Strategische Personalplanung als Instrument des Managements

Strategische Personalplanung, auch bekannt als strategic workforce planing, ist ein Instrument der Personalplanung, das die Entwicklungsstrategie des Unternehmens mit den Entwicklungsperspektiven der Humanressourcen abgleicht. Worum geht es bei der Personalplanung? Was sind die Herausforderungen? Wie können sie mit einer Personalverwaltungssoftware beantwortet werden? Wir leiten Sie an.

Was ist strategische Personalplanung?

Strategische Personalplanung ist in der Welt der Personalabteilungen in Mode gekommen. Weit mehr als nur ein Hype, ist die strategische Personalplanung in Wirklichkeit für alle Unternehmen unumgänglich geworden. Denn der strategische Einsatz von Talenten ist in allen Wirtschaftszweigen relevant.

Ein neuer Kontext für die Unternehmen

Nach den Veränderungen, die durch Covid-19 ausgelöst wurden, stehen die Unternehmen nun vor einem großen Wandel der Berufe. Mit der Entwicklung von künstlicher Intelligenz oder der Ausweitung von Technologien verändern sich die bisherigen Arbeitsplätze. Währenddessen entstehen neue Berufe. Das Umfeld der Unternehmen verändert sich aus mehreren Gründen:

• Die Entwicklung einer Plattformökonomie, die Nutzer und Anbieter direkt miteinander in Verbindung bringt.

• Die Entwicklung neuer Technologien wie künstliche Intelligenz, virtuelle Realität oder auch Robotik.

• Das angespannte wirtschaftliche Umfeld aufgrund von Finanz- oder Gesundheitskrisen, steigenden Produktionskosten und der Verpflichtung zur Rentabilität.

Für das Personalwesen nehmen die Veränderungen die Form der Gesichter der "Millennials" an, die zwischen 1980 und 2000 geboren wurden. Sie wurden mit der Digitalisierung in den Adern geboren und haben höhere Erwartungen an die Arbeitsbedingungen und die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben.

Eine Planung der Humanressourcen

Aufgrund der ständigen Veränderungen ist strategische Personalplanung ein Muss. Strategic Workforce Planning ist ein Prozess der Arbeitskräfteanalyse, den eine Organisation durchführt. Auf der Grundlage der durch HR-Analytics erhobenen Daten, kann es sinnvolle Entscheidungen über seinen kurz-, mittel- und langfristigen Personalbedarf treffen. Es geht darum, die Geschäftsstrategie mit dem Personalmanagement zu korrelieren, um sicherzustellen, dass die am besten geeigneten Personen zur richtigen Zeit am richtigen Ort und zu den geringsten Kosten zur Verfügung stehen.

Die zur Erreichung der Unternehmensziele erforderlichen Talente können intern gefunden und ausgebildet oder auf dem Arbeitsmarkt angeworben werden. Diese Strategie ist ein Steuerungsinstrument auf dem Weg zur Transformation und ermöglicht es gleichzeitig, die Entwicklung der Kompetenzen zu antizipieren. Dies ermöglicht es, die Kompetenzen zu planen, die das Unternehmen in Zukunft benötigen wird.

Die Bedeutung von strategischer Personalplanung für das Unternehmen

"Der beste Weg, die Zukunft vorauszusehen, ist, sie zu gestalten", sagte Peter Drucker. Der berühmte Wirtschaftswissenschaftler betonte die Bedeutung der Antizipation bei der Planung langfristiger Ziele. Planen hilft, die Ungewissheit in Bezug auf die Zukunft zu verringern. Das gilt für natürliche Ressourcen und Materialien. Für die Humanressourcen bleibt es aktueller denn je.

Die strategische Personalplanung ermöglicht es, in einer strategischen Logik die festgelegten finanziellen Ziele zu erreichen, insbesondere durch das Engagement der Mitarbeiter und die Bildung von Teams, die effektiv zusammenarbeiten. Dies setzt mehrere Schwerpunkte voraus. Die ersten Stichworte sind Antizipation und Anpassung der Beschäftigung an die Unternehmensstrategie. Zweitens müssen die Veränderungen bei den Kompetenzen und die Entwicklung der Berufe konkret geplant werden. Diese Planung ist Teil einer Politik der Geschäftsentwicklung und der Risikominderung. Drittens müssen Unternehmen das Mitarbeiterengagement messen, um relevante Zahlen für weitere Maßnahmen zu erlangen.

Finanzielle Ziele

Die Entwicklung eines Unternehmens hängt sowohl von finanziellen Daten als auch von den Humanressourcen ab. Die Lohnsumme ist ein unbestreitbarer Kostenfaktor, aber sie dient vor allem dazu, Einnahmen für das Unternehmen zu generieren. Die Analyse der HR-Daten ermöglicht es, die Personalorganisation zu optimieren, um die Rentabilität zu steigern.

Mitarbeiter, die sich für das Unternehmen engagieren

Das Engagement der Mitarbeiter für ihren Arbeitgeber ist einer der Schlüssel zur Erreichung der Ziele. Wenn Mitarbeiter ihr Unternehmen als mehr als nur eine Einkommensquelle betrachten und sich für den Erfolg der Unternehmensziele einsetzen, führt dies zu einer höheren Produktivität und weniger Fehlzeiten. Die Planung der Personalstruktur berücksichtigt diese Tatsache, um den zukünftigen Bedarf an Arbeitskräften zu decken.

Wie implementiert man Strategische Personalplanung?

Um eine strategische Personalplanung in einem Unternehmen einzuführen, müssen mehrere Schritte unternommen werden.

Von der Unternehmensstrategie ausgehen

Bei der Planung der Belegschaft ist es wichtig, die Belegschaft mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Das bedeutet, dass Sie die kurz-, mittel- und langfristigen Unternehmensziele analysieren müssen. Auf dieser Grundlage können die zur Erreichung dieser Ziele erforderlichen Qualifikationen festgelegt werden.

Analyse der aktuellen Personalressourcen

Der zweite Schritt einer strategischen Personalplanung besteht darin, sich einen Überblick über die aktuelle Personalsituation im Unternehmen zu verschaffen. Dies kann insbesondere auf der Grundlage von HR-Analysen und HR-Kennzahlen geschehen, wie z. B. :

• Engagementrate der Mitarbeiter

• Return on Training Investment (ROI)

• Fehlzeitenquote

• Fluktuationsrate

Wenn es darum geht, die aktuellen Kompetenzen eines Unternehmens zu analysieren, reicht ein rein quantitatives Vorgehen nicht aus, sodass qualitative Indikatoren herangezogen werden müssen.

Identifizieren und messen Sie den Bedarf an Kompetenzen

Mit dem so aufgebauten Dashboard hat das Unternehmen ein perfektes Bild der Kompetenzen, die es vereint. So kann es feststellen, welche Kompetenzen ihm derzeit fehlen und welche es in Zukunft benötigen wird. Der Begriff der Kompetenzen ist weit gefasst und umfasst Wissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten. Manchmal ist es unerlässlich, auch Persönlichkeitsmerkmale einzubeziehen, die mit der Unternehmenskultur vereinbar sind. Die strategische Zukunftsvision steht vor der Herausforderung, die in der Zukunft benötigten Berufe zu erahnen. Das liegt daran, dass sich die Berufe in Wirklichkeit ständig weiterentwickeln. Sie passen sich dem technologischen Umfeld an, während gleichzeitig neue Arbeitsplätze geschaffen werden. Aus diesem Grund muss sich das Unternehmen mehr auf die Kompetenzen konzentrieren als auf die Identifizierung von Berufen.

Die Messung der zukünftigen Transformationen erfolgt auf globaler Ebene mit der Festlegung von Ausbildungsschwerpunkten, strukturellen Anpassungen. Dies gilt auf individueller Ebene durch eine individuelle Unterstützung der Entwicklung der vorhandenen Arbeitnehmer und der neu eingestellten Mitarbeiter. Der Aspekt der Personalbeschaffung ist wichtig, da er es dem Unternehmen ermöglicht, Kompetenzen zu erwerben, die ihm sowohl qualitativ als auch quantitativ fehlen.

Szenarien modellieren

Auf der Grundlage seiner Entwicklungsziele und des ermittelten Kompetenzbedarfs kann das Unternehmen einen Blick in die Zukunft werfen. Von daher handelt es sich um eine gemeinsame Arbeit der Personalverantwortlichen und der Geschäftsleitungen. Der strategische Plan muss sich auf die für das Unternehmen wesentlichen Arbeitsplätze konzentrieren, d. h. auf diejenigen, die für die Geschäftstätigkeit des Unternehmens unerlässlich sind. Ein Beispiel sind die Programmierer in einem IT-Unternehmen. Man sollte jedoch noch einen Schritt weiter gehen und an den Jobs arbeiten, mit denen die Geschäftsziele erreicht und die Kunden zufrieden gestellt werden können.

Im Beispiel der Computerfirma könnten dies Vertriebsmitarbeiter sein, die die Kunden beraten, oder Grafiker, die das Produkt ins rechte Licht rücken. Der Grund für die Konzentration auf diese wichtigen und kritischen Arbeitsplätze ist die geringe Wahrscheinlichkeit, dass in allen Positionen des Unternehmens Leistungsträger benötigt werden. Da niemand ein Hellseher ist, kann die Strategie angepasst werden, indem mehrere mögliche Szenarien in Betracht gezogen werden. Dies ist eine komplexe Aufgabe, denn es müssen sowohl die Wirtschaftslage und die technologischen Entwicklungen als auch plötzliche Ereignisse wie Covid-19 berücksichtigt werden.

Dieses letzte Beispiel ist besonders aussagekräftig, da das Unternehmen, das eine breite Nutzung der Telearbeit vorausgesehen hatte, die Herausforderungen in Bezug auf das Management, die persönlichen Qualitäten der Mitarbeiter oder auch die Motivation analysiert hatte. Dies ermöglichte es ihnen, sich anzupassen, während andere Wirtschaftsakteure noch in der Phase des Fragens waren.

Die Strategie bewerten und anpassen

Die Einführung einer strategischen Personalplanung erfordert eine Steuerung. Denn es ist wichtig, die eingeführte Strategie zu analysieren, um sie gegebenenfalls anzupassen. Anstatt einer Strategischen Personalplanung blind zu folgen, ist es effektiver, ihr bei der Arbeit zuzusehen und sie ständig anzupassen, insbesondere in Abhängigkeit von den geschäftlichen Umständen.

Online-Software für Personalmanagement und strategische Personalplanung

Ein Ansatz zur strategischen Personalplanung beruht sowohl auf einem Verständnis der Entwicklungen in der Arbeitswelt als auch auf der Zusammenstellung von HR-Daten. Letztere sind unverzichtbare Indikatoren für die Entwicklung einer strategischen Planung. Sie sind ebenso wichtig für die Umsetzung und Überwachung der Planung.

Eine Personalverwaltungssoftware ist mehr als nur ein Werkzeug zur Erfassung von An- und Abwesenheiten, sie ermöglicht den sofortigen Zugriff auf Personaldaten und HR-Kennzahlen. Das bedeutet eine bessere Analyse der Leistung der Beschäftigten eines Unternehmens durch eine Gesamtansicht in Echtzeit. Die Messung der Kompetenzen der Arbeitnehmer und deren zentrale Erfassung ist eine Stärke von Online-Personalverwaltungssoftware. So kann das Unternehmen sicher sein, dass es über aktuelle und damit relevante Daten verfügt.

Die Nutzung von Online-Software zur Extraktion relevanter HR-Indikatoren ist eine effektive Lösung in einem sich ständig ändernden Umfeld und Kontext. Dies ermöglicht es, das Strategic Workforce Planning anzupassen, um es leistungsfähiger zu machen.