kiwiHR


Der smarte Urlaubsplaner für Mitarbeiter

Jazmin Lopez

Urlaubsplaner-fuer-Mitarbeiter

Digitaler Urlaubsplaner ermöglicht präzises Abwesenheitsmanagement

Die betriebliche Urlaubsplanung sorgt für Zwist, wenn es durch Planungsfehler und Informationsdefizite zu Rückstellungen kommt. Mit einer guten Human-Resources-Software wäre dies nicht passiert: Sie ist ein weitaus besserer Urlaubsplaner als es Excel-Tabellen oder Wandkalender jemals sein können.

Konventionelle Urlaubsplanung

Bei der betrieblichen Fehlzeitenplanung kommt es mitunter zu Pannen: Die Abteilung ist personell unterbesetzt, weil versehentlich mehrere Arbeitskräfte zu derselben Zeit abwesend sind. Ein Mitarbeiter erhält Urlaubstage, obwohl er an einem dringenden Auftrag arbeitet und einige seiner Teamkollegen noch krank sind. Erschwerend kommt hinzu, dass einmal gewährter Urlaub nicht mehr zurückgenommen werden darf, wenn er nicht gerade den Fortbestand des Unternehmens gefährdet. In der Mehrzahl der Betriebe funktioniert die Urlaubsplanung folgendermaßen: Der Mitarbeiter fragt in der Personalabteilung nach, wie viele Urlaubstage er noch nehmen kann. Er reicht seinen ausgefüllten Urlaubsantrag bei seinem Teamleiter ein, wo der Antragt überprüft wird. Steht dem nichts entgegen, erhält der Beschäftigte eine Bestätigung, dass ihm die Urlaubstage wie gewünscht gewährt werden. Das Personalbüro erhält eine Kopie davon und vermerkt die Abwesenheit im "Urlaubsplaner", welcher in vielen Unternehmen noch in Form einer Excel-Tabelle geführt wird. Der Personalsachbearbeiter berechnet anschließend den restlichen Urlaubsanspruch neu. Auch wenn dieses Verfahren auf den ersten Blick sicher erscheint, ist es dies nicht unbedingt: Schon kleine Tippfehler können dazu führen, dass der Mitarbeiter seinen wohlverdienten Urlaub zu einer anderen Zeit nehmen muss als vorgesehen. Da die Urlaubsanträge in Papierform eingereicht und meist in eine Excel-Tabelle eingetragen werden, sind Eingabefehler recht häufig. Außerdem kosten das Einholen der benötigten Informationen und die Genehmigung oft unnötig viel Zeit und auch Kopiergeräte und/oder Drucker müssen bedient werden. Kennt sich nur der zuständige Personaler mit der Urlaubsplanung aus und ist dieser einmal nicht erreichbar, sind Probleme vorprogrammiert.

Eine HR-Software kann hier Abhilfe schaffen. Funktionen wie Abwesenheitsmanagement tragen zur erheblichen Erleichterung der Urlaubsplanung bei. Mitarbeiter können auf Knopfdruck Anträge stellen, die automatisch per Email an den jeweiligen Teamleiter versendet werden. Durch die Kalenderansicht weiß die Führungsperson, ob ausreichend Kapazitäten zur beantragten Zeit vorhanden wären und kann ebenfalls mit nur einem Klick zu- oder absagen. Gleichzeitig haben Mitarbeiter stets einen Überblick über noch verfügbare Urlaubstage, was auch ihnen die Planung für den wohlverdienten Urlaub erleichtert.

Was ist eine HR-Software?

Eine Human-Resources-Software ist ein Computerprogramm, das speziell für die Anforderungen der Personalabteilung entwickelt wurde. Es lässt sich meist nicht nur auf Desktop-PCs, sondern auch auf mobilen Endgeräten nutzen und bezieht Entscheider in den Abteilungen (Teamleiter) und sogar die Geschäftsleitung mit ein. Die HR-Software kann Unternehmen bei regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben wie der 

  • Entwicklung
  • Pflege
  • Bedarfs- und Einsatzplanung
  • Entgeltabrechnung und
  • Verwaltung von Personal im Unternehmen unterstützen.

Die praktische digitale Lösung wird heutzutage in vielen Firmen unterschiedlicher Größenordnung eingesetzt. Für eine Digitalisierung des Betriebes entsprechend dem Konzept Industrie 4.0 ist die auf die speziellen Anforderungen der jeweiligen Branche abgestimmte Software sogar unverzichtbar. Egal ob es um Onboarding, Mitarbeiterfeedback, das Arbeitszeit- und Abwesenheitsmanagement oder um allgemeine Personalverwaltungsaufgaben geht, HR Software bietet die Möglichkeit zeit- und ressourcenschonend zu arbeiten. Zusätzlich dazu bietet die digitale Personalakte stets einen schnellen Überblick über Mitarbeiterinformationen und lässt sich im Nu aktualisieren. Die Software synchronisiert die gewählten Arbeitsvorgänge und zeigt die gewünschten Informationen in Listen, Diagrammen und Kalendern an.

Je nachdem, welche Aufgaben der Personalsachbearbeiter zu erledigen hat, gibt es HR-Insellösungen und umfassende All-in-one-Lösungen. Ist ein Komplettpaket für Ihren Bedarf überdimensioniert, haben Sie die Wahl zwischen einer auf eine spezielle Anwendung beschränkten Software und mehreren Modulen, die Sie flexibel kombinieren können. Insellösungen gibt es für die Bereiche Mitarbeiterbeschaffung und Personalverwaltung. Das Modul Personaleinsatzplanung managt die Delegierung geeigneter Mitarbeiter zu bestimmten Zeiten auf die entsprechenden Arbeitsplätze. Der Arbeitseinsatz wird durch den Abgleich der Kompetenzen des Beschäftigten mit dem Tätigkeitsprofil der Stelle geplant. Die HR-Software erstellt genaue Arbeitspläne, weil sie den jeweiligen Arbeitsanfall mit den Arbeitszeiten synchronisiert. Dabei kann sie sogar flexible Arbeitszeiten und Fehlzeiten aufgrund von Krankheit, Weiterbildung und Urlaub berücksichtigen. Jeder Mitarbeiter hat ein auf bestimmte Funktionsbereiche eingeschränktes Zugriffsrecht auf seine digitale Personalakte. Je nach Funktionsumfang der Softwarelösung kann er darüber

  • seine Stammdaten ändern
  • Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen uploaden
  • Urlaubsanträge stellen
  • Weiterbildungen beantragen

Vorteile der HR-Software im Personalwesen

Die spezielle Softwarelösung - automatisiert die Prozesse - ermöglicht schnelleres und effektiveres Arbeiten auf der Basis stets aktueller Daten - systematisiert Prozesse und erleichtert damit dem Personaler seine Arbeit - bindet weitere Verantwortliche (Teamleiter, Geschäftsführung) in die jeweiligen Abläufe ein und beschleunigt die Entscheidungen - spart durch die Vereinfachung der Prozesse Kosten - informiert den Mitarbeiter zeitnah über alles Wichtige - vereinheitlicht, erleichtert und beschleunigt die betriebsinterne Kommunikation

Mit kiwiHR den Urlaub planen

Dank seines responsiven Designs lässt sich kiwiHR gut via Smartphone und Tablet verwenden. Möchten Sie als Mitarbeiter Urlaubstage nehmen, können Sie dies bequem via Handy von unterwegs aus tun. Dafür füllen Sie einfach das Onlineformular aus. Ihr Vorgesetzter schaut bei kiwiHR nach, ob Ihre Abwesenheit während des angegebenen Zeitraums möglich ist und bestätigt Ihnen Ihr Urlaubsgesuch dann mit einem Klick. Ihre Abwesenheitstage werden umgehend im System hinterlegt, die Urlaubsbestätigung an die Personalabteilung versandt.

Als Personalverantwortlicher können Sie den Urlaubsplaner kiwiHR individuell einrichten. Sie bestimmen, welche Einträge die Mitarbeiter sehen dürfen und welche nur für Personaler und Teamleiter bestimmt sind. Anhand farbiger Icons mit Symbolen erkennen Sie sofort, ob der jeweilige Mitarbeiter krank ist, Urlaub hat oder eine von Ihnen selbst definierte Abwesenheit wie Schulung oder Überstundenabbau genießt. Sie tragen den Urlaubsanspruch des jeweiligen Mitarbeiters in Tagen ein und dieser sieht dann sofort, wie viele Tage er sich noch freinehmen kann. Außerdem bietet der digitale Urlaubsplaner die Möglichkeit, sich als Personaler oder Mitarbeiter alle bisher eingetragenen Abwesenheitstage im Monatskalender anzeigen zu lassen. Da Sie die Mitarbeiter in bestimmte Teams eingeteilt haben, lassen sich Personalengpässe durch einen Blick in den Unternehmenskalender leicht vermeiden. Geben Sie den Standort Ihrer internationalen Teams ein, trägt die Software automatisch die in dem Land üblichen gesetzlichen Feiertage ein.

Urlaubsplanung mit kiwiHR

Mit kiwiHR können Sie sich den zeitaufwendigen Papierkram und die Ablage von Personalunterlagen ersparen. Der intuitiv bedienbare Urlaubsplaner für kleine und mittelständische Unternehmen arbeitet mit einer bewährten Verschlüsselungstechnologie und entspricht den strengen Vorgaben der neuen Datenschutzgrundverordnung. Daher erhalten Teamleiter Einblick in die Daten ihrer Mitarbeiter, während diese selbst nur Zugriff auf ihren eigenen Datenbestand haben. Da kiwiHR eine Web-App ist, benötigt es keine Installation: Sie konfigurieren die Software in wenigen Sekunden und können sie danach sofort anwenden. Sie legt die Mitarbeiterdaten in der Cloud ab und lässt sich daher unkompliziert in die bestehende Infrastruktur integrieren. Die Updates erfolgen automatisch ohne Ihr Zutun. Wartungskosten fallen ebenfalls nicht an. 


Jetzt kostenlos testen

Wer in seinem Unternehmen auf effektives Personalmanagement setzt, kommt ohne moderne HR-Software nicht mehr aus. Am unkompliziertesten und kostengünstigsten sind Lösungen wie kiwiHR, die intuitiv auf allen Endgeräten gleichermaßen gut nutzbar sind und über die Cloud funktionieren. 

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