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  • Abwesenheitsverwaltung

Der smarte Urlaubsplaner für Mitarbeiter*innen

Jazmin Lopez

Die betriebliche Urlaubsplanung sorgt für Zwist, wenn es durch Planungsfehler und Informationsdefizite zu Rückstellungen kommt. Mit einer guten Human-Resources-Software wäre dies nicht passiert: Sie ist ein weitaus besserer Urlaubsplaner als es Excel-Tabellen oder Wandkalender jemals sein können.

Konventionelle Urlaubsplanung

Bei der betrieblichen Abwesenheitsplanung kommt es mitunter zu Pannen: Die Abteilung ist personell unterbesetzt, weil versehentlich mehrere Arbeitskräfte zu derselben Zeit abwesend sind. Ein*e Mitarbeiter*in erhält Urlaubstage, obwohl einige Teamkolleg*innen noch krank sind. Erschwerend kommt hinzu, dass einmal gewährter Urlaub nicht mehr zurückgenommen werden darf, wenn er nicht gerade den Fortbestand des Unternehmens gefährdet.

Auch wenn das konventionelle Verfahren auf den ersten Blick sicher erscheint, ist es dies nicht unbedingt: Schon kleine Tippfehler können dazu führen, dass Mitarbeiter*innen ihren wohlverdienten Urlaub zu einer anderen Zeit nehmen müssen als vorgesehen. Da die Urlaubsanträge in Papierform eingereicht und meist in eine Excel-Tabelle eingetragen werden, sind Eingabefehler recht häufig. Außerdem kosten das Einholen der benötigten Informationen und die Genehmigung oft unnötig viel Zeit.

Eine HR-Software kann hier Abhilfe schaffen. Funktionen wie Abwesenheitsmanagement tragen zur erheblichen Erleichterung der Urlaubsplanung bei. Mitarbeiter*innen können auf Knopfdruck Anträge stellen, die automatisch per Email an den*die jeweilige*n Teamleiter*in versendet werden. Durch die Kalenderansicht weiß die Führungsperson, ob ausreichend Kapazitäten zur beantragten Zeit vorhanden wären und kann ebenfalls mit nur einem Klick zu- oder absagen. Gleichzeitig haben auch Mitarbeiter*innen stets einen Überblick über noch verfügbare Urlaubstage.

Mit kiwiHR den Urlaub planen

Dank seines responsiven Designs lässt sich kiwiHR gut via Smartphone und Tablet verwenden. Möchten Sie als Mitarbeiter*in Urlaubstage nehmen, können Sie dies bequem via Handy von unterwegs aus tun. Dafür füllen Sie einfach das Onlineformular aus. Ihr*e Vorgesetzte*r schaut bei kiwiHR nach, ob Ihre Abwesenheit während des angegebenen Zeitraums möglich ist und bestätigt Ihnen Ihr Urlaubsgesuch dann mit einem Klick. Ihre Abwesenheitstage werden umgehend im System hinterlegt, die Urlaubsbestätigung an die Personalabteilung versandt.

Als Personalverantwortliche*r können Sie den Urlaubsplaner kiwiHR individuell einrichten. Sie bestimmen, welche Einträge die Mitarbeiter*innen sehen dürfen und welche nur für Personaler*innen und Teamleiter*innen bestimmt sind. Sie tragen den Urlaubsanspruch der Angestellten in Tagen ein und diese sehen dann sofort, wie viele Tage sie sich noch freinehmen können. Geben Sie den Standort Ihrer internationalen Teams ein, trägt die Software automatisch die in dem Land üblichen gesetzlichen Feiertage ein.

Urlaubsplanung auf Knopfdruck

Mit kiwiHR können Sie sich den zeitaufwendigen Papierkram und die Ablage von Personalunterlagen ersparen. Der intuitiv bedienbare Urlaubsplaner für kleine und mittelständische Unternehmen arbeitet mit einer bewährten Verschlüsselungstechnologie und entspricht den strengen Vorgaben der neuen Datenschutzgrundverordnung. Daher erhalten Teamleiter*innen Einblick in die Daten ihrer Mitarbeiter*innen, während diese selbst nur Zugriff auf ihren eigenen Datenbestand haben.

Da kiwiHR eine Web-App ist, benötigt es keine Installation: Sie konfigurieren die Software in wenigen Sekunden und können sie danach sofort anwenden. Sie legt die Mitarbeiter*innendaten in der Cloud ab und lässt sich daher unkompliziert in die bestehende Infrastruktur integrieren. Die Updates erfolgen automatisch ohne Ihr Zutun. Wartungskosten fallen ebenfalls nicht an.

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Excel Urlaubsplaner für Mitarbeiter
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Der einfache Excel Urlaubsplaner für Mitarbeiter

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