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Führungskraft führt Austrittsgespräch
  • Personalmanagement

Leitfaden für ein gutes Austrittsgespräch

Jazmin Lopez

In diesem Artikel erfahren Sie, was genau ein Austrittsgespräch (engl. Exit Interview) ist und warum Sie es führen sollten. Außerdem erklären wir Ihnen, wie Sie Ihr Austrittsgespräch so gestalten können, dass es sich für Ihr Unternehmen lohnt.

Laut Harvard Business Review geben drei Viertel der Unternehmen an, dass sie Austrittsgespräche mit ehemaligen Mitarbeiter*innen führen. Aber wie machen Sie diese Gespräche lohnenswert? Was sind die best Practices, die Sie anwenden sollten?

Was ist ein Austrittsgespräch?

Ein Austrittsgespräch ist eine Reihe von Fragen, die Sie Mitarbeiter*innen stellen, wenn sie den Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen verlassen. Während des Austrittsgesprächs bitten Sie den*die Mitarbeiter*in, Ihnen offen zu sagen, was ihm*ihr an der Arbeit in Ihrem Unternehmen gefallen hat und was nicht.

Wenn die Person aus eigenem Antrieb gegangen ist, kann das Austrittsgespräch Ihnen dabei helfen einzuschätzen, warum sie sich eine andere Beschäftigungsmöglichkeit gesucht hat. Es kann Ihrem Unternehmen auch helfen zu verstehen, was das andere Unternehmen für Ihre*n Mitarbeiter*in so viel attraktiver macht, dass er*sie sich dazu entschieden hat, den Job anzunehmen.

Die Bedeutung von Austrittsgesprächen

Zunächst einmal kann ein Austrittsgespräch zur Verbesserung der Personalabteilung (HR) beitragen. Durch Austrittsinterviews können Sie feststellen, ob Ihre Mitarbeiter*innenleistungen oder Vergütungsstrategien im Wettbewerb mithalten können.

Ein Austrittsgespräch kann Ihnen auch dabei helfen, zu verstehen, wie die Mitarbeiter*innen die aktuelle Arbeitsumgebung sehen. Oft sprechen Mitarbeiter*innen untereinander oder mit ihrer Familie und Freund*innen über das Arbeitsumfeld. Aber sie scheuen sich vielleicht, es ihren Vorgesetzten gegenüber auszusprechen.

Viele Menschen verlassen jedoch ihren Arbeitsplatz aufgrund von toxischen Praktiken wie z. B. Micromanagement oder einer Unternehmenskultur, mit der sie sich nicht identifizieren können und wohlfühlen. Ein Austrittsgespräch kann Ihnen helfen, dies offenzulegen, da ehemalige Mitarbeiter*innen eher das Gefühl hat, nichts mehr zu verlieren zu haben, wenn sie ehrlich zu Ihnen sind.

So können Sie Austrittsgespräche dazu nutzen, Ihre Teamdynamik und -kultur zu verbessern und etwaigen toxischen Dynamiken auf den Grund zu gehen.

Ein Austrittsgespräch kann dazu beitragen, mehr über das Unternehmen insgesamt zu erfahren, und konstruktive Kritik kann bei Effizienzstrategien und Arbeitsabläufen helfen. Sie können dann dank des Gesprächs entsprechende Maßnahmen einleiten, insbesondere wenn Sie mehrere geführt haben und ein Muster erkennen.

Zu guter Letzt bietet ein Austrittsgespräch Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, mit Ihrem*r ehemaligen Mitarbeiter*in im Guten auseinanderzugehen.

Austrittsgespräch Männer schütteln Hände

Best Practices für Austrittsgespräche

1. Beauftragen Sie die richtige Person mit der Durchführung

Zunächst einmal sollten Sie sich überlegen, wer das Austrittsgespräch führt. Wenn Sie eine*n Manager*in der ehemaligen Mitarbeiter*innen oder den CEO des Unternehmens damit beauftragen, kann beides zu Unbehagen führen und die ehemaligen Mitarbeiter*innen sind eventuell nicht ganz ehrlich. Daher ist ein*e Manager*in aus der zweiten oder dritten Reihe eine gute Wahl. Oder Sie können eine neutrale Person - z. B. eine*n Berater*in - engagieren.

2. Machen Sie Austrittsgespräche zur Pflicht

Ihre Austrittsgespräche sollten obligatorisch sein, es sei denn, die Beendigung des Vertrags ist auf grobes Fehlverhalten zurückzuführen. Dies gilt vor allem deshalb, weil Sie möglicherweise sehr wertvolle Mitarbeiter*innen gehen sehen. Diejenigen, die viel zu Ihrem Unternehmen beigetragen haben und nur schwer zu ersetzen sind, werden Ihnen das Feedback geben, das Ihr Unternehmen dringend benötigt.

3. Integrieren Sie das Austrittsgespräch in den Offboarding-Prozess

Die Durchführung zum richtigen Zeitpunkt ist auch der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus dem Gespräch herausholen. Sie können es als Teil des Offboarding-Prozesses eingliedern, damit es sich nahtlos in die Übergabe von einem*r Mitarbeiter*in zum*r anderen einfügt.

4. Planen Sie das Austrittsgespräch sorgfältig

Sie sollten es auch erst dann führen, wenn die Emotionen nicht mehr hochkochen. Einige Mitarbeiter*innen kündigen zum Beispiel wegen etwas Negativem, das bei der Arbeit passiert ist, oder ein*e Mitarbeiter*in wird aus einer Vielzahl von Gründen entlassen. In beiden Fällen können die Emotionen zwischen den beiden Parteien hochgehen.

Sie sollten sich etwas Zeit lassen, nachdem der*die Mitarbeiter*in die Entscheidung, woanders zu arbeiten, bekannt gegeben hat, bevor Sie das Gespräch führen.

5. Versuchen Sie, das Austrittsgespräch persönlich zu führen

Darüber hinaus ist es oft viel sinnvoller, eine Befragung persönlich durchzuführen, als dies am Telefon zu tun. Es führt oft zu viel ehrlicheren Ergebnissen und erlaubt Ihnen, die Körpersprache Ihres Gegenübers zu lesen. Obwohl telefonische Interviews manchmal notwendig sind, sollte die persönliche Befragung immer Ihre erste Wahl sein.

6. Bereiten Sie Ihre Fragen vor

Wenn Sie ein Austrittsgespräch führen, sollten Sie die Fragen bereits vorbereitet haben. Wenn Sie die Fragen aufschreiben, sollten Sie ein Ziel vor Augen haben, wenn es darum geht, aus den Antworten abzuleiten, was Ihr Unternehmen verbessern kann. Wenn jedoch während des Gesprächs andere Fragen auftauchen, lassen Sie diese ganz natürlich einfließen, damit Sie alle benötigten Informationen einholen können. 

Wenn Sie feststellen, dass Sie dieselben Fragen auf alle Mitarbeiter*innenaustritte anwenden können, können Sie eine Vorlage erstellen und diese über eine Online-Personalsoftware oder mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems weitergeben.

Austrittsgespräch Checkliste

Wie man ein Austrittsgespräch führt

Es gibt zwar keinen festgelegten Weg, ein Austrittsgespräch richtig zu führen, aber Sie sollten es auf eine Art und Weise tun, die den*die Mitarbeiter*in ermutigt, frei zu sprechen. Sie sollten Ihre*n ehemalige*n Mitarbeiter*in immer wissen lassen, dass das, was er*sie sagt, für Sie und das Unternehmen wichtig ist. Dies sollte besonders dann betont werden, wenn es um Dinge geht, die er*sie vielleicht nur schwer aussprechen kann.

1. Zeigen Sie Wertschätzung

Erinnern Sie den*die Mitarbeiter*in immer wieder daran, dass seine*ihre Arbeit in Ihrem Unternehmen wertgeschätzt wurde. Dies hilft ihnen, sich offener zu fühlen, ihr Feedback während des Austrittsgesprächs zu geben.

2. Denken Sie daran, dass es sich um ein Gespräch handelt

Auch wenn der Name "Austrittsgespräch" an ein Interview erinnert, sollten Sie nicht vergessen, dass es sich um ein Gespräch handelt. Trotz vorbereiteter Fragen sollten Sie auch zulassen, dass die Dinge ihren natürlich Lauf nehmen. Auf diese Weise wird Ihr*e ehemalige*r Mitarbeiter*in vielleicht Dinge preisgeben, nach denen Sie nicht fragen wollten, und Sie werden feststellen, dass er*sie sogar noch mehr wertvolle Informationen preisgeben kann.

3. Stellen Sie Fragen mit offenem Ende

Stellen Sie offene Fragen, damit die Antworten darauf so frei wie möglich sein können.

4. Achten Sie auf die Körpersprache

Achten Sie beim Gespräch auf die Körpersprache Ihres Gegenübers und nutzen Sie diese, um weitere Fragen zu stellen oder zu wissen, wann Sie sich zurückziehen sollten. Bei Ihrer eigenen Körpersprache sollten Sie nicken, wenn es angebracht ist, und in einer entspannten Position sitzen.

5. Hören Sie aufmerksam zu

Hören Sie dem*der ehemaligen Mitarbeiter*in sehr genau zu, während er*sie spricht. Dies ist der Moment, in dem Sie unglaublich wertvolles Feedback erhalten können. Stellen Sie daher sicher, dass Sie sich auf das Gespräch konzentrieren und alles, was gesagt wird, verarbeiten können. Stellen Sie sicher, dass Sie keine Hinweise übersehen und fragen Sie nach, wenn Sie sich nicht sicher sind.

Außerdem wichtig

Das Austrittsgespräch sollte Mitarbeiter*innen auch die Gelegenheit geben, Dinge zu sagen, die ihm*ihr vorher vielleicht unangenehm waren. Es kann Ihnen beiden auch die Zeit geben, die Art und Weise zu würdigen, was ein*e Mitarbeiter*in zum Unternehmen beigetragen hat, und die Art und Weise, wie das Unternehmen das Leben des*der ehemaligen Mitarbeiter*in bereichert hat.

Vor allem aber ist es eine Zeit für konstruktives Feedback.

Möchten Sie sich in Ihrem Unternehmen ausreichend Zeit nehmen können, um z.B. bessere Austrittsgespräche zu führen? Wenn ja, dann werfen Sie einen Blick auf unsere HR-Software

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