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Urlaubsplaner Mitarbeiter: Urlaubsplanung auf Knopfdruck

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Jazmin Lopez

Urlaub und Abwesenheiten im Unternehmen sorgen für Zwist, wenn es durch Planungsfehler und Informationsdefizite zu Rückstellungen kommt. Mit einer guten Human Resources Software wäre dies nicht passiert. Sie ist ein weitaus besserer Urlaubsplaner, als es Excel-Tabellen oder Wandkalender jemals sein können.

Inhaltsverzeichnis

  1. Das Problem mit konventioneller Urlaubsplanung
  2. Wie berechnet man Resturlaub und Urlaubsübertrag?
  3. Wie kann eine HR-Software das Abwesenheitsmanagement vereinfachen?

Das Problem mit konventioneller Urlaubsplanung

Bei der betrieblichen Abwesenheitsplanung kommt es immer wieder zu Pannen. Einzelne Abteilungen sind personell unterbesetzt, weil versehentlich mehrere Arbeitskräfte zu derselben Zeit abwesend sind. Ein Mitarbeiter erhält Urlaubstage, obwohl einige Teamkollegen noch krank sind. Hinzu kommt, dass einmal gewährter Urlaub nicht mehr zurückgenommen werden darf, wenn er nicht gerade den Fortbestand des Unternehmens gefährdet.

Tabellen als Fehlerquelle

Auch wenn das konventionelle Verfahren auf den ersten Blick sicher erscheint, ist es das nicht unbedingt. Schon kleine Tippfehler können dazu führen, dass Mitarbeiter*innen ihren wohlverdienten Urlaub zu einer anderen Zeit nehmen müssen als vorgesehen.

Da die Anträge für die verschiedenen Urlaubsarten in Papierform eingereicht und meist in eine Excel Vorlage eingetragen werden, sind Eingabefehler recht häufig. Außerdem kosten das Einholen der benötigten Informationen und die Genehmigung oft unnötig viel Zeit.


Wie berechnet man Resturlaub und Urlaubsübertrag?

80% der HR Manager haben mit zu hohe Arbeitsbelastung und Stress zu kämpfen. Das verwundert nicht, wenn jeder Urlaub in einem komplizierten Excel Urlaubsplaner eingetragen werden muss. Hinzu kommt das Problem, dass nur sehr umfangreiche und professionell programmierte Excel Urlaubsplaner Informationen wie Resturlaub oder Urlaubsübertrag ins nächste Jahr ersichtlich darstellen.

Das Verwalten auf diese Art und Weise wird dann schnell schwierig und unübersichtlich. Bei der Urlaubsplanung möchten Mitarbeiter inzwischen auch immer erfahren, wie viel Resturlaub ihnen bleibt. Wichtig ist auch zu wissen, ob die Tage mit dem Urlaubswunsch der Kollegen überschneiden.

Auch das Fehlerpotenzial ist nicht zu unterschätzen. Um beispielsweise den Resturlaub aller Mitarbeiter zu berechnen, braucht es bei einem Excel Urlaubsplaner eine zeitaufwendige manuelle Prüfung. Alternativ ist eine umfassende Formelstruktur, die Zeile für Zeile erstellt werden muss, notwendig.

Excel Urlaubsplaner sind wenig praktikabel. Sie lohnen sich ausschließlich für sehr kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern. Ansonsten lohnt sich der Aufwand, der einem durch den Excel Urlaubsplaner entsteht, nicht.

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Wie kann eine HR-Software das Abwesenheitsmanagement vereinfachen?

Eine HR-Software kann hier vieles vereinfachen. Funktionen wie Abwesenheitsmanagement tragen zur erheblichen Erleichterung der Urlaubsplanung bei. Mitarbeiter können auf Knopfdruck Anträge stellen, die automatisch per Email an den jeweiligen Teamleiter versendet werden.

1. Alle Abwesenheiten im Blick behalten

Durch die Kalenderansicht weiß die Führungsperson, ob ausreichend Kapazitäten zur beantragten Zeit vorhanden sind. Sie kann mit nur einem Klick zu- oder absagen. Gleichzeitig haben auch die einzelnen Mitarbeiter stets einen Überblick über noch verfügbare Urlaubstage.

2. 24/7 von jedem Device aus Urlaub beantragen

Viele HR-Software können auch per Smartphone und Tablet verwenden. Möchten Sie als Mitarbeiter Urlaubstage nehmen, können Sie dies bequem unterwegs mit dem Handy tun. Dafür füllen Sie einfach das Onlineformular aus.

Ihr Vorgesetzter schaut im Tool nach, ob Ihre Abwesenheit während des angegebenen Zeitraums möglich ist. Dann bestätigt er Ihnen Ihre Antrag mit einem Klick. Ihre Abwesenheitstage werden umgehend im System hinterlegt, die Urlaubsbestätigung an die Personalabteilung versendet.

3. Rollen vergeben und Urlaubsplaner individuell einrichten

Als Personalverantwortlicher können Sie viele Urlaubsplaner individuell einrichten. Sie bestimmen, welche Einträge die Mitarbeiter sehen dürfen und welche nur für Personaler und Teamleiter bestimmt sind.

4. Automatische Berechnung des Urlaubsanspruchs

Sie tragen die Urlaubstage ihrer Mitarbeiter ein und diese sehen dann sofort, wie viele Tage von ihrem Urlaubsanspruch noch übrig sind. Geben Sie den Standort Ihrer internationalen Teams ein, trägt die Software automatisch die in dem Land üblichen gesetzlichen Feiertage ein.

Urlaubsplanung auf Knopfdruck

Mit einer HR-Software wie kiwiHR können Sie sich den zeitaufwendigen Papierkram und die Ablage von Personalunterlagen ersparen.

Der intuitiv bedienbare Urlaubsplaner für kleine und mittelständische Unternehmen arbeitet mit einer bewährten Verschlüsselungstechnologie und entspricht den strengen Vorgaben der DSGVO. Daher erhalten Teamleiter Einblick in die Daten ihrer Mitarbeiter, während diese selbst nur Zugriff auf ihren eigenen Datenbestand haben.


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