Dass diese administrativen Aufgaben viel Zeit in Anspruch nehmen, liegt auf der Hand. Doch damit müssen sich Personalabteilungen nicht abfinden. Zahlreiche HR-Prozesse können ressourcenschonend automatisiert werden, wodurch sich der Zeitaufwand erheblich reduzieren lässt.
Erfahren Sie in diesem Artikel, welche Prozesse sinnvollerweise automatisiert werden sollten und wie Sie damit anfangen können.
Diese Prozesse können Sie automatisieren
Onboarding
Bei einem erfolgreichen Onboarding-Prozess geht es darum, neuen Mitarbeiter*innen den Start am Arbeitsplatz so reibungslos wie möglich zu gestalten, damit sie sich wohlfühlen und stärker an das Unternehmen gebunden werden. Das Onboarding steht am Ende des Recruiting Prozesses.
Sie benötigen einige Informationen von ihren neuen Mitarbeiter*innen und diese benötigen wiederum einige Informationen über Ihr Unternehmen. Bei einem digitalen Onboarding können Ihre Mitarbeiter*innen Gebrauch vom Employee Self Service machen und dort Ihre Daten direkt selbst eintragen. Relevante Unternehmensinformationen können Sie dort auch vorfinden.
Hilfreich ist es auch, wenn Sie in Ihrem System Onboarding-Checklisten erstellen können, mit denen Sie keinen Punkt übersehen und auch die Zuständigkeiten ihrer übrigen Mitarbeiter*innen während des Onboarding-Prozesses genau festlegen können.
Im Anschluss können Sie durch digitale Weiterbildung erste Produktschulungen, Firmeninformationen und andere Videos mit neuen Mitarbeitern teilen.
Arbeitszeiterfassung
Die Arbeitszeiterfassung Ihrer Mitarbeiter*innen ist ein weiterer Aspekt, mit dem Sie viel Zeit sparen können, wenn Sie sich dazu entschließen, ihn zu automatisieren. Ein digitales Zeiterfassungssystem berechnet automatisch die Arbeitsstunden, Pausen und Überstunden Ihrer Mitarbeiter*innen und berücksichtigt dabei auch lokale Feiertage und Urlaub.
Einsehbar sind die Zeiten nur für Personen mit Zugriffsberechtigung, also beispielsweise Vorgesetzte - je nachdem, wie Sie diese Berechtigungen festlegen.
Mit einem solchen System setzen Sie problemlos das Urteil des EuGH zur Arbeitszeiterfassung.
Da Überstunden und Pausen automatisch kalkuliert werden, bekommen Sie einen besseren Blick dafür, welche Mitarbeiter*innen sich eventuell überarbeiten und wer zu wenig Pausen macht. Das sind gute Anhaltspunkte für Gespräche, die die Personalabteilung mit Ihren Mitarbeiter*innen führen kann.
Abwesenheitsmanagement
Ein manuelles Fehlzeitenmanagement bietet viel Fehlerpotential. Daher ist es sinnvoll, ein System einzuführen, in dem Mitarbeiter*innen mit nur wenigen Mausklicks ihren Urlaub verwalten und Anträge selbstständig einreichen können.
Sie sehen auf einen Blick, welche Mitarbeiter*innen im Urlaub sind, wer im Homeoffice ist und wer krank ist. Auch den Resturlaub können Ihre Mitarbeiter*innen jederzeit und überall einsehen, sodass sie sich nicht regelmäßig an die Personalabteilung wenden müssen, um sich danach zu erkundigen. Dadurch haben Personalverantwortliche mehr Zeit für das Wesentliche.
Lohnbuchhaltung
Wenn Sie bei der Lohnbuchhaltung von einem Ort aus auf alle Gehaltsdaten zugreifen können, lassen sich Fehler vermeiden und Ihre Mitarbeiter*innen können immer mit einer pünktlichen Gehaltsüberweisung rechnen. Vernachlässigen Sie die Bedeutung der Payroll nicht: Sie spielt eine wichtige Rolle in der Employee Experience. Zuverlässige Gehaltsabrechnungen sind wichtig, um die Fluktuation Ihrer Mitarbeiter*innen niedrig zu halten.
Wenn Sie Ihren Angestellten einen Lohn statt ein Gehalt zahlen, bietet es sich umso mehr an, die digitale Lohnbuchhaltung mit einem Zeiterfassungssystem zu kombinieren. So können auch Überstunden automatisch vergütet werden.
Abrechnungsdaten wie Kontodaten, Krankenversicherung, Anzahl der Kinder etc. können Ihre Mitarbeiter*innen jederzeit selbstständig über Employee Self Service aktualisieren.
Diese Daten können Sie in der Regel zudem einfach exportieren, um Sie so auch mit Ihren Steuerberater*innen zu teilen.
So machen Sie es
Dies sind nur einige der vielen Aufgaben Ihrer Human Resources Abteilung, die sich problemlos automatisieren lassen. Vergessen Sie nicht, dass das Ziel der Automatisierung nicht darin besteht, Ihre Personalabteilung überflüssig zu machen, sondern viel mehr darin, Ihren HR-Manager*innen lästige Routineaufgaben abzunehmen, sodass Sie sich wieder auf strategische Aufgaben konzentrieren können und mehr Zeit für die Anliegen des Personals haben.
Für Ihr Unternehmen bietet es sich an, eine Personalverwaltungssoftware einzuführen, die über alle Funktionen verfügt, die Sie gerne digitalisieren und automatisieren möchten. Für die Auswahl einer HR-Software haben wir einen Leitfaden zusammengestellt, an dem Sie sich orientieren können.
Denken Sie unbedingt daran, die Software erst selbst zu testen oder sich eine Demo zeigen zu lassen und das Feedback Ihrer Mitarbeiter*innen dazu einzuholen, bevor Sie sich endgültig festlegen.