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Die Top 5 HRIS Software Vorteile

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Jazmin Lopez

Wann hat Herr Müller nochmal die Lohnerhöhung bekommen und wurde der Urlaub von Frau Michels wieder storniert? Wenn Sie sich um das Personalwesen in Ihrem Unternehmen kümmern, ist Ihr Alltag wahrscheinlich von solchen Fragen geprägt. Die Personaldaten liegen in gefühlt hundert verschiedenen Excel-Tabellen oder einem von zehn Ordnern herum.

Dabei wünschen Sie sich Ordnung und Fokus, um sich auf Ihre eigentlichen Themen zu fokussieren. Wenn Sie sich hiermit identifizieren können, haben wir ein paar Tipps für Sie, wie Sie mit einer Personalverwaltungssoftware Ihr Leben vereinfachen können.

Was ist ein HRIS?

HRIS steht für Human Resources Information System - dabei handelt es sich um eine Software, die dazu dient, Personalabteilungen bei administrativen Aufgaben zu unterstützen. Beispiele für solche Aufgaben sind die Arbeitszeiterfassung, Urlaubsverwaltung oder die digitale Personalakte. HRIS Software wird entweder auf den Servern des Unternehmens betrieben oder ist in den meisten Fällen cloud-basiert.

Der Unterschied zum Human Resource Management System (HRMS) besteht darin, dass ein HRMS Module zur Überwachung und Verwaltung qualitativer Informationen wie der Mitarbeiterbindung umfasst. Eine Human Capital Management-Lösung (HCM) hingegen umfasst die Leistung und den Einsatz eines Mitarbeiters sowohl quantitativ als auch qualitativ.

1. Vorteil: Zeitersparnis – Schluss mit Routineaufgaben 

Von jetzt an aktualisiert die Software Personaldaten und es reicht ein Knopfdruck, um Urlaubsanträge zu bearbeiten. So haben Sie genug Zeit, sich um die Betreuung von Mitarbeiter*innen oder die Entwicklung neuer strategischer HR-Konzepte zu kümmern. Das Beste daran: Sie sparen nicht nur Zeit, sondern haben auch eine geringere Fehlerquote, da manuelle Prozesse, bei denen es schnell zu Flüchtigkeitsfehlern kommen kann, wegfallen.

2. Vorteil: Geringere Kosten dank besserer Prozesse

Es gibt unterschiedliche Human Resources Softwares, die sich auch preislich unterscheiden. Bei einigen entfallen die Einrichtungsgebühren. Darüber hinaus zahlen Sie oft nur eine geringe Pauschale pro Mitarbeiter*in.

Ihre Personalverantwortlichen können Aufgaben schneller, komfortabler und nicht zuletzt kostengünstiger erledigen. Wertvolle Arbeitszeit, für die Sie ansonsten über die Gehälter zahlen müssten, kann somit eingespart werden, und zwar dauerhaft. So ergibt sich ein vorteilhaftes Kosten-Nutzen-Verhältnis für Sie. Dank der Optimierung von Arbeitsprozessen in der Personalabteilung kommen Sie in den Genuss einer langfristigen Reduzierung von Arbeitskosten.

Vor allem KMU profitieren von einer solchen Lösung. Viele haben keine eigene Personalabteilung. weswegen eine*r der leitenden Mitarbeiter*innen die zum Teil aufwendigen und komplexen Aufgaben des Personalwesens erledigen muss. So sind Sie auch nicht dazu gezwungen, Ihre HR-Prozesse an einen externen Dienstleister auszulagern.

Dies bindet wertvolle Arbeitszeit von Führungskräften und kann im Zweifelsfall dazu führen, dass die Konzentration auf den eigentlichen Arbeitsbereich darunter leidet. Mit der Optimierung der Arbeitsprozesse über eine moderne Human Resources Software lässt sich jedoch eine spürbare Absenkung des Arbeitsaufwandes für die Personalverwaltung erreichen.

Wichtige Anforderungen an HR Software
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Die wichtigsten Anforderungen an eine HR Software

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3. Vorteil: Binden Sie Mitarbeiter*innen in die Datenpflege ein

Eine weitere Zeit- und Kostenersparnis für die Personalabteilung ergibt sich mit der Integration eines Portals für die Beschäftigten, das ihnen erlaubt, ihre eigenen Daten zu pflegen. Dieses sogenannte Employee Self Service Portal einschließlich digitaler Personalakte eröffnet allen Mitarbeiter*innen des Unternehmens die Möglichkeit, etliche Personalprozesse selbst zu managen. Dabei entscheidet die Unternehmensführung natürlich, welchen Umfang die Zugriffsberechtigungen aufweisen sollen.

So kann ein*e Beschäftigte*r in seiner*ihrer digitalen Personalakte beispielsweise persönliche Daten selbst anlegen und aktualisieren (z.B. Änderungen von Anschriften oder Kontoverbindungen), einen Urlaubsantrag einreichen beziehungsweise den Genehmigungsprozess einleiten oder Informationen zu Weiterbildungsangeboten abrufen – früher klassische Aufgabenbereiche der HR-Abteilung.

Datenschutzrichtlinien werden dabei dennoch eingehalten. Eine DSGVO-konforme HR Software speichert ihre Daten sicher und stellt sicher, dass genau festgelegt werden kann, wer auf welche Daten zugreifen darf. So stellen Sie sicher, dass die Daten Ihrer Mitarbeiter*innen nicht in die falschen Hände geraten.

Höhere Transparenz: Höhere Mitarbeiter*innenzufriedenheit

Die genannten Beispiele sind nur einige der vielen Möglichkeiten, Beschäftigte aktiv in die Personalverwaltung einzubinden und die Personalabteilung effektiv zu entlasten. Diese Transparenz sorgt dafür, dass sich Mitarbeiter*innen stärker eingebunden fühlen und somit zufriedener sind.

Produktives Meeting mit einem diversen Team

4. Vorteil: Endlich alles im Blick 

HR-Digitalisierung spart also Zeit und verschafft einen besseren Überblick. So lässt sich beispielsweise in Sekundenschnelle überprüfen, ob ein*e Mitarbeiter*in abwesend ist, da alle im System hinterlegten Informationen abrufbar sind.

Das bedeutet konkret für den*die Mitarbeiter*in, dass er*sie Urlaubsanträge nicht mehr per E-Mail verschicken muss - ein Mausklick reicht dafür aus. Der*die Teamleiter*in kann den Eintrag direkt bearbeiten und beispielsweise an die HR-Abteilung weiterleiten. Hat der*die Mitarbeiter*in noch ausreichend Urlaubstage zur Verfügung? Kann jemand aus dem Team als Vertretung einspringen?

Dank eines übersichtlichen Dashboards hat die Personalabteilung ständig alle Abwesenheiten im Blick. Sie sehen, wer krank ist, wer im Urlaub ist und wer aktuell im Homeoffice arbeitet. Eine Win-win-Situation für alle Beteiligten – mehr Zeit für die wirklich wesentlichen Dinge.

HR-Tipp: Gerade bei hybriden Arbeitsmodellen bietet es sich an, das Abwesenheitsmanagement über eine HR-Software zu managen. So wissen alle relevanten Personen, wer wann abwesend ist.


5. Vorteil: Alle Daten an einem Ort - ohne aufwendige Archivierung

Die Erstellung von Excel-Tabellen kostet viel Zeit, sowie auch die ordentliche Archivierung der Daten. Werden die Daten Ihrer Mitarbeiter*innen noch in klassischen Ordnern archiviert?

Mit einer HR-Software werden relevante Daten elektronisch und automatisiert gespeichert. Damit haben Sie jederzeit gezielt Zugriff auf den aktuellen Datenstand. Alle Daten können vom Admin oder der HR-Abteilung gesichtet werden, ohne erst lange nach dem richtigen Ordner suchen zu müssen. Ganz nebenbei reduzieren Sie damit den Papierverbrauch Ihres Unternehmens, sparen somit auch Kosten ein und schonen natürliche Ressourcen.

Responsive Design – benutzerfreundlich und einfach

Responsive Design spielt bei vielen HRIS Systemen eine große Rolle, denn es sorgt dafür, dass alle Nutzer*innen sich dort einfacher zurechtfinden. So lässt sich unsere Software von jedem Gerät aus bedienen, auch von mobilen Endgeräten wie etwa Tablets oder Smartphones.

Alle Mitarbeiter*innen können somit ortsunabhängig auf persönliche Accounts zugreifen und Daten aktualisieren. Leitende Angestellte, die sich auf Geschäftsreisen befinden und von unterwegs aus die Verfügbarkeit ihrer Teammitglieder sehen möchten, können das problemlos machen. Teamleiter*innen können sich einfach über ein Handy einloggen, um den neuesten Stand der Daten abzurufen.

Mann arbeitet mit HR-Software

Fazit

Eine intuitive Personalsoftware wie kiwiHR verbessert also die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeiter*innen und steigert die Transparenz von Prozessen. Das spart Zeit und Kosten und sorgt für eine höhere Mitarbeiter*innenzufriedenheit.

Der Einsatz einer Software Lösung im Bereich HR bedeutet nicht allein Vorteile für die HR-Verantwortlichen, sondern für alle Beschäftigten. Jeder profitiert davon, effizienter arbeiten zu können und mehr Transparenz und Autonomie über die eigenen Daten zu gewinnen.


kiwiHR - Endlich wieder Zeit für das Wesentliche

Durch effiziente Urlaubsverwaltung, die digitale Personalakte und einfache Urlaubsplanung unterstützt kiwiHR als HR Software Anbieter Sie dabei, Ihr HR Management zu vereinfachen. Verabschieden Sie sich von Papierchaos und Excel-Tabellen und freuen Sie sich auf Zeit für die wichtigen Themen, wie Ihre Mitarbeiter*innen.

Testen Sie kiwiHR 14 Tage lang kostenlos, um sich selbst davon zu überzeugen.

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