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Die 7 Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems

Jazmin Lopez

Digitales Dokumentenmanagement im Unternehmen

Digitales Dokumentenmanagement bietet für viele Unternehmen zahlreiche Vorteile. Falls Sie noch nicht auf digitales Dokumentenmanagement umgestellt haben, stellen Sie sich vielleicht die Frage, was dafür spricht und welche Schritte auf Sie zukommen.

7 gute Gründe für digitales Dokumentenmanagement im Unternehmen

1. Datenschutz dank Zugriffsberechtigungen

Bei dem Thema Sicherheit sollten Geschäftsführer und Personalverantwortliche besonders gewissenhaft sein. Mit einer Dokumentenmanagement Software können Sie stärker selektieren, wer auf Dokumenten zugreifen soll.

Dadurch können Mitarbeiter ausschließlich auf die Daten zugreifen, die für sie relevant sind. Der zugriff wird durch Passwörter oder Zugriffskontrollen gesteuert. Auf diese Weise können Mitarbeiter nur die Bereiche einsehen, für die sie autorisiert sind. Somit trägt digitales Dokumentenmanagement zu einem verbesserten Datenschutz für Klienten, Mitarbeiter und das Unternehmen bei.

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2. Zugriffskontrolle für transparentes Arbeiten

Wenn Dokumente in Geschäftsräumen wie Archiven gelagert werden, besteht stets Gefahr, dass sich Unbefugte Zugang verschaffen. Im schlimmsten Fall können streng vertrauliche Informationen wie Kündigungen, persönliche Daten wie Adressen oder Bilanzen eingesehen werden.

Ein Dokumentenmanagement System (dms) ist dagegen ein passwortgeschütztes, verschlüsseltes Archiv in der Cloud. Verantwortliche können mittels Zugangs- und Kompetenzsteuerung entscheiden, welche Mitarbeiter welche Dokumente einsehen oder bearbeiten kann.

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3. Immer verfügbar in einer sicheren Cloud

Büroräume sind in der Regel nur während der Betriebszeiten geöffnet. Werden Dokumente in Geschäftsräumen aufbewahrt, kann außerhalb der Betriebszeiten auf diese Dokumente nicht zugegriffen werden.

In der Cloud gespeicherte Dokumente hingegen können allzeit eingesehen und bearbeitet werden. Dies sorgt für mehr Flexibilität der Mitarbeiter und vereinfacht das Projektmanagement.

Digitales Dokumentenmanagement gibt Ihnen immer und überall Zugriff auf Ihre wichtigsten Dokumente.

4. Ideal für Home Office und Remote working

Für die meisten Projekte ist es wichtig, dass alle Beteiligten rund um die Uhr Zugang zu den wichtigsten Dokumenten haben.

Gerade in der aktuellen Situation ist dieser Aspekt ausschlaggebend. Digitales Dokumentenmanagement ermöglicht dies mühelos. Kollegen können online miteinander konferieren (z.B. via Chat), während sie auf dieselben Dateien zugreifen. Auf diese Weise wird Produktivität auch einfach von zu Hause ermöglicht.

5. Mehr Zeit und Raum für die wichtigen Dinge

Die Grundlage für ein elektronisches Dokumentenmanagement ist in der Regel ein zentrales Dashboard, von dem Sie einfach und schnell auf einzelne Dateien zugreifen können. Archive, Datensammlungen und Projekte sind unter einem eindeutigen Namen abgespeichert und sinnvoll strukturiert.

Auf diese Weise können Sie durch digitale Archive viel Zeit bei der Suche und Archivierung sparen. Zugleich verschiebt sich der Lagerort vom materiellen Büro in die digitale Welt. Dies beugt Unordnung in den Büroräumen vor und schafft Platz. Die hohen Papierberge und sperrigen Aktenschränke gehören der Vergangenheit an.

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6. Mehr Nachhaltigkeit im Büro

Immer mehr Unternehmen stellen sich in den Dienst der Umwelt und entwickeln nachhaltige Konzepte. Weniger Papier ist nicht nur gut für die Umwelt.

Softwarelösungen reduzieren den Papierverbrauch stark. Die wichtigsten Ordner, Dokumente und Daten werden nämlich in der Cloud gelagert und können von dort aus abgerufen werden.

Digitales Dokumentenmanagement ist der erste Schritt für ein papierloses Büro, das ganz im Zeichen der Nachhaltigkeit steht. Gleichzeitig können Anschaffungskosten für Büroartikel wie Drucker, Tinte, Toner und Druckpapier reduziert werden.

7. Kosten sparen durch digitales Dokumentenmanagement

Dank der effizienten Verwaltung werden Ressourcen freigesetzt, die Unternehmen in die Produktentwicklung oder Weiterentwicklung ihrer Dienstleistungen investieren können. Im selben Moment sinken die Kosten für analoge Geräte und Utensilien vor Ort.

Während also die Materialkosten verringert werden, steigen die kreativen Potenziale. Mittelfristig können Sie durch eine Umstellung auf digitales Dokumentenmanagement also kosten für materiellen Anschaffungen sparen und gleichzeitig die Produktivität erhöhen.

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Das digitale Dokumentenmanagement: Die Zukunft der Betriebsverwaltung

Die analoge Administration hat weitgehend ausgedient. Die Aufbewahrung von materiellen Dokumenten in Papierform ist nicht nur schlecht für die Umwelt, sondern nimmt sowohl Zeit als auch Platz in Anspruch.

Darüber hinaus schlägt sie sich aufgrund der Notwendigkeit von Gerätschaften wie Druckern und Scannern bzw. Druckutensilien auch im finanziellen Bereich nieder. Dagegen vereinfacht digitales Dokumentenmanagement einzelne Geschäftsprozesse und spart Ihnen dabei auch noch Geld.

Von der digitalen Lösung profitieren alle Mitarbeiter. Dokumente werden schneller gefunden und abgelegt und die Kommukation mit anderen Kollegen wird vereinfacht.

Veraltete Verwaltungssysteme im Büroraum verbrauchen hingegen viel Zeit, da Mitarbeiterdaten zunächst suchen und dann umständlich sichten müssen. Außerdem müssen Kollegen eines Projekts das Material nacheinander lesen, es sei denn, es gibt Kopien. Diese zu erstellen kosten jedoch ebenfalls Zeit und Material.

Wer in Zukunft konkurrenzfähig bleiben möchte, sollte auf ein digitales Dokumentenmanagement umrüsten. Hiermit erhöhen Sie den Datenschutz und die Sicherheit innerhalb Ihres Unternehmens, sparen Geld und steigern die Effizienz Ihrer Mitarbeiter.

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Digitales Dokumentenmanagement mit kiwiHR

kiwiHR ermöglicht das Einsehen in abgelegte Dokumente von allen Endgeräten aus.

Die digitale Personalakte dient als erster Schritt in Richtung digitales Dokumentenmanagement. In Ihrem individuellen Unternehmensprofil stellen Sie zusätzlich wichtige Dokumente oder Informationen in digitaler Form zur Verfügung.

kiwiHR unterstützt Sie auf viele Weisen bei Ihrem Vorhaben Verwaltungsaufgaben zu digitalisieren. Überzeugen Sie sich am Besten während einer unverbindlichen 14-tägigen Testphase.

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