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Wie Freizeitausgleich richtig funktioniert

Aude Creveau

Überstunden abbauen - so erhalten Sie die Gesundheit und Motivation Ihrer Mitarbeiter

Von Freizeitausgleich wird gesprochen, wenn Mitarbeiter Überstunden durch bezahltes Fernbleiben vom Arbeitsplatz abbauen können. Die angefallenen Stunden werden also „abgefeiert“, statt ausbezahlt. Der Freizeitausgleich hat dabei für Mitarbeiter wie Unternehmen gleichermaßen Vorteile. Er funktioniert jedoch nur fair, wenn die Voraussetzungen dafür im Unternehmen geschaffen wurden.

Vorteile des Freizeitausgleichs

An erster Stelle ist die Kosteneffizienz für den Arbeitgeber zu nennen. Mitarbeiter können Auftragsspitzen oder Vertretungszeiten abdecken, ohne dass das Unternehmen durch die Auszahlung von Überstunden oder die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter finanziell belastet wird. Viele Mitarbeiter, insbesondere die der jüngeren Generation, bevorzugen heute den Freizeitausgleich. Dabei geht es ihnen nicht in erster Linie um die höheren Abzüge, die bei der Auszahlung von Mehrarbeitsstunden entstehen. Vielmehr spielt eine gute Work-Life-Balance eine zunehmend wichtigere Rolle für Arbeitnehmer. Freizeit wird daher als attraktiver angesehen, als das zusätzliche Geld.

In Zeiten zunehmender chronischer und psychischer Erkrankungen trägt der Freizeitausgleich dazu bei, die Gesundheit der Mitarbeiter zu erhalten. Dies wirkt sich wiederum positiv auf das Unternehmen aus und trägt außerdem zur Kosteneffizienz bei. Ein in diesem Zusammenhang wichtiges Stichwort ist der sogenannte Präsentismus. Mitarbeiter erscheinen zur Arbeit, obwohl sie krank sind. Die Gründe dafür liegen vor allem in der Sorge um die Gefährdung des eigenen Arbeitsplatzes. Präsentismus ist daher ein vor allem in Zeiten schlechter Konjunktur und steigender Arbeitslosigkeit auftretendes Phänomen. Die Crux: Mitarbeiter, die krank am Arbeitsplatz erscheinen, verursachen dem Unternehmen höhere Kosten, als wenn sie sich zuhause auskurieren würden. Dies liegt zum einen an den Leistungseinbußen kranker Mitarbeiter, zum anderen auch an der Ansteckungsgefahr für die restliche Belegschaft. Das Angebot des Freizeitausgleichs setzt daher ein wichtiges Zeichen, dass dem Unternehmen an der Gesunderhaltung der Mitarbeiter gelegen und eine begründete Abwesenheit vom Arbeitsplatz in Ordnung ist. So trägt der Freizeitausgleich mit dazu bei, Präsentismus vorzubeugen.

Ganz allgemein hat der Freizeitausgleich jedoch auch einen nicht zu vernachlässigenden Einfluss auf die Gesunderhaltung und Motivation der Mitarbeiter und damit letztendlich auf die Produktivität des Unternehmens. Mitarbeiter fühlen sich geschätzt, wenn ihre wertvolle Zeit, die sie dem Unternehmen zusätzlich zur Verfügung stellen, auf gleiche Weise honoriert wird. Und wer gute Arbeit über das Maß hinaus leistet, der muss auch Zeit haben, abzuschalten und die eigenen Akkus wieder aufzuladen.

Es darf bei der Diskussion um Freizeitausgleich oder bezahlte Überstunden auch nicht vergessen werden, dass in der EU klare Arbeitszeitrichtlinien Anwendung finden. So dürfen Mitarbeiter nicht mehr als 48 Stunden pro Woche arbeiten. Der Freizeitausgleich ist dabei ein wichtiger Teil dieser Richtlinien. Denn bei den genannten 48 Stunden handelt es sich um eine durchschnittliche Arbeitszeit. Dabei wird in der Regel ein Betrachtungszeitraum von 17 Wochen herangezogen. Die Gewährung von Freizeitausgleich kann also schon alleine geboten sein, um den gesetzlichen Regularien zur Arbeitszeit zu entsprechen.

Voraussetzungen für fairen Freizeitausgleich im Unternehmen

Die Gewährung von Freizeitausgleich ist heute ein wichtiger Aspekt für Mitarbeiter und trägt auch bei Bewerbern zu der Entscheidung für oder gegen ein Unternehmen mit bei. Damit er jedoch funktioniert und für alle Beteiligten fair gewährt werden kann, kommen Unternehmen nicht umhin, Regeln aufzustellen und notwendige Voraussetzungen zu schaffen. Welche Regelungen im Einzelnen getroffen werden sollten oder müssen, hängt natürlich sehr von den Gegebenheiten im Unternehmen ab. Die hier vorgestellten Grundregeln lassen sich daher an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen und um unternehmensspezifische Regelungen erweitern.

Zunächst ist es wichtig, Vereinbarungen über die maximale Anzahl von Überstunden zu treffen. Es ist wenig sinnvoll, wenn Mitarbeiter so viel arbeiten, dass sie anschließend theoretisch wochenlang frei nehmen könnten. Passiert dies, so bleibt es oft nicht aus, dass Mitarbeiter nach ihrer langen Abwesenheit wieder einen riesigen Berg unerledigter Aufgaben vor sich haben. Und schon dreht sich das Überstundenrad erneut. Nicht selten ergibt sich daraus eine Abwärtsspirale. Sind die Mitarbeiter durch die anhaltende Überlastung unkonzentriert und ausgelaugt, sinkt die Produktivität und irgendwann bleibt keine Zeit mehr zum Abbau der Überstunden. Parallel zum Aufbau von Überstunden kann es auch eine Möglichkeit sein, Minusstunden in einem gewissen Rahmen zu erlauben. Gerade bei Betrieben, die mit starken Hochsaisonphasen arbeiten, kann so der Freizeitausgleich zeitlich etwas vorverlegt werden. Dies macht Sinn, damit nicht nach dem Saisongeschäft plötzlich alle Mitarbeiter zeitgleich Freizeitausgleich beantragen.

Auch die Fristen zum Ausgleich von Mehrarbeitsstunden (und eventueller Minusstunden) sollten im Zusammenhang mit dem Freizeitausgleich klar definiert sein. Für viele Unternehmen haben sich Regelungen mit Jahresfrist oder sogar bis zum März des Folgejahres bewährt.

Gibt es in Unternehmen keine festen Pausenzeiten, sollte über deren Einführung nachgedacht werden. Ansonsten werden Mitarbeiter dazu verleitet, auf ihre gesetzlichen Pausen zu verzichten, um Plusstunden aufzubauen. Dies kann und darf nicht Sinn bei der Einführung von Freizeitausgleich sein, da die Pausenzeiten hinsichtlich der Gesunderhaltung der Mitarbeiter ebenfalls ihre Berechtigung haben.

Vertrauen in die Belegschaft ist unabdingbar, da das System des Freizeitausgleichs durchaus ausgenutzt werden könnte. Allerdings ist es gerade auch für die Motivation und Loyalität von Mitarbeitern wichtig, wenn ihnen gegenüber das Vorhandensein dieses Vertrauens kommuniziert wird.

Gelungener Freizeitausgleich dank HR Software

Um alle diese Regelungen zu erfassen und gleichzeitig einen sinnvollen und fairen Überblick über alle geleisteten Stunden zu haben, bietet sich die Nutzung eines Zeiterfassungssystems an. Smarte HR Software verfügt dabei über verschiedene Features, die alle Themenbereiche rund um den Freizeitausgleich verwalten. Zur sinnvollen Nutzung gehören dabei idealerweise ein Überstundenkalkulator und ein Fehlzeitensystem. Letzteres erlaubt die Verwaltung von Anfragen zum Überstundenabbau. Eine übersichtliche und günstige HR Software, die die entsprechenden Anwendungen mühelos zur Verfügung stellt, ist zum Beispiel kiwiHR.

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