Mitarbeiter nutzt ESS von kiwiHR
  • HR Digitalisierung

Vorteile eines Employee Self Service (ESS)

Monika Slawinska

Als Employee Self Service werden internet- bzw. intranetbasierte Systeme bezeichnet, in die sich Arbeitnehmer*innen selbst einloggen können, um ihre persönlichen Daten anzuzeigen, zu ändern oder zu ergänzen. Es ist also eine Art Selbstbedienung für Mitarbeiter*innen.

ESS ist die logische Konsequenz moderner Technologien und neuer Möglichkeiten, die unser digitales Zeitalter mit sich bringt. Wenn Mitarbeiter*innen ihre Daten selbst pflegen können, sind sie selbstbestimmter. Gleichzeitig entlasten sie damit die Personalabteilung, deren Prozesse vereinfacht und beschleunigt werden.

Sie können Urlaubsanträge erstellen und einreichen, persönliche Daten in der digitalen Personalakte aktualisieren, automatisch Überstunden berechnen, Reiseanträge erstellen oder ändern und tägliche Arbeitszeiten erfassen. Zusätzlich können Sie 24/7 und von überall auf digitale Unternehmensdokumente zugreifen.

Employee Self-Service als wichtiger Bestandteil eines Unternehmens

In vielen Personalabteilungen fehlt es an einer essenziellen Ressource: Zeit. Das ist nicht weiter verwunderlich, denn die administrativen Prozesse in der Personalverwaltung nehmen einen erheblichen Anteil der Arbeitsstunden in Anspruch. ESS löst dieses Problem. Ein erheblicher Teil der Routineaufgaben im HR-Bereich lässt sich digitalisieren, was nicht nur Kosten spart, sondern auch die Personalabteilung entlastet.

Es liegt auf der Hand, dass die Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit einer solchen Lösung höchsten Anforderungen genügen muss. Denn nur wenn das System leicht bedienbar und für alle zugänglich ist, wird der Employee Self-Service auch von den Mitarbeiter*innen akzeptiert und genutzt. 

Es liegt Handlungsbedarf vor

In vielen deutschsprachigen Unternehmen besteht Bedarf für derartige Systeme. Studien zeigen, dass Personalabteilungen noch immer 39 Prozent ihrer kostbaren Zeit und Ressourcen auf administrative HR-Prozesse verwenden. Nur die wenigsten Unternehmen haben heutzutage Self-Service Systeme im Einsatz – dem Großteil sind die Möglichkeiten des Employee Self-Service sogar gänzlich unbekannt. So nutzen momentan immer noch 86 Prozent keine Employee Self Service Anwendung trotz voranschreitender Digitalisierung und steigendem Wettbewerb.

Damit lassen sich Management und Personalverwaltung wertvolle Chancen entgehen, um zukunfts- und wettbewerbsfähiger zu werden. Denn ein Selbstverwaltungssystem kann dazu beitragen, den Zeitaufwand für die HR-Prozesse erheblich zu verringern. Damit können sich die HR-Manager wieder auf wichtige strategische Aufgaben konzentrieren. Die Effizienz steigt.

Kosten senken mit ESS

Die Vorteile im Überblick

Aktualisieren von Personaldaten

Ein Employee Self Service Portal hilft Managern dabei, den Papierkram zu reduzieren und das Unternehmen Schritt für Schritt zu digitalisieren. Ändert sich z.B. die Adresse, reichen wenige Klicks aus, um die digitale Personalakte auf den neuesten Stand zu bringen. So bleiben Personaldaten stets aktuell, ohne dass die Zeit der Personalabteilung beansprucht wird.

Einige HR Software Lösungen können zudem Berichte mit einer Übersicht zur Datenvervollständigung Ihrer Arbeitnehmer*innen erstellen. So können Sie Ihre Mitarbeiter*innen bei Bedarf daran erinnern, ihre persönlichen Daten zu ergänzen.

Fehlzeiten verwalten

Füllen Sie noch immer Formulare aus oder senden E-Mails, um Urlaub und andere Abwesenheiten zu beantragen?

Durch einen Employee Self Service erübrigen sich diese administrativen Schritte. Mit einem automatisierten Abwesenheitssystem werden alle Betroffenen während des Prozesses zur anstehenden Abwesenheit automatisch per E-Mail benachrichtigt, sobald ein Urlaubsantrag eingereicht wurde und eine Entscheidung diesbezüglich getroffen wurde. Das ganze Team kann in der Dashboard-Übersicht oder im Unternehmenskalender sehen, wer an dem Arbeitstag nicht im Büro ist.

Die Abwesenheitskonten werden automatisch aktualisiert und sind nur für befugte Personen zugänglich.

Abwesenheit Notiz

Genaue Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung

Mit einem Employee Self Service verabschieden Sie sich von unvollständigen, fehleranfälligen und unübersichtlichen Excel-Listen. Ihre Mitarbeiter*innen erfassen ihre Arbeitszeiten in Zukunft selbst im System. Die Salden werden entsprechend aktualisiert.

Fehler vermeiden

Eine effiziente Self-Service Lösung kann die Zahl möglicher Fehlerquellen wesentlich reduzieren. Dadurch dass Daten nicht mehr auf Papier festgehalten werden, sondern innerhalb eines Systems verarbeitet werden, entfällt das ineffiziente Übertragen von Daten und deren aufwendige Weiterverarbeitung. 

Außerdem steigt die Qualität der eingetragenen Daten, da jede*r Mitarbeiter*in für seine*ihre persönlichen Angaben selbst verantwortlich ist. So kommen Zahlen- oder Buchstabendreher, die früher unbemerkt blieben, seltener vor.

Sollte doch einmal ein Fehler passieren, ist die Fehlerbehebung dank ESS schnell erledigt. Dokumente müssen nicht mehr neu gedruckt oder als überarbeitete E-Mails erneut versendet werden.

Greifen Sie jederzeit und von überall auf Daten zu

Ganz gleich, ob Ihre Mitarbeiter*innen im Büro oder im Homeoffice arbeiten: Dank des Employee Self-Service können sie von überall und von jedem Gerät auf die Daten zugreifen, die sie benötigen. Alles, was sie dafür brauchen, ist eine Internetverbindung.

Niedrigere Kosten und Einsparungen bei Büromaterial

Die Kosten, die durch das Ausdrucken von Anträgen, Formularen und Tabellen entstehen, sind nicht zu unterschätzen. Mit Hilfe eines Employee Self-Service reduzieren Sie den Papierverbrauch und die Kosten, die damit verbunden sind. Dadurch können Sie den CO2-Fußabdruck Ihres Unternehmens nachhaltig verbessern.

Fazit

Employee Self Service ist eine effiziente Lösung, um Ihr Personal zu verwalten und Ihre Personalabteilung zu entlasten - unabhängig von der Größe und Branche des Unternehmens. Sollte Ihr Personalmanagement Probleme bei der Verwaltung des Jahresurlaubs oder der Abwesenheiten haben, könnte es Ihnen zugutekommen, die Implementierung eines Employee Self Service in Betracht zu ziehen. Alle Arbeitnehmer*innen, die mehr Eigenverantwortung bei der Pflege persönlicher Daten übernimmt, helfen Ihnen dabei, Ihrem Ziel maximaler Effizienz und größtmöglicher Produktivität ein Stück näherzukommen.


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