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Gründe warum Excel Urlaubsplaner nicht funktionieren

Aude Creveau

Urlaubsanspruch und Feiertage in Deutschland

Deutsche Arbeitnehmer haben durchschnittlich 28,9 Urlaubstage pro Jahr. Baden-Württemberg (29,1) hat durchschnittlich die meisten freien Tage, wohingegen Sachsen (27.5) das Schlusslicht bildet. Auch die Anzahl gesetzlicher Feiertage variieren je nach Bundesland. So können Arbeitnehmer aus Bayern und Baden-Württemberg mit 12 Feiertagen im Jahr die Füße am häufigsten hochlegen. Damit kommen die Bayern auf insgesamt 41,8 Tage und stehen in Sachen freier Tage an erster Stelle. Auf Platz zwei steht Baden-Württemberg (41,1 Tage) und das Saarland (40,4 Tage). Die Schlusslichter bilden Mecklenburg-Vorpommern (37,8 Tage), Brandenburg (37,7) und Berlin (36,8 Tage).

Zusätzlich dazu unterscheiden sich die zugesprochenen Urlaubstage anhand der Unternehmensgröße, in denen Arbeitnehmer arbeiten. Je größer ein Unternehmen ist, desto mehr Urlaubstage können die Beschäftigten genießen. Die Analyse nach der Firmengröße offenbart, dass in großen Unternehmen mit über 20.000 Mitarbeitern durchschnittlich 29,8 Urlaubstage gibt. In kleinen Firmen, die nur bis zu fünf Mitarbeiter beschäftigen, sind es nur 27,3 Urlaubstage.

Auch zwischen dem Alter der Beschäftigten und der Anzahl der freien Tage besteht ein Zusammenhang. So erhalten junge Beschäftigte (bis 20 Jahre) im Durchschnitt nur etwa 28 Urlaubstage. Bei den über 50-jährigen Arbeitnehmern ist es über ein Tag mehr.

All diese Kriterien zeigen, welche Unterschiede es allein innerhalb Deutschlands in Sachen Urlaub beziehungsweise Urlaubsplanung gibt. Es bedarf einem immensen Zeitaufwand um einen Excel Urlaubsplaner zu entwerfen, der die oben genannten Unterschiede erfassen kann - von der Pflege der Informationen ganz zu schweigen. Wer im Unternehmen noch nicht auf smarte HR Software zurückgreift, sondern auf einen Excel Urlaubsplaner oder gar auf einen Wandplaner vertraut, sollte dieses Vorgehen nochmals überdenken. Schließlich ist der unterschiedliche Anspruch auf Urlaub nur die Spitze des Eisbergs. Wieso ein kostenloser Excel Urlaubsplaner hier Schwierigkeiten bei der Planung mit sich bringt, soll im folgenden Artikel erläutert werden.

Excel Urlaubsplaner und verschiedene Arbeitsvertragsarten

In Unternehmen ist es üblich, dass es für die Mitarbeiter unterschiedliche Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche und Urlaubstage gibt. So wird beispielsweise zwischen Praktikanten, Vollzeitkräften, Teilzeitkräften und Werkstudenten unterschieden. Zu berücksichtigen sind auch individuelle vertragliche Vereinbarungen. Das Verwalten mit dem Excel Urlaubsplaner wird dann schnell schwierig und unübersichtlich. Schließlich wird bei der Urlaubsplanung mittlerweile auch vorausgesetzt, automatisch den Resturlaub zu erfahren, oder zu sehen, ob sich die Tage mit dem Urlaubswunsch der Kollegen überschneiden. Auch das Fehlerpotenzial ist nicht zu unterschätzen. Um beispielsweise den Resturlaub aller Mitarbeiter zu berechnen, braucht es bei der Verwendung einer Excel Urlaubsplanung eine zeitaufwendige manuelle Prüfung, oder eine umfassende Formelstruktur, die Zeile für Zeile zunächst erstellt werden muss.

Excel Urlaubsplaner und Überbelastung der HR Manager

Knapp 80 % befragter HR Manager beklagen sich über zu hohe Arbeitsbelastung und Stress. Das ist nicht erstaunlich, wenn jeder Urlaub in einem komplizierten Excel Urlaubsplaner eingetragen werden muss. Hinzu kommt das Problem, dass nur sehr umfangreiche und professionell programmierte Excel Urlaubsplaner Informationen wie Resturlaub oder Urlaubsübertrag ins nächste Jahr ersichtlich darstellen. Kurz vor dem Jahresende erhalten HR Manager dann eine Flut an Emails in denen angefragt wird, wie viel Resturlaub verbleibt und wie viele Urlaubstage in das nächste Jahr mitgenommen werden können. Alle diese Anfragen sind mit Arbeitsaufwand und viel Arbeitszeit verbunden, wenn die Informationen manuell errechnet werden müssen. Arbeitszeit, die wichtigeren Themen gewidmet werden könnte.

Excel Urlaubsplaner und zeitaufwendige Prozesse

Unter befragten Mitarbeitern wünschen sich 77 % einfachere Prozesse, um Standardabläufe wie Urlaubsanträge zu bearbeiten. Dies zu bewerkstelligen, ist kein Hexenwerk. Wenn die Mitarbeiter aber erst einen Urlaubsantrag ausdrucken müssen, um ihn dann auszufüllen, zur Personalabteilung zu laufen und dort abzugeben, wird es umständlich. Dann müssen die Verantwortlichen aktiv werden, den Antragszettel an die entsprechenden Stellen weiterleiten, gegebenenfalls Erinnerungsmails versenden, damit der Antragszettel bearbeitet wird. Dann muss der Antragsteller in Kenntnis gesetzt werden und schließlich muss der Excel Urlaubsplaner auf den neuesten Stand gebracht werden. Je nach Firmengröße arten Prozesse dieser Art schnell aus. Dennoch greifen besonders kleinere und mittlere Unternehmen noch immer zu oft auf kostenlose Excel Urlaubsplaner zurück, statt allen Mitarbeitern das Leben zu vereinfachen und deren Arbeitstag produktiver zu gestalten.

Excel Urlaubsplaner haben ausgedient

Excel Urlaubsplaner sind bei Unternehmen wenig praktikabel. Sie sind wenn überhaupt bei kleinen Unternehmen verwendbar, die nur wenige Mitarbeiter haben. Andernfalls ist der Aufwand, einen korrekten Excel Urlaubsplaner einzusetzen, absurd groß.

Aus diesem Grund sprechen sich fast 80 % der HR Verantwortlichen für den Einsatz von HR Software aus, mit der alltägliche, administrative Prozesse automatisiert oder wenigstens stark vereinfacht werden können. Durch smarte HR Software, die auch das Fehlzeitenmanagement und viele weitere Prozesse bearbeitet, werden HR Manager um wöchentlich knapp 10 Stunden Arbeitszeit entlastet.

Verabschieden Sie sich also von Ihrem Excel Urlaubsplaner und sagen Sie Hallo zur Urlaubsplanung auf Knopfdruck - mit smarter HR Software wie kiwiHR.

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