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Vorteile eines Employee Self-Service

Monika Slawinska

Als Employee Self-Service werden in der computergestützten Personalverwaltung internet- bzw. intranetbasierte Systeme bezeichnet, in die sich der Arbeitnehmer selbst einloggen kann, um personenbezogene Daten anzuzeigen, zu ändern oder zu ergänzen. Sinngemäß könnte das Ganze in etwa als “Mitarbeiter-Selbstbedienung” bezeichnet werden. Man kennt das Prinzip aus zahllosen Bereichen: Tankstellen, Supermärkte und Schnellrestaurants - hier ist Self-Service schon lange nicht mehr aus unserem Alltag wegzudenken. Aber im Personalwesen? 

Tatsächlich ist das Konzept des Employee Self-Service im HR-Bereich nicht ganz neu, obwohl es lange Zeit undenkbar war. Heutzutage aber wird es in den meisten Unternehmen als höchst wünschenswert angesehen. Und warum auch nicht? Schließlich wollen wir auch in allen anderen Bereichen unseres Lebens uns eigenständig um die Abwicklung bestimmter Aufgaben kümmern. 

Warum sollte es am Arbeitsplatz anders sein? Employee Self-Service ist die logische Konsequenz der modernen Technologien und neuen Möglichkeiten, die unser digitales Zeitalter mit sich bringt: Mitarbeiter pflegen ihre Daten digital selbst und sind dadurch selbst bestimmter. 

Ein Employee Self-Service hilft dabei, die Prozesse der Personalverwaltung zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die Verantwortung für die persönlichen Daten wird an die Mitarbeiter übergeben, wodurch die gesamte Personalabteilung entlastet wird.

Vor allem jüngere Mitarbeiter, die in einer digital vernetzten Welt aufgewachsen sind, wissen die Vorteile des Employee Self-Service zu schätzen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie können Urlaubsanträge erstellen und einreichen, persönliche Daten in der digitalen Personalakte aktualisieren, automatisch Überstunden berechnen, Reiseanträge erstellen oder ändern und tägliche Arbeitszeiten erfassen. Zusätzlich können Sie rund um die Uhr auf digitale Unternehmensdokumente zugreifen und Schulungen buchen oder stornieren. 

Employee Self-Service als wichtiger Bestandteil eines Unternehmens

In vielen Personalabteilungen fehlt es an einer essentiellen Ressource: Zeit. Das ist nicht weiter verwunderlich, denn die administrativen Prozesse in der Mitarbeiterverwaltung nehmen einen erheblichen Anteil der Arbeitsstunden in Anspruch. 

Die Lösung: Employee Self-Service. Denn diese Funktion ermöglicht es Arbeitnehmern über digitale Self-Service Anwendungen persönliche Daten zu verwalten, Arbeitszeit zu erfassen oder Genehmigungsprozesse zu initiieren. So lässt sich ein erheblicher Teil der Routineaufgaben im HR-Bereich digitalisieren, was nicht nur Kosten spart, sondern auch die Personalabteilung entlastet.

Es liegt auf der Hand, dass die Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit einer solchen Lösung höchsten Anforderungen genügen muss. Denn nur, wenn das System leicht bedienbar und für alle zugänglich ist, wird der Employee Self-Service auch von den Mitarbeitern akzeptiert und genutzt. 

In vielen Unternehmen, die sich in der D/A/CH-Region befinden, besteht Bedarf für derartige Systeme. Studien zeigen, dass Personalabteilungen noch immer 39 Prozent ihrer kostbaren Zeit und Ressourcen auf administrative HR-Prozesse verwenden. Nur die wenigsten Unternehmen haben heutzutage eine Self-Service Lösung im Einsatz – dem Großteil sind die Möglichkeiten des Employee Self-Service sogar gänzlich unbekannt. So nutzen momentan immer noch 86 Prozent keine Employee Self Service-Anwendung, trotz voranschreitender Digitalisierung und steigendem Wettbewerb.

Damit lassen sich Management und Personalverwaltung wertvolle Chancen entgehen, um zukunfts- und wettbewerbsfähiger zu werden. Denn ein Selbstverwaltungssystem kann dazu beitragen, den Zeitaufwand für die HR-Prozesse erheblich zu verringern. Administrative HR-Aufgaben werden von den Mitarbeitern selbst bearbeitet. Damit können sich die HR-Manager wieder auf wichtige strategische Aufgaben konzentrieren. Die Effizienz steigt.  

Aus diesem Grund möchten wir Ihnen die Vorteile eines Employee Self-Service im Folgenden näherbringen.

Die Vorteile im Überblick

Aktualisieren von Mitarbeiterdaten

Eine Employee Self-Service Lösung hilft Managern dabei, den Papierkram zu minimieren und das Unternehmen Schritt für Schritt zu digitalisieren. Denn von nun an können Arbeitnehmer ihre personenbezogenen Daten schnell und einfach selbst eintragen oder aktualisieren. 

Ändert sich z.B. die Adresse, reichen wenige Klicks aus, um die digitale Personalakte auf den neuesten Stand zu bringen. Das wirkt sich positiv auf die HR-Abteilung aus, da Arbeitnehmer Ihre Daten eigenständig überarbeiten können, ohne eine zweite Person zu beanspruchen. 

Einige Software-Lösungen können zudem Berichte mit einer Übersicht zur  Datenvervollständigung Ihrer Arbeitnehmer erstellen. So können Sie Ihre Mitarbeiter bei Bedarf daran erinnern, Ihre persönlichen Daten zu ergänzen.

Fehlzeiten verwalten

Füllen Sie noch immer Formulare aus oder senden E-Mails um Urlaub und andere Abwesenheiten (Tagungen, Schulungen, Homeoffice, ...) zu beantragen, oder Krankheitstage zu melden? Mit einem Employee Self-Service gehören diese administrativen Schritte der Vergangenheit an: Denn statt die angeforderten Daten mühsam in E-Mails nach zu verfolgen und in Excel-Tabellen einzutragen, können Sie nun auf ein automatisiertes Abwesenheitssystem zurückgreifen.  

Alle Betroffenen werden während des Prozesses zur anstehenden Abwesenheit automatisch per E-Mail benachrichtigt, sobald ein Mitarbeiter den Urlaubsantrag eingereicht hat und eine Entscheidung diesbezüglich getroffen wurde. 

Das ganze Team kann in der Dashboard-Übersicht oder im Unternehmenskalender sehen, wer an dem Arbeitstag nicht im Büro ist, sobald sie sich in dem Self-Service System eingeloggt haben.

Die Fehlzeitenkonten werden automatisch aktualisiert und sind nur für befugte Personen zugänglich.

Genaue Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung

Mit einem Employee Self-Service verabschieden Sie sich von unvollständigen, fehleranfälligen und unübersichtlichen Excel-Listen. Ihre Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten in Zukunft selbst im System. Die Salden werden entsprechend aktualisiert. Fehler in der Gehaltsabrechnung gehören so der Vergangenheit an. 

Befreien Sie sich von überflüssigen Fragen

Fragen wie „Wurde mein Urlaub genehmigt?“ oder „Ist mein Reiseantrag bereits in Bearbeitung?“ werden mit Employee Self-Service überflüssig, denn sie werden direkt über das Selbstverwaltungsportal beantwortet, da der Status jederzeit eingesehen werden kann.

Zusätzlich wird der Antragsteller und die zuständige Person, die den Urlaub genehmigen muss, automatisch per Mail über den momentanen Status der Anfrage benachrichtigt.

Fehler beheben

Eine effiziente Self-Service Lösung kann die Zahl möglicher Fehlerquellen wesentlich reduzieren. Dadurch, dass alle Daten nicht mehr auf Papier festgehalten werden, sondern innerhalb eines Systems verarbeitet werden, entfällt das ineffiziente Übertragen von Daten und deren mühsame Weiterverarbeitung. 

Außerdem steigt die Qualität der eingetragenen Daten, da jeder Mitarbeiter für seine persönlichen Angaben selbst verantwortlich ist und so Zahlen- oder Buchstabendreher, die früher unbemerkt blieben, seltener vorkommen.

Sollte doch einmal ein Fehler passieren, ist die Fehlerbehebung dank Employee Self-Service schnell erledigt. Dokumente müssen nicht mehr neu gedruckt oder als überarbeitete E-Mails erneut versendet werden. Alle benötigten Informationen werden in einem einzigen System zusammengefasst, in dem Sie schnell und einfach Änderungen vornehmen können. Dadurch sparen Sie Zeit und können sich vermehrt auf Ihr Kerngeschäft fokussieren.

Greifen Sie jederzeit und von überall auf Daten zu

Ganz gleich, ob Ihre Mitarbeiter im Büro oder im Homeoffice arbeiten: Dank des Employee Self-Service können Sie von überall und von jedem Gerät auf die Daten zugreifen, die sie benötigen. Alles was Sie dafür brauchen, ist eine Internetverbindung.

Niedrigere Kosten und Einsparungen bei Büromaterial

Die Kosten, die durch das Ausdrucken von Anträgen, Formularen und Arbeitszeittabellen entstehen, sind nicht zu unterschätzen. Mit Hilfe eines Employee Self-Service reduzieren Sie den Papierverbrauch und die Kosten, die damit verbunden sind, indem Sie Ihren Mitarbeitern den Online-Zugriff auf Dateien, Unterlagen und Dokumente ermöglichen. Dadurch können Sie den CO2-Fußabdruck Ihres Unternehmens nachhaltig verbessern.

Fazit

Employee Self-Service ist eine effiziente Lösung um Ihre Mitarbeiter zu verwalten und Ihre Personalabteilung zu entlasten - unabhängig von der Größe und Branche des Unternehmens. Sollte Ihr Personalmanagement Probleme bei der Verwaltung des Jahresurlaubs oder der Abwesenheiten haben, könnte es Ihnen zugutekommen, die Implementierung eines Employee Self-Service in Betracht zu ziehen. Mit jedem einzelnen Arbeitnehmer, der mehr Eigenverantwortung bei der Pflege seiner persönlichen Daten übernimmt, können Sie Ihrem Ziel maximaler Effizienz und größtmöglicher Produktivität ein Stück näherkommen.


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