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7 Vorteile von Dokumentenmanagement

Jazmin Lopez

digitales Dokumentenmanagement

Digitales Dokumentenmanagement im Unternehmen

Die Digitalisierung ist eines der Kernthemen in Wirtschaft und Politik und digitale Prozesse gewinnen im Unternehmen immer mehr an Bedeutung.

Digitales Dokumentenmanagement ist eine der für Unternehmen wichtigen Aufgaben, die problemlos digital dargestellt werden können. Viele Unternehmer, die noch nicht auf digitales Dokumentenmanagement umgestellt haben, stellen sich trotzdem die Frage: Was spricht für dafür und wíe kann ich das Vorhaben in die Tat umsetzen?

Sieben gute Gründe für digitales Dokumentenmanagement im Unternehmen

  1. Datenschutz dank Zugriffsberechtigungen

Bei dem Thema Sicherheit sollten Geschäftsführer und Personalverantwortliche besonders gewissenhaft sein. Digitales Dokumentenmanagement ermöglicht eine stärkere Selektion und Kompetenzzuweisung für einzelne Dokumente bzw. Archivareale. Mitarbeiter können ausschließlichauf die Daten zugreifen, die für sie relevant sind. Digitales Dokumentenmanagement funktioniert mit Passwörtern oder Zugriffskontrollen. Auf diese Weise können Mitarbeiter nur die Bereiche einsehen, für die sie autorisiert sind. Somit trägt digitales Dokumentenmanagement zu einem verbesserten Datenschutz für Klienten, Mitarbeiter und das Unternehmen als solches bei.

2. Zugriffskontrolle für transparentes Arbeiten

Wenn Dokumente in Geschäftsräumen wie Archiven gelagert werden, besteht stets Gefahr, dass sich Unbefugte Zugang verschaffen. Im schlimmsten Fall können streng vertrauliche Informationen wie Kündigungen, persönliche Daten wie Adressen oder Bilanzen eingesehen. Die Aufbewahrung von sensiblen Daten in den Geschäftsräumen ist im digitalen Zeitalter schlichtweg nicht mehr zeitgemäß. Digitales Dokumentenmanagement funktioniert als passwortgeschütztes, verschlüsseltes Archiv in der Cloud. Verantwortliche können mittels Zugangs- und Kompetenzsteuerung entscheiden, welche Mitarbeiter welche Dokumente einsehen oder bearbeiten kann.

3. Allzeit verfügbar in der sicheren Cloud

Büroräume sind in der Regel nur während der Betriebszeiten geöffnet. Werden Dokumente in Geschäftsräumen aufbewahrt, kann außerhalb der Betriebszeiten auf diese Dokumente nicht zugegriffen werden. In der Cloud gespeicherte Dokumente hingegen können allzeit eingesehen und bearbeitet werden. Dies ermöglicht eine erheblich gesteigerte Flexibilität der Mitarbeiter und erweitert die Möglichkeiten, Projekte zu verwalten, zu steuern und voranzubringen. Digitales Dokumentenmanagement ist modern, weil sieben Tage die Woche für 24 Stunden am Tag der Zugang möglich ist.

4. Einfache Abrufbarkeit und effizienteres Teamwork

Für die meisten Projekte ist es wichtig, dass alle Beteiligten rund um die Uhr Zugang zu den wichtigsten Dokumenten haben und diese alleine oder als Team bearbeiten können. Digitales Dokumentenmanagement ermöglicht dies mühelos. Kollegen können online miteinander konferieren (z.B. via Chat), während sie auf dieselben Dateien zugreifen. Auf diese Weise wird Produktivität auch einfach von zu Hause ermöglicht.

5. Vorteile in Zeit und Raum

Digitale Dokumentenmanagement fußt in der Regel auf einem zentralen Dashboard, von dem aus Verantwortliche einfach und schnell auf einzelne Dateien zugreifen können. Archive, Datensammlungen und Projekte sind unter einem eindeutigen Namen abgespeichert und sinnvoll strukturiert. Auf diese Weise tragen digitale Archive zu einer erheblichen Zeitersparnis bei der Lagerung von, und der Suche nach bestimmten Dokumenten bei. Zugleich verschiebt sich der Lagerort vom materiellen Büro in die digitale Welt. Dies beugt Unordnung in den Büroräumen vor und schafft Platz. Die hohen Papierberge und sperrigen Aktenschränke gehören der Vergangenheit an.

6. Nachhaltigeres und papiersparendes Wirtschaften im Büro

Immer mehr Unternehmen stellen sich in den Dienst der Umwelt und entwickeln ein Gefühl für nachhaltige Konzepte. Das hohe Papieraufkommen des traditionell analogen Büros stellt dabei einen wichtigen und einfachen Zugriffspunkt dar. Softwarelösungen sorgen für einen signifikanten Einschnitt beim Papierverbrauch, da die wichtigsten Ordner, Dokumente und Daten ganz einfach in der Cloud gelagert und von dort abgerufen werden können. Digitales Dokumentenmanagement steht somit für ein papierarmes Büro 2.0, das ganz im Zeichen der Nachhaltigkeit über eine umweltschonende Archivierungsmethode verfügt. Gleichzeitig können Anschaffungskosten für Büroartikel wie Drucker, Tinte, Toner und Druckpapier reduziert werden.

7. Der Kostenpunkt: Sparen durch digitales Dokumentenmanagement

Dank der effizienten Verwaltung werden Ressourcen freigesetzt, die Unternehmen in die Produktentwicklung oder Weiterentwicklung ihrer Dienstleistungen investieren können. Im selben Moment sinkt der finanzielle Aufwand für analoge Geräte und Utensilien vor Ort. Während also die Materialkosten verringert werden, steigen die kreativen Potenziale. Mittelfristig führt die Umstellung auf digitales Dokumentenmanagement also zu einer Ersparnis auf Seite der materiellen Anschaffungen bei gleichzeitiger Steigerung des produktiven Segments.

Das digitale Dokumentenmanagement: Die Zukunft der Betriebsverwaltung

Die analoge Administration hat weitgehend ausgedient. Die Aufbewahrung von materiellen Dokumenten in Papierform ist nicht nur unökologisch, sondern nimmt sowohl Zeit als auch Raum in Anspruch. Darüber hinaus schlägt sie sich aufgrund der Notwendigkeit von Gerätschaften wie Druckern und Scannern bzw. Druckutensilien auch im finanziellen Bereich nieder. Dagegen vereinfacht digitales Dokumentenmanagement einzelne Geschäftsprozesse und spart Ihnen dabei auch noch Geld.

Von der digitalen Lösung profitieren alle Mitarbeiter. Sie können leicht und schnell zu gewünschten Dokumenten navigieren, ihren Arbeitsbereich organisiert halten und sich zeitsparend mit Kollegen eines Projekts kurzschließen. Veraltete Verwaltungssysteme im Büroraum verbrauchen hingegen viel Zeit, da Mitarbeiter Daten zunächst suchen und dann umständlich sichten müssen. Außerdem müssen Kollegen eines Projekts das Material nacheinander lesen, es sei denn, es gibt Kopien. Diese zu erstellen kosten jedoch ebenfalls Zeit und Material.

Wer in Zukunft konkurrenzfähig bleiben und sein Unternehmen ins neue Zeitalter führen möchte, sollte auf ein digitales Dokumentenmanagement umrüsten. Hiermit erhöhen Sie den Datenschutz und die Sicherheit innerhalb Ihres Unternehmens, sparen Geld und steigern die Effizienz Ihrer Mitarbeiter bei bedeutsamen Projekten merklich.


Digitales Dokumentenmanagement mit kiwiHR

kiwiHR ermöglicht das Einsehen in abgelegte Dokumente von allen Endgeräten. Die digitale Personalakte dient als erster Schritt in Richtung digitales Dokumentenmanagement. In Ihrem individuellen Unternehmensprofil stellen Sie zusätzlich wichtige Dokumente oder Informationen in digitaler Form zur Verfügung. Modernes Abwesenheitsmanagement lässt sich durch ein transparentes Dokumentenmanagement ebenfalls verbessern. So können beispielsweise Atteste nach einer Krankmeldung direkt hochgeladen werden. Einfache Arbeitszeiterfassung und ein automatisches Überstundenkonto liefern zusätzliche Transparenz für Mitarbeiter. Ein durchdachter Onboarding Prozess für neue Mitarbeiter beschleunigt zudem die Mitarbeiterbindung zum Unternehmen und erhöht die Produktivität der ersten Wochen und Monate.

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