• Mitarbeiterverwaltung

Die wichtigsten Vor- und Nachteile der Zeiterfassung

Sabrina Fiorin

Vielleicht stehen Sie gerade vor der Entscheidung, ein neues Modell zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Wir haben für Sie die Vor-und Nachteile zusammengefasst und erklären, worauf Sie achten sollten.

Wann wurden die ersten Arbeitszeiten erfasst?

Die Zeiterfassung kann auf eine erstaunlich lange Geschichte zurückblicken. Ihren Ursprung hat sie nicht etwa in den Werkshallen der industriellen Revolution, sondern in den Amtsstuben der Beamten.

Schon vor rund 200 Jahren wurde die Pünktlichkeit der Beamten durch einen einfachen Vorläufer einer Stechuhr kontrolliert.

Schon bald folgten die ersten tragbaren Wächterkontrolluhren – gewissermaßen die erste mobile Zeiterfassung. Dies war der Vorläufer der Stechuhr, die für lange Zeit zur Standardausstattung nahezu aller größeren Unternehmen zählte. 

Vor- und Nachteile der Zeiterfassung für Unternehmen 

Wie hat sich das Ziel der Zeiterfassung verändert?

Lange Zeit galt die Erfassung der Arbeitszeit ausschließlich als Instrument der Überwachung und Kontrolle der Arbeitnehmer. Dieser Aspekt trat in jüngerer Vergangenheit deutlich in den Hintergrund, sofern er denn überhaupt noch eine Rolle spielt. Eine moderne Zeiterfassung online vorzunehmen dient heute primär dem Ziel, flexible Arbeitszeit- und Vergütungsmodelle umsetzen zu können. Sofern die betrieblichen Abläufe dies erlauben, können Arbeitnehmer so die Lage ihrer Arbeitszeit in weiten Grenzen frei wählen.

Vertrauensarbeitszeit - Do oder don't?

Demselben Ziel dient auch das Modell der Vertrauensarbeitszeit, in dem auf jede Form der Zeiterfassung verzichtet wird. Dies stößt allerdings an Grenzen, wenn Überstunden vergütet werden müssen oder andere Formen einer zeitabhängigen Entlohnung umgesetzt werden sollen. Natürlich kommt auch hier eine formlose Meldung der Arbeitszeit auf Vertrauensbasis in Betracht. Es ist aber nicht zu erkennen, welche Vorteile dies gegenüber einer einfach zu bedienenden Zeiterfassung App haben sollte.

Wieso sollten Sie Ihre Arbeitszeit online erfassen?

  • Schnell auf Daten zugreifen

Eine elektronische Zeiterfassung erweist sich in solchen Fällen auch deshalb als vorteilhaft, weil die Daten zur Arbeitszeit sofort in elektronischer Form vorliegen. So können sie direkt für die Gehaltsabrechnungen genutzt werden anstatt eine umständliche Berechnung der gesamten Arbeitszeit vorzunehmen.

  • Aufträge akkurat kalkulieren

Nicht zu unterschätzen ist auch die Bedeutung der erhobenen Daten für die Auftragskalkulation. Ohne valide Daten über den Zeitaufwand einzelner Projekte ist eine seriöse Kalkulation oft kaum möglich. Kaum allgemein zu beantworten ist die Frage, ob eine Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter dem Betriebsklima eher zuträglich oder eher abträglich ist.

  • Konflikte vermeiden

Allgemein gesprochen deuten viele Untersuchungen darauf hin, dass ein Verzicht auf eine Kontrolle der Arbeitszeiten die Motivation eher steigert und das Betriebsklima und die Kreativität der Mitarbeiter eher fördert. Im Konkreten kommt es allerdings häufig zu Konflikten, wenn sich Mitarbeiter durch Kollegen übervorteilt fühlen, deren Arbeit sie nach ihrer Wahrnehmung teilweise mit übernehmen müssen. Tatsächlich ist die Klage über vermeintlich "faule" Arbeitnehmer häufiger aus der Belegschaft als von den Arbeitgebern zu hören.

  • Verschiedene Arbeitszeitmodelle abbilden

Überhaupt kein Weg führt an einer akkuraten Zeiterfassung vorbei, wenn Sie Minijobber oder andere Arbeitnehmer beschäftigen, die nicht wesentlich mehr als den gesetzlichen Mindestlohn verdienen. Eine Zeiterfassung App schützt Sie in diesen Fällen davor, unbeabsichtigte Verstöße gegen das Mindestlohngesetz zu begehen. In anderen Fällen kann eine rechtssichere Protokollierung der Arbeitszeiten auch als Nachweis nützlich sein, nicht gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen zu haben.

Worauf sollten Sie achten?

Sicherlich nachteilig ist eine Speicherung der Arbeitszeiten allerdings dann, wenn Sie diese mit selbst gestrickten Einfachlösungen vornehmen. Auch die Daten zur Arbeitszeit sind persönliche Daten, bei deren Speicherung und Verarbeitung Sie den Anforderungen der DSGVO gerecht werden müssen.

Überstunden - So profitieren Mitarbeiter von der Zeiterfassung

Der offensichtlichste Vorteil für Mitarbeiter besteht darin, dass die geleistete Arbeitszeit inklusive möglicherweise zu entlohnender Überstunden jederzeit dokumentiert wird. Wenn die Zeiterfassung online erfolgt, können Arbeitnehmer ihr Arbeitszeitkonto darüber hinaus jederzeit einsehen, was möglichen unliebsamen Überraschungen am Monatsende vorbeugt.

Zeiterfassung verbessert die Work-Life Balance

Ein auf den ersten Blick überraschender Befund der letzten Jahre lautet, dass ohne Messung der Arbeitszeit die Arbeitnehmer eher zu viel als zu wenig arbeiten. Jedenfalls sind Burnouts und andere psychische Erkrankungen infolge einer übermäßigen Arbeitsbelastung statistisch kein vorrangiges Problem von Arbeitnehmern, die „nach der Stechuhr arbeiten“, wie geregelte Arbeitszeiten gelegentlich verächtlich genannt werden. Betroffen sind weitaus häufiger Beschäftigte, die eigenverantwortlich entscheiden, welcher Arbeitsumfang erforderlich ist, um alle Aufgaben zu erledigen.

Nachteile

Nachteile einer Zeiterfassung sind für Mitarbeiter tatsächlich kaum auszumachen. Die Ursache für Probleme bei der Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf ist fast nie die Erfassung der Arbeitszeit selbst, sondern ein zu inflexibles Arbeitszeitmodell.

Die alte Stechuhr war diesbezüglich wirklich ein Problem, aber eine moderne Zeiterfassung App ist weitaus eher eine Lösung dieses Problems, weil sie familienfreundliche und flexible Arbeitszeitmodelle erst möglich macht. 

Mehr Flexibilität dank einer smarten Zeiterfassung-Software 

Zeitgemäßes Arbeiten heißt unter anderem, den Mitarbeitern nur soweit Vorgaben bezüglich des Arbeitsortes und der Lage der Arbeitszeit zu machen, wie betriebliche Belange dies erfordern. Warum sollte nicht zuhause erledigt werden, was zuhause erledigt werden kann?

Immer und überall Arbeitszeiten erfassen

Eine Zeiterfassung-Software ermöglicht es problemlos, die Arbeitszeit zu jeder Zeit und an jedem Ort zu erfassen. Wer zum Beispiel mit dem Laptop arbeitet, kann dies grundsätzlich immer und überall tun. Eine mobile Erfassung der Arbeitszeit erlaubt es in diesem Fall, eine klare Grenze zwischen Arbeitszeit und Privatleben zu ziehen.

Vertrauen statt Kontrolle

Dieses Beispiel macht deutlich, dass eine moderne und flexible Erfassung von Arbeitszeiten absolut nichts mehr mit Kontrolle und Überwachung zu tun hat. Insofern überwindet die Zeiterfassung App den oft künstlich konstruierten Widerspruch zwischen Vertrauen in die Arbeitnehmer und Erfassung der Arbeitszeit. Das exakte Gegenteil ist richtig. Wenn Sie Ihren Mitarbeiter ermöglichen, sich jederzeit per App als gerade aktiv anzumelden, ist dies Ausdruck von Vertrauen und nicht von Misstrauen.

Von Home-Office bis Außendienst

Aber die flexible App zur Erfassung der Arbeitszeit erweist sich nicht nur im Homeoffice als überlegene Variante. Weitere Einsatzmöglichkeiten sind der Außendienst oder Montageteams, die auf externen Baustellen eingesetzt sind. Und sogar dann, wenn alle Ihre Mitarbeiter auch räumlich ausschließlich in Ihrem Hause arbeiten, erweist sich die Arbeitszeiterfassung via Smartphone als überlegene Alternative zu stationären Systemen. Sie benötigen keine dedizierte Hardware für die Zeiterfassung, was sowohl die Anschaffungskosten als auch die Wartungskosten spürbar senkt. 

Beide Seiten profitieren! 

Wie wir gesehen haben, überwiegen die Vorteile der Zeiterfassung. Flexible und moderne Formen der Arbeit und eine Erfassung der Arbeitszeiten schließen einander nicht aus. Heutzutage darf die Arbeitszeit nicht mehr mit der Anwesenheitszeit gleichgesetzt werden. Eine elektronische Zeiterfassung via App sorgt daher für Sicherheit - sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer.


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