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Mitarbeiterfluktuation: Die tatsächlichen Kosten

Frank Mittag

Die Fluktuationsrate in Deutschland lag branchenübergreifend laut des Berichts der Bundesagentur für Arbeit von 2018 bei 32,8 %. Damit hat sie sich im Vergleich zum Vorjahr um 1,2 % erhöht. 

Der Fachkräftemangel, die insgesamt gute Konjunktur und die allgemein sinkende Arbeitslosigkeit haben eine hohe Nachfrage nach geeigneten Mitarbeitern auf dem Arbeitsmarkt erzeugt, die mit einer gesteigerten Fluktuationsrate einhergeht. 

Insbesondere in Ballungsräumen und Regionen mit einem stark ausgeprägten Dienstleistungssektor, ist die Mitarbeiterfluktuation hoch. Wo ein Arbeitsplatzwechsel keinen Umzug notwendig macht, sind Arbeitnehmer besonders schnell bereit, die Arbeit zu wechseln. 

Durch betriebsinterne Maßnahmen können Unternehmen darauf hinwirken, Mitarbeiter stärker zu binden und Abgänge zu verhindern. 

Warum lohnt es sich, Mitarbeiter an das eigene Unternehmen zu binden?

Kann eine freie Stelle nicht zeitnah wieder besetzt werden, gehen oft Aufträge verloren und erhebliche Umsatzeinbußen entstehen. 

Lange Vakanzen und Schwierigkeiten beim Recruiting verursachen enorme Kosten. In den USA sorgt die Mitarbeiterfluktuation jährlich für einen Kapitalaufwand in Höhe von 160 Milliarden US-Dollar

Nach einer Studie von Glassdoor von 2017 kostet es durchschnittlich 4.000 US-Dollar, um eine offene Position zu besetzen. Die Zahl der Tage, die ein Unternehmen im Schnitt dazu braucht, ist zwischen 2011 und 2017 von 48 auf 52 Tage gestiegen. 

SHRM zitiert Forschungsergebnisse, die die Kosten für die direkte Neubesetzung einer Stelle mit 50 % bis 60 % des Jahresgehalts des Mitarbeiters beziffern. Die entstehenden Gesamtumsatzeinbußen belaufen sich auf 90 % bis 200 % des jeweiligen Jahresgehalts. Für einen Mechaniker sind das Kosten in Höhe von etwa 102.000 US-Dollar, für einen HR-Manager liegen sie bei 133.000 US-Dollar und für einen Finanzbuchhalter bei rund 150.000 US-Dollar. 

Die Akquise von neuen Mitarbeitern verursacht enormen Aufwand. Eine hohe Mitarbeiterfluktuation schlägt in den KMU dabei noch weit größere Wellen als in einem Großunternehmen, wo nach einer Kündigung die vorhandenen personellen und finanziellen Ressourcen die entstandene Lücke oft vorübergehend schließen können. 

Fällt in einem kleineren Unternehmen eine wichtige Arbeitskraft aus und kann nicht zeitnah ersetzt werden, bedroht das die Existenz des Betriebs ganz unmittelbar. 

Warum entstehen durch den Verlust von Mitarbeitern hohe Kosten?

Von der Personalbedarfsmeldung über die Durchführung eines Interviews oder Assessment Centers, Terminen zu Feedbackgesprächen und der Vertragsunterzeichnung – bis zur Einstellung und dem Onboarding, beispielsweise im Rahmen einer Schulung, führt ein langer Weg, der zu jeder Zeit mit Kosten verbunden ist. 

Kosten des Bewerbungsverfahrens

Jobanzeigen in relevanten Jobportalen sind essentiell für eine erfolgreiche Neubesetzung einer offenen Stelle. Durch die wachsende Relevanz dieser Portale ist das Aufgeben einer Jobanzeige unterdessen teurer geworden. Zu den Kosten des Bewerbungsverfahrens ist zusätzlich die Arbeitszeit der Personaler bzw. Recruiter zu berücksichtigen. Sofern keine HR Software eingesetzt, die diesen Vorgang unterstützt, werden Bewerbungen noch immer manuell eingesehen was schnell zeitintensiv werden kann. Auch für die vereinbarten Bewerbungsgespräche wird die Arbeitszeit von Personalern und Führungspersonen in Anspruch genommen. Je mehr Gespräche hier geführt werden, desto mehr Arbeitszeit wird von diesen Mitarbeitern investiert. 

Kosten für Training und Onboarding

Schulungen neuer Arbeitskräfte sind teuer. Oft dauert es Wochen, bis Mitarbeiter die Grundlagen der Arbeitsprozesse und den Umgang mit den verwendeten Tools beherrschen und weitere Monate, bis sie mit den Abläufen in der Abteilung oder dem Unternehmen vertraut sind. 

Für die Schulung der neuen Kräfte müssen Arbeitskräfte abgestellt oder zumindest teilweise von ihren sonstigen Aufgaben oder Abteilungen abgezogen werden, was dort zu einer verringerten Produktivität oder erhöhtem Arbeitsdruck und –pensum führt. 

Einbußen bei Qualität und Produktivität

Neue Mitarbeiter sind weniger produktiv als Bestandsmitarbeiter. Fehlt die Routine im Umgang mit häufigen Anfragen in der Auftragsabwicklung oder im Service, ärgern sich Kunden über Wartezeiten oder springen ab, weil sie einen besseren Kundendienst gewohnt sind. 

Damit Kundenanfragen in gewohntem Tempo und Qualität bearbeitet werden können, muss der Mehraufwand auf Kosten des Überstundenkontos der bestehenden Belegschaft umgewälzt werden. 

Ein derartiger teurer Einkauf von Überstunden und die Kompensation der Produktivitätseinbußen sind für KMU oft nicht praktikabel und der weitere Betrieb nur noch eingeschränkt möglich. 

Die Einarbeitung von neuem Personal kostet wertvolle Zeit und Ressourcen. Die Einarbeitungskosten für neue Mitarbeiter übersteigen die Kosten eines regulären Monatsgehalts um das Sechs- bis Neunfache

Auswirkungen von Kündigungen auf die verbleibende Belegschaft

Zusammen mit dem finanziellen und personellen Aufwand ist der Weggang von Mitarbeitern für die betroffenen Unternehmen meist mit weiteren unangenehmen Begleiterscheinungen verbunden. 

Insbesondere wenn interne Gründe wie das Vorgesetztenverhalten ein Grund für eine Kündigung waren und scheidende Mitarbeiter ihre Beweggründe offen an Kollegen kommunizieren, verbreitet sich schnell ein verheerendes Lauffeuer, das dem Unternehmen einen nachhaltigen Imageschaden zufügen kann. 

Auch im Hinblick auf das Mitarbeiterengagement wirkt sich eine Kündigung negativ auf das verbleibende Team aus. Spekulationen und Verunsicherung sind die Folge. Die Kündigung durch Kollegen führt zu einem Absinken der Motivation der Restbelegschaft. Sie resultiert in Zweifeln an der Sinnhaftigkeit der eigenen Arbeit. Der Arbeitsplatz wird kritisch infrage gestellt: Was könnten die Gründe für den Weggang des Kollegen gewesen sein? Was hält mich weiter im Unternehmen? 

Sinken die Motivation und das Engagement der Bestandsbelegschaft ist das erneut mit Produktivitätseinbußen verbunden, die die US-Wirtschaft laut Gallup jährlich bis zu 550 Milliarden US-Dollar kosten. 

Tipp: Exit-Gespräch führen

Fragen Sie Mitarbeiter in einem Exit-Gespräch nach ihren Gründen für den Weggang. Nur so haben Sie die Möglichkeit, zu erfahren, ob Sie betriebsinternen Strukturen ändern müssen, um Mitarbeiter zu halten. Nicht immer ist es nur das lukrativere Gehalt, das Arbeitnehmer den Arbeitsplatz wechseln lässt. 

Stellt sich heraus, dass ein konkurrierendes Unternehmen durch flexiblere Arbeitszeitmodelle, Home Office, Benefits oder Aufstiegschancen punkten konnte, sollten Sie in jedem Fall darüber nachdenken, ob Ihr Unternehmen seinen Mitarbeitern nicht auch weitere Mehrwerte bieten muss.

Mitarbeiterbindung wächst durch emotionale Verbundenheit

Wie engagiert Mitarbeiter sind und wie groß ihre emotionale Verbundenheit mit dem Unternehmen ist, hängt direkt mit dem Arbeitsklima und der Kommunikationskultur zusammen. 

Das kollegiale Umfeld, die Gesprächskultur und das Führungsverhalten von Vorgesetzten tragen entscheidend dazu bei, wie stark sich Mitarbeiter mit ihrem Arbeitgeber identifizieren. 

Gerade für die KMU ist es überlebenswichtig, gezielte Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung zu entwickeln. In einem zunehmend wettbewerbsintensiven Markt müssen sie alles geben, um Talente zu gewinnen und zu halten. 

Vorteile bieten

Bewerber fragen konkret nach, welche Benefits geboten werden und können jederzeit über das Internet Angebote vergleichen. Sie müssen Ihr Leistungspaket also prüfen und flexible Zusatzleistungen anbieten, um zusätzliche Anreize zu setzen, falls Sie kein überdurchschnittliches, sondern nur das branchenübliche Gehalt zahlen können. 

Präsenz in den digitalen Medien schafft Nähe und erhöht die Mitarbeiterbindung

Ohne Webpräsenz oder die Möglichkeit zur Online-Bewerbung ist kein Unternehmen mehr konkurrenzfähig. 

Um geeignete Mitarbeiter einzustellen, müssen Sie schnell reagieren und den Bewerbungsprozess kurz und unproblematisch gestalten. Laut Glassdoor lehnten 47 % der Kandidaten Stellenangebote ab, weil sie zwischenzeitlich eine andere Stelle angenommen hatten. 

Die digitalen Medien ermöglichen es auch, Mitarbeiter über die Firmenwebseite zu Wort kommen zu lassen und Erfahrungsberichte zu teilen. Machen Sie Mitarbeiter zu authentischen Botschaftern Ihrer Arbeitgebermarke und steigern Sie so die Reputation Ihres Unternehmens. 

Eine attraktive Arbeitgebermarke lebt von einer starken Unternehmenskultur, in der Mitarbeiter und ehemalige Mitarbeiter für ihren Arbeitgeber einstehen und positiv von ihm sprechen. 

Über ein Alumni-Netzwerk können Sie ehemaligen Mitarbeitern die Möglichkeit geben, mit dem Unternehmen und ehemaligen Kollegen in Kontakt zu bleiben, und noch nach ihrem Ausscheiden Kompetenzen und Know-how in das Unternehmen einzubringen. 

Was tun, um Mitarbeiter früh und langfristig zu binden?

Fehler bei der ursprünglichen Auswahl von Bewerbern generieren immense Folgekosten, wenn ein Kandidat das Unternehmen schon nach kurzer Zeit wieder verlässt. 

Darum ist es wesentlich, den bestmöglichen Match zwischen Unternehmen und Bewerber herzustellen. 37 % von HR-Entscheidungsträgern sind der Ansicht, dass Kandidaten länger blieben, wären sie von vorneherein besser über die späteren Arbeitsbedingungen informiert gewesen. 

Versprechen Sie daher nichts, was Sie nicht auch halten können, und stellen Sie nur die Bewerber ein, deren Wünsche sich mit Ihren Erwartungen und Möglichkeiten decken. 

Onboarding

Die Eindrücke innerhalb der ersten sechs Monate sind wegweisend. Ein intensives Onboarding stellt die Weichen dafür, ob ein Mitarbeiter langfristig bleibt oder das Unternehmen schon bald wieder verlässt. Die Unterstützung, die sie Neuzugängen anbieten, ist das Fundament, auf dem die weitere Zusammenarbeit aufbaut. Eine Studie der Wynhurst Group konnte zeigen, dass neu eingestellte Mitarbeiter, die einen strukturierten Onboarding-Prozess abgeschlossen hatten, nach drei Jahren 58 % häufiger im Unternehmen tätig waren. 

Mentoring

Ein Mentoring-Programm, bei dem erfahrene Mitarbeiter neue Teammitglieder als Paten begleiten, hat sich als Win-win-Situation erwiesen. Die Neuzugänge erlangen schneller die notwendige Sicherheit und Fähigkeiten zur Ausübung ihrer Tätigkeit. Die erfahrenen Mitarbeiter erleben die ihnen zugewiesene Aufgabe als Zeichen des Vertrauens und der Anerkennung bereits erbrachter Leistung - was wiederum die Mitarbeiterbindung intensiviert. 

Perspektiven schaffen

Fehlen Aufstiegschancen sind Arbeitgeber schneller austauschbar. Nur wer Perspektiven auf eine berufliche Weiterentwicklung bietet, kann Mitarbeiter motivieren, ein langfristiges Beschäftigungsverhältnis einzugehen. Es ist wichtig, konkrete Karriereperspektiven im Unternehmen aufzuzeigen oder Weiterbildungsmaßnahmen zu ermöglichen. So erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass auch Mitarbeiter, die sich beruflich weiter entwickeln wollen, dem Unternehmen zugehörig bleiben. 

Fazit: Es ist besser, wenn Sie Gründe zum Bleiben geben

Je intensiver Sie das Team einbinden, Anerkennung und Wertschätzung aussprechen und alle Beteiligten an einem kontinuierlichen Austausch über die Werte des Unternehmens beteiligen, desto stärker werden die Mitarbeiterbindung und die Begeisterung der Mitarbeiter für ihren Arbeitgeber sein. 

Gemeinsame Ausflüge, Events, Betriebsfeiern oder das Engagement für eine gute Sache erhöhen die emotionale Verbindung mit den Kollegen und dem Arbeitsplatz zusätzlich. 

Investitionen in die Mitarbeiterzufriedenheit lohnen sich immer. Schließlich geht es bei beim Aufbau einer starken Mitarbeiterbindung nicht alleine darum, Ihre Mitarbeiter bei Laune, sondern Ihr Unternehmen am Laufen zu halten.

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