Zeiterfassung und Datenschutz: Datenschutzkonforme Lösung erklärt

Zeiterfassung ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens - stellt damit allerdings auch eine Herausforderung dar, wenn es um Datensicherheit und Datenschutz geht. Angesichts der sich ständig weiterentwickelnden digitalen Landschaft ist es wichtiger denn je, dass Unternehmen über sichere Systeme zum Schutz der Arbeitnehmerdaten verfügen. Die DSGVO-konforme Zeiterfassung hat insbesondere für Arbeitnehmer eine große Bedeutung, denn sie sorgt dafür, dass ihre personenbezogenen Daten geschützt werden. Für diejenigen, die im Unternehmen für Personal verantwortlich sind, ist es wichtig, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen, um rechtskonform handeln zu können und die Daten der Mitarbeitenden adäquat zu schützen.

In diesem Blogbeitrag geht es um die Bedeutung und um das Zusammenspiel von Zeiterfassung und Datenschutz, die Herausforderungen eines verantwortungsvollen Umgangs mit Arbeitnehmerdaten und um Tipps, wie maximale Sicherheitsmaßnahmen bei der Verarbeitung von Arbeitnehmerdaten zu gewährleisten sind.

Herausforderung bei der Zeiterfassung: Datenschutz

Als Personalverantwortlicher spielen Sie eine wichtige Rolle bei der sicheren und DSGVO-konformen Arbeitszeiterfassung. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Führungskräfte eine sichere Umgebung für den Umgang mit Mitarbeiterdaten schaffen, indem sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter ihre Rechte in Bezug auf den Schutz ihrer personenbezogenen Daten kennen. Eine Zeiterfassung im datenschutzrechtlichen Rahmen beinhaltet proaktive Schritte zum Schutz von sensiblen Mitarbeiterdaten, um externe Bedrohungen oder internen Missbrauch zu vermeiden. Durch die Einhaltung solcher Maßnahmen können Sie nicht nur eine sichere Umgebung schaffen, sondern auch Zeit und finanzielle Mittel durch mögliche Bußgelder einsparen.

Warum sind Arbeitszeiten personenbezogene Daten?

Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten, weil sie direkt auf eine bestimmte Person bezogen sind. Sie enthalten Informationen über die Identität, den Arbeitsort, die Arbeitszeit und -bedingungen und möglicherweise auch über die Art der Arbeit. Diese Daten der Arbeitszeiterfassung können Verbindungen zu anderen personenbezogenen Daten herstellen, wie z.B. dem Aufenthaltsort, den Kontaktdaten und dem Einkommen. Informationen über Arbeitszeiten können auch Rückschlüsse auf die tatsächliche Arbeitsleistung einer Person zulassen, z. B. kann der Arbeitgeber damit kontrollieren, ob der Arbeitnehmer schnell genug arbeitet oder schnell genug produziert. Daher müssen sie gemäß der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) geschützt werden.

Ist die Zeiterfassung datenschutzrelevant?

Ja, die Zeiterfassung ist datenschutzrelevant, da sie personenbezogene Daten enthält. Damit unterliegen sie den Anforderungen der DSGVO und Sie als Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Sie Zeiterfassungsverfahren einrichten, die den Datenschutzstandards entsprechen. Dies beinhaltet auch die sichere Speicherung und Übertragung der Daten sowie entsprechende Regelungen für den Zugang und Verarbeitung der Daten, um die Rechte der Arbeitnehmer zu schützen.

Spätestens seit dem Beschluss des EuGH und des Bundesarbeitsgericht, dass die Erfassung von Arbeitszeit Pflicht ist, kommt der Einhaltung der Datenschutzrichtlinien bei der Verarbeitung in diesem Bereich eine besondere Rolle zu. Lesen Sie hier mehr zur Zeiterfassungspflicht

Bei der Arbeitszeiterfassung werden personenbezogene Daten verarbeitet, weshalb diese laut Datenschutz Grundverordnung nur von berechtigten Personen eingesehen werden dürfen. Dazu gehören beispielsweise HR-Manager, Finanzabteilungen oder Führungskräfte. Zusätzlich ist es wichtig, dass diese befugten Personen die Informationen nur für die anfänglich festgelegten Zwecke verwenden (d.h., um die Arbeitszeit zu dokumentieren) und nicht, um den Arbeitnehmer zu kontrollieren. Diese Kontrollmaßnahmen - sofern sie durchgeführt werden müssen - müssen auf Grundlage anderer, weniger invasiver Messungen der Arbeit des Arbeitnehmers erfolgen (Prinzip der Zweckbindung aus Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO). Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter, die Zugang zu Zeiterfassungssystemen und somit zur Zeiterfassung einzelner Mitarbeiter haben, über die Bedeutung des Datenschutzes informiert sind und verstehen, wie sie die Daten verantwortungsvoll handhaben müssen.

Vor- und Nachteile der Zeiterfassung auf Papier oder Excel

Nicht selten wird zur Arbeitszeiterfassung auf Papier oder Excel zurückgegriffen. Das kann zunächst einfacher und kostengünstiger erscheinen, dennoch sollten dabei einige Aspekte beachtet werden.

Vorteile:

• Einfache Handhabung (bei mehr als 10 Mitarbeitenden kann es allerdings schnell schwierig werden, den Überblick zu behalten)

• Kaum technischen Kenntnisse erforderlich

• Keine zusätzlichen Kosten

Nachteile:

• Geringere Sicherheit für die Daten und damit Risiko vor Datenleak und Datenschutzverstoß

• Keine automatische Überwachung der Zeiterfassung

• Zugriff durch Unbefugte ist schwieriger zu kontrollieren

Vor allem das Risiko für Datenleaks und Datenschutzverstöße ist ein Ausgangspunkt, um sich mit anderen Wegen zur Zeiterfassung im Rahmen vom Datenschutz nach DSGVO zu befassen. Sicherheit für personenbezogene Daten und eine automatische Überwachung kann beispielsweise durch eine HR-Software gewährleistet werden.

Mehr zur Frage, ob Sie sich für die digitale Personalakte oder für die Personalakte auf Papier entscheiden sollten, finden Sie in unserem Artikel über Datenschutz und die digitale Personalakte.

Vor- und Nachteile der Nutzung einer HR-Software

Zur Sicherstellung einer DSGVO-konformen Zeiterfassung sollte daher die Nutzung einer HR-Software in Betracht gezogen werden. Dies stellt eine sichere, moderne und effiziente Methode dar, um Arbeitszeiten und Urlaubstage zu erfassen.

Die Zeiterfassung mit einer HR-Software hat folgende Vor- und Nachteile bezüglich Datenschutz:

Vorteile:

• Höhere Datensicherheit: Eine HR-Software verfügt über integrierte Datenschutz- und Sicherheitsfunktionen, die dafür sorgen, dass die Daten gemäß rechtlicher Vorgaben geschützt sind

• Automatische Überwachung der Zeiterfassung: Mit einer HR-Software werden viele Prozesse automatisiert, was Zeit und Mühe spart und gleichzeitig Fehlerquellen minimiert.

• Zentralisierte Speicherung: Alle Arbeitszeitdaten werden an einem zentralen Ort gespeichert und sind damit einfach zugänglich.

Nachteile:

• Zusätzliche Kosten: Eine HR-Software kostet Sie zwar zusätzlich Geld. In Relation zu den Kosten, die bei falscher Handhabung gemäß der DSGVO mit einem Bußgeld auf Sie zukommen, sind die Kosten für solch eine Software allerdings sehr gering.

Wo müssen die Server stehen, auf denen die Daten gespeichert werden?

Die Server, auf denen die Zeiterfassung gespeichert wird, müssen in einem EU-Land oder einem Land, das anerkannt das gleiche Datenschutzniveau wie die EU bietet, stehen und den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Dies gilt auch für Unternehmen, die ihre Server bei einem externen Dienstleister unterbringen (Manche Unternehmen wählen einen Standort in ihrem eigenen Gebäude, während andere die Server in einem externen Datenzentrum aufbewahren, um mehr Sicherheit und Schutz zu gewährleisten). Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die Daten auf den Servern angemessen geschützt sind und nicht ohne Berechtigung zugänglich sind. Es ist auch wichtig zu beachten, dass je nach Land unterschiedliche gesetzliche Bestimmungen für den Standort der Server gelten können, insbesondere bezüglich Datenschutz.

Wie lange dürfen Daten gespeichert werden?

Eine DSGVO-konforme Zeiterfassung ist für jedes Unternehmen von großer Bedeutung, insbesondere in Bezug auf die Speicherung von Daten. Gemäß den Anforderungen der DSGVO und des Arbeitsrechts müssen Daten aus der Erfassung von Arbeitszeit in der Regel für mindestens zwei bis fünf Jahre gespeichert werden, um Ansprüche aus dem Arbeitsrecht nachweisen zu können. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass bestimmte Gesetze, wie zum Beispiel das Steuerrecht, längere Speicherfristen vorschreiben können. Es empfiehlt sich daher, die geltenden Gesetze sorgfältig zu prüfen und sicherzustellen, dass die Zeiterfassungsdaten für den Datenschutz in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen gespeichert werden.

Was müssen Arbeitgeber beachten?

Als Arbeitgeber haben Sie bei der Zeiterfassung von Ihren Mitarbeitern eine Verantwortung für den Schutz personenbezogener Daten. Es gibt eine Reihe von rechtlichen Anforderungen und Vorschriften, die es zu beachten gilt, um sicherzustellen, dass die Zeiterfassung DSGVO-konform und gesetzlich zulässig ist.

1. Klare und eindeutige Regelungen: Die Arbeitszeit, Arbeitsplätze und Arbeitszeitmodelle müssen in einem Arbeitsvertrag klar und eindeutig festgelegt sein.

2. DSGVO-Konformität: Die Zeiterfassung muss DSGVO-konform und gesetzlich zulässig sein. Alle Mitarbeiter müssen über die Zeiterfassung informiert werden. Ein Verfahren zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Zeiterfassung muss vorliegen.

3. Datensicherheit: Die Datenspeicherung muss sicher und geschützt sein, um eine unbefugte Verwendung oder Weitergabe der Daten zu verhindern. Die Daten dürfen nicht länger gespeichert werden, als für die Verwaltung und Überwachung von Arbeitszeiten erforderlich ist. Die Server, auf denen die Daten gespeichert werden, müssen laut Datenschutz Grundverordnung in einem sicheren Rechtsraum stehen.

Sie müssen sicherstellen, dass Sie diese Anforderungen an den Datenschutz bei der Zeiterfassung erfüllen, um eine rechtssichere und verantwortungsbewusste Verwaltung von Arbeitszeiten und damit personenbezogener Daten zu gewährleisten.

Wieso ist Arbeitszeiterfassung eigentlich so wichtig? Erfahren Sie mehr.

Was müssen Arbeitnehmer beachten?

Die Zeiterfassung ist ein wichtiger Aspekt im Arbeitsleben und kann helfen, Arbeitszeit und Leistungen zu überwachen. Daher ist es wichtig, dass Arbeitnehmer über ihre Rechte und Verantwortungen im Zusammenhang mit der Zeiterfassung informiert sind. Dazu gehören:

1. Recht auf Informationen und Transparenz: Jeder Mitarbeiter hat das Recht auf Informationen und Transparenz bezüglich seiner Arbeitszeiten. Arbeitnehmer sollten sicherstellen, dass sie Zugang zu ihren eigenen Arbeitszeitdaten haben und über jegliche Änderungen informiert werden.

2. Recht auf den Schutz personenbezogener Daten: Jeder Mitarbeiter hat das Recht auf den Schutz seiner personenbezogenen Daten. Arbeitnehmer sollten sicherstellen, dass ihre Arbeitszeitdaten sicher und geschützt aufbewahrt werden und dass sie nicht ohne ihre Zustimmung weitergegeben werden.

Es ist wichtig, dass Arbeitnehmer ihre Rechte und Verantwortungen im Zusammenhang mit der Zeiterfassung verstehen, um sicherzustellen, dass ihre personenbezogenen Daten geschützt werden.

Zusammenfassung: Zeiterfassung - Datenschutz

Sowohl sicherheitskonforme Zeiterfassung, als auch genereller Datenschutz, zum Beispiel die digitale Personalakte betreffend, sind wichtige Aspekte für jedes Unternehmen. Es ist essentiell, dass Sie sich als Arbeitgebersicht an die geltenden Gesetze und Vorschriften halten. Eine DSGVO-konforme Zeiterfassung schützt sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter vor Datenmissbrauch und garantiert eine rechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten. Die Wahl zwischen Zeiterfassung auf Papier oder Excel oder einer HR-Software hängt zwar von den Anforderungen des Unternehmens ab, jedoch sollte der hohe Schutzbedarf der Daten immer Vorrang haben.

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Lea Walden ist Marketing und Business Development Associate bei heyData, dem Compliance-SaaS-Unternehmen für Datenschutz und mehr. Mit ihrem Wirtschaftspsychologie-Hintergrund stellt sie in enger Absprache mit heyDatas Legal-Team Inhalte für Interessierte rundum das Thema Datenschutz zusammen.