1. Was ist Freizeitausgleich?
Bei dem sogenannten Freizeitausgleich können Mitarbeiter ihre Überstunden durch bezahltes Fernbleiben vom Arbeitsplatz ausgleichen. Die angefallenen Stunden werden also „abgefeiert“ statt ausbezahlt. Der Freizeitausgleich bietet dabei Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Er funktioniert jedoch nur dann, wenn die Voraussetzungen dafür geschaffen werden.
2. Was sind die Vorteile des Freizeitausgleichs?
Die Kosteneffizienz für den Arbeitgeber ist ein starkes Argument für Freizeitausgleich. Mitarbeiter können Auftragsspitzen oder Vertretungszeiten abdecken, ohne dass das Unternehmen durch die Bezahlung von Überstunden oder die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter finanziell belastet wird.
Viele Mitarbeiter, insbesondere jüngere, bevorzugen Freizeitausgleich gegenüber der Möglichkeit, ihre Überstunden ausbezahlt zu bekommen. Dabei geht es ihnen nicht in erster Linie um die höheren Abzüge, die bei der Auszahlung von Mehrarbeitsstunden entstehen.
Vielmehr spielt eine gute Work-Life-Balance eine zunehmend wichtigere Rolle für Arbeitnehmer. Freizeit wird daher als attraktiver angesehen, als das zusätzliche Geld. 
2.1 Präsentismus vermeiden
In Zeiten zunehmender chronischer und psychischer Erkrankungen trägt Freizeitausgleich dazu bei, die Gesundheit von Mitarbeitern zu erhalten. Dies wirkt sich wiederum positiv auf das Unternehmen aus und trägt außerdem zur Kosteneffizienz bei. Ein wichtiges Stichwort hier ist der sogenannte Präsentismus: Mitarbeiter erscheinen zur Arbeit, obwohl sie krank sind.
Welche Gründe gibt es für Präsentismus?
Die Gründe dafür liegen vor allem in der Sorge um die Gefährdung des eigenen Arbeitsplatzes. Die Crux: Mitarbeiter, die krank am Arbeitsplatz erscheinen, verursachen dem Unternehmen höhere Kosten, als wenn sie sich zuhause auskurieren würden. Dies liegt zum einen der geringeren Leistung kranker Mitarbeiter, zum anderen auch an der Ansteckungsgefahr für die restliche Belegschaft.
Welche Rolle spielt dabei der Freizeitausgleich?
Das Angebot des Freizeitausgleichs setzt daher ein wichtiges Zeichen, dass dem Unternehmen an der Gesunderhaltung der Mitarbeiter gelegen und eine begründete Abwesenheit vom Arbeitsplatz in Ordnung ist. So trägt der Freizeitausgleich mit dazu bei, Präsentismus vorzubeugen.
2.2 Motivation steigern
Ganz allgemein hat der Freizeitausgleich jedoch auch einen nicht zu vernachlässigenden Einfluss auf die Gesundheit und Motivation der Mitarbeiter und damit letztendlich auf die Produktivität des Unternehmens.
Mitarbeiter fühlen sich geschätzt, wenn ihre wertvolle Zeit, die sie dem Unternehmen zusätzlich zur Verfügung stellen, auf gleiche Weise honoriert wird. Und wer gute Arbeit über das Maß hinaus leistet, der muss auch Zeit haben, abzuschalten und die eigenen Akkus wieder aufzuladen.
2.3 Arbeitsrechtliche Vorgaben einhalten
Es darf bei der Diskussion um Freizeitausgleich oder bezahlte Überstunden auch nicht vergessen werden, dass in der EU klare Arbeitszeitrichtlinien Anwendung finden. So beträgt die maximale Arbeitszeit 48 Stunden pro Woche. Der Freizeitausgleich ist dabei ein wichtiger Teil dieser Richtlinien.
Bei den genannten 48 Stunden handelt es sich um eine durchschnittliche Arbeitszeit. Dabei beträgt der Betrachtungszeitraum normalerweise 17 Wochen.
Die Gewährung von Freizeitausgleich kann also schon alleine notwendig sein, um die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit einzuhalten, auch wenn es für Mitarbeiter laut Arbeitsrecht keinen gesetzlichen Anspruch auf Freizeitausgleich gibt.
3. Welche Voraussetzungen gibt es?
Die Gewährung von Freizeitausgleich ist heute ein wichtiger Aspekt für Mitarbeiter und trägt auch bei Bewerbern zu der Entscheidung für oder gegen ein Unternehmen mit bei. Damit er jedoch funktioniert und für alle Beteiligten fair gewährt werden kann, müssen Unternehmen eine Regelung finden und notwendige Voraussetzungen schaffen.
Welche Regelungen im Einzelnen getroffen werden sollten oder müssen, hängt natürlich sehr von dem jeweiligen Unternehmen ab. Die hier vorgestellten Grundregeln lassen sich daher an die individuellen Bedürfnisse anpassen und um unternehmensspezifische Regelungen erweitern.
Wie gehen Sie mit Überstunden um?
Zunächst ist es wichtig, Vereinbarungen über die maximale Anzahl von Überstunden zu treffen. Mitarbeiter sollten nicht so viel arbeiten, dass sie anschließend theoretisch wochenlang frei nehmen könnten. Passiert dies, so bleibt es oft nicht aus, dass Mitarbeiter nach ihrer langen Abwesenheit wieder einen riesigen Berg unerledigter Aufgaben vor sich haben. Und schon fängt der Überstundenkreislauf von vorne an.
Nicht selten ergibt sich daraus eine Abwärtsspirale. Sind die Mitarbeiter durch die anhaltende Überlastung unkonzentriert und ausgelaugt, sinkt die Produktivität und irgendwann bleibt keine Zeit mehr zum Abbau der Überstunden.
Dürfen Minusstunden aufgebaut werden?
Parallel zum Aufbau von Überstunden kann es auch eine Möglichkeit sein, Minusstunden in einem gewissen Rahmen zu erlauben. Gerade bei Betrieben mit starker Hochsaison kann so der Freizeitausgleich zeitlich etwas vorverlegt werden. So wird sichergestellt, dass nicht plötzlich alle Mitarbeiter zeitgleich Freizeitausgleich beantragen nach dem Saisongeschäft.
Auch die Fristen zum Ausgleich von Mehrarbeitsstunden (und eventueller Minusstunden) sollten im Zusammenhang mit dem Freizeitausgleich klar definiert sein. Für viele Unternehmen haben sich Regelungen mit Jahresfrist oder sogar bis zum März des Folgejahres bewährt.
Vertrauen in die Belegschaft ist unabdingbar, da das System des Freizeitausgleichs durchaus ausgenutzt werden könnte. Allerdings ist es gerade auch für die Motivation und Loyalität von Mitarbeitern wichtig, wenn ihnen gegenüber das Vorhandensein dieses Vertrauens kommuniziert wird.
4. Gelungener Freizeitausgleich dank HR Software
Um all diese Regelungen zu erfassen und gleichzeitig einen sinnvollen und fairen Überblick über alle geleisteten Stunden zu haben, bietet sich die Nutzung einer Zeiterfassungssoftware an. Smarte HR Software verfügt dabei über verschiedene Features, die alle Themenbereiche rund um den Freizeitausgleich verwalten.
Zur sinnvollen Nutzung gehören dabei idealerweise ein Überstundenrechner und ein System für die Fehlzeitenverwaltung. Letzteres erlaubt die Verwaltung von Anfragen zum Überstundenabbau. kiwiHR ist eine übersichtliche und intuitive HR Software, die die entsprechenden Anwendungen mühelos zur Verfügung stellt.