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Voraussetzungen für kurzfristige Beschäftigung

Jazmin Lopez

Was bedeutet kurzfristige Beschäftigung?

Als eine kurzfristige Beschäftigung wird ein nicht-hauptberufliches Arbeitsverhältnis definiert, das von vornherein auf maximal drei komplette Monate oder alternativ 70 Arbeitstage im Kalenderjahr beschränkt wird.

Eine kurzfristige Beschäftigung gehört neben dem Minijob zu den geringfügig entlohnten Beschäftigungen.

Dabei müssen Sie auch bei kurzfristig Beschäftigten an Ihre Pflicht zur Arbeitszeiterfassung denken (EuGH-Urteil vom 24. Mai 2019).

Allgemeine Voraussetzungen

Die genannte Maximaldauer der Beschäftigung darf nicht überschritten werden - anderenfalls gilt sie nicht mehr als "kurzfristig". Auch, wenn ein Jahreswechsel dazwischen liegt, darf die Beschäftigung nicht länger als 3 Monate oder 70 Arbeitstage am Stück andauern.

Die Beschäftigung muss dabei von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung sein und darf nicht berufsmäßig erfolgen.

Beispiele für kurzfristig Beschäftigte sind Studenten oder Schüler, die während der Ferien arbeiten, oder Komparsen, die gelegentlich für einen Tag vor der Kamera stehen.

Eine berufsmäßig ausgeübte Beschäftigung würde hingegen vorliegen, wenn der Arbeitnehmer (ansonsten) keiner Tätigkeit nachgeht, die zielführend für seinen beruflichen Werdegang ist.

"Nicht berufsmäßig" Arbeitende: Wer zählt konkret dazu?

Eine kurzfristige Beschäftigung kann nur dann vorliegen, wenn der Arbeitnehmer nicht seinen Lebensunterhalt damit verdient. Diese Voraussetzungen erfüllen zum Beispiel die folgenden Personengruppen:

  • Arbeitnehmer in einem versicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis
  • Schüler
  • Studenten
  • Personen zwischen Schulabschluss und Studienbeginn
  • Bundesfreiwilligendienstleistende
  • Personen im freiwilligen sozialen oder ökologischen Jahr
  • Personen im freiwilligen Wehrdienst
  • Zivildienstleistende
  • Beziehende von Vorruhestandsgeld
  • Selbstständige
  • Rentner

Vorsicht bei mehreren kurzfristigen Beschäftigungen

Übt ein Arbeitnehmer mehrere kurzfristige Beschäftigungen im selben Kalenderjahr aus - ganz besonders, wenn er bei verschiedenen Arbeitgebern beschäftigt ist -, kann es schnell zu Fehlern kommen, die oft mit erheblichen finanziellen Nachteilen verbunden sind.

Bei der Prüfung, ob ein kurzfristiges Beschäftigungsverhältnis vorliegt, ist Folgendes zu beachten:

Mehrere unmittelbar aufeinanderfolgende kurzfristige Beschäftigungen müssen in ihrer Dauer zusammengerechnet werden. Die Gesamtdauer darf maximal 3 volle Kalendermonate oder 90 Kalendertage betragen.

Dies gilt auch, wenn während des Beschäftigungszeitraums ein Jahreswechsel stattfindet: Die zusammenhängenden Arbeitszeiträume dürfen dann nicht auf die Jahre aufgeteilt werden (sodass der kurzfristig Beschäftigte 6 Monate am Stück arbeiten könnte), sondern ihre Maximaldauer beträgt ebenfalls 90 Kalendertage.

Sind die Beschäftigungen nicht direkt aufeinanderfolgend, liegt die maximale Arbeitszeit ebenfalls bei 90 Kalendertagen pro Kalenderjahr. Volle Kalender- sowie Zeitmonate werden jeweils mit 30 Kalendertagen angerechnet.

Werden die Beschäftigungen durchgehend oder teilweise an weniger als 5 Arbeitstagen pro Woche ausgeübt, darf die Summe maximal 70 Arbeitstage im Kalenderjahr betragen.

Sind die Beschäftigungen nicht direkt aufeinanderfolgend und werden sie nicht für volle Kalender-/ Zeitmonate ausgeübt, liegt die Obergrenze ebenfalls bei 70 Arbeitstagen.

Übt der Arbeitnehmer mehrere kurzfristige Beschäftigungen beim selben Arbeitgeber aus, müssen mindestens 2 Monate zwischen den einzelnen Zeiträumen liegen.

Es ist nicht zulässig, von vornherein mehrere kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse mit demselben Arbeitnehmer zu vereinbaren.

Das Entgelt ist irrelevant.

Die Bedingungen kurz & knapp

Zusammengefasst gelten folgende Anforderungen:

  • Kurzfristig Beschäftigte Voraussetzung 1: Keine berufsmäßige Ausübung der Tätigkeit.
  • Kurzfristig Beschäftigte Voraussetzung 2: Keine von vornherein geplanten wiederholten Einsätze beim selben Arbeitgeber.
  • Kurzfristig Beschäftigte Voraussetzung 3: Die Summe von drei Kalendermonaten oder 70 Arbeitstagen pro Kalenderjahr darf nicht überschritten werden.
  • Kurzfristig Beschäftigte Voraussetzung 4: Durchgehende Beschäftigungen über den Jahreswechsel hinweg dürfen nicht auf beide Jahre aufgeteilt werden.
  • Außerdem gut zu wissen: Verdient der Arbeitnehmer im Monat nicht mehr als 450 €, fällt die Beschäftigung (auch) unter die Kategorie Minijob und ist somit auf jeden Fall geringfügig.

Geringfügig entlohnte Beschäftigungen in der Praxis

Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Kurzfristige Beschäftigungen werden nicht durchs Arbeitsrecht, sondern durchs Sozialgesetzbuch geregelt. Der Arbeitnehmer profitiert von einem höheren Bruttogehalt, denn Abzüge erhält er lediglich für Lohn- und Kirchensteuer sowie den Solidaritätszuschlag - er bezahlt jedoch keine Sozialabgaben (Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung).

Arbeitgeber, die nur vorübergehend einen erhöhten Bedarf an Mitarbeitern haben, profitieren von der günstigen und unkomplizierten Anstellung kurzzeitig Beschäftigter. Sie ermöglicht eine gute Planbarkeit und hohe Flexibilität.

Mitarbeiter, die in einem kurzfristigen Beschäftigungsverhältnis angestellt sind, unterliegen nicht dem Kündigungsschutzgesetz.

Welche Zahlungen und Abzüge verbleiben?

Geringfügig Beschäftigte müssen vom Arbeitgeber versteuert werden. Dabei besteht sowohl die Möglichkeit einer individuellen Versteuerung gemäß der Steuerklasse oder einer Pauschalversteuerung.

Letztere ist nur dann möglich, wenn das durchschnittliche tägliche Gehalt maximal 120 € und der Stundenlohn maximal 12 € beträgt sowie die Beschäftigungsdauer 18 zusammenhängende Arbeitstage nicht überschreitet. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann auf den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale kann verzichtet werden.

Der Arbeitgeber hat ebenfalls die Möglichkeit, die Lohnsteuer für einzelne Tage abzurechnen. Dies ist allerdings mit sehr hohen Abzügen für den Arbeitnehmer verbunden, da der tatsächlich verdiente Lohn auf einen kompletten Monat hochgerechnet und von einem dementsprechend höheren "Monatslohn" ausgegangen wird. Der Beschäftigte hat dann nur die Möglichkeit, die übermäßig entrichtete Lohnsteuer mit seiner Jahressteuererklärung zurückzufordern.

Der Arbeitgeber muss auch kurzfristig Beschäftigte bei der gesetzlichen Unfallversicherung anmelden und die dafür fälligen Beiträge an die Berufsgenossenschaft zahlen.

Weiterhin fallen einige kleine Beträge an die Minijob-Zentrale an. Hierzu zählen die Umlagen zwecks Ausgleich von Aufwendungen bei Krankheit (U1), Schwangerschaft und Mutterschaft (U2) sowie beim möglichen Eintreten einer Insolvenz.

Ab einer Beschäftigungsdauer von 4 Wochen haben Arbeitnehmer Anspruch auf eine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

Was ist vor der Einstellung noch zu beachten?

Wie bei jedem neuen Mitarbeiter muss auch bei einer kurzfristig angestellten Person der Betriebsrat mit ihrer Einstellung einverstanden sein.

Findet bei den regulär angestellten Mitarbeitern ein Tarifvertrag Anwendung, hat auch der kurzzeitig beschäftigte Arbeitnehmer einen Anspruch darauf.

Beträgt die Dauer der kurzfristigen Einstellung weniger als einen Monat, entfällt für Sie als Arbeitgeber die Nachweispflicht über die grundlegenden Arbeitsbedingungen gegenüber dem Arbeitnehmer. Andernfalls besteht sie wie bei regulär Angestellten auch und muss dem kurzfristig Beschäftigten spätestens einen Monat nach Arbeitsbeginn ausgehändigt werden.

Wie sieht der Arbeitsvertrag kurzfristig Beschäftigter aus?

Der Arbeitsvertrag kurzfristig Beschäftigter muss neben den üblichen Inhalten eines Arbeitsvertrages zwingend den genauen Zeitraum der Beschäftigung angeben - also sowohl das Datum des Beginns als auch des Ausscheidens. Nur ein Arbeitsverhältnis, das von vornherein (auf maximal 3 Monate) befristet wird, kann als kurzzeitig anerkannt werden.

Weiterhin muss ein Arbeitsvertrag kurzfristig Beschäftigter das kurzfristige Arbeitsverhältnis in einer eigenen Klausel benennen und näher erläutern. Diese Klausel verpflichtet den Arbeitnehmer zu einer wahrheitsgemäßen, vollständigen Angabe seines beruflichen Status. Weiterhin schließt sie Status wie "arbeitssuchend", "ausbildungssuchend" sowie eine aktuelle Elternzeit oder unbezahlte Beurlaubung aus. Der kurzfristig Beschäftigte versichert mit seiner Unterzeichnung der Klausel darüber hinaus, dass er die Grenze von 3 Monaten beziehungsweise 70 Arbeitstagen im Rahmen anderweitiger kurzfristiger Beschäftigungen noch nicht überschritten hat und auch mit Aufnahme des neuen Arbeitsverhältnisses nicht überschreiten wird.

Durch einen solchen Paragraphen im Vertrag stellen Sie sicher, dass der Arbeitnehmer im Falle von Falschangaben für deren finanzielle Folgen haftet - fallen also unerwartet Sozialangaben an, muss er sowohl seinen als auch Ihren Anteil bezahlen.

Auch der Urlaub sollte vertraglich geregelt sein: Von Gesetzeswegen haben Angestellte, die für mindestens einen Monat beim selben Arbeitgeber angestellt sind, den regulären Anspruch auf Erholungsurlaub.

Wann empfiehlt sich die Einstellung geringfügig Beschäftigter?

Wenn Sie nur vorübergehend (und nicht länger als 3 Monate) Bedarf an zusätzlichem Personal haben, erspart Ihnen die Einstellung eines Kurzzeitbeschäftigten viel Aufwand, Bürokratie und auch Kosten.

Beispiele, wofür kurzfristig Beschäftigte eingesetzt werden, sind:

  • als Vertretung für erkrankte Angestellte
  • als Vertretung für Angestellte im Mutterschutz
  • als Urlaubsvertretung
  • als Saisonarbeiter (z.B. Erntehelfer oder in der Tourismus-Branche)
  • als Inventur-Aushilfe
  • als Aushilfe auf Messen, Ständen, Catering-Veranstaltungen usw.
  • wenn vorübergehend ein starker Kundenandrang vorhersehbar ist

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