- Personalmanagement
Wie der Essenszuschuss die Kantine für KMU ersetzt
Mitarbeiter Benefits sind in aller Munde, um die Motivation zu steigern und die Bindung zu erhöhen. Vor allem Benefits die Mitarbeiter im Alltag entlasten und solche, die der Gesundheit dienen, sind sehr beliebt. Ein wichtiger Baustein vieler Benefit-Strategien ist der Essenszuschuss, da dieser beide Aspekte vereint. Aber was ist eigentlich ein Essenszuschuss?
Was ist ein Essenszuschuss?
Der Essenszuschuss ist ein Sachbezug, welcher ausschließlich für Mahlzeiten gewährt werden darf. Festgeschrieben ist dieser in den Lohnsteuer-Richtlinien. Der Essenszuschuss setzt sich zusammen aus dem amtlichen Sachbezugswert (welcher entweder von den Mitarbeitern oder vom Arbeitgeber getragen werden kann) und dem steuerfreien Arbeitgeberzuschuss.
Wie bleibt der Zuschuss steuerfrei?
Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer bleibt der Essenszuschuss dann steuer- und sozialabgabenfrei, wenn kein geldwerter Vorteil für die Mitarbeiter vorliegt. Entsteht dieser doch, kann der Essenszuschuss pauschal versteuert werden, sodass er für die Mitarbeiter trotzdem steuer- und sozialabgabenfrei bleibt. Dafür müssen folgende Faktoren beachtet werden:
Der amtliche Sachbezugswert:
Der amtliche Sachbezugswert für Essenszuschüsse ist in der Sozialversicherungsentgeltverordnung geregelt. Die Höhe wird vom Gesetzgeber jedes Jahr angepasst. Für 2022 gelten folgende Werte:
Frühstück: 1,87 Euro
Mittagessen: 3,57 Euro
Abendessen: 3,57 Euro
Dieser Betrag ist grundsätzlich steuer- und sozialabgabenpflichtig.
Der Arbeitgeberzuschuss:
Der Arbeitgeber kann pro Mahlzeit einen steuer- und sozialabgabenfreien Zuschuss von 3,10 Euro gewähren. Gemeinsam mit dem Sachbezugswert von 3,57 Euro ist also ein maximaler Zuschuss von 6,67 Euro pro Mahlzeit möglich. Zu beachten ist jedoch, dass der Zuschuss nur für eine Mahlzeit pro Arbeitstag gewährt werden kann und die Höhe des Essenszuschuss den Preis der Mahlzeit nicht überschreiten darf.
Der Mitarbeiteranteil:
Nur wenn Mitarbeiter den amtlichen Sachbezugswert selbst tragen (aus dem Nettoverdienst), liegt kein geldwerter Vorteil vor und die gesamten 6,67 Euro sind für Arbeitgeber und Arbeitnehmer steuerfrei.
Bezahlt der Arbeitnehmende den Sachbezugswert nicht selbst, hat der Arbeitgeber die Möglichkeit den geldwerten Vorteil pauschal mit 25% zu versteuern. Auf den geldwerten Vorteil muss außerdem der Solidaritätszuschlag (welcher in den meisten Fällen nicht mehr gezahlt werden muss) und die pauschale Kirchensteuer gezahlt werden. Diese Versteuerung hat jedoch den Vorteil, dass keine Sozialabgaben anfallen.
Der Essenszuschuss gilt auch für Mitarbeiter in hybriden Arbeitsmodellen oder in Teilzeit.
Rechenbeispiel:
Unternehmer F. gewährt seinen Mitarbeitern einen Essenszuschuss in Höhe von 6,67 Euro pro Mahlzeit bei 15 Mahlzeiten im Monat. Die Mitarbeiter bezahlen nichts selbst.
Der Arbeitgeberzuschuss in Höhe von 3,10 Euro pro Mahlzeit ist steuerfrei. Der amtliche Sachbezugswert von 3,57 Euro pro Mahlzeit ist steuerpflichtig und wird von F. pauschal versteuert.
Pauschale Lohnsteuer:
25% von 3,57 Euro = 0,89 Euro x 15 Mahlzeiten = 13,35 Euro
Pauschale Kirchensteuer in Bayern:
7% von 13,35 Euro = 0,93 Euro
Zuschuss insgesamt:
100,05 Euro + 13,35 Euro + 0,93 Euro = 114,33 Euro
Wie kann der Essenszuschuss eingesetzt werden?
Schon seit vielen Jahren ist der Essenszuschuss (auch Verpflegungszuschuss) ein beliebtes Mittel, Mitarbeiter bei der arbeitstäglichen Verpflegung zu unterstützen. Große Unternehmen und Konzerne nutzen dafür eine eigene Kantine, in welcher Mitarbeiter bezuschusste Mahlzeiten bekommen. Für kleine und mittlere Unternehmen ist eine Kantine oftmals keine Option.
In den 70er Jahren wurden deshalb die Essensgutscheine oder Essensmarken erfunden. Angefangen hat alles mit den Papiergutscheinen. Heutzutage bieten viele Anbieter auch digitale Essensmarken an, wobei es sich hierbei nicht wirklich um Essensmarken, sondern um eine digitale Belegerfassung handelt.
Der Essenszuschuss kann folglich in drei Kategorien unterschieden werden:
- Kantine: Hier wird der Preis, welchen der Kantinenbetreiber für die Mahlzeit verlangt, um den Essenszuschuss gemindert.
- Haptische Gutscheine: Die vom Arbeitgeber ausgegeben Gutscheine können von Mitarbeitern bei allen Partnern des Anbieters eingesetzt werden.
- Digitale Essensmarken: Hier strecken die Mitarbeiter die Mahlzeiten vor und laden den Beleg anschließend digital in die Belegerfassung hoch. Daraufhin bekommen Sie den Zuschuss erstattet.
Wie viele Mahlzeiten dürfen bezuschusst werden?
Arbeitgeber können Ihren Mitarbeitern Essenszuschüsse für jeden Arbeitstag den Monats gewähren. Hat ein Monat beispielsweise 22 Arbeitstage, so kann der Arbeitgeber 22 Essensgutscheine ausgeben, solange die Mitarbeiter nicht mehr als 3 Tage im Monat dienstlich unterwegs sind. Zu beachten ist jedoch, dass bei Krankheit oder Urlaub, zu viel ausgegeben Gutscheine zurückverlangt oder im nächsten Monat abgezogen werden müssen.
Zur Vereinfachung wurde deshalb die 15er-Regel eingeführt. Werden pro Monat nicht mehr als 15 Essensgutscheine gewährt, muss kein Nachweis über die Anwesenheit geführt werde und somit müssen auch keine Gutscheine zurückgegeben werden.
Wie können KMU mit dem Essenszuschuss die Kantine ersetzen?
Praxisbeispiel 1:
Unternehmerin K. bietet ihren Mitarbeitern ein Mittagessen in der eigenen Agentur. Dafür hat sie einen Catering Service engagiert, der jeden Tag frische Gerichte für die Mitarbeiter kocht. Dies kommt einer Kantine gleich. K. bezuschusst die Gerichte mit 3,10 Euro, sodass die Mitarbeiter immer zwischen 4 Euro und 5 Euro selbst bezahlen müssen.
Ergebnis:
Da die Mitarbeiter zwischen 4 Euro und 5 Euro selbst bezahlen, tragen sie mehr als den amtlichen Sachbezugswert für Verpflegung selbst. Die 3,10 Euro die K. dazu gibt, sind steuer- und sozialabgabenfrei. Diesen Zuschuss kann K. jeden Tag anbieten, da die Mitarbeiter jeden Tag bis 10:00 Uhr entscheiden müssen, ob und was sie am nächsten Tag essen möchten. Wer nicht da ist oder nichts möchte, erhält somit auch keinen Zuschuss.
Praxisbeispiel 2:
Unternehmer W. möchte seinen Angestellten einen Essenszuschuss gewähren, da es keine hauseigene Kantine gibt. Die Mitarbeiter können in der Umgebung mehrere Restaurants und Supermärkte für das Mittagessen nutzen. W. hat mit seinen Mitarbeitern vereinbart, dass diese den amtlichen Sachbezugswert in Höhe von 3,57 Euro aus ihrem versteuerten Nettogehalt bezahlen und W. die 3,10 Euro Arbeitgeberanteil beisteuert. W. möchte keinen administrativen Aufwand, weshalb jeder Mitarbeiter 15 Gutscheine in Höhe von 6,67 Euro erhält.
Ergebnis:
Der Essenszuschuss ist somit sowohl für W. als auch für die Mitarbeiter komplett steuer- und sozialabgabenfrei.
Praxisbeispiel 3:
Auch L. möchte seinen Mitarbeitern einen Zuschuss zur arbeitstäglichen Verpflegung gewähren. Dafür hat sich L. mit einem Restaurant in der Nachbarschaft abgesprochen. Das Restaurant nimmt nun Essensgutscheine an und die MItarbeiter bekommen ein Tagesgericht für 6,67 Euro.
L. bezuschusst die Gutscheine komplett, sodass seine Mitarbeiter nichts zuzahlen müssen. Er tut dies sogar an jedem Arbeitstag und teilt deshalb jeden Monat die genaue Anzahl an Essensgutscheinen aus.
Ergebnis:
Jeden Tag erhalten die Mitarbeiter einen steuerfreien Essenszuschuss von 6,67 Euro. Bei einem Monat mit 22 Arbeitstagen sind das 146,74 Euro. Jedoch muss L. Nachweis darüber führen, wann welcher Mitarbeiter abwesend war. War ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub, muss dieser die Essensgutscheine für diese Tage zurückgeben oder L. zieht sie im nächsten Monat ab.
Das ist administrativ aufwändiger als die 15er-Regel, lässt sich durch eine HR-Software mit Abwesenheitsmanagement aber sehr gut abbilden. Da jeder Tag in der Software erfasst wird, kann L. am Ende des Monats eine Auswertung aller Arbeitstag erstellen.
Praxisbeispiel 4:
Unternehmerin A. hat sich entschieden, die digitalen Essensmarken einzuführen. Dafür hat sie sich mit verschiedenen Anbietern auseinandergesetzt und den besten Anbieter für ihre Bedürfnisse ausgewählt. Die Mitarbeiter gehen nun Mittags essen und bezahlen vorerst selbst. Den Beleg reichen Sie dann im System des Anbieters ein und erhalten den Zuschuss zurück. A. hat entschieden, dass sie die vollen 6,67 Euro als Zuschuss gewährt.
Ergebnis:
Die Mitarbeiter laden die Belege in das System hoch und bekommen automatisch mit der nächsten Gehaltsabrechnung die Zuschüsse erstattet. A. muss die 3,57 Euro amtlichen Sachbezugswert pauschal versteuern. Für die Mitarbeiter bleibt der Essenszuschuss somit steuer- und sozialabgabenfrei.
Die Mitarbeiter müssen jedoch daran denken, immer einzeln zu bezahlen, immer einen Beleg zu fordern und diesen auch in das System zu laden. Kein Beleg = keine Erstattung.
Fazit
Der Essenszuschuss bietet eine rechtssichere und günstige Möglichkeit für Unternehmen, Mitarbeiter täglich zu unterstützen und so die Arbeitgebermarke zu stärken und das Recruiting mit Benefits zu vereinfachen. Papierchecks eignen sich dafür besonders gut: Mitarbeiter bezahlen mit den Gutscheinen, wodurch gute Erfahrungen entstehen, welche mit dem Arbeitgeber verknüpft werden.
Bei den digitalen Essensmarken ist dieser Effekt nicht ganz so stark, da das Geld vorgestreckt werden muss und die Erstattung schnell im monatlichen Gehalt untergeht. Kantinen sind ebenfalls fördernd für die Arbeitgebermarke, jedoch sind sie für viele KMU nicht umsetzbar. Arbeitgeber sollten außerdem ernsthaft darüber nachdenken, den kompletten Zuschuss zu bezahlen und die 25% Versteuerung in Kauf zu nehmen. Dadurch haben Mitarbeiter einen noch größeren Vorteil und der Zuschuss kommt einer Gehaltserhöhung gleich.
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