Mitarbeiterin unterzeichnet Vertrag für kurzfristige Beschäftigung
  • Arbeitszeit

Voraussetzungen für eine kurzfristige Beschäftigung

Jazmin Lopez

Was bedeutet kurzfristige Beschäftigung?

Eine kurzfristige Beschäftigung ist ein nicht-hauptberufliches Arbeitsverhältnis. Es muss von vornherein auf längstens drei Monate oder alternativ 70 Arbeitstage befristet sein. Diese Zeiträume beziehen sich jeweils auf ein Kalenderjahr.

Eine kurzfristige Beschäftigung gehört neben dem Minijob zu den geringfügigen Beschäftigungen.

Dabei müssen Sie auch bei kurzfristig Beschäftigten an Ihre Pflicht zur Arbeitszeiterfassung denken (EuGH-Urteil vom 24. Mai 2019).

Zwei Männer unterhalten sich im Büro

Allgemeine Voraussetzungen

Wird die Maximaldauer von 70 Arbeitstagen überschritten, gilt die Beschäftigung nicht mehr als “kurzfristig”. Auch mit einem Jahreswechsel dazwischen darf die Beschäftigung nicht länger als drei Monate oder 70 Arbeitstage am Stück andauern.

Beispiele für kurzfristig Beschäftigte sind Studierende oder Schüler*innen, die während der Ferien arbeiten, oder aber Komparsen, die gelegentlich für einen Tag vor der Kamera stehen.

Eine berufsmäßig ausgeübte Beschäftigung würde hingegen vorliegen, wenn der*die Arbeitnehmer*in ansonsten keiner Tätigkeit nachgeht, die zielführend für seinen oder ihren beruflichen Werdegang ist.

"Nicht berufsmäßig" Arbeitende: Wer zählt konkret dazu?

Eine kurzfristige Beschäftigung kann nur dann vorliegen, wenn der*die Arbeitnehmer*in nicht seinen Lebensunterhalt damit verdient, die Beschäftigung also von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung ist. Diese Voraussetzungen erfüllen zum Beispiel die folgenden Personengruppen:

  • Arbeitnehmer*innen in einem versicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis
  • Schüler*innen
  • Studierende
  • Personen zwischen Schulabschluss und Studienbeginn
  • Bundesfreiwilligendienstleistende
  • Personen im freiwilligen sozialen oder ökologischen Jahr
  • Personen im freiwilligen Wehrdienst
  • Zivildienstleistende
  • Beziehende von Vorruhestandsgeld
  • Selbstständige
  • Rentner*innen

Vorsicht bei mehreren kurzfristigen Beschäftigungen

Übt ein*e Arbeitnehmer*in mehrere kurzfristige Beschäftigungen im selben Kalenderjahr aus - insbesondere bei verschiedenen Arbeitgebern -, kann es schnell zu Fehlern kommen, die oft mit erheblichen finanziellen Nachteilen verbunden sind.

Was ist bei der Prüfung zu beachten?

Mehrere unmittelbar nacheinander folgende kurzfristige Beschäftigungen müssen in ihrer Dauer zusammengerechnet werden. Die Gesamtdauer darf maximal drei volle Monate oder 90 Tage betragen.

Dies gilt auch, wenn während des Beschäftigungszeitraums ein Jahreswechsel stattfindet: Die zusammenhängenden Arbeitszeiträume dürfen dann nicht auf die Jahre aufgeteilt werden (sodass der kurzfristig Beschäftigte sechs Monate am Stück arbeiten könnte), sondern ihre Maximaldauer beträgt ebenfalls 90 Kalendertage.

Sind die Beschäftigungen nicht direkt hintereinander, liegt die maximale Arbeitszeit ebenfalls bei 90 Kalendertagen pro Kalenderjahr. Volle Kalender- sowie Zeitmonate werden jeweils mit 30 Kalendertagen angerechnet.

Werden die Beschäftigungen durchgehend oder teilweise an weniger als fünf Arbeitstagen pro Woche ausgeübt, darf die Summe maximal 70 Arbeitstage im Kalenderjahr betragen. Sind die Beschäftigungen nicht direkt aufeinanderfolgend und werden sie nicht für volle Kalender-/ Zeitmonate ausgeübt, liegt die Obergrenze ebenfalls bei 70 Arbeitstagen.

Übt der*die Arbeitnehmer*in mehrere kurzfristige Beschäftigungen beim selben Arbeitgeber aus, müssen mindestens zwei Monate zwischen den einzelnen Zeiträumen liegen.

Es ist nicht zulässig, von vornherein mehrere kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse mit demselben Arbeitgeber zu vereinbaren.

Für das Entgelt gibt es bei einer kurzfristigen Beschäftigung keine Beschränkungen wie es zum Beispiel bei einem Minijob, bei dem man aufs Jahr gerechnet maximal 450 Euro pro Monat verdienen darf, der Fall ist.

Die Bedingungen kurz & knapp

Zusammengefasst gelten folgende Anforderungen für kurzfristig Beschäftigte:

  • Voraussetzung 1: Keine berufsmäßige Ausübung der Tätigkeit.
  • Voraussetzung 2: Keine von vornherein geplanten wiederholten Einsätze beim selben Arbeitgeber.
  • Voraussetzung 3: Die Summe von drei Monaten oder 70 Arbeitstagen pro Kalenderjahr darf nicht überschritten werden.
  • Voraussetzung 4: Durchgehende Beschäftigungen über den Jahreswechsel hinweg dürfen nicht auf beide Jahre aufgeteilt werden.
  • Außerdem gut zu wissen: Verdient der*die Arbeitnehmer*in nicht mehr als 450 Euro im Monat, fällt die Beschäftigung unter die Kategorie Minijob und ist somit geringfügig.

Geringfügig entlohnte Beschäftigungen in der Praxis

Kurzfristige Beschäftigungen werden nicht durchs Arbeitsrecht, sondern durchs Sozialgesetzbuch (SGB IV) geregelt. Die Beschäftigten profitieren von einem höheren Bruttogehalt. Abzüge erhalten sie lediglich für Lohn- und Kirchensteuer sowie den Solidaritätszuschlag - sie bezahlen jedoch keine Sozialabgaben (Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung).

Arbeitgeber, die nur vorübergehend einen erhöhten Bedarf an Mitarbeiter*innen haben, profitieren von der günstigen und unkomplizierten Anstellung. Sie ermöglicht eine gute Planbarkeit und hohe Flexibilität.

Mitarbeiter*innen, die in einem kurzfristigen Beschäftigungsverhältnis angestellt sind, unterliegen nicht dem Kündigungsschutzgesetz.

Welche Zahlungen und Abzüge verbleiben?

Geringfügig Beschäftigte müssen vom Arbeitgeber versteuert werden. Dabei besteht sowohl die Möglichkeit einer individuellen Versteuerung gemäß der Steuerklasse oder einer Pauschalversteuerung.

Letztere ist nur dann möglich, wenn das durchschnittliche tägliche Gehalt maximal 120 Euro und der Stundenlohn maximal 12 Euro beträgt sowie die Beschäftigungsdauer 18 zusammenhängende Arbeitstage nicht überschreitet. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann auf den Abruf der elektronischen Lohnsteuerkarte verzichtet werden.

Der Arbeitgeber hat ebenfalls die Möglichkeit, die Lohnsteuer für einzelne Tage abzurechnen. Dies ist allerdings mit sehr hohen Abzügen für die Arbeitnehmer*innen verbunden, da der tatsächlich verdiente Lohn auf einen kompletten Monat hochgerechnet und von einem dementsprechend höheren "Monatslohn" ausgegangen wird. Der Beschäftigte hat dann nur die Möglichkeit, die übermäßig entrichtete Lohnsteuer mit seiner Jahressteuererklärung zurückzufordern.

Der Arbeitgeber muss auch kurzfristig Beschäftigte bei der gesetzlichen Unfallversicherung anmelden und Beiträge an die Berufsgenossenschaft zahlen. Weiterhin fallen einige kleine Beträge an die Minijob-Zentrale an. Hierzu zählen die Umlagen zwecks Ausgleich von Aufwendungen bei Krankheit (U1), Schwangerschaft und Mutterschaft (U2) sowie beim möglichen Eintreten einer Insolvenz.

Ab einer Beschäftigungsdauer von vier Wochen haben Arbeitnehmer*innen Anspruch auf eine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

Was ist vor der Einstellung noch zu beachten?

Auch bei einer kurzfristig angestellten Person muss der Betriebsrat mit ihrer Einstellung einverstanden sein.

Haben die regulär angestellten Mitarbeiter*innen einen Tarifvertrag, haben auch die kurzzeitig Beschäftigten einen Anspruch darauf.

Ist die Dauer der kurzfristigen Einstellung kürzer als ein Monat, entfällt für Arbeitgeber die Nachweispflicht über die grundlegenden Arbeitsbedingungen gegenüber den Beschäftigten. Andernfalls besteht sie wie bei regulär Angestellten auch und muss den Beschäftigten spätestens einen Monat nach Arbeitsbeginn gegeben werden.

Wie sieht der Arbeitsvertrag kurzfristig Beschäftigter aus?

Der Arbeitsvertrag kurzfristig Beschäftigter muss neben den üblichen Inhalten eines Arbeitsvertrages zwingend den genauen Zeitraum der Beschäftigung angeben. Sowohl das Datum des Beginns als auch des Ausscheidens. Nur ein Arbeitsverhältnis, das von vornherein (auf maximal drei Monate) befristet wird, kann als kurzzeitig anerkannt werden.

Außerdem muss ein Arbeitsvertrag solcher Beschäftigter das kurzfristige Arbeitsverhältnis in einer eigenen Klausel benennen und näher erläutern. Diese Klausel verpflichtet den*die Arbeitnehmer*in zu einer wahrheitsgemäßen, vollständigen Angabe des beruflichen Status. Weiterhin schließt sie Status wie "arbeitssuchend", "ausbildungssuchend" sowie eine aktuelle Elternzeit oder unbezahlte Beurlaubung aus. Die kurzfristig Beschäftigten versichern mit ihrer Unterzeichnung der Klausel darüber hinaus, dass sie die Grenze von drei Monaten beziehungsweise 70 Arbeitstagen durch andere kurzfristige Beschäftigungen noch nicht überschritten haben und auch mit der Aufnahme des neuen Arbeitsverhältnisses nicht überschreiten werden.

Durch einen solchen Paragraphen im Vertrag stellen Sie sicher, dass der*die Arbeitnehmer*in im Falle von Falschangaben für deren finanzielle Folgen haftet. Fallen also unerwartet Sozialabgaben an, muss er*sie beide Anteile bezahlen.

Auch der Urlaub sollte vertraglich geregelt sein: Von Gesetzes wegen haben Angestellte, die für mindestens einen Monat beim selben Arbeitgeber angestellt sind, den regulären Anspruch auf Erholungsurlaub.

Wann empfiehlt sich die Einstellung geringfügig Beschäftigter?

Wenn Sie nur vorübergehend (und nicht länger als drei Monate) Bedarf an zusätzlichem Personal haben, erspart Ihnen die Einstellung von Kurzzeitbeschäftigten viel Aufwand, Bürokratie und auch Kosten.

Beispiele, wofür kurzfristig Beschäftigte eingesetzt werden, sind:

  • als Vertretung für erkrankte Angestellte
  • als Vertretung für Angestellte im Mutterschutz
  • als Urlaubsvertretung
  • als Saisonarbeiter*innen (z.B. Erntehelfer*innen oder in der Tourismus-Branche)
  • als Inventur-Aushilfe
  • als Aushilfe auf Messen, Ständen, Catering-Veranstaltungen usw.
  • wenn vorübergehend ein starker Kundenandrang absehbar ist

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