Time-to-hire: Warum sollten Sie diese Kennzahl optimieren?

Ein leer gefegter Arbeitsmarkt, anspruchsvolle Jobsuchende und ein steigender Bedarf an Fachkräften erschweren es Unternehmen, offene Stellen zügig zu besetzen. Experten gehen davon aus, dass jede vakante Position eine Firma Beträge in fünfstelliger Höhe kostet – immer abhängig von der Relevanz der Stelle und der Dauer bis zur Wiederbesetzung. Wenn auch Ihr Betrieb von langen Einstellungszeiten betroffen ist, ist Handeln angesagt. Doch einfach nur ins Blaue hinein Maßnahmen zu ergreifen, ist selten eine gute Idee. Bestimmte Kennzahlen aus HR-Analytics sind dazu da, den Ist-Zustand zu analysieren und Verbesserungen zu erarbeiten. Eine der wichtigsten Benchmarks für Ihr Recruiting ist dabei die Time-to-hire. Was sagt sie aus und wie optimieren Sie mit ihrer Hilfe den Einstellungsprozess?

Welche Information steckt in der Kennzahl für die Einstellungsdauer?

Die Time-to-hire ist eine Größe aus dem Bereich des Personalmanagements, speziell dem Recruiting, und gehört zu den Key-Performance-Indikatoren oder Recruiting Kennzahlen.

Time-to-hire Definition

Sie gibt die Dauer (in Tagen) an, die ein Unternehmen durchschnittlich benötigt, um eine Stelle zu besetzen. Dabei kennzeichnet der Auftakt der Bewerbersuche den Tag eins und die Unterzeichnung des Arbeitsvertrags ist das Ende dieser Phase. Mit dieser Kennzahl kann ein Unternehmen die Effizienz des eigenen Recruiting Prozesses einschätzen, interpretieren und eventuell Anpassungen in die Wege leiten.

Ein wichtiges Mittel, um eine Firma auf dem Bewerbermarkt konkurrenzfähiger zu machen. Denn ein schwerfälliger Recruiting Prozess bewirkt häufig, dass Bewerber entmutigt abspringen oder ein anderer Betrieb schneller bei einem interessanten Kandidat zugreift, und die eigene Stelle bleibt unbesetzt. Sie ist nicht zu verwechseln mit den ähnlichen Kennzahlen Time-to-Fill und Vakanzzeit.

Im Vergleich: die Time-to-Fill

Die Time-to-Fill ist ebenfalls eine Kennzahl aus HR-Analytics, beschreibt jedoch die Zeit vom Beginn der Bewerbersuche bis zum ersten Arbeitstag. Damit schließt sie zusätzlich den Zeitraum zwischen Vertragsabschluss und Arbeitsantritt ein. Eine Phase, die sich unter anderem durch die Kündigungsfrist des gewählten Bewerbers bestimmt. Aber die Time-to-Fill verlängert sich auch durch Bewerber, die trotz unterschriebenem Vertrag die Stelle schließlich nicht antreten.

Was ist dann die Vakanzzeit?

Die Vakanzzeit kommt nicht direkt aus dem Bereich Human Resources. Sie ist eine Größe, die unter anderem die Bundesagentur für Arbeit erhebt und veröffentlicht. Diese Zeitspanne startet mit der Ausschreibung einer Stelle und endet, sobald ein Bewerber gefunden ist und die Stellenanzeige entfernt wird. Für die Berechnung fasst die Bundesagentur häufig ganze Berufsgruppen zusammen. Dadurch kann sie Aussagen zu Fachkräftemangel und Engpassberufen machen.

Wie Sie Time-to-hire berechnen

Hinter dieser Kennzahl steckt eine einfache Berechnung. Dazu benötigen Sie im ersten Schritt ein Start- und Enddatum für den Einstellungsprozess einer einzelnen Position. Zunächst definieren Sie individuell für Ihren Betrieb, welches Ereignis jeweils den Start einer Bewerbungsphase kennzeichnen soll. Das kann zum Beispiel das Erstellen eines Bewerberprofils sein oder die Veröffentlichung der Stellenanzeige. Und Sie legen fest, ob Sie für die Berechnung Wochen- oder Werktage verwenden wollen. Das Ende ist immer der Tag der Vertragsunterschrift. Nun ergeben die Anzahl Tage, die in diesem Zeitraum vergehen, die Kennzahl für diese Position.

Aus der Dauer mehrerer Einstellungen errechnen Sie als nächstes Durchschnittswerte, indem Sie etwa gleiche Stellen, Bereiche und Abteilungen oder sogar alle Positionen Ihres Unternehmens zusammenfassen – je nachdem, welche Information Ihnen die Daten geben sollen. Da die Einstellungsdauer bei verschiedenen Berufen, Führungspositionen und Anforderungen stark variieren kann, ist nicht jede Zusammenfassung gleichermaßen aussagekräftig.

Analyse leicht gemacht – die Einstellungsdauer sequenzieren

Häufig ist es notwendig, schnell herauszufinden, welche Bereiche bereits perfekt funktionieren und wo noch Handlungsbedarf besteht. Damit Sie die Kennzahlen miteinander vergleichen können, errechnen Sie beispielsweise die Einstellungsdauer verschiedener Abteilungen und erhalten einen Wert, mit dem Sie Verzögerungen leicht erkennen. Alternativ decken Sie Verbesserungspotenzial auf, indem Sie die Einstellungsdauer in einzelne Phasen unterteilen:

• Erstellung von Bewerberprofil, Stellenbeschreibung und -anzeige

• Sourcing

• Vorauswahl der Bewerber

• Vorbereitung und Durchführung von Interviews und Assessments

• Auswertungen

• Entscheidungsfindung

• Vertragsverhandlung und -ausfertigung

"Jeder Touchpoint im Rekrutierungsprozess kann zu einer Verzögerung führen, wenn Sie ein paar wichtige Dinge nicht beachten:

Treten Sie ein paar Schritte zurück und denken Sie über diese Fragen nach: 
1. Was brauchen wir, um eine EInstellungsentscheidung zu treffen?
2. Wer trifft die Einstellungsentscheidung?

Stellen Sie danach Einigkeit beim Stellenprofil her:
1. Was wird tatsächlich benötigt und warum?
2. Ist das gesamte Einstellungsteam mit dem Profil einverstanden?

Beginen Sie mit einer Besprechungen, bei der alle Details zum Profil festgehalten werden. Ein erfolgreicher Start ist unerlässlich, um spätere Verzögerungen und Fehler zu vermeiden. "
Karim Gharsallah, Head of Talent, Recruitee

Welchen Vorteil hat ein Unternehmen durch die Analyse der Einstellungsdauer?

Kontrolle und Analyse von KPIs gehören heute bereits zum Arbeitsalltag jeder Personalabteilung. HR-Berichte geben Aufschluss über Unternehmenswachstum, Kosten, Mitarbeiterfluktuation und Mitarbeiterzufriedenheit. Wichtige Informationen, um Abläufe zu optimieren und auf Änderungen kurzfristig zu reagieren. Genauso sinnvoll ist ein Controlling der Recruiting-Kennzahlen. Was erreichen Sie durch die Time to Hire für Ihr Unternehmen? Kurz gesagt: Sie erhalten die notwendigen Informationen, um Ihr Recruiting zu beschleunigen. Warum ist das wichtig? Viele Fachkräfte, Talente und Führungskräfte sind auf dem Arbeitsmarkt gefragt und ein Betrieb hat nur wenig Zeit, sie zu überzeugen. Schnelligkeit ist daher auf einem kleinen Bewerbermarkt das Geheimnis für erfolgreiche Einstellungen. Dadurch entstehen weitere Vorteile:

• Mehr qualifizierte Bewerber: Aus der Sicht eines Bewerbers ist ein Unternehmen dann attraktiv, wenn es einen straffen Bewerbungsprozess mit möglichst wenig Wartezeiten hat. Erhält er zügige Antworten und kurzfristige Interviewtermine, entsteht das Gefühl, geschätzt zu werden. Dadurch springt ein talentierter Kandidat weniger ab. Auch der Unternehmensruf profitiert und die Chance auf mehr qualifizierte Bewerbungen nimmt zu.

• Gesteigerte Arbeitsproduktivität: Offene Stellen bedeuten Mehrarbeit und Überstunden für Kollegen. Projekte stagnieren und wichtige Aufgaben bleiben unerledigt. Das ist Gift für die Arbeitsproduktivität eines Betriebs und schnelle Einstellungsprozesse sind das wirksame Gegenmittel.
• Gesenkte Kosten: Eine Einstellung erzeugt für ein Unternehmen direkte und indirekte Kosten. Offensichtlich sind die Ausgaben, die im Prozess selbst entstehen – durch Stellenanzeigen, Arbeitskosten der Personalabteilung usw. Die Kennzahlen dafür sind Cost-per-Hire oder Cost-per-Applicant. Parallel erzeugt auch die vakante Stelle Kosten (Cost-of-Vacancy) beispielsweise durch Überstundenzeiten, verzögerte Projekte und im schlimmsten Fall abgelehnte Aufträge. Je kürzer die Einstellungsdauer, desto geringer sind diese Kosten und Einbußen.

"20 bis 25 Tage sind eine gute Zahl, die man anstreben sollte. Die Time to hire sollte ein gutes Gleichgewicht zwischen Schnelligkeit und Candidate Experience sein."
Karim Gharsallah, Head of Talent, Recruitee

Herausforderungen im Umgang mit der Time-to-hire

Um den Erfolg der unternehmenseigenen Einstellungsstrategie zu bewerten, reicht ein Blick auf die Einstellungsdauer allein nicht aus. Geschwindigkeit bei einem Prozess steht immer auch in Beziehung zu Qualität und Kosten. So kann es passieren, dass Sie zügig einen Kandidat für die offene Stelle finden, doch Ihr Unternehmen musste sich das mit einem hohen Cost-per-Hire erkaufen. Vielleicht sind Sie auch von der Qualität der Bewerbungen enttäuscht, obwohl die Einstellungsdauer und die Ausgabenseite stimmen. Sollten Sie dann für mehr qualifizierte Bewerbungen etwas am Budget verändern oder eine längere Bewerbersuche akzeptieren? Für einen ausgewogenen Prozess verwenden Recruiter daher verschiedene KPIs für Bewertung und Analyse und fürchten gerade bei Stellen von Engpassberufen, Fach- und Führungskräften auch keine verlängerte Einstellungsdauer.

Die Time-to-hire verbessern – wie geht das?

Seit einigen Jahren geht der Trend auf dem Arbeitsmarkt dahin, dass sich Bewerber einen Job aussuchen können. Das zwingt Unternehmen in die Konkurrenz um fähige Arbeitskräfte und dazu, ihre Einstellungen so effizient wie möglich zu gestalten. Dabei gibt es verschiedene Stellschrauben, an denen sie drehen können, da zahlreiche Faktoren die Geschwindigkeit des Bewerbungsprozesses beeinflussen. Eine große Zahl an unpassenden Bewerbern verlängert beispielsweise die Suche genauso wie viele Entscheider bei der Auswahl oder die lange Prüfung von Bewerberunterlagen in der Fachabteilung. Mit welchen Schritten verbessern Sie in Ihrem Unternehmen die Einstellungsdauer? Hier einige Möglichkeiten:

1. Stellenanzeigen

Ziel: Effektive Veröffentlichung

Optimierung: Damit Ihre Stellenanzeigen Interessierte erreichen, halten Sie sie immer aktuell und achten darauf, dass sie sichtbar sind. Das kann für einige Portale bedeuten, Keywords zu verwenden, mit denen passende Bewerber nach einem Job suchen. Wenn die Anzeige für eine noch unbesetzte Stelle ausläuft, denken Sie daran, sie umgehend zu verlängern.

2. Digitale Kommunikation

Ziel: Schnelle Erreichbarkeit

Optimierung: Interviews über Videokonferenzen, Fragen via Social-Media-Kanäle und Online-Bewerbungen – moderne Formen der Kommunikation sind flexibel und zeitsparend, aber auch die gezielt gestellten, richtigen Fragen machen ein gutes Bewerbungsgespräch aus. Dadurch antworten Sie Interessierten zügig auf ihre Fragen, beschleunigen die Bewerbungsformalitäten und halten Kontakt zu Ihren Bewerbern.

3. Zielgruppe

Ziel: Ausreichende Anzahl passender Bewerber in kurzer Zeit

Optimierung: Mit einem detaillierten Bewerberprofil verfassen Sie Stellenanzeigen, die die richtigen Bewerber ansprechen. Außerdem wählen Sie für die Veröffentlichung Kanäle, auf denen diese Kandidaten auch wirklich unterwegs sind. Wenn Sie auf diesem Weg die Bewerbungen von qualifizierten Arbeitskräften erhöhen, verringern Sie gleichzeitig die Arbeitslast bei der Auswahl der Kandidaten. Das Ergebnis ist eine verbesserte Einstellungsdauer.

4. Interne Prozesse

Ziel: Kurze Entscheidungswege

Optimierung: Je größer ein Unternehmen, desto größer ist der Aufwand bei der Sichtung von Unterlagen und der Entscheidung für einen Kandidat. Fachabteilungen, Personalmitarbeiter, Vorgesetzte und der Betriebsrat haben ein Wörtchen mitzureden. Um diese Zeiten zu verkürzen, verbessern Sie die interne Kommunikation, glätten Abläufe und setzen Fristen.

5. Absprungrate

Ziel: Verringerung von Jobghosting

Optimierung: Damit Bewerber nicht plötzlich abspringen oder nicht mehr zu erreichen sind, gestalten Sie die Bewerbungsphase angenehm und transparent. Das funktioniert über eine Verbesserung des Candidate Journey. Geben Sie schnelle Rückmeldung zum Stand der Bewerbung, antworten Sie umgehend und individuell auf Fragen und vereinbaren Sie zeitnahe Termine für Gespräche und Assessments.

6. Karriere-Webseite

Ziel: Dauerhafte Ansprache von interessanten Kandidaten

Optimierung: Eine Karriere-Webseite hat den Vorteil, dass sie jederzeit zugänglich ist. Bewerber lesen dort Informationen zum Arbeitgeber nach und finden seine USPs heraus. Eine gut aufgebaute Seite zieht Interessierte an, animiert zu Initiativbewerbungen und ermöglicht eine direkte Online-Bewerbung. Wichtig ist, die Seite regelmäßig zu aktualisieren.

Fazit

Die Time-to-hire ist eine unumgängliche Kennzahl für das Recruiting und zeigt an, wie viel Zeit die Einstellungsphase durchschnittlich in Anspruch nimmt. Da eine vakante Stelle hohe Kosten verursacht, ist es das Ziel jeder Recruitingabteilung, diese Einstellungsdauer zu verkürzen. Eine Analyse der verschiedenen Etappen hilft, Verzögerungen zu erkennen und auszumerzen. Dazu optimieren Betriebe unter anderem die interne Kommunikation oder schneiden die Stellenanzeigen genauer auf das Bewerberprofil zu. Ein beschleunigter Prozess bringt den zusätzlichen Vorteil, dass Unternehmen leichter qualifizierte Bewerber anlocken und anstellen. Denn wenn die Bewerber im Prozess schneller Rückmeldung erhalten und einen positiven Candidate Journey erleben, haben konkurrierende Unternehmen das Nachsehen.