Analoge Uhr zur Arbeitszeiterfassung
  • Arbeitszeit

Die wichtigsten Informationen zur Arbeitszeiterfassung

Sabrina Fiorin

In seinem Urteil vom 14. Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof, dass Arbeitgeber ein Zeiterfassungssystem einführen müssen. Wir erklären Ihnen, was die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung genau für Ihr Unternehmen bedeutet und welche Vor- und Nachteile sie mit sich bringt.

Wolkenkratzer aus der Froschperspektive

Worauf muss Ihr Unternehmen achten?

Arbeitgeber müssen ein objektives, verlässliches und zugängliches Zeiterfassungssystem zur Verfügung stellen. Im Februar 2020 entschied das Arbeitsgericht Emden zudem, dass die Einführung eines solchen Systems auch ohne entsprechende gesetzliche Regelung erfolgen müsse.

Da es sich bei den Daten zur Arbeitszeit um personenbezogene Daten handelt, müssen Sie bei deren Speicherung und Verarbeitung den Anforderungen der DSGVO gerecht werden.

Meeting im Konferenzraum

Warum sollten Sie jetzt handeln?

Arbeiten Ihre Mitarbeiter*innen aktuell im Home Office? Wenn das der Fall ist, können Sie ohne Zeiterfassung keine genauen Angaben zu deren Arbeitszeiten machen.

Sollten sich Ihre Angestellten in Kurzarbeit befinden, müssen Sie für eine saubere und belastbare Zeiterfassung sorgen, da Sie der Arbeitsagentur im Zweifel Arbeitsausfälle nachweisen müssen.

Wenn Ihre Mitarbeiter*innen zu hohe Stundenangaben machen, können Sie dies schlecht widerlegen, wenn Sie keine Daten zu der tatsächlichen Arbeitszeit gesammelt haben. Am Ende wird den Beschäftigten eher geglaubt als den Arbeitgebern, was teuer für Ihr Unternehmen werden kann.

Wie steht es um Bereitschaftszeit? Von Feuerwehrleuten, die in acht Minuten am Einsatzort sein müssen bis zum Product Owner, der am Freitagabend für mögliche Fehler während eines Launches bereitstehen muss - das alles sind Grauzonen, die gesetzlich nicht klar geregelt sind. Wenn die Bereitschaftszeit als “Arbeitszeit” zu bewerten ist, muss das Arbeitsgesetz eingehalten und Stunden nach den Vorgaben erfasst werden.

Vorteile der Arbeitszeiterfassung

Eine lückenlose Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden ist nicht nur für Unternehmen, sondern auch für deren Mitarbeiter*innen von grundlegender Bedeutung. Dabei steht nicht, wie oft vermutet, die Kontrolle der Mitarbeiter*innen im Vordergrund. Vielmehr geht es um Transparenz, eine faire Abrechnung der Entgelte und ein flexibles Abwesenheitsmanagement, das sowohl für das Unternehmen als auch für den Mitarbeiter Vorteile bringt und schlussendlich die Arbeitszufriedenheit steigert.

  • Schnell auf Daten zugreifen

Eine elektronische Zeiterfassung erweist sich auch deshalb als vorteilhaft, weil die Daten zur Arbeitszeit sofort in digitaler Form vorliegen, anstatt in analogen Stundenzetteln. So können sie direkt für die Gehaltsabrechnungen genutzt werden. Eine umständliche Berechnung der gesamten Arbeitszeit muss dann nicht vorgenommen werden.

  • Aufträge genau kalkulieren

Nicht zu unterschätzen ist auch die Bedeutung der erhobenen Daten für die Auftragskalkulation. Ohne valide Daten über den Zeitaufwand einzelner Projekte ist eine seriöse Kalkulation oft kaum möglich. 

  • Konflikte vermeiden

Allgemein gesprochen deuten viele Untersuchungen darauf hin, dass ein Verzicht auf eine Kontrolle der Arbeitszeiten die Motivation eher steigert und das Betriebsklima und die Kreativität der Mitarbeiter*innen eher fördert. Im Konkreten kommt es allerdings häufig zu Konflikten, wenn Mitarbeiter*innen sich zum Beispiel ausgenutzt fühlen. Tatsächlich ist die Klage über vermeintlich "faule" Arbeitnehmer*innen häufiger aus der Belegschaft als von den Arbeitgebern zu hören.

  • Verschiedene Arbeitszeitmodelle abbilden

Überhaupt kein Weg führt an einer genauen Zeiterfassung vorbei, wenn Sie Minijobber*innen, kurzfristig Beschäftigte oder andere Arbeitnehmer*innen beschäftigen, die nicht wesentlich mehr als den gesetzlichen Mindestlohn verdienen. Eine Zeiterfassung App schützt Sie in diesen Fällen davor, unbeabsichtigte Verstöße gegen das Mindestlohngesetz zu begehen. In anderen Fällen kann eine rechtssichere Protokollierung der Arbeitszeiten auch als Nachweis nützlich sein, nicht gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen zu haben.

  • Überstunden berechnen

Der offensichtlichste Vorteil für Mitarbeiter*innen besteht darin, dass die geleistete Arbeitszeit einschließlich eventuell zu entlohnender Überstunden jederzeit dokumentiert wird. Wenn die Zeiterfassung online erfolgt, können Arbeitnehmer*innen ihr Arbeitszeitkonto darüber hinaus jederzeit einsehen, was möglichen unliebsamen Überraschungen am Monatsende vorbeugt. 

Sind die Aufzeichnungen in einem Tool, auf welches der Vorgesetzte und die Buchhaltung Zugriff haben, so vereinfacht sich die Handhabung angefallener Mehrarbeit ungemein. Überstunden können so einfach in das nächste Geschäftsjahr mitgenommen werden, wobei oftmals automatische Berechnungen, wann die Überstunden verfallen, in der Software integriert sind.

  • Verbesserung der Work-Life Balance

Ein auf den ersten Blick überraschender Befund der letzten Jahre lautet, dass ohne Messung der Arbeitszeit die Arbeitnehmer*innen eher zu viel als zu wenig arbeiten. Jedenfalls sind Burnouts und andere psychische Erkrankungen infolge einer übermäßigen Arbeitsbelastung statistisch kein vorrangiges Problem von Beschäftigten, die „nach der Stechuhr arbeiten“, wie geregelte Arbeitszeiten gelegentlich abwertend genannt werden. Betroffen sind weitaus häufiger Beschäftigte, die eigenverantwortlich entscheiden, welcher Arbeitsumfang erforderlich ist, um alle Aufgaben zu erledigen.

  • Urlaubsplanung und Fehlzeiten

Eine Software mit Zeiterfassungsfunktion vereinfacht nicht nur die gewöhnliche Stundenaufzeichnung, sondern ermöglicht zudem eine umfassende Planung von Abwesenheitsmanagement. So werden mögliche Engpässe unter Mitarbeiter*innen oftmals schon beim Stellen eines Urlaubsantrages aufgezeigt.

Nachteile

Nachteile einer Zeiterfassung sind für Mitarbeiter*innen tatsächlich kaum auszumachen. Die Ursache für Probleme bei der Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf ist fast nie die Erfassung der Arbeitszeit selbst, sondern ein zu unflexibles Arbeitszeitmodell.

Die alte Stechuhr war diesbezüglich wirklich ein Problem, aber eine moderne Zeiterfassung App ist weitaus eher eine Lösung dieses Problems, weil sie familienfreundliche und flexible Arbeitszeitmodelle erst möglich macht.

Vater mit Kind flexible Arbeitszeit

Mehr Flexibilität dank einer smarten Zeiterfassung-Software 

Zeitgemäßes Arbeiten heißt unter anderem, den Mitarbeiter*innen nur soweit Vorgaben bezüglich des Arbeitsortes und der Lage der Arbeitszeit zu machen, wie betriebliche Belange dies erfordern. Warum sollte nicht zu Hause erledigt werden, was zu Hause erledigt werden kann?

Immer und überall Arbeitszeiten erfassen

Eine Zeiterfassung-Software ermöglicht es problemlos, die Arbeitszeit zu jeder Zeit und an jedem Ort zu erfassen. Wer zum Beispiel mit dem Laptop arbeitet, kann dies grundsätzlich immer und überall tun. Eine mobile Erfassung der Arbeitszeit erlaubt es in diesem Fall, eine klare Grenze zwischen Arbeitszeit und Privatleben zu ziehen.

Vertrauen statt Kontrolle

Dieses Beispiel macht deutlich, dass eine moderne und flexible Erfassung von Arbeitszeiten absolut nichts mehr mit Kontrolle und Überwachung zu tun hat. Insofern überwindet die Zeiterfassung App den oft künstlich konstruierten Widerspruch zwischen Vertrauen in die Arbeitnehmer*innen und Erfassung der Arbeitszeit. Das genaue Gegenteil ist der Fall. Wenn Sie Ihren Mitarbeiter*innen ermöglichen, sich jederzeit per App als gerade aktiv anzumelden, ist dies Ausdruck von Vertrauen und nicht von Misstrauen.

Stundenzettel Vorlage zur Zeiterfassung
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Excel Vorlage: Arbeitszeiten erfassen

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Fazit: Wie wir gesehen haben, überwiegen die Vorteile der Zeiterfassung. Flexible und moderne Formen der Arbeit und eine Erfassung der Arbeitszeiten schließen einander nicht aus. Heutzutage darf die Arbeitszeit nicht mehr mit der Anwesenheitszeit gleichgesetzt werden. Eine elektronische Zeiterfassung via App sorgt daher für Sicherheit - sowohl für den Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer*innen.


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