1. Wie sieht die deutsche und europäische Gesetzeslage aus?
Die allgemein verbreitete Meinung zur Handhabung von Resturlaub lautete schon vor dem EuGH-Urteil: Nicht in Anspruch genommener Urlaub verfällt am 31. März des Folgejahres. Das entsprach allerdings nicht der geltenden deutschen Rechtsprechung, auch wenn viele Unternehmen diese Regelung schon damals so handhabten.
Das besagt das Bundesurlaubsgesetz
Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) ließ keinen Raum für Missverständnisse: Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr in Anspruch genommen werden, wenn der Tarifvertrag oder der Arbeitsvertrag nicht etwas anderes festlegt. Er wird nicht ins Folgejahr übertragen.
Das ändert sich durch den Beschluss des EuGH
Seit November 2018 gelten auf europäischer Ebene allerdings andere Gegebenheiten. Laut Beschluss des EuGH (Europäischer Gerichtshof) verfällt nicht in Anspruch genommener Urlaub nicht automatisch am Jahresende, wenn kein Urlaubsantrag durch die Arbeitnehmer*innen gestellt wurde.
Am 12. Februar 2019 übernahm das BAG das europäische Urteil in deutsches Recht. Das führt allerdings nicht zu der eingangs erwähnten automatischen Verlängerung für die Urlaubsübertragung. Verwirrend mag auf den ersten Blick erscheinen, dass auch nach der Anpassung an europäisches Recht der Paragraph 7, Absatz 3 BUrlG unverändert weiterhin gültig ist. Demnach muss der Urlaub weiterhin während des laufenden Jahres in Anspruch genommen werden.
2. Die Pflichten des Arbeitgebers
Neu bei der Handhabung von Urlaubsübertragung ist die Mitverantwortung des Arbeitgebers. Er ist verpflichtet, seinen Arbeitnehmer*innen eventuell noch verfügbaren Resturlaub zu berechnen und rechtzeitig zu melden. Auch muss er darauf hinweisen, dass der restliche Urlaub verfällt, wenn er bis Jahresende nicht in Anspruch genommen wird.
Erst, wenn der Arbeitgeber seiner Mitteilungspflicht nachgekommen ist und diese auch nachweisen kann, ist er berechtigt, eine Urlaubsübertragung abzulehnen. Ist das nicht der Fall, bleibt das Recht auf Urlaubsübertragung bestehen und die Arbeitnehmer*innen können ihren Resturlaub im Folgejahr nehmen.
3. Welche Ausnahmen gibt es?
Hoher Arbeitsanfall
Es kann auch andere Gründe dafür geben, sein Recht auf Urlaubsübertragung zu behalten. Gibt es beispielsweise hohen Arbeitsanfall, der die Anwesenheit der Arbeitnehmer*innen im Betrieb erfordert, können sie sich darauf berufen.
Krankheit
Auch bei langer Krankheit besteht das Recht, eine entsprechende Urlaubsübertragung in Anspruch zu nehmen. Hier hat das EuGH bereits im Jahr 2009 eindeutig entschieden: Urlaub, der wegen langer Krankheit nicht angetreten werden konnte, verfällt nicht automatisch zum Jahresende.
Einschränkungen
Es gibt jedoch eine Einschränkung: Während einer Krankheit angesparter Urlaub muss innerhalb von 15 Monaten nach Ablauf des Urlaubsjahres angetreten werden. Daraus hat das BAG im Jahr 2012 die Regelung abgeleitet, dass Urlaub nach langer Krankheit spätestens am 31. März des übernächsten Jahres verfällt.
4. Welche Urlaubstage können am Ende des Jahres verfallen?
Gesetzlicher Urlaubsanspruch bei Krankheit
Allerdings beziehen sich die Urteile zur Behandlung der Urlaubsübertragung nach langer Krankheit nur auf den gesetzlichen Urlaubsanspruch.
Dieser beträgt 20 Urlaubstage jährlich bei einer Fünf-Tage-Woche. Für alle Urlaubstage, die vom Arbeitgeber über den Mindesturlaub hinaus freiwillig gewährt werden, kann es im Arbeitsvertrag die Regelung geben, ihn zum Ende des Arbeitsjahres verfallen zu lassen.
Unterschiedliche Auslegungen von EuGH und deutschem Recht
Das EuGH vertritt im Gegensatz zum bisherigen deutschen Recht die Auffassung, dass Urlaubsansprüche nur dann selbsttätig verfallen und eine Urlaubsübertragung ausschließen, wenn die Arbeitnehmer*innen tatsächlich in der Lage gewesen wären, ihren Jahresurlaub in vollem Umfang anzutreten.
Diese Bedingung ist allerdings erst dann erfüllt, wenn der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer*innen gegebenenfalls ausdrücklich auffordert, das zu tun. Auch muss er sie darauf hinweisen, dass der restliche Urlaub sonst verfällt.
5. Neue Pflichten für Arbeitgeber
Mitteilungs- und Aufforderungspflichten
Es geht also beim Recht auf Urlaubsübertragung vor allem um neue Mitteilungs- und Aufforderungspflichten für Arbeitgeber. Seit der Übernahme europäischen Rechts erfordert nicht genommener Urlaub auf Arbeitgeberseite einiges an organisatorischem Mehraufwand.
Beweispflicht
Im Zentrum der neuen Arbeitgeberpflichten steht der Nachweis, die durch das BAG festgelegten Anforderungen für die Urlaubsübertragung erfüllt zu haben.
Um der Beweispflicht nachkommen zu können, müssen Unternehmen ihre diesbezüglichen Mitteilungen in jedem Fall schriftlich auf den Weg bringen und sie archivieren. Die Informationspflicht des Unternehmens umfasst auch den Hinweis, dass nicht genommener Resturlaub zum Verfall des Urlaubsanspruchs am Ende des Arbeitsjahres führt.
Das BAG bezeichnet diese Vorgehensweise als "konkrete Aufforderung", den Urlaub anzutreten. Die bisherige Vorgehensweise vieler Unternehmen, die Resturlaubstage in der monatlichen vorbereitenden Lohnbuchhaltung zu berechnen und anschließend in der Lohnabrechnungen anzuführen, dürfte nach geltender Rechtssprechung voraussichtlich nicht ausreichend sein.
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Individuelle oder allgemeine Mitteilung?
Ebenfalls ist noch nicht endgültig geklärt, ob alle Angestellten persönlich angesprochen werden müssen, oder ob ein allgemeiner Hinweis ausreicht - beispielsweise durch einen Anschlag am Schwarzen Brett oder eine Rundmail. Es empfiehlt sich daher, bis zur rechtsgültigen Klärung dieser Frage die individuelle Absprache vorzuziehen und dabei auch den jeweiligen konkreten Resturlaub anzuführen.
Zu den Mitteilungspflichten des Arbeitgebers gehört auch die unmissverständliche Angabe des Zeitpunkts, zu dem der Verfall des Urlaubsanspruchs in Kraft tritt, beispielsweise zum Jahresende oder zum 31. März des Folgejahres. Wichtig ist dabei die Berücksichtigung des Begriffs "rechtzeitig" im Sinne des BAG. Allerdings gibt es dazu keine konkreten Richtlinien.
Prinzipiell gilt für Rechtzeitigkeit: Die Aufforderung muss spätestens zu einem Zeitpunkt erfolgen, zu dem die Arbeitnehmer*innen noch genügend Zeit haben, den verbleibenden Urlaub zu nehmen. Mit anderen Worten: Je länger der Resturlaub ist, desto früher muss die Aufforderung erfolgen. Ebenfalls nicht endgültig geklärt ist die Frage, ob ein allgemeiner Hinweis zu Beginn des Urlaubsjahres genügt, um der Forderung nach Rechtzeitigkeit zu genügen.
6. Verfallener Urlaub als rechtsfreier Raum
Wie sich die Rechtslage bei verfallenen Urlaubsansprüchen aus vergangener Zeit darstellt, ist seit der Übernahme europäischen Rechts noch völlig ungeklärt. Mitteilungen aus dem Bundesarbeitsgericht sprechen davon, dass Arbeitnehmer*innen nun prüfen können, ob möglicherweise aus früheren Jahren Urlaubsansprüche bestehen, die bisher als verfallen galten.
Diese Art, das Problem anzusprechen, lässt darauf schließen, dass das BAG es als sinnvoll erachtet, verfallene Urlaubsansprüche aus der Zeit vor 2018 vor den Arbeitsgerichten einzufordern. Das würde dazu führen, dass sich mit der Zeit eine gültige Rechtssprechung herauskristallisiert.
Es gibt Anlass zur Vermutung, dass die Gerichte Ansprüche aus nicht gewährter Urlaubsübertragung für das Jahr 2018 zusprechen werden - dies insbesondere dann, wenn Arbeitgeber sich auf den vorher praktizierten automatischen Verfall des Urlaubsanspruchs berufen.
Wahrscheinlich werden die Gerichte den Standpunkt vertreten, dass die neuen Anforderungen bereits mit dem Urteil des EuGH vom 6. November 2018 feststanden. Es hätte also noch genügend Zeit gegeben Arbeitnehmer*innen zum Antritt ihres Resturlaubs aufzufordern.