Die 5 Top-Vorteile von HR Software

Frank Mittag

5 Vorteile von HR Software

Industrie 4.0 und Digitalisierung – die Zauberworte unserer modernen Arbeitsrealität – beschreiben längst keine Randphänomene mehr, die nur Großunternehmen und Konzerne betreffen. Auch der Mittelstand profitiert bei systematischer Einbindung von digitalen Medien. Dies gilt nicht nur für Produktions- oder Lieferprozesse, sondern durchdringt sukzessive sämtliche Unternehmensbereiche. Doch was sind die größten Vorteile für die Personalabteilung, wenn Human Resources Software zum Einsatz kommt und warum lohnt sich eine Softwarelösung für KMU? Wir haben Informationen zu den fünf wichtigsten Vorteilen für Sie zusammengestellt und beleuchten die einzelnen Aspekte im Folgenden genauer.

Top-Vorteil 1: Zeitersparnis – Routineaufgaben erledigt Software

Mit der Nutzung von Software für den Bereich der HR-Abteilung gehört die Erledigung zeitaufwendiger Routinearbeiten der Vergangenheit an. Routinetätigkeiten wie beispielsweise die Aktualisierung von Mitarbeiterdaten oder die persönliche Entgegennahme und Verwaltung von Urlaubsanträgen entfallen. Für die Personalabteilung bedeutet dies eine spürbare Entlastung, die bislang gebundene Kapazitäten freisetzt. So steht den Personalern wieder mehr Zeit für die eigentliche Mitarbeiterbetreuung oder die Entwicklung neuer, zukunftsweisender HR-Konzepte zur Verfügung. Damit eröffnet sich die Chance, dass sich die Abteilung Human Resources aktiver einbringen kann, wenn es um die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens geht.

Top-Vorteil 2: Langfristige Kostenersparnis dank Prozessoptimierung

Mit unserer Software für den HR-Bereich treffen Sie die Entscheidung für eine Lösung, die sich mehr als amortisiert. Die Nutzung ist zum Beispiel direkt – ohne Einrichtungsgebühren – möglich. Darüber hinaus fallen die Kosten pro Mitarbeiter zumeist sehr niedrig aus. Ihre HR-Mitarbeiter können Aufgaben schneller, komfortabler und nicht zuletzt kostengünstiger erledigen. Wertvolle Arbeitszeit, für die Sie ansonsten über die Gehälter zahlen müssten, kann somit eingespart werden, und zwar dauerhaft. So ergibt sich ein vorteilhaftes Kosten-Nutzen-Verhältnis für Sie, denn dank der Optimierung von Arbeitsprozessen in der Personalabteilung kommen Sie in den Genuss einer langfristigen Reduzierung von Arbeitskosten.

Deshalb empfiehlt sich die Einbindung einer Softwarelösung nicht nur für Großunternehmen oder Konzerne, sondern gerade auch für KMU. Insbesondere kleinere Unternehmen ohne eigene Personalabteilung profitieren davon enorm. So ist es bei Firmen mit geringer Mitarbeiterzahl häufig der Fall, dass es einem der leitenden Mitarbeiter obliegt, die zum Teil aufwendigen und komplexen Aufgaben des Personalwesens zu erledigen. Dies bindet wertvolle Arbeitszeit von Führungsverantwortlichen und kann im Zweifelsfall dazu führen, dass die Konzentration auf den eigentlichen Arbeitsbereich darunter leidet. Mit der Optimierung der Arbeitsprozesse über eine moderne Softwarelösung lässt sich jedoch eine spürbare Absenkung des Arbeitsaufwandes für die Personalverwaltung erreichen.

Top-Vorteil 3: Aktive Einbindung aller Mitarbeiter bei der Datenpflege möglich

Eine weitere Zeit- und Kostenersparnis für die Personalabteilung ergibt sich mit der Integration eines Portals für die Beschäftigten, das ihnen die Pflege der eigenen Daten erlaubt. Dieses sogenannte Employee-Self-Service-Portal eröffnet allen Mitarbeitern des Unternehmens die Möglichkeit, etliche Personalprozesse selbst zu managen, wobei die Unternehmensführung natürlich entscheidet, welchen Umfang die Zugriffsberechtigungen aufweisen sollen. So kann ein Beschäftigter in seiner digitalen Personalakte beispielsweise personalbezogene Daten selbst anlegen und aktualisieren (z. B. Änderungen von Anschriften oder Kontoverbindungen), einen Urlaubsantrag einreichen beziehungsweise den Genehmigungsprozess einleiten oder Informationen zu Weiterbildungsangeboten abrufen, – früher klassische Aufgabenbereiche der HR-Abteilung.

Höhere Transparenz für Mitarbeiter: größere Mitarbeiterzufriedenheit

Die genannten Beispiele sind nur einige der vielen Möglichkeiten, Mitarbeiter aktiv in die Personalverwaltung einzubinden und die Personalabteilung effektiv zu entlasten. Zugleich gestalten sich zahlreiche HR-Prozesse für die Belegschaft deutlich transparenter, was zu größerer Mitarbeiterzufriedenheit führt.

Top-Vorteil 4: Guter Überblick für alle Teamleiter und die HR-Abteilung

Die Digitalisierung der Personalprozesse erweist sich für die Mitarbeiter in Leitungsfunktionen als zeitsparend und stellt sicher, dass ein rascher Überblick über den jeweils aktuellen Status jedes einzelnen Teammitglieds rasch und einfach möglich ist. So lässt sich beispielsweise in Sekundenschnelle überprüfen, ob und wenn ja, warum Abwesenheit vorliegt (z. B. bei Urlaub, Krankheit oder Weiterbildung), da alle im System hinterlegten Informationen abrufbar sind.

Für ein Teammitglied erleichtert sich unter anderem die schriftliche Fixierung von Urlaubswünschen, denn ein Urlaubsantrag lässt sich in seinem Mitarbeiteraccount per Mausclick stellen. Nun kann der Teamleiter den Antrag direkt per Knopfdruck systemintern bearbeiten und zur Prüfung an die HR-Abteilung weiterleiten. Hat der Mitarbeiter noch ausreichend Urlaubstage zur Verfügung? Korrespondiert der Urlaubsantrag mit den Erfordernissen des Unternehmens oder sind zu diesem Zeitpunkt schon weitere Teammitglieder im Urlaub?

Die übersichtliche und rasche Verfügbarkeit aller relevanten Daten unterstützt die Personalabteilung dabei, stets die Übersicht zu behalten, ob sich eine Genehmigung oder Ablehnung empfiehlt, sodass sich die Entscheidungsprozesse deutlich vereinfachen. Aus der schnellen und zentralisierten Erledigung solcher Aufgaben durch die HR-Abteilung resultiert eine Win-win-Situation für alle Beteiligten – mehr Zeit für die wirklich wesentlichen Dinge.

Top-Vorteil 5: Platzsparende, zeitgemäße und einfache Archivierung

Die oft mühsame, zeitintensive Erstellung von Excel-Tabellen erübrigt sich und ist mit unserer modernen Software ein Problem von gestern. Gleiches gilt für die Anforderungen, die eine sorgfältige Archivierung mit sich bringt. Raumgreifende Archivierungssysteme mit klassischen Ordnern? Vergessen Sie diese Relikte vergangener Zeiten, die viel Platz benötigen, zumal die manuelle Archivierung unnötig wertvolle Arbeitszeit verschlingt.

Kommt HR Software zum Einsatz, erfolgt die Speicherung und Sicherung aller relevanten Daten elektronisch und automatisiert, sodass jederzeit ein gezielter Zugriff auf den aktuellen Datenstand möglich ist. Die HR-Abteilung kann also Daten sichten, ohne sich in die Untiefen von Ordnungssystemen im Papierformat begeben zu müssen. Ganz nebenbei reduzieren Sie damit den Papierverbrauch Ihres Unternehmens, sparen somit auch an dieser Stelle auf lange Sicht Kosten ein und schonen zudem natürliche Ressourcen.

Responsive Design – unverzichtbar für moderne Ansprüche

Responsive Design spielt bei uns eine große Rolle, denn wir fokussieren uns mit unseren Softwarelösungen auf moderne Ansprüche und hohen Nutzerkomfort. So lässt sich unsere Software von jedem Gerät aus bedienen, auch von mobilen Endgeräten wie etwa Tablets oder Handys. Alle Mitarbeiter können somit ortsunabhängig auf persönliche Accounts zugreifen und Daten aktualisieren. Dies erweist sich zudem als Vorteil, wenn sich leitende Angestellte auf Geschäftsreisen befinden und beispielsweise von unterwegs aus eine Abfrage zu den Verfügbarkeiten ihrer Teammitglieder stellen möchten. Teamleiter können sich einfach über ein Mobiltelefon einloggen, um den neuesten Stand der Daten abzurufen.

Fazit

Im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung gewinnt Personalsoftware in allen Unternehmen an Bedeutung. So dient moderne Personalsoftware wie kiwiHR der verbesserten Kommunikation zwischen Beschäftigten und der Personalabteilung, steigert die Transparenz von Prozessen und wirkt sich über die Prozessoptimierung kosten- und zeitsparend aus. Der Einsatz einer Softwarelösung im Bereich HR bedeutet nicht allein Vorteile für die HR-Mitarbeiter, sondern für sämtliche Beschäftigten, da alle von dieser komfortablen Effizienzsteigerung profitieren. Zusätzlicher Gewinn: Die Konkurrenzfähigkeit am Markt wird ganz nebenbei durch die Nutzung von Kostenvorteilen gestärkt. Wer die Zeichen der Zeit erkennt und der Digitalisierung im Personalwesen mit kiwiHR offen gegenübersteht, sichert sich somit insgesamt Chancen über Chancen.


kiwiHR - erfrischend einfache HR Software

Durch effizientes Fehlzeitenmanagement, modernes Mitarbeitermanagement und einfache Urlaubsplanung unterstützt kiwiHR Sie dabei, Ihr HR Management zu digitalisieren.
Unser erfahrenes Team arbeitet fleißig an der Entwicklung neuer und spannender Features, die auf unserer Roadmap stehen. Freuen Sie auf einfach zu bedienende Funktionen, die Sie von jedem Endgerät nutzen können um Ihr Personalmanagement zu optimieren.

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