In allen Bereichen eines Unternehmens gibt es wichtige Zahlen, die man messen und berechnen kann, um die Arbeit noch effizienter und kostensparender zu gestalten. Eine wichtige Abteilung, die Sie nicht aus den Augen lassen sollten, ist die Personalabteilung. Denn auch hier gibt es wichtige HR-Kennzahlen, die Sie tracken sollten. Welche das sind, erfahren Sie in diesem Artikel.
Worauf müssen Sie bei der Auswahl Ihrer Personalkennzahlen achten?
Bei der Auswahl von HR-KPIs (Key Performance Indicators) oder auch Personalkennzahlen genannt, ist es wichtig, Faktoren wie die Ziele des Unternehmens, die gewünschten Ergebnisse und die verfügbaren Ressourcen zu berücksichtigen. Außerdem muss sichergestellt werden, dass die gewählten KPIs messbar und im Zeitverlauf nachvollziehbar sind, um sie im HR Reporting vergleichen zu können.
Größere Unternehmen sollten sich beispielsweise auf HR-Kennzahlen wie die Fluktuationsrate, die Anzahl der Schulungsstunden pro Mitarbeiter und die durchschnittliche Einstellungsdauer konzentrieren. Kleinere Unternehmen interessieren sich vielleicht eher für Kennzahlen wie Mitarbeiterzufriedenheit, Bewertung der Arbeitsleistung und Anzahl der ergriffenen Disziplinarmaßnahmen. Unabhängig von der Größe des Unternehmens sollten die HR-KPIs regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Darüber hinaus ist es für die HR Abteilung wichtig, ihre HR-Kennzahlen im Laufe der Zeit zu verfolgen und HR-Berichte zu erstellen, um Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen erforderlich sind, oder um Erfolge zu erkennen.
1. Fluktuationsrate
Sie ist eine Kennzahl, die den Prozentsatz der Mitarbeiter misst, die einen Arbeitgeber in einem bestimmten Zeitraum verlassen. Anhand dieser HR-Kennzahl lassen sich Trends beim Ausscheiden von Mitarbeitern erkennen und Strategien zur Bindung von Spitzenkräften entwickeln.
Wie man sie verbessern kann:
Die Personalabteilung kann eine Reihe von Maßnahmen ergreifen, um die Mitarbeiterfluktuation zu verringern und die Fluktuationsrate zu verbessern. Dazu gehören:
- Verbesserung der Arbeitszufriedenheit und des Engagements,
- klare Karrierewege,
- wettbewerbsfähige Gehälter und Sozialleistungen,
- Investitionen in Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten,
- Schaffung eines positiven Arbeitsumfelds,
- Einführung flexibler Arbeitsregelungen,
- Förderung der Work-Life-Balance und
- Förderung einer integrativen Arbeitsplatzkultur
Ansonsten sollte die Personalabteilung dafür sorgen, dass die Mitarbeiter Zugang zu Ressourcen wie z. B. psychologischer Betreuung haben und ihnen konstruktives Feedback zur Leistung geben.
2. Time-to-fill-Rate
Die Time-to-fill-Rate gehört zu den Recruiting Kennzahlen. Diese misst die durchschnittliche Zeit, die benötigt wird, um eine offene Stelle zu besetzen. Sie kann Personalverantwortlichen helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen die Einstellungsprozesse ineffizient sind. Time-to-fill ist nicht zu verwechseln mit time-to-hire.
Wie man sie verbessern kann:
Die Personalabteilung kann diese Rate verbessern, indem sie den Rekrutierungs- und Einstellungsprozess rationalisiert, Technologien wie Bewerberverfolgungssysteme einsetzt und die sozialen Medien nutzt, um einen größeren Pool potenzieller Kandidaten zu erreichen. Ebenso kann sich das Personalmanagement darauf konzentrieren, Beziehungen zu wichtigen Talentpools aufzubauen und effizientere Onboarding-Prozesse zu entwickeln.
3. Kosten pro Einstellung
Dabei handelt es sich um die Gesamtkosten, die mit der Einstellung und Eingliederung eines neuen Mitarbeiters verbunden sind, auch Mitarbeiterfluktuationskosten genannt. Diese können Personalmanagern dabei helfen, die Rentabilität ihrer Einstellungsbemühungen zu verstehen.
Wie man sie verbessern kann:
Die Personalabteilung kann die Kosten pro Einstellung senken, indem sie die Einstellungsverfahren rationalisiert, Technologien für die Bewerberverfolgung einsetzt und Mitarbeiterempfehlungen für die Kandidatensuche nutzt. Zudem sollte sich das Personalwesen darauf konzentrieren, ihre Einstellungsstrategie zu optimieren, um qualifizierte Bewerber zu finden, die mit größerer Wahrscheinlichkeit länger in ihrer Position bleiben werden.
4. Bewertung des Mitarbeiterengagement
Dies ist ein Maß für die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter mit ihrer Arbeit und dem Umfeld, was Aufschluss über die Arbeitsplatzkultur und die Arbeitsmoral geben kann.
Wie man sie verbessern kann:
Die Bewertung des Mitarbeiterengagements kann verbessert werden, indem Sie Strategien umsetzen, wie z. B.
- das Angebot sinnvoller Belohnungen,
- regelmäßiges Feedback und Anerkennung,
- die Verbesserung der Teamkommunikation zwischen Führungskräften und Personal,
- die Schaffung eines Umfelds, das Zusammenarbeit und Innovation fördert
Außerdem können Umfragen durchgeführt werden, um Einblicke in die Einstellung der Mitarbeiter zu ihrer Arbeit und zum Unternehmen als Ganzes zu gewinnen und das Mitarbeiterengagement effektiv zu messen.
5. Gesamtvergütungskosten pro Mitarbeiter
Hiermit sind die Gesamtkosten gemeint, die mit der Bereitstellung von Löhnen und Sozialleistungen für einen Mitarbeiter verbunden sind. Diese HR-Kennzahlen ermöglichen einen Kostenvergleich zwischen Abteilungen oder Standorten.
Wie man sie verbessern kann:
Die Gesamtvergütungskosten pro Mitarbeiter sind der Gesamtbetrag, den ein Unternehmen für jeden Mitarbeiter ausgibt, z. B. Löhne, Sozialleistungen, Prämien und andere Arten der Vergütung. Um diese Kosten zu senken, können die folgenden Maßnahmen helfen:
- Vergleiche mit anderen Unternehmen, um die Löhne festzulegen
- zusätzliche Belohnungen für Mitarbeiter, die länger als üblich im Unternehmen bleiben
- Prämien, die von der Leistung der Mitarbeiter abhängen
6. Abschlussquote bei Schulungen
Hiermit kann der Erfolg des Personalmanagements eines Unternehmens bei der Durchführung von Schulungsprogrammen gemessen werden. Sie wird berechnet, indem die Anzahl der abgeschlossenen Schulungsprogramme durch die Gesamtzahl der innerhalb eines bestimmten Zeitraums angebotenen Schulungsprogramme geteilt wird.
Wie man sie verbessern kann:
Die Weiterbildungsquote kann verbessert werden, indem sie ein unterstützendes Umfeld schafft und die Bedeutung der Weiterbildung hervorhebt. Dazu können Anreize für den Abschluss von Schulungen gehören, z. B. Bonuspunkte oder Auszeichnungen und es kann sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter Zugang zu den Ressourcen und Unterstützung haben, die sie für den Abschluss ihrer Schulung benötigen. Zudem kann die Personalabteilung sicherstellen, dass die Schulungen auf die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter zugeschnitten sind. Schließlich sollte der HR Bereich die Fortschritte regelmäßig verfolgen und den Mitarbeitern Feedback zu ihren Leistungen geben.
7. Abwesenheitsquoten
Die Abwesenheitsquote ist ein KPI, der die Häufigkeit der Abwesenheit von Mitarbeitern von der Arbeit misst und in der Regel als Prozentsatz ausgedrückt wird. Sie kann verwendet werden, um Bereiche zu identifizieren, in denen das Engagement und die Anwesenheit der Mitarbeiter verbessert werden können. Es kann auch die Anwesenheit verschiedener Teams oder Standorte verglichen werden.
Wie man sie verbessern kann:
Die Personalabteilung kann die Abwesenheitsquote der Mitarbeiter verbessern, indem sie eine umfassende Anwesenheitsrichtlinie einführt. Es können zusätzlich Anreize für gute Anwesenheit geboten und die Ursachen für Fehlzeiten ermittelt und beseitigt werden. In der Richtlinie sollten die Erwartungen an die Anwesenheit klar definiert werden, einschließlich akzeptabler Gründe für Abwesenheit und Fristen für die Meldung. Zu den Anreizen könnten Belohnungen wie Geschenkgutscheine oder zusätzliche bezahlte Urlaubstage gehören.
HR Manager sollten sich zudem mit den Ursachen für die Abwesenheit von Personal befassen, z. B. mit arbeitsbedingtem Stress, persönlichen Problemen oder mangelnder Arbeitszufriedenheit. Indem sie diese Probleme durch Maßnahmen wie flexible Zeitplanung, verbesserte Kommunikation zwischen Managern und Mitarbeitern und zusätzliche Schulungsmöglichkeiten angehen, kann das Personalwesen die Fehlzeiten am Arbeitsplatz reduzieren.
8. Diversität
Diese HR-Kennzahl wird verwendet, um die Vielfalt ihrer Belegschaft zu messen. Sie wird in der Regel anhand von Geschlecht, Rasse, ethnischer Zugehörigkeit und Alter sowie anderen demografischen Faktoren gemessen. Mit dieser Kennzahl soll sichergestellt werden, dass die Belegschaft des Unternehmens den Kundenstamm widerspiegelt und jeder die gleichen Chancen auf Beschäftigung und beruflichen Aufstieg hat.
Wie man sie verbessern kann:
Die Personalabteilung kann die Vielfalt am Arbeitsplatz verbessern, indem sie eine Arbeitsplatzkultur schafft, die die Vielfalt fördert und würdigt. Dazu gehören faire und transparente Einstellungsverfahren und Schulungsangebote, die dem Personal helfen, unterschiedliche Kulturen und Hintergründe zu verstehen. Zudem sollte sie aktiv auf Suche nach unterschiedlichen Kandidaten für offene Stellen gehen.
HR Manager können ein integratives Umfeld fördern, indem sie Richtlinien entwickelt, die vor Diskriminierung aufgrund von Rasse, Geschlecht, Alter, Religion, sexueller Orientierung usw. schützen.
Schließlich sollten Personaler Ressourcen zur Unterstützung von Mitarbeitern mit unterschiedlichem Hintergrund bereitstellen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass sie sich am Arbeitsplatz willkommen und wertgeschätzt fühlen.
9. Arbeitszeiten
Die Arbeitszeit misst die Zeit, die die Mitarbeiter bei der Arbeit verbringen. Dieser KPI kann auf verschiedene Weise verfolgt werden, z. B. durch Zeiterfassungsbögen, Stundenzettel in Excel, Terminals oder eine HR-Software. In Deutschland besteht eine Zeiterfassungspflicht. Sie kann dazu verwendet werden, die Effektivität der Personaleinsatzplanung zu bewerten und Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen notwendig sind. Beispielsweise kann dafür die "Arbeitsproduktivität Formel" herangezogen werden. Außerdem können HR Abteilungen so feststellen, ob ihre Mitarbeiter zu viele oder zu wenige Stunden arbeiten, und den Personalbestand entsprechend anpassen.
Wie man sie verbessern kann:
Eine Verbesserung kann durch den Abbau unnötiger Überstunden, die Förderung von Pausen und die Bereitstellung flexibler Arbeitsregelungen erreicht werden. Ebenso sollte die Kommunikation zwischen Führungskräften und dem Personal verbessert und Technologien zur Automatisierung bestimmter Aufgaben eingeführt werden. Zusätzlich können Personalverantwortliche nach Möglichkeiten suchen, das Stressniveau am Arbeitsplatz zu senken, da dies zu einer besseren Leistung und einer besseren Nutzung der Zeit führen kann.
10. Betriebszugehörigkeit
Die Betriebszugehörigkeit wird berechnet, indem man die Zeitspanne vom Eintrittsdatum des Mitarbeiters bis zum aktuellen Datum nimmt und diese Zahl dann durch die Gesamtzeit der Beschäftigung im Unternehmen dividiert. Diese HR-Kennzahl hilft Arbeitgebern, die Produktivität und die Bindung der Mitarbeiter an das den Arbeitgeber zu beurteilen und Bereiche zu ermitteln, in denen Verbesserungen möglich sind.
Wie man sie verbessern kann:
Die Verbesserung der Beschäftigungsdauer kann durch die Umsetzung von Strategien wie wettbewerbsfähige Gehälter, berufliche Entwicklungsmöglichkeiten, ein positives Arbeitsumfeld und attraktive Leistungspakete erreicht werden. Darüber hinaus sollten sich Arbeitgeber darauf konzentrieren, eine offene Kommunikation mit ihren Mitarbeitern aufrechtzuerhalten und auf etwaige Bedenken einzugehen, um die Arbeitszufriedenheit und Loyalität zu erhöhen.
Wie helfen die HR-Kennzahlen bei der Entscheidungsfindung?
HR-Kennzahlen geben Aufschluss darüber, wie effektiv HR-Strategien sind und helfen bei der Entscheidungsfindung, indem sie Aufschluss über Bereiche geben, in denen Verbesserungen oder Erfolge möglich sind. Durch HR-Analytics können Manager fundierte Entscheidungen über ihre Belegschaft treffen, die zu positiven Ergebnissen für das Unternehmen führen. Wenn die Fluktuationsrate z.B. hoch ist, kann die Personalabteilung untersuchen, was die Ursache dafür ist. Anschließend lassen sich Änderungen, um sie zu senken, vornehmen. Zudem kann die Analyse von Diversitätsdaten den Managern dabei helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen das Recruiting möglicherweise mehr Ressourcen für die Anwerbung und Bindung von Talenten unterschiedlicher Herkunft einsetzen muss. Durch die Nutzung von HR-Kennzahlen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre HR-Strategien effektiv und erfolgreich sind.
Beginn der Messung der HR-Kennzahlen
Um mit der Erfassung von HR-KPIs zu beginnen, ist es wichtig, zunächst zu bestimmen, welche Messgrößen für die Ziele Ihres Unternehmens am wichtigsten sind. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Mitarbeiterengagement, Einstellungs- und Bindungsquoten, Ausbildungskosten, Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Initiativen zur Förderung der Vielfalt. Sobald Sie die wichtigsten KPIs für Ihr Unternehmen ermittelt haben, erstellen Sie einen Plan für die regelmäßige Erhebung von Daten zu diesen Kennzahlen. Dazu können Umfragen oder Fragebögen für Mitarbeiter, die Analyse von Gehaltsabrechnungen oder anderen administrativen Dokumenten oder Interviews mit Personalmitarbeitern gehören. Erstellen Sie schließlich ein System zur Analyse der gesammelten Daten, um zu beurteilen, wie gut Ihr Unternehmen seine HR-Ziele erreicht.
Ausblick
Die Messung der wichtigsten HR-Kennzahlen wird ihnen helfen, in einem sich schnell verändernden Arbeitsumfeld wettbewerbsfähig zu bleiben. Das Tracking von HR-KPIs kann auch dazu beitragen, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden, so dass Unternehmen proaktive Schritte unternehmen können, um sie zu lösen. In Zukunft wird das Tracking von HR-KPIs immer wichtiger werden, da Unternehmen bestrebt sind, wettbewerbsfähig zu bleiben und sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter produktiv und engagiert sind.
Auch die Anwendung von KI (Künstlicher Intelligenz) wird in der Arbeitswelt immer wichtiger, da sie Unternehmen dabei helfen kann, ihre HR-KPIs zu verfolgen und zu analysieren. KI-basierte Systeme können Daten aus einer Vielzahl von Quellen sammeln, z. B. aus Mitarbeiterumfragen, Leistungsbewertungen und Stellenausschreibungen. Diese Daten können dann analysiert werden, um Trends und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Da KI ein umfassendes Verständnis der aktuellen HR-Praktiken bietet, kann sie Unternehmen dabei helfen, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wie sie ihren Rekrutierungsprozess, Strategien zur Mitarbeiterbindung und andere Aspekte ihres Geschäfts verbessern können. KI kann Managern auch Einblicke in die Effektivität der Leistung ihres Teams geben und Bereiche aufzeigen, in denen zusätzliche Schulungen oder Coachings von Vorteil sein könnten.