabteilung. Wie im oberen Beispiel zu sehen ist, eignet sich die Preboarding Phase für die Bearbeitung administrativer Aufgaben.

Der erste Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters scheint oftmals hektisch und unorganisiert. Dies macht einen schlechten Eindruck bei neuen Mitarbeitern, weshalb die Aufgaben und Vorbereitungen im Preboarding erledigt werden sollten. Durch Pre- und Onboarding Checklisten lassen sich die Aufgaben strukturieren und frühzeitig erledigen. Eine HR Software bieten dafür schon vorgefertigte Checklisten, die Unternehmen nach ihren Bedürfnissen anpassen können.

Neue Mitarbeiter benötigen einen frühzeitigen Zugang zur HR Software. Sie müssen jedoch darauf hingewiesen werden, dass es keine Pflicht gibt, Aufgaben schon vor dem ersten Tag zu bearbeiten. Besser ist es, die Vorteile für beide Seiten herauszustellen.

Auch die Jahresplanung neuer Mitarbeiter kann frühzeitig erfasst werden. Viele Mitarbeiter wechseln den Job im laufenden Jahr und haben möglicherweise schon Urlaub gebucht. Durch die frühzeitige Absprache erhalten beide Seiten Planungssicherheit.   

Informationsvorsprung & Mehrwertkommunikation

Neue Mitarbeiter sind vor dem ersten Tag oftmals sehr nervös. Sie wissen nicht genau, was sie erwartet. Die Flut an Informationen kann schnell überfordern, sodass sehr wenig Wissen hängenbleibt. Dabei hilft, Wissen schon während des Preboardings häppchenweise zur Verfügung zu stellen.

Außerdem sollten Kollegen und Vorgesetzte für Fragen zur Verfügung stehen. Innerhalb einer Abteilung ist es meist simpel, Fragen herauszuarbeiten, die neue Mitarbeiter stellen werden. Diese Fragen sollten vorbeugend beantwortet werden. Dazu zählen organisatorische, wie auch themenspezifische Fragen. 

• Wann soll ich am ersten Tag da sein? 
• Gibt es einen Parkplatz oder sollte ich lieber mit den öffentlichen Verkehrsmitteln kommen? 
• Welche Programme oder Software werde ich nutzen? 
• Welche Aufgaben kann ich direkt am Anfang übernehmen? 

Es sollten auch allgemeine Informationen und Vorteile kommuniziert werden. Dabei können angebotenen Benefits gerne im Vordergrund stehen. 

Auch andersrum können Informationen sehr wertvoll sein. Damit Mitarbeiter den bestmöglichen Job machen können, sollte auf Wünsche im Rahmen der Möglichkeiten eingegangen werden. Deshalb ist es wichtig, nicht nur Fragen zu beantworten, sondern auch Fragen zu stellen. 

• Welche Hardware und Software benötigst du für deine Aufgaben? 
• Gibt es Benefits, die du dir wünschen würdest?  
• Wie findest du unsere Website? 
• Was hat dir am Bewerbungsprozess gut gefallen und was nicht? 

Die einzelnen Abteilungen wie HR und Marketing können anhand dieser Informationen Optimierungen anstreben. Dadurch fühlen sich die neuen Mitarbeiter gleich eingebunden und wertgeschätzt. 

Einführung ins Unternehmen und ins Team

Je schneller neue Mitarbeiter Anschluss finden, desto besser können sie ihr volles Potenzial ausschöpfen. Während des Preboardings haben Unternehmen die Chance, Mitarbeiter früh von der eigenen Philosophie und der Kultur zu überzeugen. Dies nimmt den Mitarbeitern die Nervosität und die Zweifel, die mit einem Jobwechsel einhergehen.

Abendessen mit dem Team

Vor allem die Kollegen sind sehr wichtig für neue Mitarbeiter. Durch ein gemeinsames Treffen können erste Kontakte geknüpft werden. Neuen Mitarbeitern nimmt dies die Nervosität vor dem ersten Tag und dem ersten Kennenlernen. 

Einladung zu Firmenevents

Werden Mitarbeiter schon vor Arbeitsbeginn zu Firmenfeiern eingeladen, wirkt sich das positiv aus. So können neue Mitarbeiter ihre Kollegen und Kolleginnen kennenlernen und die Kultur erleben. Außerdem drückt es Wertschätzung aus und wird von neuen Mitarbeitern positiv weitergegeben. 

Ein Welcome-Geschenk

Auch ein Welcome-Geschenk drückt große Wertschätzung für neue Mitarbeiter aus und hat gleichzeitig den Vorteil des Brandings. Neue Mitarbeiter freuen sich beispielsweise über einen Hoodie mit Logo oder Trinkflasche in Firmenfarben. Pluspunkt: Die neuen Mitarbeiter werden so automatisch zu Markenbotschaftern.

Fazit

Preboarding kann auf viele Weisen genutzt werden, um Mitarbeiter schon frühzeitig an das Unternehmen zu binden. Die Nervosität und die Zweifel werden minimiert. Gleichzeitig ziehen Arbeitgeber Vorteile in Form von Motivation und Engagement daraus. Des Weiteren kann sichergestellt werden, dass der Aufwand für das Recruiting nicht verpufft.

Vor allem Checklisten machen es sehr einfach, den Preboarding Prozess zu strukturieren und den beteiligten Personen Aufgaben zuzuordnen. So einfach kann HR sein.