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Vorteile von HR-Software
  • HR Digitalisierung

Die Top 5 HRIS Software Vorteile

Jazmin Lopez

Wann hat Herr Müller nochmal die Lohnerhöhung bekommen und wurde der Urlaub von Frau Michels wieder storniert? Wenn Sie sich um das Personalwesen in Ihrem Unternehmen kümmern, ist Ihr Alltag wahrscheinlich von solchen Fragen geprägt. Die Personaldaten liegen in gefühlt hundert verschiedenen Excel-Tabellen oder einem von zehn Ordnern herum.

Dabei wünschen Sie sich Ordnung und Fokus, um sich auf Ihre eigentlichen Themen zu fokussieren. Wenn Sie sich hiermit identifizieren können, haben wir ein paar Tipps für Sie, wie Sie mit einer Personalmanagement Software Ihr Leben vereinfachen können.

Vereinfachte Prozesse durch HR-Software

1. Vorteil: Zeitersparnis – Schluss mit Routineaufgaben 

Von jetzt an aktualisiert die Software Personaldaten und es reicht ein Knopfdruck, um Urlaubsanträge zu bearbeiten. So haben Sie genug Zeit, sich um die Mitarbeiter*innenbetreuung oder die Entwicklung neuer strategischer Human Resources-Konzepte zu kümmern.

vier Uhren mit unterschiedlichen Uhrzeiten

2. Vorteil: Geringere Kosten dank besserer Prozesse

Es gibt unterschiedliche HRIS Softwares, die sich auch preislich unterscheiden. Bei einigen entfallen die Einrichtungsgebühren. Darüber hinaus zahlen Sie oft nur eine geringe Pauschale pro Mitarbeiter*in.

Ihre HR-Mitarbeiter*innen können Aufgaben schneller, komfortabler und nicht zuletzt kostengünstiger erledigen. Wertvolle Arbeitszeit, für die Sie ansonsten über die Gehälter zahlen müssten, kann somit eingespart werden, und zwar dauerhaft. So ergibt sich ein vorteilhaftes Kosten-Nutzen-Verhältnis für Sie. Dank der Optimierung von Arbeitsprozessen in der Personalabteilung kommen Sie in den Genuss einer langfristigen Reduzierung von Arbeitskosten.

Vor allem KMU profitieren von einer solchen Lösung. Viele haben keine eigene Personalabteilung. weswegen eine*r der leitenden Mitarbeiter*innen die zum Teil aufwendigen und komplexen Aufgaben des Personalwesens erledigen muss.

Dies bindet wertvolle Arbeitszeit von Führungskräften und kann im Zweifelsfall dazu führen, dass die Konzentration auf den eigentlichen Arbeitsbereich darunter leidet. Mit der Optimierung der Arbeitsprozesse über eine moderne Softwarelösung lässt sich jedoch eine spürbare Absenkung des Arbeitsaufwandes für die Personalverwaltung erreichen.

ein Sparschwein wird gerade mit Geld befüllt
Wichtige Anforderungen an HR Software
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Die wichtigsten Anforderungen an eine HR Software

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3. Vorteil: Binden Sie Mitarbeiter*innen in die Datenpflege ein

Eine weitere Zeit- und Kostenersparnis für die Personalabteilung ergibt sich mit der Integration eines Portals für die Beschäftigten, das ihnen erlaubt, ihre eigenen Daten zu pflegen. Dieses sogenannte Employee Self Service Portal einschließlich digitaler Personalakte eröffnet allen Mitarbeiter*innen des Unternehmens die Möglichkeit, etliche Personalprozesse selbst zu managen. Dabei entscheidet die Unternehmensführung natürlich, welchen Umfang die Zugriffsberechtigungen aufweisen sollen.

So kann ein*e Beschäftigte*r in seiner*ihrer digitalen Personalakte beispielsweise persönliche Daten selbst anlegen und aktualisieren (z.B. Änderungen von Anschriften oder Kontoverbindungen), einen Urlaubsantrag einreichen beziehungsweise den Genehmigungsprozess einleiten oder Informationen zu Weiterbildungsangeboten abrufen – früher klassische Aufgabenbereiche der HR-Abteilung.

Höhere Transparenz: Größere Mitarbeiter*innenzufriedenheit

Die genannten Beispiele sind nur einige der vielen Möglichkeiten, Beschäftigte aktiv in die Personalverwaltung einzubinden und die Personalabteilung effektiv zu entlasten. Diese Transparenz sorgt dafür, dass sich Mitarbeiter*innen stärker eingebunden fühlen und somit zufriedener sind.

Produktives Meeting mit einem diversen Team

4. Vorteil: Endlich alles im Blick 

HR-Digitalisierung spart also Zeit und verschafft einen besseren Überblick. So lässt sich beispielsweise in Sekundenschnelle überprüfen, ob ein*e Mitarbeiter*in abwesend ist (z.B. bei Urlaub, Krankheit oder Weiterbildung), da alle im System hinterlegten Informationen abrufbar sind.

Das bedeutet konkret für den*die Mitarbeiter*in, dass er*sie Urlaubsanträge nicht mehr per E-Mail verschicken muss - ein Mausklick reicht dafür aus. Der*die Teamleiter*in kann den Eintrag direkt bearbeiten und beispielsweise an die HR-Abteilung weiterleiten. Hat der*die Mitarbeiter*in noch ausreichend Urlaubstage zur Verfügung? Kann jemand aus dem Team als Vertretung einspringen?

Dank eines übersichtlichen Dashboards hat die Personalabteilung ständig alle Abwesenheiten im Blick. Eine Win-win-Situation für alle Beteiligten – mehr Zeit für die wirklich wesentlichen Dinge.

Mann zeigt mit einem Stift auf einen Tag im Kalender

5. Vorteil: Alle Daten an einem Ort - ohne aufwendige Archivierung

Die Erstellung von Excel-Tabellen kostet viel Zeit, sowie auch die ordentliche Archivierung der Daten. Werden die Daten Ihrer Mitarbeiter*innen noch in klassischen Ordnern archiviert?

Mit einer HR-Software werden relevante Daten elektronisch und automatisiert gespeichert. Damit haben Sie jederzeit gezielt Zugriff auf den aktuellen Datenstand. Alle Daten können vom Admin oder der HR-Abteilung gesichtet werden, ohne erst lange nach dem richtigen Ordner suchen zu müssen. Ganz nebenbei reduzieren Sie damit den Papierverbrauch Ihres Unternehmens, sparen somit auch Kosten ein und schonen natürliche Ressourcen.

Responsive Design – benutzerfreundlich und einfach

Responsive Design spielt bei vielen HRIS Systemen eine große Rolle, denn es sorgt dafür, dass alle Nutzer sich dort einfacher zurechtfinden. So lässt sich unsere Software von jedem Gerät aus bedienen, auch von mobilen Endgeräten wie etwa Tablets oder Handys.

Alle Mitarbeiter können somit ortsunabhängig auf persönliche Accounts zugreifen und Daten aktualisieren. Leitende Angestellte, die sich auf Geschäftsreisen befinden und von unterwegs aus die Verfügbarkeit ihrer Teammitglieder sehen möchten, können das problemlos machen. Teamleiter*innen können sich einfach über ein Mobiltelefon einloggen, um den neuesten Stand der Daten abzurufen.

Mann arbeitet mit HR-Software

Fazit

Eine intuitive Personalsoftware wie kiwiHR verbessert also die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeiter*innen und steigert die Transparenz von Prozessen. Das spart Zeit und Kosten.

Der Einsatz einer Software Lösung im Bereich HR bedeutet nicht allein Vorteile für die HR-Verantwortlichen, sondern für sämtliche Beschäftigten. Alle profitieren davon, effizienter arbeiten zu können und mehr Transparenz und Autonomie über ihre Daten gewinnen.


kiwiHR - Endlich wieder Zeit für das Wesentliche

Durch effizientes Abwesenheitsmanagement, die digitale Personalakte und einfache Urlaubsplanung unterstützt kiwiHR als HR Software Anbieter Sie dabei, Ihr HR Management zu vereinfachen. Verabschieden Sie sich von Papierchaos und Excel-Tabellen und freuen Sie sich auf Zeit für die wichtigen Themen, wie Ihre Mitarbeiter*innen.

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