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Urlaubsübertrag im Unternehmen

Frank Mittag

Anrechnung von Resturlaub: Was Sie dabei beachten müssen

Bei der Regelung des Urlaubsübertrags bestanden zwischen geltendem deutschen und europäischen Recht in den vergangenen Jahren einige Unterschiede. Obwohl europäisches Recht prinzipiell über nationalem Recht steht, ist eine eindeutige Rechtslage erst hergestellt, wenn die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs in nationales Recht übernommen wird. Beim Urlaubsübertrag ist das im Februar 2019 durch das BAG (Bundesarbeitsgericht) erfolgt.

Urlaubsübertrag aus der Sicht deutscher und europäischer Rechtssprechung

Die allgemein verbreitete Meinung zur Handhabung von Resturlaub lautete schon vor dem EuGH-Urteil: Nicht in Anspruch genommener Urlaub verfällt am 31. März des Folgejahres. Das entsprach allerdings nicht der geltenden deutschen Rechtssprechung, auch wenn vieler Unternehmen diese Regelung schon damals so handhabten. Das Bundesurlaubsgesetz ließ in dieser Angelegenheit keinen Raum für Missverständnisse: Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr in Anspruch genommen werden, wenn der Tarifvertrag oder der Arbeitsvertrag nicht etwas anderes festlegt.

So lautet der Gesetzestext laut Paragraph 7, Absatz 3 im BUrlG (Bundesurlaubsgesetz) wörtlich: "Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen.“

Seit November 2018 gelten auf europäischer Ebene allerdings andere Gegebenheiten. Laut Beschluss des EuGH (Europäischer Gerichtshof) verfällt nicht in Anspruch genommener Urlaub nicht automatisch am Jahresende, wenn kein Urlaubsantrag durch den Arbeitnehmer gestellt wurde.

Am 12. Februar 2019 übernahm das BAG das europäische Urteil in deutsches Recht. Das führt allerdings nicht zu der eingangs erwähnten automatischen Verlängerung für den Urlaubsübertrag. Verwirrend mag auf den ersten Blick erscheinen, dass auch nach der Anpassung an europäisches Recht der Paragraph 7, Absatz 3 BUrlG unverändert weiter Gültigkeit hat. Demnach muss der Urlaub weiterhin während des laufenden Jahres in Anspruch genommen werden.

Europäisches Recht als Auslegungsrichtlinie

Neu bei der Handhabung von Urlaubsübertrag ist die Mitverantwortung des Arbeitgebers. Er ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer eventuell noch verfügbaren restlichen Urlaub rechtzeitig zu melden. Auch muss er darauf hinweisen, dass der restliche Urlaub verfällt, wenn er bis Jahresende nicht in Anspruch genommen wird.

Erst, wenn der Arbeitgeber seiner Mitteilungspflicht nachgekommen ist und diese auch nachweisen kann, ist er berechtigt, einen Urlaubsübertrag abzulehnen. Ist das nicht der Fall, bleibt das Recht auf Urlaubsübertrag bestehen und der Arbeitnehmer kann seinen Resturlaub im Folgejahr antreten.

Allerdings kann es auch andere Gründe dafür geben, sein Recht auf Urlaubsübertrag zu behalten. Gibt es beispielsweise hohen Arbeitsanfall, der die Anwesenheit des Arbeitnehmers im Betrieb erfordert, kann er sich darauf berufen.

Auch bei langer Krankheit besteht das Recht, einen entsprechenden Urlaubsübertrag in Anspruch zu nehmen. Hier hat das EuGH bereits im Jahr 2009 eindeutig entschieden: Urlaub, der wegen langer Krankheit nicht angetreten werden könnte, verfällt nicht automatisch zum Jahresende.

Allerdings gibt es eine Einschränkung im Interesse einer tarifvertraglichen Regelung: Während einer Krankheit angesparter Urlaub muss innerhalb von 15 Monaten nach Ablauf des Urlaubsjahres angetreten werden. Daraus hat das BAG im Jahr 2012 die Regelung abgeleitet, dass Urlaub nach langer Krankheit spätestens am 31. März des übernächsten Jahres verfällt.

Allerdings beziehen sich die Urteile zur Behandlung des Urlaubsübertrags nach langer Krankheit nur auf den gesetzlichen Mindesturlaub. Dieser beträgt 20 Urlaubstage jährlich bei einer Fünf-Tage-Woche. Für alle Urlaubstage, die vom Arbeitgeber über den Mindesturlaub hinaus freiwillig gewährt werden, kann es im Arbeitsvertrag die Regelung geben, ihn zum Ende des Arbeitsjahres verfallen zu lassen.

Das EuGH vertritt im Gegensatz zum bisherigen deutschen Recht die Auffassung, dass Urlaubsansprüche nur dann selbsttätig verfallen und einen Urlaubsübertrag ausschließen, wenn der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage gewesen wäre, seinen Jahresurlaub in vollem Umfang anzutreten. Diese Bedingung ist allerdings erst dann erfüllt, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer gegebenenfalls ausdrücklich auffordert, das zu tun. Auch muss er ihn darauf hinweisen, dass der restliche Urlaub sonst verfällt.

Neue Pflichten für den Arbeitgeber

Es geht also beim Recht auf Urlaubsübertrag vor allem um neue Mitteilungs- und Aufforderungspflichten für den Arbeitgeber. Führte nicht genommener Urlaub bisher zum stillschweigenden Verfall des Anspruchs zum Jahresende, ist die Handhabung seit Übernahme europäischen Rechts nun grundsätzlich anders und erfordert auf Arbeitgeberseite einiges an organisatorischem Mehraufwand.

Im Zentrum der neuen Arbeitgeberpflichten steht der Nachweis, die durch das BAG festgelegten Anforderungen für den Urlaubsübertrag erfüllt zu haben. Um der Beweispflicht nachkommen zu können, müssen Unternehmen ihre diesbezüglichen Mitteilungen in jedem Fall schriftlich auf den Weg bringen und sie zur späteren Einsichtnahme archivieren. Die Informationspflicht des Unternehmens umfasst auch den Hinweis, dass nicht genommener Resturlaub zum Verfall des Urlaubsanspruchs am Ende des Arbeitsjahres führt.

Das BAG bezeichnet diese Vorgehensweise als "konkrete Aufforderung", den Urlaub anzutreten. Die bisherige Vorgehensweise viele Unternehmen, die Resturlaubstage in den monatlichen Lohnabrechnungen anzuführen, dürfte nach geltender Rechtssprechung voraussichtlich nicht ausreichend sein.

Ebenfalls ist noch nicht endgültig geklärt, ob jeder Arbeitnehmer persönlich angesprochen werden muss, oder ob ein allgemeiner Hinweis ausreicht - beispielsweise durch einen Anschlag am Schwarzen Brett oder eine Rundmail. Es empfiehlt sich daher, bis zur rechtsgültigen Klärung dieser Frage die individuelle Ansprache vorzuziehen und dabei auch den jeweiligen konkreten Resturlaub anzuführen.

Zu den Mitteilungspflichten des Arbeitgebers gehört auch die unmissverständliche Angabe des Zeitpunkts, zu dem der Verfall des Urlaubsanspruchs in Kraft tritt, beispielsweise zum Jahresende oder zum 31. März des Folgejahres. Wichtig ist dabei die Berücksichtigung des Begriffs "rechtzeitig" im Sinne des BAG. Allerdings gibt es dazu keine konkreten Richtlinien.

Prinzipiell gilt für den Begriff der Rechtzeitigkeit: Die Aufforderung muss spätestens zu einem Zeitpunkt erfolgen, zu dem der Arbeitnehmer noch in sinnvollem Rahmen Zeit hat, den verbleibenden Urlaub anzutreten. Mit anderen Worten: Je länger der Resturlaub ist, desto früher muss die Aufforderung erfolgen. Ebenfalls nicht endgültig geklärt ist die Frage, ob ein allgemeiner Hinweis zu Beginn des Urlaubsjahres genügt, um der Forderung nach Rechtzeitigkeit zu genügen.

Verfallener Urlaub als rechtsfreier Raum

Wie sich die Rechtslage bei verfallenen Urlaubsansprüchen aus vergangener Zeit darstellt, ist seit der Übernahme europäischen Rechts noch völlig ungeklärt. Selbst das Kommunikationsverhalten des BAG deutet darauf hin, dass hier intensiver Klärungsbedarf besteht. Verlautbarungen aus dem Bundesarbeitsgericht sprechen davon, dass Arbeitnehmer nun prüfen können, ob möglicherweise aus früheren Jahren Urlaubsansprüche bestehen, die bisher als verfallen galten.

Diese Art, das Problem anzusprechen, lässt darauf schließen, dass das BAG es als sinnvoll erachtet, verfallene Urlaubsansprüche aus der Zeit vor 2018 vor den Arbeitsgerichten einzufordern. Das würde dazu führen, dass sich mit der Zeit eine gültige Rechtssprechung zu diesem Problemkreis herauskristallisiert.

Es gibt Anlass zu der Vermutung, dass die Gerichte Ansprüche aus nicht gewährtem Urlaubsübertrag für das Jahr 2018 zusprechen werden - dies insbesondere dann, wenn Arbeitgeber sich auf den vorher praktizierten automatischen Verfall des Urlaubsanspruchs berufen. Wahrscheinlich werden die Gerichte den Standpunkt vertreten, dass die neuen Anforderungen bereits mit dem Urteil des EuGH vom 6. November 2018 feststanden. Es hätte also noch genügend Zeit gegeben, die Arbeitnehmer zum Antritt ihres Resturlaubs aufzufordern.

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So können Sie beispielsweise bestimmen, dass Sie Ihren Mitarbeitern den Urlaubsübertrag von X Tagen, die nicht genommen wurden, gestatten. Ebenfalls können Sie festlegen, dass diese Urlaubstage automatisch verfallen, wenn sie nicht bis zum z.B. 31.3. des Folgejahres genommen wurden.

Durch individuelle Fehlzeitenkonten erhalten Mitarbeiter auf Wunsch jederzeit relevante Informationen zu verbleibenden Urlaubstagen, zustehendem Urlaubsübertrag sowie Informationen wann der Resturlaub verfallen wird.

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