Die wichtigsten Informationen zur Arbeitszeiterfassung

Wir erklären Ihnen, was die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus dem Stechuhr Urteil des Europäischen Gerichtshofs und dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts genau für Ihr Unternehmen bedeutet und welche Vor- und Nachteile sie mit sich bringt.

Was ist Arbeitszeiterfassung?

Bei der Arbeitszeiterfassung handelt es sich um die Datenerfassung der Anwesenheiten von Arbeitnehmer*innen. Sie kann sowohl digital als auch analog erfolgen. Die Arbeitszeiterfassung spielt eine wichtige Rolle bei der Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeiten und trägt zu einem ausgewogenen Verhältnis zwischen Arbeit und Freizeit bei.

Warum ist Arbeitszeiterfassung wichtig?

Die Arbeitszeiterfassung hilft sowohl Unternehmen wie auch deren Mitarbeiter*innen dabei, Arbeitszeiten einzuhalten und zu kontrollieren. Dies schützt Mitarbeiter*innen vor enormer Mehrarbeit und Unternehmen vor einem Arbeitszeitbetrug. Die Arbeitszeiterfassung unterstützt Sie in verschiedenen Situationen. Dazu einige Beispiele:

Arbeiten Ihre Mitarbeiter*innen aktuell im Home Office? Wenn das der Fall ist, können Sie ohne Zeiterfassung keine genauen Angaben zu deren Arbeitszeiten machen. Als Unternehmen haben Sie jedoch die Pflicht, dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter*innen die Arbeitszeiten sowie Pausen- und Ruhezeiten einhalten. Dies gewährleisten Sie durch eine Arbeitszeiterfassung.

Sollten sich Ihre Angestellten in Kurzarbeit befinden, müssen Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter dokumentieren, um der Arbeitsagentur im Zweifel Arbeitsausfälle nachweisen zu können.

Beschäftigen Sie Minijobber, war es auch schon vor der EuGH Urteil verpflichtend, die Arbeitszeiten zu erfassen. Dies weitet sich nun eben auch alle Mitarbeiter*innen aus.

Wenn Ihre Mitarbeiter*innen zu hohe Stundenangaben machen, können Sie dies ohne gesammelte Daten schlecht widerlegen. Am Ende wird den Beschäftigten eher geglaubt als den Arbeitgebern, was teuer für Ihr Unternehmen werden kann.

Worauf muss Ihr Unternehmen achten?

Arbeitgeber müssen ein objektives, verlässliches und zugängliches Zeiterfassungssystem zur Verfügung stellen. Am 13. September 2022 wurde die Zeiterfassungspflicht auch vom Bundesarbeitsgericht bestätigt.

Dieses Urteil zur Arbeitszeiterfassung war ein wahrer Paukenschlag in Deutschland, denn bis dahin hat die Politik nichts umgesetzt. Erstaunlich war, dass das Bundesarbeitsgericht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht mit dem Arbeitszeitgesetz, sondern mit einem europäisch ausgelegten Arbeitsschutzgesetzes begründet hat. Die Politik muss nun handeln und ein neues Arbeitszeitgesetz mit einer Pflicht zur Zeiterfassung entwickeln.

Grundsätzlich ist zu erwähnen, dass elektronische Systeme hier die Nase vorne haben und den entstehenden Aufwand für Personalabteilung deutlich verringern können. Aber auch Stundenzettel in Papierform, soweit sie die Vorgaben des EuGH und des neuen Gesetztes erfüllen, sind als System zulässig. Worauf Sie bei der Zeiterfassung achten müssen, erfahren Sie in unserer kostenlosen Checkliste: EuGH-konforme Zeiterfassung.

Ein besonderes Augenmerk sollten Sie auf das Zusammenspiel von Zeiterfassung und Datenschutz legen. Da es sich bei den Daten zur Arbeitszeit um personenbezogene Daten handelt, müssen Sie bei deren Speicherung und Verarbeitung zudem den Anforderungen der DSGVO gerecht werden.

Welche Arbeitszeitmodelle gibt es?

Die moderne Arbeitswelt umfasst ein großes Spektrum an verschiedenen Arbeitszeitmodellen, die alle ihre eigenen Vor- und Nachteile mit sich bringen.

• Gleitzeit: Die Gleitzeit zeichnet sich dadurch aus, dass Mitarbeiter*innen einen gewissen Spielraum haben bei der Entscheidung, wann sie anfangen und aufhören zu arbeiten. Sie umfasst eine Rahmenarbeitszeit, eine Kernzeit und eine Normalarbeitszeit. Die Kernzeit wird zunehmend durch eine sogenannte "Servicezeit" ausgetauscht, in der Mitarbeiter*innen zwar ansprechbar, aber nicht zwingend anwesend sein müssen.

• Teilzeit: Von Teilzeit spricht man, wenn die wöchentliche Arbeitszeit von Arbeitnehmer*innen unter dem Vollzeitumfang liegt. Dabei spielt es keine Rolle, ob Mitarbeiter*innen 5 Tage pro Woche mit weniger Stunden arbeiten; an weniger Tagen pro Woche arbeiten; oder längere Freizeitblöcke pro Jahr haben, den Rest des Jahres über jedoch in Vollzeit arbeiten.

• Job-Sharing: Beim Job-Sharing teilen sich zwei Personen eine Vollzeitstelle und stimmen sich über die Arbeitszeiten ab.

• Vertrauensarbeitszeit: Dieses Modell ermöglicht es Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit selbst einzuteilen, ohne dass diese vom Arbeitgeber systematisch kontrolliert wird. Sie birgt jedoch das Risiko, dass Angestellte für angefallene Überstunden nicht entlohnt werden.

• Schichtarbeit: Die Schichtarbeit umfasst sogenannte Schichtzyklen, die Früh-, Spät- und Nachtschichten enthalten. Der gleiche Arbeitsplatz wird also im Laufe des Tages von mehreren Personen nacheinander besetzt.

• Abrufarbeit: Arbeitnehmer*innen, die auf Abruf arbeiten, erbringen ihre Arbeitszeit je nach Arbeitsanfall und werden entsprechend flexibel eingeteilt.

• Jahresarbeitszeit: Bei diesem Arbeitszeitmodell wird eine bestimmte Anzahl an Arbeitsstunden festgelegt, die innerhalb eines Jahres geleistet werden müssen. Der Arbeitgeber kann hier flexibel einteilen, wie hoch die Arbeitsbelastung im Laufe des Jahres ausfällt.

Für die Arbeitszeiterfassung wird es nicht ausschlaggebend sein, welches Arbeitszeitmodell in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird, denn es besteht eine grundsätzliche Pflicht. Ein modernes Zeiterfassungssystem gibt Ihnen die Freiheit, verschiedene Modelle abzubilden, sodass weiterhin unterschiedliche Arbeitszeitmodelle angeboten werden können.

Lediglich die Vertrauensarbeitszeit kann möglicherweise durch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung eingeschränkt werden. Dies gilt jedoch abzuwarten.

Was sind die Vorteile der Arbeitszeiterfassung?

Eine lückenlose Erfassung der Arbeitsstunden ist nicht nur für Unternehmen, sondern auch für deren Mitarbeiter*innen wichtig. Dabei steht jedoch nicht die Kontrolle der Mitarbeiter*innen im Vordergrund. Vielmehr geht es um Transparenz, eine faire Abrechnung der Entgelte und ein flexibles Abwesenheitsmanagement, das sowohl für das Unternehmen als auch für die Belegschaft Vorteile mit sich bringt und so die Arbeitszufriedenheit steigert.

Schnell auf Daten zugreifen

Eine elektronische Arbeitszeiterfassung ist auch deshalb nützlich, weil die Daten zur Arbeitszeit sofort digital  vorliegen statt in analogen Stundenzetteln. So können sie direkt für die Gehaltsabrechnungen genutzt werden.

Aufträge genau kalkulieren

Nicht zu unterschätzen ist auch die Bedeutung der erhobenen Daten für die Auftragskalkulation. Ohne valide Daten über den Zeitaufwand einzelner Projekte ist eine seriöse Kalkulation oft kaum möglich. 

Konflikte vermeiden

Allgemein gesprochen deuten viele Untersuchungen darauf hin, dass ein Verzicht auf eine Kontrolle der Arbeitszeiten die Motivation eher steigert und das Betriebsklima und die Kreativität der Mitarbeitenden eher fördert. Im Konkreten kommt es allerdings häufig zu Konflikten, wenn Arbeitnehmer*innen sich zum Beispiel ausgenutzt fühlen. Tatsächlich ist die Klage über vermeintlich "faule" Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen häufiger aus der Belegschaft als von den Arbeitgebern zu hören.

Verschiedene Arbeitszeitmodelle abbilden

Überhaupt kein Weg führt an einer genauen Arbeitszeiterfassung vorbei, wenn Sie Minijobber*innen, kurzfristig Beschäftigte oder andere Arbeitnehmer*innen beschäftigen, die nicht wesentlich mehr als den gesetzlichen Mindestlohn verdienen. Eine Zeiterfassung App schützt Sie in diesen Fällen davor, unbeabsichtigte Verstöße gegen das Mindestlohngesetz zu begehen. In anderen Fällen kann eine rechtssichere Protokollierung der Arbeitszeiten auch als Nachweis nützlich sein, nicht gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen zu haben.

Überstunden berechnen

Der offensichtlichste Vorteil für Mitarbeiter*innen besteht darin, dass die geleistete Arbeitszeit einschließlich Überstunden jederzeit dokumentiert wird. Wenn die Zeiterfassung online erfolgt, können Arbeitnehmer*innen ihr Arbeitszeitkonto darüber hinaus jederzeit einsehen. Das beugt möglichen unliebsamen Überraschungen am Monatsende vor. 

Sind die Aufzeichnungen in einem Tool, auf welches Vorgesetzte und die Buchhaltung Zugriff haben, so vereinfacht sich die Handhabung angefallener Mehrarbeit ungemein. Überstunden können so einfach in das nächste Jahr mitgenommen werden, wobei oftmals automatische Berechnungen, wann die Überstunden verfallen, in der Software integriert sind.

Verbesserung der Work-Life Balance

Ein auf den ersten Blick überraschender Befund der letzten Jahre lautet, dass ohne Messung der Arbeitszeit die Arbeitnehmer*innen eher zu viel als zu wenig arbeiten. Jedenfalls sind Burnouts und andere psychische Erkrankungen infolge einer übermäßigen Arbeitsbelastung statistisch kein vorrangiges Problem von Beschäftigten, die „nach der Stechuhr arbeiten“, wie geregelte Arbeitszeiten gelegentlich abwertend genannt werden. Betroffen sind weitaus häufiger Beschäftigte, die eigenverantwortlich entscheiden, welcher Arbeitsumfang erforderlich ist, um alle Aufgaben zu erledigen.

Urlaubsplanung und Fehlzeiten

Eine Software mit Zeiterfassungsfunktion vereinfacht nicht nur die gewöhnliche Stundenaufzeichnung, sondern ermöglicht zudem eine umfassende Planung der Urlaubsverwaltung. So werden mögliche Engpässe unter Mitarbeiter*innen oftmals schon beim Stellen eines Urlaubsantrages aufgezeigt.

Auch weitere Vorteile einer Zeiterfassungssoftware zeigen, wie wichtig eine Zeiterfassung ist. 

Was sind mögliche Nachteile einer Arbeitszeiterfassung?

Nachteile einer Zeiterfassung sind für Mitarbeiter*innen tatsächlich kaum auszumachen. Die Ursache für Probleme bei der Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf ist fast nie die Erfassung der Arbeitszeit selbst, sondern ein zu unflexibles Arbeitszeitmodell.

Die alte Stechuhr war diesbezüglich wirklich ein Problem, aber eine moderne Zeiterfassung App ist weitaus eher eine Lösung dieses Problems, weil sie familienfreundliche und flexible Arbeitszeitmodelle erst möglich macht.

Mehr Flexibilität dank einer smarten Zeiterfassungssoftware 

Zeitgemäßes Arbeiten heißt unter anderem, den Mitarbeiter*innen nur soweit Vorgaben bezüglich des Arbeitsortes und der Lage der Arbeitszeit zu machen, wie betriebliche Belange dies erfordern. Warum sollte nicht zu Hause erledigt werden, was zu Hause erledigt werden kann?

Immer und überall Arbeitszeiten erfassen

Eine Zeiterfassungssoftware ermöglicht es problemlos, die Arbeitszeit zu jeder Zeit und an jedem Ort zu erfassen. Wer zum Beispiel mit dem Laptop arbeitet, kann dies grundsätzlich immer und überall tun. Eine mobile Erfassung der Arbeitszeit erlaubt es, eine klare Grenze zwischen Arbeitszeit und Privatleben zu ziehen.

Vertrauen statt Kontrolle

Dieses Beispiel macht deutlich, dass eine moderne und flexible Erfassung von Arbeitszeiten absolut nichts mehr mit Kontrolle und Überwachung zu tun hat. Insofern überwindet die Zeiterfassung App den oft künstlich konstruierten Widerspruch zwischen Vertrauen in die Arbeitnehmer*innen und Erfassung der Arbeitszeit. Das genaue Gegenteil ist der Fall. Wenn Sie Ihren Mitarbeiter*innen ermöglichen, sich jederzeit per App als gerade aktiv anzumelden, ist dies Ausdruck von Vertrauen und nicht von Misstrauen.

Beide Seiten profitieren! 

Fazit: Die Vorteile der Zeiterfassung überwiegen. Flexible und moderne Formen der Arbeit und eine Erfassung der Arbeitszeiten schließen einander nicht aus. Vor dem Hintergrund des neuen Arbeitszeitgesetz stellt sich für Arbeitgeber jedoch nicht die Frage, ob eine Arbeitszeiterfassung eingeführt werden soll, sondern lediglich, welches Zeiterfassung eingesetzt werden soll.

Heutzutage darf die Arbeitszeit nicht mehr mit der Anwesenheitszeit gleichgesetzt werden. Eine elektronische Zeiterfassung via App sorgt daher für Sicherheit - sowohl für den Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer*innen.