kiwiHR

  • Unternehmenskultur

Die wichtigsten Vor- und Nachteile der Zeiterfassung

Jazmin Lopez

Zeiterfassung im Unternehmen

Die Zeiterfassung kann auf eine erstaunlich lange Geschichte zurückblicken. Ihren Ursprung hat sie nicht etwa in den Werkshallen der industriellen Revolution, sondern in den Amtsstuben der Beamten. Schon vor rund 200 Jahren wurde die Pünktlichkeit der Beamten durch einen einfachen Vorläufer einer Stechuhr kontrolliert. Beamte mussten zu Dienstbeginn eine persönliche Erkennungsmarke durch einen Schlitz in einen Behälter werfen, der nur bis zum Zeitpunkt des Dienstbeginns offen war. So konnten Verspätungen leicht festgestellt werden. Bereits im Jahr 1801 wurden auch Kontrollgänge von Polizisten durch zunächst stationär montierte so genannte „Wächterkontrolluhren“ kontrolliert. Schon bald folgten die ersten tragbaren Wächterkontrolluhren – gewissermaßen die erste mobile Zeiterfassung. Die erste automatische Arbeitszeiterfassung für Arbeiter in Unternehmen wurde im Jahr 1879 zum Patent angemeldet. Dies war der Vorläufer der Stechuhr, die für lange Zeit zur Standardausstattung nahezu aller größeren Unternehmen zählte. 

Vor- und Nachteile der Zeiterfassung für Unternehmen 

Lange Zeit galt die Erfassung der Arbeitszeit ausschließlich als Instrument der Überwachung und Kontrolle der Arbeitnehmer. Dieser Aspekt trat in jüngerer Vergangenheit deutlich in den Hintergrund, sofern er denn überhaupt noch eine Rolle spielt. Eine moderne Zeiterfassung online vorzunehmen dient heute primär dem Ziel, flexible Arbeitszeit- und Vergütungsmodelle umsetzen zu können. Sofern die betrieblichen Abläufe dies erlauben, können Arbeitnehmer so die Lage ihrer Arbeitszeit in weiten Grenzen frei wählen. Demselben Ziel dient auch das Modell der Vertrauensarbeitszeit, in dem auf jede Form der Zeiterfassung verzichtet wird. Dies stößt allerdings an Grenzen, wenn Überstunden vergütet werden müssen oder andere Formen einer zeitabhängigen Entlohnung umgesetzt werden sollen. Natürlich kommt auch hier eine formlose Meldung der Arbeitszeit auf Vertrauensbasis in Betracht. Es ist aber nicht zu erkennen, welche Vorteile dies gegenüber einer einfach zu bedienenden Zeiterfassung App haben sollte. Eine Zeiterfassung online vorzunehmen erweist sich in solchen Fällen auch deshalb als vorteilhaft, weil die Daten zur Arbeitszeit sofort in elektronischer Form vorliegen und unmittelbar für die Gehaltsabrechnungen genutzt werden können. Nicht zu unterschätzen ist auch die Bedeutung der erhobenen Daten für die Auftragskalkulation. Ohne valide Daten über den Zeitaufwand einzelner Projekte ist eine seriöse Kalkulation oft kaum möglich. Kaum allgemein zu beantworten ist die Frage, ob eine Erfassung der Arbeitszeiten dem Betriebsklima eher zuträglich oder eher abträglich ist. Allgemein gesprochen deuten viele Untersuchungen darauf hin, dass ein Verzicht auf eine Kontrolle der Arbeitszeiten die Motivation eher steigert und das Betriebsklima und die Kreativität der Mitarbeiter eher fördert. Im Konkreten kommt es allerdings häufig zu Konflikten, wenn sich Mitarbeiter durch Kollegen übervorteilt fühlen, deren Arbeit sie nach ihrer Wahrnehmung teilweise mit übernehmen müssen. Tatsächlich ist die Klage über vermeintlich "faule" Arbeitnehmer häufiger aus der Belegschaft als von den Arbeitgebern zu hören. Überhaupt kein Weg führt an einer akkuraten Zeiterfassung vorbei, wenn Sie Minijobber oder andere Arbeitnehmer beschäftigen, die nicht wesentlich mehr als den gesetzlichen Mindestlohn verdienen. Eine Zeiterfassung App schützt Sie in diesen Fällen davor, unbeabsichtigte Verstöße gegen das Mindestlohngesetz zu begehen. In anderen Fällen kann eine rechtssichere Protokollierung der Arbeitszeiten auch als Nachweis nützlich sein, nicht gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen zu haben. Sicherlich nachteilig ist eine Speicherung der Arbeitszeiten allerdings dann, wenn Sie diese mit selbst gestrickten Einfachlösungen vornehmen. Auch die Daten zur Arbeitszeit sind persönliche Daten, bei deren Speicherung und Verarbeitung Sie den Anforderungen der DSGVO gerecht werden müssen.

Vor- und Nachteile der Zeiterfassung für Mitarbeiter

Der offensichtlichste Vorteil für Mitarbeiter besteht darin, dass die geleistete Arbeitszeit inklusive möglicherweise zu entlohnender Überstunden jederzeit dokumentiert wird. Wenn die Zeiterfassung online erfolgt, können Arbeitnehmer ihr Arbeitszeitkonto darüber hinaus jederzeit einsehen, was möglichen unliebsamen Überraschungen am Monatsende vorbeugt. Ein auf den ersten Blick überraschender Befund der letzten Jahre lautet, dass ohne Messung der Arbeitszeit die Arbeitnehmer eher zu viel als zu wenig arbeiten. Jedenfalls sind Burnouts und andere psychische Erkrankungen infolge einer übermäßigen Arbeitsbelastung statistisch kein vorrangiges Problem von Arbeitnehmern, die „nach der Stechuhr arbeiten“, wie geregelte Arbeitszeiten gelegentlich verächtlich genannt werden. Betroffen sind weitaus häufiger Beschäftigte, die eigenverantwortlich entscheiden, welcher Arbeitsumfang erforderlich ist, um alle Aufgaben zu erledigen. Nachteile einer Zeiterfassung sind für Mitarbeiter tatsächlich kaum auszumachen. Wenn es zu Problemen bei der Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf kommt, liegt dies nahezu nie an der Protokollierung der Arbeitszeit selbst, sondern an zu unflexiblen Arbeitszeitmodellen. Die alte Stechuhr war diesbezüglich wirklich ein Problem, aber eine moderne Zeiterfassung App ist weitaus eher eine Lösung dieses Problems, weil sie familienfreundliche und flexible Arbeitszeitmodelle erst möglich macht. 

Smarte Zeiterfassung-Software für zeitgemäßes Arbeiten 

Zeitgemäßes Arbeiten heißt unter anderem, den Mitarbeitern nur soweit Vorgaben bezüglich des Arbeitsortes und der Lage der Arbeitszeit zu machen, wie betriebliche Belange dies erfordern. Warum sollte nicht zuhause erledigt werden, was zuhause erledigt werden kann? Eine Zeiterfassung-Software ermöglicht es problemlos, die Arbeitszeit zu jeder Zeit und an jedem Ort zu erfassen. Wer zum Beispiel mit dem Laptop arbeitet, kann dies grundsätzlich immer und überall tun. Eine mobile Erfassung der Arbeitszeit erlaubt es in diesem Fall, eine klare Grenze zwischen Arbeitszeit und Privatleben zu ziehen. Dieses Beispiel macht deutlich, dass eine moderne und flexible Erfassung von Arbeitszeiten absolut nichts mehr mit Kontrolle und Überwachung zu tun hat. Insofern überwindet die Zeiterfassung App den oft künstlich konstruierten Widerspruch zwischen Vertrauen in die Arbeitnehmer und Erfassung der Arbeitszeit. Das exakte Gegenteil ist richtig. Wenn Sie Ihren Mitarbeiter ermöglichen, sich jederzeit per App als gerade aktiv anzumelden, ist dies Ausdruck von Vertrauen und nicht von Misstrauen. Aber die flexible App zur Erfassung der Arbeitszeit erweist sich nicht nur im Homeoffice als überlegene Variante. Weitere Einsatzmöglichkeiten sind der Außendienst oder Montageteams, die auf externen Baustellen eingesetzt sind. Und sogar dann, wenn alle Ihre Mitarbeiter auch räumlich ausschließlich in Ihrem Hause arbeiten, erweist sich die Arbeitszeiterfassung via Smartphone als überlegene Alternative zu stationären Systemen. Sie benötigen keine dedizierte Hardware für die Zeiterfassung, was sowohl die Anschaffungskosten als auch die Wartungskosten spürbar senkt. 

Beide Seiten profitieren! 

Flexible und moderne Formen der Arbeit und eine Erfassung der Arbeitszeiten schließen einander nicht aus. Gerade weil in der modernen Arbeitswelt die Arbeitszeit nicht mehr mit der Anwesenheitszeit am Arbeitsplatz gleichgesetzt werden darf, schafft eine zeitgemäße Zeiterfassung via App Sicherheit sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer.


Akkurate Zeiterfassung mit kiwiHR

Arbeitszeiten können Sie mühelos mit kiwiHR erfassen. Die automatische Überstundenkalkulation sorgt für weitere Transparenz. Jetzt 14 Tage kostenlos testen und loslegen. 

Jetzt starten

Jetzt zum Newsletter anmelden

Mit dem Klick auf "Anmelden" bestätige ich die Datenschutzerklärung gelesen zu haben und stimme ihnen zu.

Mehr vom kiwiHR Blog

  • Produktivität
  • HR Guide

HR-Analytics und Berichte im Unternehmen

HR Analytics geben Unternehmen neue Möglichkeiten zum Nachvollziehen zahlreicher Kennzahlen. Dadurch werden datengesteuerte Entscheidungen ermöglicht und begünstigt.

Jazmin Lopez

Entdecken Sie die zeitsparenden Funktionen von kiwiHR

Ermöglichen Sie Mitarbeitern durch optimierte Prozesse ihre Arbeitszeit gewinnbringend einzubringen und steigern Sie die Produktivität und Effizienz Ihrer gesamten Belegschaft.

Smarte und einfache Mitarbeiterverwaltung

Digitale Personalakte und mehr

Moderne Zeiterfassung mit Überstundenkonto

Arbeitsstunden erfasst in Sekunden

Transparente Fehlzeiten mit Kalenderübersicht

Urlaubsplanung auf Knopfdruck

Zugängliche Dokumente und Mitarbeiterinfos

Sicher und zentral verwalten

Schritt für Schritt Mitarbeiter Onboarding

Mitarbeiter perfekt integrieren

Bereit loszulegen?

Starten Sie Ihre kostenlose 14-tägige Testphase und entfalten Sie das ganze Potential Ihres Personalwesens.

Kostenlos testen